278206 Application of Software Package in Office

1. 278206Application of Software Package in Office บทที่ 2 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับสำนักงาน และซอฟต์แวร์สำนักงาน อ.ธารารัตน์ พวงสุวรรณ thararat@buu.ac.th

2. สำนักงาน (Office) • สํานักงานเปรียบเสมือนสถานที่ในการทํางาน บริหารงาน จัดการเกี่ยวกับขอมูลและเอกสาร • ประกอบดวยบุคลากร อุปกรณ และแผนงาน เพื่อใหการทํางานบรรลุ วัตถุประสงคเดียวกัน • เปนหัวใจในการทํางานของการบริหารงานทั่ว ๆไป เชน งานบัญชี งานการเงิน งานสารบรรณ เปนตน

3. ความหมายของสำนักงาน (Office) • สํานักงานแปลวา ที่พัก ที่อาศัย ที่ทําการ แหลงสถาบัน หรืออาคารที่ใช้เปนที่ทํางาน(พจนานุกรมไทย พ.ศ. 2530) • สํานักงาน หมายถึง ที่สําหรับบริหารงาน จัดการเกี่ยวกับขอมูลและเอกสาร โดยมีการรวบรวม บันทึก และประมวลผลใหไดขอมูลที่เปนประโยชน และมีความหมาย และเปนที่ที่มีรูปแบบการทำงานเป็นระเบียบแบบแผนแนนอน สํานักงานประกอบดวยบุคลากรที่ใช้ วัสดุ อุปกรณ และระเบียบวิ ธีปฏิบัติงาน ในอันที่จะทําใหองคกรสามารถดําเนินการธุรกรรมตาง ๆ ไดบรรลุตามวัตถุประสงค(แววตา เตชาทวีวรรณ)

4. ความหมายของสำนักงาน (Office) • สํานักงาน หมายถึง สถานที่ปฏิบั ติงานของผูบริหาร หรือหมายถึง สถานที่ดําเนินงานหนังสือ งานเอกสาร หรืองานขาวสารขอมูล(พรรณี ประเสริฐวงษ) • สํานักงาน คือ สถานที่ที่ มีการโตตอบจดหมาย การจัดเตรียมแบบ ฟอรมและรายงานการจัดเก็บเอกสาร และการบริหารงานเอกสาร (Keeling and Kallaus)

5. หน้าที่และบทบาทของสำนักงานหน้าที่และบทบาทของสำนักงาน • หนาที่ของและบทบาทของสํานักงานในแตละแหงมีความแตกตางกันตามแตประเภทของงาน • สวนใหญแลวหนวยงานภายในองคการจะดําเนินการเกี่ยวกับงานสารสนเทศขององคกร เกี่ยวของกับงานการวางแผน การควบคุมดำเนินการ • ใหบริการเกี่ยวกับสารสนเทศทุกชนิดขององคกร • และบริการสิ่งอํานวยความสะดวกในการปฏิบัติงานใหส่วนงานทั้งหมดขององคกร เพื่อใหดําเนินงานอยางมีประสิทธิภาพ

6. หน้าที่และบทบาทของสำนักงานหน้าที่และบทบาทของสำนักงาน • บทบาทของสํานักงานไดเปน 2 ระดับ • ระดับพื้นฐาน • ระดับสูง

7. หน้าที่และบทบาทของสำนักงานหน้าที่และบทบาทของสำนักงาน • บทบาทระดับพื้นฐาน (Primary Functions) • งานที่เกี่ยวกับเอกสาร(Paperwork) • งานติดตอสื่อสารและการประชาสัมพันธ(Communication and Public Relation) • งานจัดใหมีสิ่งอํานวยความสะดวกทางภายภาพในสํานักงาน(Facilities) • งานวิเคราะหและจัดระบบงาน(System Analysis and Operation Management) • งานควบคุมระบบงานในสํานักงาน(Control) • งานบริหารทรัพยากรมนุษย(Human Resource Management) • งานการเงินและบัญชี(Finance Management)

8. หน้าที่และบทบาทของสำนักงานหน้าที่และบทบาทของสำนักงาน • บทบาทระดับสูง (Secondary Functions) • คือการรวมมือกันระหวางสํานักงานกับแผนกตาง ๆ ในองคกร • ในการใหบริการเปนสํานักงานยอยในแผนกตาง ๆ • เพื่อใหการบริการที่สะดวก และรวดเร็วตอแผนกตาง ๆ • รวมถึงการประสานงานอยางใกลชิดกับฝายบริหาร • ในการรวบรวม จัดเก็บวิเคราะห และนําเสนอขอมูลเพื่อใชในการตัดสินใจ การวางแผนและจัดทํานโยบายตาง ๆ ขององคกรเพื่อรองรับการขยายตัวของสํานักงานในอนาคต

9. ความสําคัญของสํานักงานความสําคัญของสํานักงาน • สํานักงานเปรียบเสมือนศูนยรวมของการทํางานทุกอยาง • ไมวาจะเปนการติดตอประสานงานกับหนวยงานภายนอก หนวยงานภายใน • กระทั่งการจัดทําเอกสารตาง ๆ เพื่อคอยอํานวยความสะดวกต่อพนักงานภายในองคกร • กิจกรรมตาง ๆ ไมวาจะสงผลดี หรือผลเสียตอองคกร ขึ้นอยูกับการจัดระบบการทํางาน หรือที่เรียกวา การบริหารงานภายในสํานักงาน • ดังนั้นทุกองคกรควรตอง บริหารงานในสํานักงานใหมีประสิทธิภาพมากที่สุด

10. ความสําคัญของสํานักงานความสําคัญของสํานักงาน • เปนศูนยกลางรับสงขอมูล • เปนศูนยกลางความจํา • เปนศูนยกลางการบริการ • เปนศูนยกลางในการตัดสินใจ *** การบริหารงานสํานักงานจึงตองอาศัยความรู ความสามารถ ประสบการณ และยุทธวิธี(Tactic) ที่ชาญฉลาด

11. องค์ประกอบของสำนักงานองค์ประกอบของสำนักงาน • อาคารสถานที่ • เครื่องใชสํานักงาน • ผูปฏิบัติงาน 1. ผูบริหารระดับสูง(Top Management) ทําหนาที่วางแผนยุทธศาสตรระยะยาว 2. ผูบริหารระดับกลาง(Middle Management) ทําหนาที่วางแผนการบริหาร 3. ผูบริหารระดับลาง(Lower Management) ทําหนาที่วางแผนระดับปฏิบัติการ 4. ระดับปฏิบัติการ(Operation Employee) ทําหนาที่ปฏิบัติการ

12. ลักษณะของสำนักงาน • Traditional Office • Virtual Office • Mobile Office • Home Office

13. ลักษณะของสำนักงาน • Traditional Office

14. ลักษณะของสำนักงาน • Virtual Office • เปนสํานักงานที่ไมเนนที่ตั้ง เนนการทํางานผานระบบออนไลน • สํานักงานเสมือนจึงทําใหคนจํานวนหนึ่งสามารถทํางานรวมกันได โดยไมตองใชสถานที่เปนหลักแหล่ง • อาศัยเครื่องมือที่ทันสมัยเขามาชวยในการติดตอสื่อสาร • เมื่อผนวกสํานักงานเสมือนเขากับระบบอินเทอรเน็ตทําใหสํานักงานเสมือนสามารถใหบริการไดตลอด24 ชั่วโมง • และยังสามารถทําธุรกิจในระดับนานาชาติไดอยางงาย

15. ลักษณะของสำนักงาน • Virtual Office • เทคโนโลยีที่สามารถนํามาใชงานรวมกับสํานักงานเสมือน 1. เครื่องคอมพิวเตอร 2. โทรศัพทมือถือ 3. โมเด็ม 4. โทรศัพท 5. โทรสาร 6. อินเทอรเน็ต

16. ลักษณะของสำนักงาน • Mobile Office • ตามความหมายจริง ๆ แล้วไมไดหมายถึงสํานักงานที่สามารถเคลื่อนยายไปไหนมาไหนก็ได • แตเปนการลดงบประมาณในการดําเนินงาน • การขายในลักษณะที่เรียกวา Mobile Office นั้นไดแก การนําสินคา และบริการ ไปใหบริการแกลูกคาที่อยูไกลออกไป • ทําใหสะดวกตอลูกคา ทําใหลูกคาไมตองเดินทางมายังสํานักงาน

17. ลักษณะของสำนักงาน • Mobile Office

18. ลักษณะของสำนักงาน • Home Office • การประยุกต์บานใหเปนที่ทํางาน • ชวยลดตนทุนเปนอยางมาก • การทํางานภายในบานทําใหมีอิสระในการทํางานเปน อยางสูง • เปนการเริ่มตนธุรกิจสําหรับบุคคลที่มีทุนนอย

19. ลักษณะงานในสำนักงาน • ลักษณะงานส่วนใหญ่ของสำนักงานจะประกอบไปด้วยงานพิมพ์ • งานโต้ตอบจดหมายงานคำนวณงานออกแบบและวางแผน • มีลักษณะเป็นงานเอกสาร ( paper work)   • งานสำนักงานเป็นงานอำนวยความสะดวก หรือสนับสนุนผลงานของหน่วยงานอื่น ๆ ในสำนักงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น • งานสำนักงานเป็นงานที่ช่วยให้บริการหรือเสริมงานหลักอื่น ๆ ของสำนักงาน เช่น งานประชาสัมพันธ์

20. ลักษณะงานในสำนักงาน • ปริมาณงานสำนักงานขึ้นอยู่กับองค์ประกอบภายนอกสำนักงาน ไม่สามารถควบคุมได้เช่นจำนวนลูกค้าจำนวนจดหมายโต้ตอบติดต่อที่มีมายังหน่วยงาน • งานสำนักงานมีส่วนก่อให้เกิดผลกำไรแก่ธุรกิจในทางอ้อม • งานสำนักงานเป็นงานที่ต้องอาศัยคุณสมบัติหรือคุณภาพส่วนบุคคลในการปฏิบัติเช่นความประณีตความสะอาดเรียบร้อย

21. ขอบเขตหน้าที่ของงานในสำนักงานขอบเขตหน้าที่ของงานในสำนักงาน • งานเอกสาร • งานเลขานุการ • งานการเงินและการบัญชี • งานจัดทำแผนงาน • งานภาษีอากร • งานพัสดุ • งานอาคารสถานที่ • การติดต่อสื่อสาร • งานพิธีกรรมและกิจกรรมต่าง ๆ

22. ซอฟต์แวร์สำนักงาน • การนำซอฟต์แวร์ประยุกต์มาใช้ในหน่วยงานนั้น สามารถนำมาจากซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นโดยหน่วยงานภายในของหน่วยงานเอง • หรือจัดซื้อซอฟต์แวร์จากบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์นั้นๆ โดยตรง • องค์กรหรือหน่วยงานส่วนใหญ่ นิยมใช้ Package Software ในการจัดการงานสำนักงาน • ปัจจุบันซอฟต์แวร์ชุดสำนักงานต่างๆ เป็นที่นิยมใช้งานทั้งในองค์กร บริษัท หน่วยงาน และสถาบันการศึกษา ต่างๆ • ตัวอย่างซอฟต์แวร์สำนักงาน ได้แก่ ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ และโอเพน ออฟฟิศดอทอ๊อก (ชุดโปรแกรมภาษาไทย คือ ปลาดาวออฟฟิศ และออฟฟิศทะเล) เป็นต้น

23. ซอฟต์แวร์สำนักงาน • โปรแกรมประมวลผลคำ • โปรแกรมตารางคำนวณ • โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล • โปรแกรมตกแต่งภาพและสิ่งพิมพ์ • โปรแกรมด้านการติดต่อสื่อสาร ฯลฯ

24. โปรแกรมประมวลคำ • เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์ใช้สำหรับการพิมพ์เอกสาร • สามารถแก้ไข เพิ่ม แทรก ลบ และจัดรูปแบบ เอกสารได้อย่างดี • เอกสารที่พิมพ์ไว้จัดเป็นแฟ้มข้อมูล เรียกมาพิมพ์หรือแก้ไขใหม่ได้ • สามารถเลือกรูปแบบตัวอักษรได้หลายรูปแบบ • ปัจจุบันมีการเพิ่มขีดความสามารถของซอฟต์แวร์ประมวลคำอีกมากมาย • โปรแกรมที่จัดอยู่ใน กลุ่ม Word Processor มีดังนี้ คือ WordStat, ราชวิถีเวิร์ด เวิร์ดจุฬา โปรแกรมเหล่านี้จะเป็นโปรแกรมที่ทำงานบน Dos • โปรแกรมที่ทำงานบนวินโดวส์ เช่น Word Perfect, Microsoft Word และ AmiPro

25. โปรแกรมตารางคำนวณ • เป็นโปรแกรมที่มีลักษณะเป็นกระดาษทำการขนาดใหญ่ หรือ เรียกว่า Worksheet • ประกอบด้วยส่วนที่เป็น Row หรือแถวตามแนวนอนและส่วนที่เป็น Column หรือแถวตามแนวตั้ง • ใช้ในด้านการคำนวณเป็นส่วนมาก นอกจากนั้นยังมีการนำเสนอข้อมูลออกมาในรูปของกราฟได้ • เหมาะกับการทำงานในด้านการบัญชี การเงิน การวิเคราะห์ข้อมูล หรืองานการคิดคะแนนและเกรดของนักศึกษา เป็นต้น • สำหรับโปแกรมที่อยู่ในกลุ่มนี้ ได้แก่ โปรแกรม Lotus ซึ่งทำงานบน Dos • และบน Windows เช่นโปรแกรม Microsoft Excel

26. โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล • เป็นโปรแกรมที่ทำงานทางด้านการจัดการฐานข้อมูล • ช่วยจัดเก็บข้อมูล แก้ไข ค้นหา เพิ่มเติม รวมทั้งการจัดเรียงข้อมูล • ทำให้ผู้ใช้สะดวกรวดเร็วสามารถทำงานได้เป็นระบบ • โปรแกรม Database เหมาะกับการทำงานที่มีข้อมูลมาก ๆ • เช่น การเก็บสต็อกสินค้าคงคลัง การเก็บประวัติพนักงาน การเก็บรายชื่อนักศึกษาในโรงเรียน การเก็บรายชื่อหนังสือในห้องสมุด เป็นต้น • โปรแกรมที่อยู่ในกลุ่ม นี้ได้แก่ โปรแกรม dBase lll Plus ซึ่งทำงานบน Dos • โปรแกรมที่ทำงานบน Windows ได้แก่ โปรแกรม Microsoft Access โปรแกรม Visual Foxpro

27. โปรแกรมตกแต่งภาพและสิ่งพิมพ์โปรแกรมตกแต่งภาพและสิ่งพิมพ์ • ส่วนมากแล้วจะเกี่ยวกับทางด้านงานออกแบบ เขียนแบบ วาดภาพ • จัดทำสิ่งพิมพ์และจะเป็นทางด้านการนำเสนองาน • สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในงานโฆษณา ทำ Slide Show หรือนำไปใช้กับระบบ Multimedia ได้ • ปัจจุบันโปรแกรมกลุ่มนี้เป็นที่นิยมมาก • เช่น CorelDraw และ Photoshop จะทำเกี่ยวกับงานออกแบบ วาดภาพ จัดทำ สิ่งพิมพ์ ตกแต่งภาพให้สวยงาม เหมาะกับงานทางด้านโฆษณา • Harvard Graphic, Freelance Graphic และ PowerPoint เหมาะกับงานที่ต้องการนำเสนอ หรือแสดงออกโดยการสร้าง Slide Show สามารถนำภาพและเสียงมาประกอบกับงานได้ ทำให้ได้ Presentation ที่สวยงามออกมา

28. โปรแกรมด้านการติดต่อสื่อสารโปรแกรมด้านการติดต่อสื่อสาร • เป็นโปรแกรมที่มักนิยมใช้ตามสำนักงานต่างๆทั้งของรัฐและ เอกชน • ในการนัดหมายประชุม การทำจดหมายเวียนไปตามฝ่ายต่างๆ โดยการเก็บข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์แทนที่จะพิมพ์ออกมาทางกระดาษเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบ • ข้อดีของโปรแกรมชนิดนี้คือ ทำให้ประหยัดกระดาษลงไปได้มาก

29. โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิศ • เป็นโปรแกรมชุดสำนักงาน ที่พัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟต์ • เป็นโปรแกรมที่ครองส่วนตลาดมากที่สุดในขณะนี้ • ชุดโปรแกรมนี้เป็นชุดโปรแกรมที่มีการกำหนดค่าลิขสิทธิ์ในการใช้งาน • ได้มีการพัฒนาต่อเนื่องหลายเวอร์ชัน • ในแต่ละเวอร์ชันก็มีหลายแพคเกจที่เหมาะสมกับขนาดองค์กร

30. โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิศ • ตัวอย่างโปรแกรมที่อยู่ในชุดโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิศ • โปรแกรมจัดการเอกสาร (Microsoft Word) • โปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Excel) • โปรแกรมสร้างการนำเสนองาน (Microsoft PowerPoint) • โปรแกรมจัดการข้อมูล (Microsoft Access) • โปรแกรมจัดการสื่อสาร (Microsoft Outlook) • โปรแกรมช่วยสร้างสิ่งพิมพ์ (Microsoft Publisher)

31. โปรแกรมจัดการเอกสาร (Microsoft Word)

32. โปรแกรมตารางคำนวณ (Microsoft Excel)

33. โปรแกรมสร้างการนำเสนองาน (Microsoft PowerPoint)

34. โปรแกรมจัดการข้อมูล (Microsoft Access)

35. โปรแกรมจัดการสื่อสาร (Microsoft Outlook)

36. โปรแกรมช่วยสร้างสิ่งพิมพ์(Microsoft Publisher)