Oulun seurakuntayhtymän laajentuminen viestinnän näkökulmasta Palaveri 12.9.2011

1. Oulun seurakuntayhtymän laajentuminen viestinnän näkökulmasta Palaveri 12.9.2011 Sisältö: 1. Yhteisökuvatutkimus 2. Graafinen ilme 3. Osittain hajautettu ja osittain keskitetty viestintä 4. Rauhan Tervehdys ry 5. Viestinnän strategia

2. 1. Yhteisökuvatutkimus Käsitelty aiemmin laajentumiskokouksessa (virkamieskokoonpano) 14.4.2011. Tutkimusta valmistelee työryhmä (Matti Pikkarainen, Jaakko Kaltakari, Pauli Niemelä, Tapio Kortesluoma, Ilpo Kähkönen, Sakari Korpi ja Sanna Krook). Tutkimus tehdään vuonna 2012. Oulun seurakuntayhtymä ja laajentumisen myötä yhtymään tulevat seurakunnat varaavat vuoden talousarvioon määrärahan tutkimusta varten. Tutkimuksen arvioitu hinta on 0,10 euroa/jäsen (sis. alv 23 %). Puhelinhaastattelun kesto 10 minuuttia. n = 600 (300 oululaista ja 100 per Haukiputaan, Kiimingin ja Oulunsalon seurakunta)

3. 2. Graafinen ilme Käsitelty aiemmin laajentumiskokouksessa (virkamieskokoonpano) 14.4.2011. Viestintäjohtajan esitys: Vuoden 2013 alusta lähtien yhtenäistä ilmettä rakennetaan yhdellä yhteisellä tunnuskuvalla, samalla fontilla tehdyillä logoteksteillä, yhteisesti hyväksytyillä tunnusväreillä, kruunukuvaelementeillä ja yhtenäisellä typografialla eli painoasulla. Kaikki seitsemän seurakuntaa käyttävät entisiä tunnuksia. Seurakuntien logotekstit kirjoitetaan samalla fontilla kuin yhteisten tunnuskuvien kanssa käytetyt logotekstit.

4. 2. Graafinen ilme… Yhtenäinen ilme saadaan aikaan graafisella ohjeella. Tunnuskuvia käytetään laajentumisen jälkeen seurakuntayhtymän nykyisten ohjeiden mukaisesti eli • Yhteistä tunnusta ja Oulun seurakunnat -logoa käytetään, kun on kysymys seurakunnan ja/tai yhteisten seurakuntapalvelujen yksin tai yhdessä järjestämästä hengellisestä toiminnasta. • Seurakunnat käyttävät omia tunnuksiaan omassa toiminnassaan yksin tai joissain tapauksissa muutamat yhdessä • Yhteistä tunnuskuvaa ja Oulun seurakuntayhtymä -logoa käytetään hallinnollisista ja muista seurakuntayhtymän (suppea yhtymäkäsite) toimintaan liittyvistä asioista viestittäessä. • Yhteisen tunnuskuvan yhteydessä voidaan käyttää slogania, joka kertoo lyhyesti oleellisen seurakuntien toimintaideasta. Muihin vaihtoehtoihin voidaan palata myöhemmin esim. siinä tilanteessa, mikäli kuntakartta menee kokonaan uusiksi ja Oulu laajenee edelleen.

5. 2. Graafinen ilme…

6. 2. Graafinen ilme… (Aakkosjärjestys)

7. 3. Osittain hajautettu viestintä (seurakunnissa ja palveluyksiköissä tehtävä viestintä) ja osittain keskitetty viestintä (viestintäpalveluissa tehtävä viestintä) Käsitelty aiemmin laajentumiskokouksessa (virkamieskokoonpano) 3.3.2011 Viestinnän näkökulmasta on olennaista, että • seurakuntalaisten määrä kasvaa (n. 32 %), vaikuttaa eniten kustannuksiin • työntekijöiden määrä kasvaa (n. 33 %), vaikuttaa eniten työmäärään • seurakuntien määrä kasvaa, vaikuttaa eniten viestittävien asioiden määrään • erilaisia toimintakulttuureja tulee lisää, vaikuttaa eniten työn luonteeseen • työympäristö laajenee, vaikuttaa eniten ajankäyttöön • sisäinen viestinnän merkitys kasvaa, vaikuttaa eniten työprosesseihin ja tietojärjestelmiin

8. Viestintäjohtajan esitys: Seurakunnissa on osa-aikaiset tiedotusvastaavat. Oulun seurakuntien nykyisten tiedotusvastaavien (eli useimmiten toimistonhoitajien) tehtävät monipuolistuisivat. Haukiputaan ja Kiimingin seurakuntien tiedotusvastaavien tehtävät muuttuvat niiden tehtävien osalta, joita viestintäpalvelut tekee. Oulunsalossa viestintää ei ole vastuutettu samalla tavalla kuin muissa seurakunnissa, joten siellä muutos on suurin. Keskitettyjen viestintäpalvelujen vastuulla olevissa tehtävissä ei tapahdu merkittäviä muutoksia, mutta työmäärä kasvaa. Henkilöresurssitarve on nykyinen eli viestintäjohtajan lisäksi on viime vuosina maksettu palkkaa keskimäärin 5 – 5½ tiedottajalle riippuen siitä, miten harjoittelijoita on ollut saatavilla. Esim. tällä hetkellä on kaksi kokoaikaista tiedottajaa, kolme 80 %:sta työviikkoa tekevää tiedottajaa ja yksi harjoittelija. Henkilöstökulut vastaavat viidestä tiedottajasta tulevaa henkilöstökulua. Viestintäpalvelujen tekeminen ns. omana työnä on selvästi edullisempaa kuin niiden ostaminen. Omien tiedottajien käyttö on myös töiden antajille helpompaa, kuin jos he asioisivat heille ennalta tuntemattomien asiantuntijoiden kanssa. Kokemus osoittaa, että ostopalvelujen käyttö työllistää myös viestintäpalvelujen työntekijöitä.

9. Mikäli viestintä hoidetaan aiemmin esitetyllä tavalla, viestinnän taso pysyy kokonaisuudessaan määrällisesti ja laadullisesti nykyisenlaisena. Seurakuntakohtaisesti tämä tarkoittaa viestinnän tehostumista Haukiputaalla, Kiimingissä ja Oulunsalossa sekä vastaavasti viestinnän heikkenemistä nykyisen seurakuntayhtymän alueella. Muutosta kompensoi synergiaetujen hyödyntäminen. Tämä malli on sopeutettavissa muuttuviin taloudellisiin resursseihin. Edellytykset: • Rauhan Tervehdyksen kustannukset budjetoidaan ”kelluvana” viestintäpalvelujen talousarvioon. • Seurakunnat ja palveluyksiköt vastaavat omista ilmoittelu ja painatuskuluista lukuun ottamatta Kalevan jumalanpalvelusilmoituksia, jotka maksaa viestintäpalvelut ellei asiasta muuta sovita. • Kehitysprojektit kuten esim. julkaisujärjestelmän uusimiset rahoitetaan erillismäärärahoilla. • Hyväksytään, että toimintaympäristön muutokset saattavat tuoda nopeastikin muutoksia käytännön viestintään. • Jatketaan vapaaehtoisten viestinnän ammattilaisten rekrytointia. • Hyväksytään, että siirtymävaiheessa tarvitaan aikaa ja mahdollisesti myös ylimääräisiä resursseja viestinnän yhdenmukaistamiseen.

10. Paikallisseurakunnan tiedotusvastaavan tehtävät Tätä tiedotusvastaavan tehtävää pilotoidaan Tuiran seurakunnassa syksystä 2011 alkaen. Tehtävänkuvan sisällöistä on keskusteltu jo kaikkien kirkkoherrojen kanssa. • Työaika on 30–60 prosenttia työajasta seurakunnan koosta riippuen. • Jokaisella tiedotusvastaavalla on henkilökohtainen sijainen, joka voi olla joko omasta seurakunnasta tai toisesta paikallisseurakunnasta. • Esimiehenä toimii kirkkoherra. • Neljä kertaa vuodessa kokoontuu viestinnän yhteistyöryhmä: puheenjohtajana toimii vuorollaan joku seurakuntien tiedotusvastaavista. Sihteeri on viestintäpalveluista. (3 h/kerta). • •Tiedotusvastaava toimii linkkinä seurakuntayhtymän viestintäpalvelujen ja paikallisseurakunnan välillä sekä linkkinä Rauhan Tervehdyksen ja paikallisseurakuntien välillä. • Tiedotusvastaava toimii ensisijaisena viestinnän tukihenkilönä paikallisseurakunnassaan.

11. Paikallisseurakunnan tiedotusvastaavan tehtävät… Punaiset huomautukset viittaavat Oulun nykyisten seurakuntien toimistonhoitajien viestinnällisiin tehtäviin. Yhteistyö Rauhan Tervehdyksen toimituksen kanssa • Rauhan Tervehdyksen menojen hyväksyminen, jumalanpalvelusten, hartausten ja muiden "ei kenenkään vastuulla” olevien tapahtumien tallentaminen Primeen tai vastaavaan ohjelmaan. Jatkuisi nykyiseen tapaan. • Rauhan Tervehdyksen isojen juttujen nostotoiveiden "priorisointi”. Jatkuisi nykyiseen tapaan. • Seurakunnan palautteen tuonti yhteisiin toimituspalavereihin. Olisi uutta nykyiseen tilanteeseen verrattuna.

12. Paikallisseurakunnan tiedotusvastaavan tehtävät… Yhteistyö toimitusten kanssa • Yhteistyö paikallislehden toimituksen kanssa seurakunnan tiedotusperinteen mukaisesti (puffit, ilmoitukset) Olisi osittain uutta nykyiseen tilanteeseen verrattuna. • Tietojen kerääminen tulevista tapahtumista ja ryhmistä (mm. muskarit, pyhäinpäivätapahtumat,kauneimmat joululaulut) sekä juttuvinkeistä. Olisi uutta nykyiseen tilanteeseen verrattuna. Kokoustiedotus • Seurakuntaneuvostojen päätöksistä tiedottaminen intranetissä. Olisi uutta nykyiseen tilanteeseen verrattuna. Verkkotiedottaminen • Seurakunnan omien verkkosivujen ylläpito niiltä osin kuin niitä ei ole valtuutettu muille seurakunnan työntekijöille. Olisi uutta nykyiseen tilanteeseen verrattuna. • Seurakunnan omien työntekijöiden yhteystietojen ylläpito. Jatkuisi nykyiseen tapaan. • Seurakuntien työntekijävalinnoista tiedottaminen intranetin lomakkeen kautta. Olisi osittain uutta nykyiseen tilanteeseen verrattuna.

13. Paikallisseurakunnan tiedotusvastaavan tehtävät… Radiotyö, valokuvaaminen ja painotuotteet • Virsien ja vuorossa olevan seurakuntamestarin yhteystietojen ilmoittaminen viestintäpalveluihin jumalanpalvelusten radiointia varten • Toimintaan liittyvä valokuvaaminen tarvittaessa • Työntekijöiden avustaminen esim. valmiiden juliste- ja esitepohjien hyödyntämisessä. Jatkuisi nykyiseen tapaan. • Muut kirkkoherran antamat viestintätehtävät. Jatkuisi nykyiseen tapaan. Muut kirkkoherran antamat viestintätehtävät Jatkuisi nykyiseen tapaan.

14. Keskitettyjen viestintäpalvelujen tehtävät • Viestintäpalvelut hoitaa keskitettyjä viestintäpalveluja koko Oulun seurakuntayhtymän alueella. • Valtakunnallisesta yhteistyöstä huolehtiminen. • Merkittävien kirkollisten tapahtumien (kuten vaalit) viestinnällinen päävastuu. Sisäinen viestintä +/- • • Intranetin kehittämisestä ja ylläpidosta vastaaminen sekä hankkeista, kampanjoista ja prosesseista tiedottaminen ja niiden tukeminen viestinnän keinoin. Tiedotusvälineet+ • Tiedotusvälineiden palvelu, tiedotteiden laatiminen, työntekijöiden opastaminen ja auttaminen yhteydenpidossa tiedotusvälineisiin sekä hankkeiden ja kampanjoiden tukeminen viestinnän keinoin.

15. Keskitettyjen viestintäpalvelujen tehtävät… Kokoustiedottaminen +/- • Yhtymän päätöstentekoelinten päätöksistä tiedottaminen Verkkoviestintä + • Verkkosivujen (sisäisten ja ulkoisten) kehittämisestä ja ylläpidosta vastaaminen. Radio +/- • Radio-ohjelmien toimittaminen ja tuottaminen. • Radiostudion ylläpito Markkinointiviestintä+ • Asiantuntijatuen antaminen ja koordinointi, ilmoitusten, mainosten ja esittelyaineiston tuottaminen sekä ulkoisten viestintäpalvelujen osto.

16. Keskitettyjen viestintäpalvelujen tehtävät… Yhteisökuva + • Visuaalisen ilmeen ohjaaminen ja koordinointi sekä erikoistaitoja vaativien toimenpiteiden toteuttaminen. Suhdetoiminta +/- • Yhteydenpito mediaan ja muihin viestinnän kannalta merkityksellisiin sidosryhmiin. Muutosviestintä + • Muutosviestintäsuunnitelmien laatiminen ja käytännön viestinnän toteutus. Kriisiviestintä +/- • Seurakuntayhtymän kriisiviestintäsuunnitelman päivittäminen, kouluttaminen ja käytännön kriisiviestinnän tehtävät. Julkaisutoiminta +/- ? • Käytännön tehtävät sekä ulkoisten palvelujen osto.

17. Keskitettyjen viestintäpalvelujen tehtävät… Valokuvaus ja dokumentointi • Erityistaitoja vaativien kohteiden valokuvaaminen tai kuvauttaminen, valokuvien ja tallenteiden digitaalisen arkistoinnin järjestäminen sekä päätearkiston kuva- ja tallennekokoelman kartuttaminen. Luotaus ja viestinnän seuranta +/- • Mediaseurannan hoitaminen. • Viestintään liittyvien tutkimusten toteuttaminen Koulutus +/- • Viestintäkoulutusmahdollisuuksien kartoittaminen ja niistä tiedottaminen työntekijöille ja oman viestintäkoulutuksen järjestäminen. Viestinnän suunnittelu +/- • Seurakuntayhtymän strategiseen suunnitteluun osallistuminen, viestintäpalvelun toiminnan vuosisuunnittelu ja asiantuntijatuen antaminen viestintään liittyvissä kysymyksissä.

18. 4. Rauhan Tervehdys ry Laajentuminen vaikuttaa Rauhan Tervehdys ry:n toimintaan seuraavasti: 4 § Haukiputaan, Kiimingin ja Oulunsalon seurakunnat eronnevat yhdistyksen jäsenyydestä 1.1.2013 alkaen, koska ko. seurakunnat tulevat laajenevan seurakuntayhtymän osaksi. 10 § Laajentunut Oulun seurakuntayhtymä lähettää vuoden alusta lukien 20 kokousedustajaa, muut jäsenseurakunnat 17 kokousedustajaa. Näiden muiden joukossa on kaksi jäsenseurakuntaa, jotka eivät tilaa lehteä. 5 § Yhdistyksen hallituksen kokoonpanosta päätettäessä on tähän saakka noudatettu rovastikuntapohjaista ”mandaattijakoa”. Tämä jako, joka on tuonut Oulun seurakuntayhtymälle viisi hallituspaikkaa (ml. puheenjohtajan paikan) poistuu taikka muuttuu, jos ja kun rovastikuntajako muuttuu.

20. 4. Rauhan Tervehdys ry… • Nykyisen laajuinen ja 43 kertaa vuodessa ilmestyvä Rauhan Tervehdys -lehti maksaa vuoden 2013 alusta lukien arviolta 6,7 euroa/jäsen/vuosi. • Hinnassa on huomioitu yleinen kustannustason nousu ja vuoden 2012 alusta voimaan tulevaksi kaavailtu 9 %:n arvonlisävero. Hintaa laskevina tekijöinä on otettu huomioon mm. asteittainen seurakuntalehtien yhteiseen sisällön tuotantoon siirtyminen ja toimitusprosessien läpikäynti. • Arvion toteutumisen edellytyksenä on, että lehden kokonaistilausmäärä on noin 100 000 vuosikerran paikkeilla. • Nykyinen kustannussopimus Kotimaa-yhtiöiden kanssa päättyy vuoden 2012 lopussa.

21. 5. Viestinnän strategia