Affärsområde ledningsstöd och affärsutveckling

1. Affärsområde ledningsstöd och affärsutveckling Joakim Kristensson

2. Affärsområde ledningsstöd och affärsutveckling Vad är det egentligen och vad gör vi?

5. Funktionsområde kommunikation Resultatet sex avdelningar! • Informationsavdelningen • Lön och personal • Landstingshälsan • Affärsenheten • Redovisningsavdelningen • Ekonomi Men många fler verksamheter…

6. Funktionsområde kommunikation Stor bredd • Ca 130 st medarbetare uppdelat på: • 32 st olika roller och • 25 st olika funktioner

7. Funktionsområde kommunikation Vad är den gemensamma nämnaren? Så… Eller är det bara en blandning av lite allt möjligt…?

8. Informationsavdelningen Jenny Gustavsson

9. Funktionsområde kommunikation Om informationsavdelningen Kommunikations-direktör Systemförvaltare 1 person Informatörer 3 personer Informations-avdelningen 1 avdelningschef/ informatör Landstings-service Affärsområde ledningsstöd och affärsutveckling Tryckteknik 2 personer Grafisk formgivare 1,4 person Administrativt stöd formgivning 1 person Funktionsområde kommunikation

10. Vad gör en informationsavdelning? • Vår verksamhet är ett strategiskt och operativt instrument för landstinget för att utveckla intressenternas kunskap, inställning och engagemang. • Informationsavdelningen ska se till att intressenterna har relevant information om landstinget och förstår vår verksamhet. • Vi strävar alltid efter att så mycket information som möjligt är tillgänglig och förståelig.

11. Det handlar om budskap • Analyserar • Ger råd och coachar • Planerar och sätter mål • Formulerar • Kanaliserar • Förvaltar

12. Det här gör vi också…

13. Det här gör vi också • Vi gör en annons varannan dag. • Vi skriver nästan två nyheter och pressmeddelanden varje arbetsdag året om. • Vi planerar och genomför 10-15 kampanjer årligen, till exempel NPÖ, Stroke, Antibiotika, Akuten, HPV, Frisktandvård, Rabatten, Säsongsinfluensan…

14. … och det här • Vi har hand om fyra olika webbplatser • Vi använder tre olika verktyg för detta • Vi ger support till cirka 120 personer som arbetar med våra olika webbplatser • Dessutom har vi ansvar för landstingets närvaro i sociala medier

15. Vi bryr oss om miljön • 2011 vägde Landstingskatalogen 186 gram och trycktes upp i 95 000 exemplar. • 2012 vägde katalogen 112 gram och trycktes upp i 85 000 exemplar. • Vi sparade 8,17 ton papper. • För att göra 8,17 ton papper behövs 123 träd och det går åt lika mycket energi som för att brygga 1 307 200 koppar kaffe.

16. Vi bryr oss om miljön • Allt papper vi trycker på är miljömärkt och våra upphandlade tryckerier är miljöcertifierade. • Maskinerna på tryckericentralen är energicertifierade och vi strävar efter att bli ännu bättre. • Tryckericentralen kommer dessutom att vara en nyckelfunktion i digitaliseringen av landstingets blanketter.

17. Annika Risberg Avdelningen lön och personal

18. Avdelningens olika funktioner

19. Avdelningens olika funktioner

20. Personalprocess – personalförsörjning - rekrytering Anställnings-avtal - LtB Per-sonal-försörj. Rekry-tering. Nyanställd vid Landstinget Blekinge!! Löne-sättn. Behov Ref. Analys/ Kravprofil Annons Urval Intervju-er Urval

22. Lite av intresse: • Heroma helpdesktelefon ank 2640 har öppet alla vardagar. I snitt inkommer 100 samtal per dag till funktionen lön! • Vi säkerställer landstingets kompetensbehovgenom samarbete med gymnasie- och högskolor samt universitet och tar emot • ca 150 sjuksköterskestudenter • ca 16 distriktsköterskestudenter • ca 85 gymnasieelever.

23. Ytterligare lite av intresse: • Idag löneväxlar 434 av våra medarbetare för en summa av 2 000 000 kronor per månad! • Varje månad är landstingets bruttolönekostnad ca 129 300 000 kronor. Netto att utbetala är ca 92 000 000 kronor. Den redovisade skatten är ca 37 300 000 kronor! • Åldersstrukturen i Landstinget visar att ca 800 av våra medarbetare är mellan 60 och 65 år!

24. Landstingshälsan Fredrik Björklund

25. Företagshälsovård enligt AML Med företagshälsovård avses en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. FH skall särskilt arbeta för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser samt ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa. (SFS 1977:1160, 3 kap 2c§)

26. Vårt uppdrag

27. Tre arbetsperspektiv

28. Vi bidrar med kunskap…

29. Åtta professioner och en chef

30. Åtta professioner och en chef

31. Vad skulle man i högre grad kunna använda oss till? • Strategiska dialoger inför t.ex. förändringar • Förebyggande insatser • Viktgrupper • Sluta röka/snusa-grupper • Kom igång med träning • Stressförebyggande åtgärder • Komma till rätta med sömnproblematik

32. Personalgymmen

33. Det här visste du inte om oss… • På löpbanden i gymmet i Karlskrona har 9,4 miljoner kcal förbrukats… …vilket motsvarar 1500 liter kroppsfett …samtidigt produceras en bad- tunna svett varje månad.

34. Affärsenheten Göran Zackheden

35. Länk mellan verksamhet och affärsenheten • Expert avseende förbrukningsmaterial till vården Materialkonsulent 1 medarbetare • Upphandla varor och tjänster • Teckna avtal • Avtalsförvaltning • Expert på affärer Upphandlare 6 medarbetare Fyra professioner och en chef Miljösäkerhetsrådgivare 1medarbetare • Expert på hantering av ”farligt gods” • Ansvarig för Kemikaliehanteringssystem (Klara) • Miljökrav/etiska krav i upphandlingar • Avtalsinformation • Handläggning av administrativa uppgifter Administrativ sekreterare 1 medarbetare

36. Funktionsområde kommunikation Affärsenhetens uppdrag • Affärsenheten är en strategisk resurs som agerar affärsmässigt med hög integritet och stort fokus på den goda affären. • Att stödja landstingets ledning och kärnverksamheter. • Att genom hög affärsmässighet tillgodose landstingets behov av varor och tjänster så att rätt vara/tjänst erhålls med rätt funktion, vid rätt tillfälle och till lägsta möjliga totalkostnad. • Att all upphandling/inköp följer gällande lagstiftning, Lagen om offentlig upphandling, men även följa andra lagar och regler.

37. Vad gör vi? • Tillhandahåller expertkunskap inom samtliga upphandlingsformer. • Rådgivare i affärsutvecklingsfrågor • Leder upphandlingsprojekt • Avtalsuppföljning • Avtalsjuridik • Avtalsinformation • Säkerhetsrådgivning (farligt gods) • Experter på miljökrav och sociala/etiska krav i upphandlingar • Expertrådgivning förbrukningsmaterial till vården

38. … och i siffror (2011) • Upphandlat totalt (årligt värde): 96 000 000 SEK • Per upphandlare: 53 000 000 SEK • Tidsåtgång per upphandling: 70 (200) timmar • Avtalsuppföljning per upphandlare: 300 timmar

39. … och resultat hittills (oktober 2012) • 36 st upphandlingar och större avrop har genomförts där det beräknas resultera i ett årligt värde om ca 117 mnkr • Potentiell årlig besparing beräknas till 36 000 000 SEK

40. Kostnadseffektivitet... • Landstinget har kostnader för varor och tjänster för 1 700 000 000 SEK per år (exklusive investeringar) • 10 % kostnadsreducering genom aktiv konkurrensutsättning, aktiv avtalstrohet och fokus på den goda affären? • 170 000 000 SEK ytterligare till vården - motsvarar 337 st sjuksköterskor… • Är detta möjligt? • Självklart!

41. Redovisningsavdelningen Jeanette Sisins

42. Redovisningsavdelningensuppdrag • Att bidra till en rättvisande och korrekt redovisning för Landstinget Blekinge. • Att ge stöd och hjälp till organisationen inom redovisningsområdet. • Att arbeta med utveckling och skapa möjligheter inom redovisningsområdet dels ur ett användarperspektiv och dels ur ett företagsperspektiv.

43. Dagbokshantering • Kassaavstämningar och redovisningar från 71 kassor • Momsredovisning Kassa och avstämning 4 medarbetare Leverantörsgruppen 9 medarbetare • Hantera hela leverantörsfakturaflödet • Uppdaterar attestregistret och cirkulationsmallar • Kontera och kontrollera utomlänsfakturor (stora belopp) 34 medarbetare och sex funktioner Patientadministration 5 medarbetare • Patientfakturering inkl.avtalstolkning • Ersättning till privata vårdgivare • Sjukresor Centralkassa 6 medarbetare • Patientens första kontakt • Ta betalt för bokade och obokadebesök • Fakturera uteblivet besök Redovisning & rapportering 6 medarbetare • Avstämning balanskonton, bokslut och analys • Projektredovisning och rapportering Systemförvaltargruppen 4 medarbetare • Systemförvaltning av ekonomisystemet inkl. e-handel • Utveckling, underhåll och anpassning • Filintegrering från försystem, 31 filer, varav 15 dagligen • Utveckla E-handel

44. Lite siffror /statistik • 200 000 000 kr ileverantörsbetalningar/månad • 297 000 000 kr – landstingets skatteintäkter/mån • 130 000 leverantörsfakturor per år • 225 000 patient- och kundfakturor per år • 7 500 internfakturor per år • 18 000 bokföringsorder per år • 180 000 besök via centralkassan per år

45. Vad har vi på gång? • Uppdatera den ekonomiska delen i Landstingets gallringsplan • Utveckla e-handel med möjligheter till att beställa via mailorder och sveorder • Uppföljning avseende avtalstrohet via nya uppföljnings- och rapportmodulen i Raindance • Införa bokföringsportalen i Raindance • Införa elektronisk kundfakturering från Landstinget Blekinge • Landstingets ekonomihandbok

46. Vad har vi på gång? • E-handel – förbättringspotential • Infördes 2002 • Nyttjandegrad ca 35 % • Potential 90 % • Kostnadsreducering – Eskilstuna, Luleå, Lidingö Stad • Mål?!

47. ”Det är ingen rättighet att handla, däremot en skyldighet att handla rätt”

48. Syfte med elektronisk handel • Öka köptroheten gentemot våra leverantörer • Sänka inköpskostnaderna • Utveckla och effektivisera rutiner kring inköp och fakturering

49. Verksamhetseffekter av e-handel • Överblick av alla inköp från Landstinget Blekinge • Ökad avtalstrohet • Ökad kontroll och uppföljning av våra inköp • Upptäcka ineffektivitet och omotiverade kostnader • Underlag för kommande upphandlingar • Bra leverantörs- och produktstatistik • Ökad prismedvetenhet hos beställarna • Rätt kontering med automatik • Beslutsattest vid beställning • Minskad miljöpåverkan

50. För delar i inköpsprocessen är e-handel ett effektivt stöd; hela kedjan hänger samman!