AGRUPACIONES DOCUMENTALES CIBERCIPAS 9.1 MABEL FERNANDEZ YASMIN MENESES VIVIANA MORENO PROFESOR:

1. AGRUPACIONES DOCUMENTALES CIBERCIPAS 9.1 MABEL FERNANDEZ YASMIN MENESES VIVIANA MORENO PROFESOR: JAIRO HERNAN DIAZ ARIAS UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2011

2. INTRODUCCIÓN Realizamos el presente trabajo, con el ánimo de llevar al estudiante a comprender la conformación de las agrupaciones documentales, las cuales se constituyen en la memoria de la empresa, soportan la toma de decisiones, proveen soporte que defienden los intereses de la entidad, cumplen con los requisitos legales y normativos y preservan la historia de la misma; cumpliendo así con una función probatoria en un Estado de Derecho

3. TABLA DE CONTENIDO Introducción 1 AGRUPACIONES DOCUMENTALES 1.1 Clasificación 1.1.1 Implicación de la clasificación 1.1.2 Elementos de la clasificación 1.1.3 Fundamentos de la clasificación 2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA 2.1 Aplicación del Principio de Procedencia 2.2. Ventajas del Principio de Procedencia 3. PRINCIPIO DEL ORDEN ORIGINAL 3.1 Aplicación del principio de Orden Original 4. PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN 4.1 Identificación de Productores 5. ESTRUCTURA ORGANICA 5.1 El Organigrama

4. Pag 2 6. FONDOS DOCUMENTALES 6.1. Identificación de Secciones y Subsecciones 6.2 Identificación de Series y Subseries 6.2.1. Series documentales 6.2.2. Subseries documentales 7. UNIDADES DOCUMENTALES 7.1. Unidad Documental Simple y Compleja 7.2 Tipos documentales Comunes y Específicos 7.3 Clasificación el documento de Archivo 7.3.1 Según su Clase 7.3.2 Según la Tradición Documental 7.3.3 Según su contenido 7.3.4 Según el Ente Productor 7.3.5 Según su Función en el Tiempo Conclusiones Bibliografía

5. 1. AGRUPACIONES DOCUMENTALES Son el conjunto de documentos generados por una Unidad Administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el organigrama , originan • Los Fondos. • Las Secciones • Las Subsecciones • Las Series Documentales y las subseries • Los Tipos Documentales.

8. “LA DESORGANIZACIÓN, FUENTE DE CORRUPCION “ La acumulación de grandes masas documentales en los archivos, sin identificar y sin valorar es algo muy generalizado

9. NORMATIVIDAD LEY GENERAL DE ARCHIVOS LEY 594 DEL 14 DE JULIO DE 2000. Busca regular la función archivística en su conjunto, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Obliga a todas las entidades públicas o privadas que ejerzan funciones públicas a mantener organizados sus archivos cumpliendo con el Ciclo Vital del Documento.

10. NORMATIVIDAD • LEYES COLOMBIANAS • Ley 4 de 1913. Obligatoriedad de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. • Ley 47 de 1920. Sobre protección del patrimonio documental y artístico. • Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. • Ley 163 de 1959. Sobre protección de patrimonio cultural • Ley 39 de 1981. Sobre microfilmación y certificación de archivos • Ley 23 de 1981. Regula archivos de las historias clínicas • Ley 23 de 1982. Sobre derechos de autor • Ley 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos • Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales. • Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nación de Colombia

11. NORMATIVIDAD • DECRETOS COLOMBIANOS • Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio. • Decreto 3354 de 1954. Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. • Decreto 264 de 1963. Reglamenta la Ley 163 de 1963, sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos. • Decreto 2274 de 1980. Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos • Decreto 1382 de 1995. Tablas de Retención Documental y Transferencias al Archivo General de la Nación de Colombia

12. NORMATIVIDAD • ACUERDOS • Acuerdo 07 de 1994 Aprueba el Reglamento General de Archivos. • Acuerdo 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación de Colombia. • Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentación de las tablas de retención documental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación de Colombia. • Acuerdo 11 de 1996. Establece criterios de conservación y organización de documentos. • Acuerdo 048 de 2000. Desarrolla el art 59 del cap 7 “Conservación de documentos…” del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental. • Acuerdo 049 de 2000. Sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos • Acuerdo 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivos y situaciones de riesgo • Acuerdo 060 de 2001. Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas-

13. NORMATIVIDAD • RESOLUCIONES • Resolución 081 de 2001 Adopta el programa de gestión documental y ase aprueba la actualización de la TRD del AGN • Resolución 019 de 2003 Reglamenta la Gestión de Documentos del Sistema Nacional e Archivos • CIRCULARES • Circular 01 de 1997 Exhortación al cumplimiento de la Legislación básica sobre Archivos en Colombia • Circular 02 de 1997 Implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos • Circular 01de 2001 Elaboración y adopción de TRD • Circular 001 de 2004 Inventario de documentos a eliminar • Circular 012 de 2004 Orientaciones de la Organización de Historias Laborales

14. 1.1 Clasificación La clasificación documental es una labor intelectual mediante la cual se establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad

15. 1.1.1Implicación de la Clasificación Identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión

16. 1.1.2 Elementos de la Clasificación

17. 1.1.3 Fundamentos de la Clasificación La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos

18. 1.1.3 Fundamentos de la Clasificación • La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo • La identificación de las funciones asignadas a las dependencias • Los asuntos que tramita cada división administrativa

19. 2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA En el proceso de Clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de los documentos, que pueden ser: • INSTITUCIONALES: (fondos documentales) que están refereridos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad • ADMINISTRATIVOS: (Secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que está organizadas las instrucciones, de acuerdo con la estructura orgánica

20. 2.1 Aplicación del principio de procedencia Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta: • Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos • Reconstruirla organización jerárquica de la entidad productora • Precisarfunciones y actividades correspondientes a cada dependencia

21. Ejemplo principio De Procedencia

22. 2.2 Ventajas de Aplicación del principio de procedencia • Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales • Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o función que genera • Se aplica a todas las tareas del quehacer archivístico

23. 3. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de una serie, de acuerdo con el orden en que se elaboran los documentos, en consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa-efecto

24. 3.1 Aplicación del principio de Orden Original Se aplica a partir del conocimientos de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen en desarrollo de un trámite. El orden original (secuencia administrativa de producción ) se relaciona con las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto

25. Veamos un ejemplo :

26. 4. PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN Como lo establece la cartilla de Clasificación Documental publicado por el Archivo General de la Nación “Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad que ha producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo específica de manera determinante, es el vínculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creación, en el cumplimiento de una actividad practica, jurídica y administrativa.

27. 4.1 Identificación de los productores Mediante la aplicación del principio de procedencia se aborda la primera tarea de la clasificación IDENTIFICAR los creadores de los documentos tanto Institucionales como Administrativos, lo que da como resultado la identificación de LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES

28. 5. ESTRUCTURA ORGÁNICA La Estructura Organizacional es el conjunto de áreas o unidades organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos

29. 5.1 El Organigrama Es la representación gráfica de la Estructura Orgánica de una entidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos porque revela: • La división de funciones • Los niveles jerárquicos • Las líneas de autoridad y responsabilidad • Los canales formales de comunicación • La naturaleza lineal o staff de cada división administrativa • Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección

30. Ejemplo de Organigrama El Organigrama es la base fundamental para la identificación de las Secciones y Subsecciones Documentales, puesto que la clasificación Es el reflejo de la estructura orgánica de la entidad

31. 6. FONDOS DOCUMENTALES El Fondo Documental es la totalidad de la documentación producida o recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades

32. Para la identificación de un fondo documental es necesario recopilar la información sobre el origen y evolución del organismo productor a partir de: • Fecha de creación • Fecha de supresión si es el caso • Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad • Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones análogas • Organismos que heredan competencia El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentación es conservada en la entidad productora. Sin embargo cuando la documentación es transferida a otra entidad , adquiere la categoría de un fondo más de la entidad que lo recibe

33. De acuerdo con la vigencia administrativa pueden encontrarse los siguientes fondos

34. 6.1 Identificación de Secciones y Subsecciones SECCIONES: Son subdivisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo

35. Subsección: Es una subdivisión de la sección documental (división Administrativa) En algunos casos llamadas oficinas o Divisiones Las Secciones y Subsecciones Documentales pueden equivaler a la gestión documental de un archivo de oficina, están limitadas a funciones o actividades específicas y dependen de la vigencia de las mismas , ya que éstas no son estables ni permanentes, pues se modifican con los cambios organizacionales

36. Veamos un esquema

39. Identificadas Las Secciones y Subsecciones Es necesario analizar los procedimientos administrativos que normalizan la producción y trámite documental

40. 6.2 Identificación de Series y Subseries Varias unidades documentales conforman una serie documental si comparten el mismo origen funcional, Esto es, son producto de la misma autoridad que actúa en cumplimiento de la misma función administrativa y responden a un trámite común

41. 6.2.1 Series Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en Series

42. Veamos el siguiente ejemplo: La Estructura Organizacional de la Empresa que para cumplir su objetivo tiene asignadas funciones, una de ellas la elaboración de los contratos que deba celebrar la empresa . Al desarrollar esta función se producen varios documentos que deben reunirse atendiendo al trámite o asunto que los genero, lo que da lugar a la serie CONTRATOS , y de acuerdo con la Manual de Contratación pueden existir varios tipos de contratos como se muestra.

43. 6.2.2 Subseries Son una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes subseries

44. 7. UNIDADES DOCUMENTALES Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han asignado.

45. 7.1 Unidades documentales Simples y Complejas • La unidad documental el simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental. • La unidad documental compleja, es cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite.

47. 7.2 Tipos Documentales Comunes y Específicos Existen tipos documentales comunes a varias entidades, publicas o privadas que corresponden a actividades similares a ellas, entre los cuales se encuentran Actas, Solicitudes, Informes. Al mismo tiempo en el proceso de clasificación encontramos tipos documentales que son propios de cada división administrativa a los cuales llamamos específicos

48. 7.3 Clasificación de los documentos de archivo El documento de archivo registra la a actividad administrativa, deja testimonio de su realización y memoria de ella por tanto la clasificación del documento puede hacerse atendiendo a varios factores así:

49. 7.3.1 DOCUMENTOS SEGÚN SU CLASE

50. 7.3.2 Según la Tradición Documental Hace referencia la carácter o atributo del documento