Championnats d’europe veterans equipe 2020

1. Championnats d’europeveteransequipe 2020 Bruxelles 21-24 mai

2. WELCOMEby Paul van agtmael

3. Ce veteransequipes 2020 • 21 - 24 mai 2020 • 120 - 130 équipes • 6 - 700 tireurs + 1000 - 2000 accompagnants • 20 - 25 arbitres • Budget estimé: +/- 80 000 € • Lieu: centre adeps de la forêt de soignes

5. Ce veteransequipes 2020

6. Ce veteransequipes 2020 • Une compétition qui attire de plus en plus de participants • Un niveau qui augmente d’année en année • Les « vieilles gloires » de plus en présentes • Des rencontres de plus en plus spectaculaires • Reconnaissance du poids croissant des vétérans dans le monde de l’escrime • Une volonté de renforcer et développer les vétérans dans le monde de l’escrime

9. Pourquoi organisons-nous ces championnats? Volonté de mettre l’escrime belge sous les feux des projecteurs • Déficit de visibilité de l’escrime belge • Volonté de saisir l’opportunité d’un grand événement : • Pour améliorer notre visibilité • Au niveau national • Le grand public • Les médias • Autorités publiques • Pouvoirs subsidiant aussi bien néerlandophone que francophone • Au niveau international • Le monde escrime européenne • Pour mobiliser et fédérer nos membres issus de tout le pays.

10. Organisation Q1/2019-Q2/2020

11. CORE TEAMCE vétérans équipes 2020 • Cadre général • Budget • Décisions importantes

12. CORE TEAM • Définit le cadre général • Alloue le budget • Contact avec les administrations • Nomme les membres de la « Steering Team » • Autorise les paiements hors budget • Composition: Paul Van Agtmael, Nathalie Vandewalle, 1 FFCEB, 1 VSB

13. Steering team • 1 responsable: *organise les réunions, *veille à faire circuler l’information, *rédige les compte-rendus, *informe le core team des progrès, retards, difficultés et besoins • 1 représentant par équipe opérationnelle • Réunions régulières, présence obligatoire d’un représentant de chaque équipe • Gestion des contrats (assurances, ….) • Responsable: Fred Fenoul • Membres: à définir

14. Budget - comptabilité • Suivi du budget, gestion des paiements, archivage documents et preuves, fournir dossiers nécessaires pour solder les subsides • Proposition d’un système de traitement des notes de frais et d’approbation des paiements • Dépense conforme avec budget validée par le responsable de l’équipe? • Contrôle sur l’usage des budgets des équipes opérationnelles par le responsable de l’équipe opérationnelle budget et comptabilité • Approbation par Core Team pour les dépenses hors budget

15. Budget - comptabilité • Conception d’un système pour le suivi budgétaire, global et par équipe • Gestion des paiements • Suivi détaillé du budget • Membres: Sophie Schmit (gestion des notes de frais et suivi budget) et Jeffrey Delattre (paiements)

16. Logistique & technique • Gestion transports du matériel et des gens: • Trouver le matériel • Amener et ramener le matériel • Transport DT • Navette tireurs Métro – Centre ADEPS • Membres: 4 pendant l’essentiel de la période, +/- 20 au Q2 2020

17. Logistique & technique • Equipe installation pistes et matériel • Décors/décorations: plantes, toiles pour les arrières plans, tables pour DT • Support technique pendant la compétition • Aménagements, podiums, installations pour filmer, etc … • Membres: 4 pendant l’essentiel de la période, +/- 20 au Q2 2020

18. DISPOSITION DES PISTES

19. JOURNéE DE COMPéTITION TYPE

20. Gestion des jours de compétition • Organisation quotidienne pendant la compétition • Organisation contrôle du matériel (12 personnes par jours?) • Support au DT • Gestion des arbitres (ticket repas, etc …) • Maître de cérémonie (accueil VIP, organisation cérémonies protocolaires, …) • Urgence du jour • Gestion quotidienne de la mise en œuvre des bénévoles pendant les jours de compétition • Membres: 4 personnes jusqu’à Q1 2020, +/- 20 au Q2020

21. informatique • Mettre le matériel fonctionnel à disposition • Prévoir ordinateurs et imprimantes DT • Couverture Wifi • Support technique pour diffusion des finales par streaming • Support site web • Outils de communication entre DT – arbitres et team opérationnelle Logistique & Technique • Système pour les annonces (haut-parleurs, micro sans fil, etc ….) • Présence obligatoire pendant la compétition d’un technicien polyvalent • Membres: 6 personnes ?

22. SPONSORING • Réunir/obtenir les fonds nécessaires pour couvrir les besoins financiers et matériels de la compétition. • Rédaction d’un dossier sponsoring (NL, FR, UK) • Préparation et introduction des demandes de fonds aux organismes publics et parapubliques: Lotto, COIB, ADEPS, CFWB, Sport Vlaanderen, Région bruxelloise, Coordination nécessaire avec Core Team • Contact avec partenaires: fournisseurs matériels, catering, … • Recherche de sponsors privés • Membres: 6 ?

23. Communication • Promotion de l’événement, information aux tireurs participants, à la presse, et aux membres de la communauté de l’escrime belge • Promotion: • Préparation du dossier de presse (NL, FR, UK) • Contacts avec presse avant/pendant/après • Contacts avec VIP (politique, personnalités monde du sport, …) • Information vers les tireurs, supporter, teasers, etc …

24. Communication • Accueil: • Création visuel de l’événements/identité graphique • Création site web (y compris système de gestion des inscriptions), Collaboration avec association vétérans européenne qui dispose d’un outil • Préparation dossier d’accueil des tireurs • Gestion accueil des tireurs (badges, info générales, info touristiques, …) • Gestion accueil des arbitres • Partage des résultats en life • Membres: 6 pendant l’essentiel de la période, 12 au Q2 2020

25. Souvenirs, activités extérieures • Maximiser souvenir positif du championnat, aspects non sportifs • Souvenirs • Visites touristiques, sorties • Tenue pour toute l’équipe organisatrice et les bénévoles • Dégustations • Cadeaux arbitres et VIP • Membres: 4 ou 5 ?

26. médicale • Organisation et gestion pour minimiser les conséquences d’accident/ Prévention des accidents • Gestion 1ère intervention: traitement sur place ou évacuation • Organisation 1ers soins à dispenser sur place • Organiser urgences, évacuation blessés, liens avec les hôpitaux • Trouver équipes, organiser leur travail • Prévoir 2 infirmeries (H/F) • Composition: Dr. Michel Deschamps

27. Équipes belges • Mobilisation des participants potentiels, organisations d’éventuels entrainements, sélection des équipes • Mobilisation des tireurs potentiels, avec en ligne de mire les 12 équipes possibles! • Sélection des équipes • Organisation coaching • 1 responsables par arme? • Membres: Paul Van Agtmael

28. Principes généraux de fonctionnement: • Responsabilités • Chaque équipe décrit de façon détaillée sa responsabilités • Le Steering Team assure la coordination et vérifie si tout est couvert • Le Core Team valide • Budget • Chaque équipe opérationnelle propose un budget détaillé • Le Steering Team assure la coordination et vérifie si tout est couvert • Le Core Team valide • Chaque responsable d’équipe opérationnelle suit le budget de son équipe • Chaque équipe est autonome dans les décisions de dépense dans le cadre du budget approuvé initialement

29. Principes généraux de fonctionnement: • Reporting • Chaque équipe réalise un reporting sur base mensuelle au Steering Team. • Le Steering team rédigera un CR global pour le Core Team.

30. Vous voulez participer? • Envoyez votre candidature à: info@veteran-fencing.be • Précisez: • Si vous avez une préférence: quelle activité/quelle équipe vous souhaitez rejoindre • Vos compétences (en communication, en logistique, en langues, en informatiques, etc …) • Les périodes pendant lesquelles vous seriez disponibles (pendant les championnats, début 2020, dès maintenant)

31. Questions?