CONCEPTOS SERIES DOCUMENTALES

CONCEPTOSSERIES DOCUMENTALES MARIA TERESA SIERRA RODRÍGUEZ SECRETARIA EJECUTIVA HOSPITAL SAN JUAN BAUTISTA E.S.E. CHAPARRAL TOLIMA ENERO 2012

: GESTIÓN DE DOCUMENTOS La Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, define la Gestión Documental como: “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación” Fondo Documental es el conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en ejercicio. Este fondo lo conforman SERIES DOCUMENTALES, de estructura y contenido homogéneos, Ej.: Historias Laborales y Clínicas, Contratos, Cartas, Actas, Informes, Circulares, Memorandos, etc. Vamos a recordar estos conceptos, básicos, pero importantes en nuestra labor.

DOCUMENTO Testimonio de la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable. Según el AGN: “Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado: papel, medios audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros”.

ARCHIVO Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pública o privada, durante su gestión, conservados respetando los principios de orden original y procedencia, para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce, a los ciudadanos y como fuentes de la historia.

CARTA COMERCIAL U OFICIAL Es la comunicación escrita más común, lleva un mensaje relacionado con la misión y objetivos de la organización(solicitud, respuesta, información, agradecimiento, envío, etc.). Se utiliza en las relaciones externas con entidades, empresas o personas y en las relaciones laborales con los empleados. Algunas personas la llaman OFICIO, la diferencia es solo por el tamaño de papel (oficio), aunque se debe elaborar en papel carta según la norma ICONTEC

CARTA COMERCIAL U OFICIAL Es necesario pensar y definir bien lo que necesitamos expresar antes de escribirlo, porque una vez enviada no se puede corregir. La redacción debe ser concreta, respetuosa, objetiva y entendible para que no dé lugar a dudas; impresa siempre en papel tamaño carta con membrete y el pie de página normalizado. El encabezado debe ir con el nombre y cargo completo del destinatario.

CIRCULAR Es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a más de tres personas internas o externas, a quienes interesa por igual. Aunque el formato es diferente, la redacción y normas son iguales a la carta, ya que la única diferencia es que las circulares son comunicaciones colectivas y llevan la misma referencia o número.

MEMORANDO “Memorándum” es una palabra latina que significa “cosa que debe recordarse”,también puede referirse a una nota que se envía por mano a una persona dentro de una institución. Se utiliza para comunicar consultas o instrucciones simples. También cumple funciones de invitación, felicitación, colaboración, agradecimiento, no debe usarse para llamados de atención o sanciones. El texto debe ser máximo dos párrafos, no tiene saludo, pero, si despedida y se hace para máximo tres (3) personas.

A C T A Es el documento formal , donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteadas, las conclusiones y compromisos a que llegaron. Es un documento en el que se asientan los hechos sobresalientes de una reunión. Su redacción debe ser fiel y objetiva. Para su validez, debe contener los nombres y firmas de todos los asistentes. También se debe dejar constancia de los que no asistieron , con ó sin excusa.

I N F O R M E Son escritos donde se detallan hechos reales, se analizan situaciones específicas y se dan recomendaciones sobre el uso que debe darse a los mismos. También es una relación minuciosa de las labores realizadas en cumplimiento de una actividad determinada, teniendo en cuenta su posible uso: para conocimiento, emprender una acción, establecer una prioridad, estimular un interés, reservarlo para uso futuro, etc.

I N F O R M E Tienen como propósito ayudar a los directivos a comprender si la empresa cumple su propósito y es material que ayuda para la toma de decisiones. Debe ser veraz, objetivo, preciso, llegando a una conclusión y posible sugerencia a la solución del problema, si existe.

I N F O R M E Hay dos tipos de informes: ADMINISTRATIVO: típico de la comunicación ascendente, descendente y/o horizontal interno y externo. Son periódicos o esporádicos, respondiendo a la necesidad de información de un superior, y CIENTIFICO: Se caracteriza por ser detallado y extenso. Se emplea dentro del ámbito de la ciencia, particularmente en los sectores educativos para la difusión de métodos y resultados de investigaciones para que puedan ser sometidos a juicios públicos.

CONSTANCIA Es un documento que expide la empresa a solicitud de un funcionario, cliente, empresas o entidades con las cuales se tenga vínculo comercial. Se hace cuando se está realizando la acción, es un presente, demuestra un hecho que está sucediendo; debe plasmarse el destino preciso para el cual se expide.

CERTIFICADO Es el testimonio de fe, acerca de un hecho realizado por una persona, su fin es legal. El certificado se refiere a algo que ya sucedió: nacimiento, defunción, matrimonio, jubilación, etc.

RESOLUCIÓN Es laacción y efecto de resolver o resolverse (desatar una dificultad, hallar la solución de un problema, una necesidad, resumir, tomar una determinación decisiva). Una Resolución Administrativa, es una orden dictada por el responsable de un servicio público, refiriéndose al ámbito de su competencia y tiene carácter general, obligatorio y permanente hasta su modificación o derogatoria.

CONTRATO Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado entre dos o más personas, que se obligan a una finalidad o cosa, de manera recíproca, si el contrato es bilateral, o una parte a la otra, si el contrato es unilateral. Es un acuerdo que genera «derechos y obligaciones» que deben ser claras, concretas y ajustadas en ley. Algunos contratos exigen para su perfección pólizas que se deben correr en una Compañía de Seguros de confianza. Es función elemental del contrato originar efectos jurídicos(es decir, obligaciones exigibles), de modo que haya una garantía en caso de incumplimiento por cualquiera de las partes.

HISTORIA LABORAL Definida como el detalle ordenado y cronológico, de todas las actividades desarrolladas por cada trabajador de una entidad, incluye: Hoja de Vida, Resolución, Decreto de Nombramiento o Contrato legalizado, Acta de Posesión, Licencias, Vacaciones, Evaluaciones de Desempeño, Comunicaciones y todas las novedades de la relación laboral o contractual. El responsable de esta Unidad Documental que es VITAL, es la Oficina de Recursos Humanos, quien DEBE VELAR por su organización, manejo y conservación hasta 80 años, garantizando la expedición de información oportuna. Los datos personales son de acceso restringido, porque se debe respetar la intimidad, el buen nombre y honra de las personas.

HOJA DE VIDA O CURRICULUM VITAE Escrito que contiene los rasgos que identifican a un individuo y describen su historia personal, con un propósito determinado, generalmente laboral. Habrá de incluir: Perfil, una breve descripción de sus capacidades, sin caer en auto-halagos; identificación, estado civil y localización; historial académico, idiomas, ensayos, obras, logros, realizaciones y actividades más importantes, en orden descendente, recuento de los hechos más significativos y valiosos, para persuadir a los destinatarios de que su pretensión está sólidamente fundada, por último, las referencias laborales o personales. Todo con carácter verificable. Para los empleados públicos se debe utilizar el formato único del DAFP.

HISTORIA CLÍNICA La Ley 23 de 1981 "Por la cual se dictan normas en materia de Ética Médica", en su art. 34. Define la H.C. como el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un documento VITAL, PRIVADO, SOMETIDO A RESERVA, que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del dueño ó en los casos previstos en la Ley. Los funcionarios que revelen su contenido o la expidan sin autorización, responderán por falta disciplinaria y a la ética. La Resolución Nº 1995 de 1999 "Por la cual se dictan normas para el manejo de la H.C", señala en el art. 14, quiénes pueden acceder a ella: 1) El Usuario 2) El Equipo de Salud 3) Las Autoridades Judiciales y de Salud en los casos previstos en la ley. 4) Las demás personas determinadas en la ley.

COMUNICACIÓNELECTRÓNICA Es innegable que el avance en la informática nos ha llevado a utilizar el INTERNET como una herramienta eficiente en el desarrollo de las actividades empresariales, disminuyendo costos, agilizando las comunicaciones, el trafico de información, con fácil acceso a videos, música, consultas, chats, Intranets, capacitaciones, etc. que es necesario administrar con visión y buenos hábitos de uso.

COMUNICACIÓNELECTRÓNICA La imagen empresarial se transmite en todas las intervenciones que se hacen “online”, por ello, se deben tener presentes unas normas de estilo que se aplican en la Red: Este como otro medio de comunicación nos obliga a comportarnos adecuadamente, no podemos ampararnos en el anonimato para hacer mal uso, porque al otro lado hay personas que como nosotros, merecen respeto. Escriba su correo igual que una carta normal, con un encabezado, un cuerpo y un pié (con firma), sea concreto, guarde una copia como evidencia de envío, si es importante.

COMUNICACIÓNELECTRÓNICA Redacte en forma correcta y educada sus correos, antes de enviar, haga correcciones gramaticales y de ortografía. Evite escribir el texto con letras MAYÚSCULAS. En Internet ESO SIGNIFICA GRITAR. Proteja en lo posible los archivos que adjunte, copiándolos en formato “Adobe Reader” para evitar que los modifiquen, falsificándolos. Evite colocar fondos y otros elementos "innecesarios”. Cuando se responde un mensaje, que a su vez es respuesta de otro, deje solamente la ultima respuesta para evitar enviar un mensaje ya muy voluminoso.

COMUNICACIÓNELECTRÓNICA Evite divulgar las direcciones comerciales de sus contactos. En los correos externos no se debe requerir una confirmación automática de los mensajes que se envíen, puede entenderse como un modo de controlar la rapidez de la respuesta de quien lo recibe. Los smileys o emoticones solo deben utilizarse en ambientes personales o familiares; no es correcto utilizarlos en el ámbito empresarial o de cierta formalidad.

NORMAS GENERALES Las comunicaciones se deben dirigir en forma PERSONALIZADA, a un funcionario especifico, con nombres, apellidos y cargo completos. Si es una entidad o empresa, la razón social debe escribirse completa, tal como figura en el NIT. Todo texto debe redactarse en forma veraz, clara, concreta, sencilla y cortés. Cuando se dirige desde una organización, la expresión debe ser en primera persona del plural (nosotros), porque el remitente representa a un grupo empresarial, así se trate de un solo firmante. Se debe tratar en lo posible un tema por comunicación y omitir asuntos personales.

NORMAS GENERALES Se debe utilizar tratamiento de “usted” ningún escrito debe presentar errores ortográficos, de redacción, ni puntuación. La presentación debe ser IMPECABLE, sin borrones, tachones, ni enmendaduras. no se debe terminar el texto en una hoja y firma en otra;a la página siguiente debe pasar mínimo tres renglones del último párrafo.Después de la 1ª hoja utilizar encabezado. La tilde se utiliza tanto en minúscula como en mayúscula. Se debe acatar la normalización del MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL, para elaboración de comunicaciones y escritos, con el fin de que TODAS LAS UNIDADES FUNCIONALES MANEJEN UN SOLO FORMATO Y HAYA UNIFORMIDAD EN SU GENERACIÓN.

RECUERDE QUE LOS DOCUMENTOS TAMBIÉN SON LA IMAGEN DE LA EMPRESA Y LOS ARCHIVOS SON LA EVIDENCIA DE LO QUE HACEMOSU OMITIMOS…NUESTRA HISTORIA…VALORÉMOSLOS!!!

CONCEPTOS SERIES DOCUMENTALES