MÖTESTEKNIK

1. MÖTESTEKNIK Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

2. SKOLNINGENS SYFTE Du behärskar mötesteknikens grunder. Du vet hur du bör fungera under mötet. Du behärskar mötesterminologin. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

3. MÖTET Med möte avser man en tillställning, där flera personer samlas för att diskutera och fatta beslut, åhöra tal och annat jämförbart med dessa – dock inte i nöjesbemärkelse. Under mötet tillämpas formbundna förfaringssätt. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

4. OLIKA SORTERS MÖTEN Stadgeenliga möten Månadsmöten Styrelsemöten Kommittémöten Förberedande möten Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

5. MÖTESTEKNIK Med mötesteknik avses de relativt mekaniska förfaringssätt och regler som styr mötets växelverkan och beslutsfattning för att å ena sidan garantera mötesdeltagarna jämlika möjligheter att delta och påverka mötet och å andra sidan att mötet förlöper snabbt och flexibelt. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

6. Ordföranden fattar inte besluten, alla beslut fattas av mötet Den enda situationen, då ordföranden på sätt och vis avgör saken eller ”fattar beslutet” är då rösterna faller jämnt vid en sakfråga. Då avgör ordförandens röst. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

7. Ett klubbslag symboliserar mötets gemensamma beslut Därför är det viktigt, att användandet av klubban följer logiken: förslag paus klubbslag ”GODKÄNNS ………….................................…@” Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

8. Rätt förfaringssätt är de som mötet godkänt som riktiga Vilken mötesdeltagare som helst kan påverka förfaringssättet genom att be om ordet, då arbetsordningen fastställs: Han kan fråga, anmärka eller göra förslag. Om en mötesdeltagare gör ett förslag till förfaringssätt som avviker från ordförandens, och detta förslag får medhåll, måste ordföranden låta mötet rösta om vilkendera förfaringssätt som tillämpas. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

9. Mötesförberedelser Möteskallelsens två uppgifter • Mötets laglighet I föreningslagen och klubbens stadgar finns det noggrant angivet kallelseprinciper för stadgeenliga möten. Den som sammankallar bör kontrollera när mötet bör sammankallas, vilka ärenden som bör nämnas i kallelsen och hur kallelsen ska publiceras. 2. Sammankallar mötesdeltagarna Meningen med kallelsen är att få deltagare till mötet. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

10. Mötesförberedelser (forts.) Möteskallelsen Föreningslagens kap. 5, § 24 Föreningens möte ska kallas samman så som det stadgats i föreningens stadgar. I kallelsen bör mötestiden och –platsen anges. Beslut i ärenden som finns nämnda i § 23 och därmed jämförbart ärende får inte fattas, om inte ärendet omnämnts i möteskallelsen. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

11. Mötesförberedelser (forts.) Föreningslagen § 23 Vid föreningsmötet, eller om så bestäms i stadgarna, vid fullmäktigmötet skall beslutas om • ändring av föreningens stadgar • överlåtelse eller inteckning av fastighet eller överlåtelse av annan egendom som är betydande med hänsyn till föreningens verksamhet • omröstnings- och valordning som avses i 30 § • val eller avsättning av styrelsen, en styrelsemedlem eller en revisor • fastställande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet samt om • upplösning av föreningen. I stadgarna kan bestämmas att styrelsen kan besluta om försäljning, byte och inteckning av föreningens egendom. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

12. Mötesförberedelser (forts.) Uppställning för möteskallelse • organisationens namn • mötets karaktär • mötesplatsen och adressuppgifterna • tid • ärenden • tidpunkt och plats för utfärdande av kallelse • underskrift Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

13. Mötesförberedelser (forts.) Kallelsens tidtabell Sändningssättet och –tiden för möteskallelsen finns angiven i klubbens stadgar. Ofta finns det en längre tid angiven då det är frågan om års- eller valmöten samt extra möten. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

14. Mötets allmänna gång Föredragningslistan/arbetsordningen Föredragningslistan är en förteckning över ärenden, som kommer att bli behandlade under mötet. Exakt definierad borde föredragningslistan även innehålla förslagen till beslut. Om endast ärenden finns rubricerade använder man ibland begreppet dagordning, men ordet associeras ändå oftast till förhandlingar och diskussioner. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

15. Mötets allmänna gång (forts.) Föredragningslistan/arbetsordningen (forts.) I vanlig mötespraxis är dessa begrepp ofta inexakt definierade och begreppet arbetsordning används i åtminstone två olika betydelser: (1) föredragningslistan blir arbetsordning: ”föredragningslistan godkänns som mötets arbetsordning” (2) arbetsordningen är en förteckning över mötets förfaringssätt och om reglerna för mötesordningen Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

16. Mötets allmänna gång (forts.) Föredragningslistan/arbetsordningen (forts.) Då det är möjligt att klart definiera innehållet i begreppet arbetsordning, borde man använda det endast då man hänvisar till mötets förfaringssätt. Föredragningslistan å sin sida avser ärenden, som kommer att behandlas. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

17. Mötets allmänna gång (forts.) Modell för föredragningslista Inledande åtgärder 1. Mötet öppnas 2. Mötet organiserar sig 3. Stadgeenlighet och beslutförhet 4. Föredragningslistan godkänns 5. Anmälningsärenden Beslutsärenden 6. 6 - n Beslutsärenden med olika rubriker Avslutande åtgärder Eventuella övriga ärenden Mötet avslutas Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

18. Mötets allmänna gång (forts.) Inledande åtgärder 1. Mötet öppnas - Sammankallare (presidenten) - Öppningstal (stående) - Talets längd beror på mötets viktighet - Rakt på sak vid ofta förekommande möten t.ex. styrelsemötet - Tidpunkten för mötet har anmälts, det är onödigt att vänta. Att vänta på de deltagare som försenar sig sker på bekostnad av dem som redan är på plats och framskjuter avslutningstiden. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

19. Mötets allmänna gång (forts.) Inledande åtgärder 1. Mötet öppnas (exempel) @ i exemplen avser klubbslag @@@ Välkomna till Lions Club Testimaas månadsmöte. Välkomsthälsning/tal Jag förklarar mötet öppnat … @ Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

20. Mötets allmänna gång (forts.) Inledande åtgärder (forts.) 2. Att organisera sig - Den som öppnade mötet leder talet, den valda mötesordföranden fortsätter organiserandet. - Mötesfunktionärerna väljs enligt mötets behov och stadgarna: ordföranden, sekreteraren, protokolljusterarna och rösträknarna. - Även andra beslut fattas som hänför sig till mötesordningen och beslutsfattningen, t.ex. att be om ordet, röstningar, personval, repliker, presentation av ärenden, allmän diskussion, pauser, klämmar o.s.v. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

21. Mötets allmänna gång (forts.) Inledande åtgärder (forts.) 2. Att organisera sig (exempel) Vi går över till punkt 2 – att organisera sig. Enligt stadgarna fungerar klubbens sekreterare som mötets sekreterare. Vi väljer två protokolljusterare och två rösträknare åt mötet. Får jag förslag … XX och YY är valda till protokolljusterare och VV samt KK till rösträknare … @ Samtidigt konstaterar vi, att EE som ombetts att hålla föredrag är närvarande … vilket antecknas i protokollet … @ Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

22. Mötets allmänna gång (forts.) Inledande åtgärder (forts.) 3. Stadgeenlighet och beslutförhet Tre steg till att konstatera mötets stadgeenlighet och beslutförhet: • Villkoren för beslutförhet konstateras (högläsning av momentet i fråga från stadgarna). • Konstateras att villkoren uppfyllts och nödvändiga dokument presenteras (tidningsannons el.dyl.). • Beslutet konstateras. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

23. Mötets allmänna gång (forts.) Inledande åtgärder (forts.) 3. Stadgeenlighet och beslutförhet (exempel) Vi går till punkt 3 – stadgeenlighet och beslutförhet. Enligt § 10 i stadgarna konstateras följande: (läser nämnda §). Alla medlemmar har fått kallelse om det här mötet den 4 april och på plats finns 24 av klubbens medlemmar. Villkoren i stadgarna uppfylls, så mötet kan konstateras stadgeenligt sammankallat och beslutfört … @ Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

24. Mötets allmänna gång (forts.) Inledande åtgärder (forts.) 4. Godkännande av föredragningslistan - Föredragningslistan fastställs till arbetsordning. - Ordföranden får inte avvika från arbetsordningen. - Kan ändras med beslut av mötet (med inlägg om arbetsordningen). Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

25. Mötets allmänna gång (forts.) Inledande åtgärder (forts.) 4. Godkännande av föredragningslistan (exempel) Vi går över till punkt 4 – att godkänna föredragningslistan. Föredragningslistan har delats ut åt alla deltagare. Vill ni göra ändringar i den …. Om inte, så godkänner vi föredragningslistan...@ Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

26. Mötets allmänna gång (forts.) Inledande åtgärder (forts.) 5. Anmälningsärenden - Bör vara informerande till sin karaktär. - Bör inte binda beslutsmässigt. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

27. Mötets allmänna gång (forts.) Inledande åtgärder (forts.) 5. Anmälningsärenden (exempel) Vi går över till punkt 5 - anmälningsärenden. Klubben har fått följande brev: … Jag föreslår, att vi i protokollet antecknar att ärendet informerats på mötet … godkänns ... @ Har deltagarna andra ärenden att meddela mötet … Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

28. Mötets allmänna gång (forts.) Beslutsärenden 6. 6 - n Beslutsärenden med olika rubriker - Ärenden, för vilka man sammankallat mötet. - Behandlas ovillkorligen enligt grundprincipen för behandling av ärenden. - Beslutsparagraferna bör anges i följdriktig ordning på föredragningslistan/arbetsordningen. - Vanligtvis behandlas först stadgeenliga ärenden, sedan aktuella ärenden som styrelsen förberett och till sist övriga, som t.ex. arbetsgrupper framför. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

29. Mötets allmänna gång (forts.) Avslutande åtgärder Eventuella övriga ärenden Finns på föredragningslistan, i fall det uppkommer ärenden under mötet, som inte fått egna punkter angivna, t.ex. deltagarnas frågor och förslag. Man bör ändå undvika att fatta egentliga beslut och hellre ge dem vidare som anvisningar åt styrelsen eller viss arbetsgrupp. Då får de en korrekt beredning och och vid behov kan de tas upp för ny behandling på allmänna mötet. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

30. Mötets allmänna gång (forts.) Avslutande åtgärder (forts.) Eventuella övriga ärenden (forts.) - Beslut bör fattas enligt stadgarna. - Beakta mötets arbetsordning vid godkännandet av beslut. - Ärenden, som kan tas till behandling: - anmälningsärenden; något tas till behandling - beslutsärenden; något tas till behandling - det som mötet besluter att ta upp till behandling - Observera föreningslagens § 24. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

31. Mötets allmänna gång (forts.) Avslutande åtgärder (forts.) Att avsluta mötet - Mötets ordförande tackar deltagarna. - Talar kort. - Exempel: Jag förklarar Lions Club Testlands månadsmöte avslutat … @@ Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

32. Mötets allmänna gång (forts.) Avslutande åtgärder (forts.) Att avbryta mötet • Inlägg om arbetsordningen eller på förslag av ordföranden. • Mötet kan när som helst besluta om att avbryta mötet för viss tid t.ex. för att föra diskussioner. - Exempel: Jag avbryter Lions Club Testlands månadsmöte för att hålla matpaus. Mötet fortsätter kl. 19.40 ... @ Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

33. Ärendets behandling under mötet Det finns etablerade sätt att behandla ärenden under möten. I föreningsverksamhet används två sätt: det korta formuläret samt en grundprincip att behandla ärenden. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

34. Ärendets behandling under mötet (forts.) Grundprincip Ärendets behandling börjar alltid med en presentation av det. Presentationen utförs av mötets ordförande eller den person som förberett ärendet. Syftet med presentationen är att ge en utgångspunkt åt diskussionen. Presentationen innehåller ofta ett förslag till att lösa ärendet. Vid personval ges det i allmänhet inget förslag. Mötets ordförande ger ordet alltid först till den som presenterar ärendet. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

35. Ärendets behandling under mötet (forts.) Grundprincip (forts.) Exempel Vi går över till arbetsordningens punkt 10: Förverkligandet av aktiviteten. Jag ber kommitténs ordförande att presentera ärendet. Vi går över till arbetsordningens punkt 7, som behandlar valet av klubbens revisorer. Enligt 14 § i våra stadgar … Först väljer vi de egentliga revisorerna. Jag ber om förslag. Arbetsordningens punkt 12: Medlemsavgiftens storlek för nästa period. Klubbens styrelse föreslår, att medlemsavgiften skulle vara 80 euro. Ordet är fritt. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

36. Ärendets behandling under mötet (forts.) Grundprincipen (forts.) Diskussionen • Ordföranden delar ut inläggen i den ordning man anhållit om dem, t.ex. Till nästa talar lion Liisa, var så god! • Inlägget börjar alltid med att man tilltalar mötets ordförande, t.ex. lionpresident, eller lionordförande. • Inläggen kan gälla t.ex. ändringsförslag, bordläggning av förslag, förkastande av förslag, stödjande av förslag, kritik, repliker eller kompletteringar. Tal i form av repliker kan användas endast om man kommit överens om detta då mötets förfaringssätt godkänts. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

37. Ärendets behandling under mötet (forts.) Grundprincipen (forts.) Att avsluta en diskussion • Då alla tal hållits, kan ordföranden avsluta diskussionen, t.ex.: Vill någon ännu tala? Om inte, så förklarar jag diskussionen avslutad … @ • Man får inte längre be om ordet i ifrågavarande ärende. • Man kan gå tillbaka endast i det fall, då mötet självt p.g.a. någon senare omständighet vill ändra på sin arbetsordning och gå tillbaka till diskussionen. Ordföranden bör minnas att avsluta diskussionen även om ingen bett om ordet under diskussionen. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

38. Ärendets behandling under mötet (forts.) Grundprincipen (forts.) Att konstatera och kontrollera förslag • Ordföranden konstaterar vad som föreslagits och låter mötet godkänna hans tolkning. • Förklarar förslagets innehåll: vem gjorde, relevant innehåll, fick det medhåll, kan man rösta om förslaget och ger det ett namn. T.ex. Under diskussionen talade tre personer. I huvudförslaget föreslog styrelsen att medlemsavgiften skulle vara 80 euro per verksamhetsperiod. Jag kallar detta för 80 euros förslaget. Arola föreslog att den skulle vara 85 euro. Förslaget understöddes av Yrjölä. Jag kallar detta för 85 euros förslaget. Keto föreslog 75 euro till medlemsavgift. Ingen understödde detta, så det förslaget förfaller. Godkänner ni min tolkning av diskussionen? … @ Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

39. Ärendets behandling under mötet (forts.) Grundprincipen (forts.) Att kungöra beslut • Om det gjorts två eller flera förslag, som det går att rösta om, följer röstning. • Om det finns bara ett förslag, kungör ordföranden förslaget som mötets beslut. T.ex. Mötet har enhälligt valt Matti Virtanen och Ville Virta som klubbens egentliga revisorer för nästa period. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

40. Ärendets behandling under mötet (forts.) Grundprincipen (forts.) Att avsluta behandlingen av ett ärende • Behandlingen av ett ärende avslutas genom att ordföranden säger t.ex. Jag förklarar behandlingen av punkt 7 i arbetsordningen avslutad … @ Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

41. Ärendets behandling under mötet (forts.) Det korta formuläret • Används i ärenden, som sällan orsakar diskussion. • Sådana ärenden är bl.a. konstaterandet av beslutförheten, godkännandet av arbetsordningen och förfaringssätten, protokolljusterandet, konstaterandet av förslag, beslutandet om röstningsförfarandet, bekräftandet av röstningsresultat och inläggen om arbetsordningen. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

42. Ärendets behandling under mötet (forts.) Det korta formuläret (forts.) Presentation av ärendet • I allmänhet är det ordföranden som presenterar ärendet. • Ett huvudförslag ingår alltid. T.ex. Styrelsen föreslår, att klubben anskaffar en bok om grunderna i föreningsverksamhet. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

43. Ärendets behandling under mötet (forts.) Det korta formuläret (forts.) Att öppna en diskussion • Diskussionen öppnas egentligen inte. I stället konstaterar ordföranden: Kan vi godkänna … @ Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

44. Ärendets behandling under mötet (forts.) Det korta formuläret (forts.) Att avsluta en diskussion och kungöra beslutet • Efter en liten paus säger ordföranden: ”Godkänns” - och slår klubban i bordet @ • Det betyder att diskussionen är avslutad. • Vid behov kan ordföranden ännu upprepa beslutet. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

45. Ärendets behandling under mötet (forts.) Det korta formuläret (forts.) Att avsluta behandlingen av ett ärende • På samma sätt som i grundprincipen d.v.s. Jag förklarar behandlingen av punkt 8 i arbetsordningen avslutad … @ Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

46. Ärendets behandling under mötet (forts.) Inlägg om arbetsordningen Vilken deltagare som helst kan be om ordet för att göra ett forslag om mötets tekniska gång, om ordförandens arbetssätt eller i dylikt ärende. Då man ber om ordet bör man meddela att det gäller ett inlägg om arbetsordningen: T.ex. Lionpresident, om arbetsordningen. Ges genast då man ber om det, men man avbryter dock inte ett pågående tal. Ordföranden avbryter alltså behandlingen av det aktuella ärendet, då någon ber om ordet om arbetsordningen, och mötet övergår till att behandla ärendet som blir föreslaget. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

47. Ärendets behandling under mötet (forts.) Inlägg om arbetsordningen (forts.) • I inlägget om arbetsordningen kan man ingripa på följande: - Talens längd eller antal. - Uppdelandet av ärenden. - Avbryta mötet för diskussion, mat eller vädring. - För att ge förslag till att skjuta upp mötet, del av mötet eller ett ärende. - Ge viktigt meddelande åt mötet. - Byte av ordförande. - Anmärka på fel som ordföranden gjort. - Ge förslag till ändring av arbetsordningen. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

48. Ärendets behandling under mötet (forts.) Inlägg om arbetsordningen (forts.) I inlägget om arbetsordning får man inte framföra en åsikt eller ett förslag om ärendet som just då är under behandling. En förbrytelse mot detta anses mycket grovt. Ordföranden konstaterar: T.ex. Tack, kan förslaget godkännas …@ Om förslaget inte vinner understöd, förfaller förslaget … @ Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

49. Beslutsfattning under mötet Föreningslagen 27 § Som föreningens beslut gäller, om inte något annat följer av stadgarna: • den mening som vid omröstning fått mer än hälften av rösterna, • vid lika röstetal, den mening som mötets ordförande meddelar att han omfattar eller, då omröstning sker vid särskilda omröstningstillfällen eller med anlitande av posten, den mening som vinner vid lottdragning samt • vid ändring av stadgarna, upplösning av föreningen och överlåtelse av huvuddelen av föreningens egendom, den mening som vid omröstning biträtts av minst tre fjärdedelar av rösterna. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik

50. Beslutsfattning under mötet (forts.) Omröstningar Med röstning avses ett förfarande att få till stånd ett beslut, då flera tar del i beslutsfattandet och samtidigt inte är överens om hur frågan borde lösas. Rösträknare har valts för att bestyrka riktigheten i röstningens slutresultat. Finlands Lionsförbund r.f./Mötesteknik