Case Kansainvälisen toiminnan laadunhallinta Kuopion yliopistossa

1. Case Kansainvälisen toiminnan laadunhallinta Kuopion yliopistossa Kansainvälisten asioiden hallinnon kevätpäivät Turku 4.-6.5.2004 Sessio III: KV-toiminnan laadunhallinta ja indikaattorit Anitta Etula, kansainvälisten asioiden päällikkö

2. KV-toiminnan laadunhallinta Kuopion yliopistossa 1. Yliopiston laatupolitiikka 2. KV-toiminnan laadun määrittely 3. KV-toiminnan laadunhallinnan määrittely 4. Indikaattorit 5. Laatutyön tilanne huhtikuussa 2004

3. 1. Laatupolitiikka • Kuopion yliopiston valitsema laatujärjestelmä, ISO 9000:2000 perustuu auditointiin • Kuopion yliopiston laatupolitiikkaan kuuluu, että yliopisto • ylläpitää sellaista laadunhallintajärjestelmää, johon nojautuen yliopisto voi suorittaa perustehtävänsä jatkuvasti luotettavasti ja korkealaatuisesti kaikilla toiminnan tasoillaan yksilön, yhteiskunnan ja ympäristön tarpeet huomioon ottaen

4. Kuopion yliopisto • perustaa strategisen johtamisensa ja toimintansa jatkuvan kehittämisen arviointien tuottamiin analyyseihin • on kansallisesti ja kansainvälisesti arvostettu ja tavoiteltu opiskelu-, työ- ja tutkimustyhteisö sekä yhteistyökumppani • edistää henkilökunnan ja opiskelijoiden työhyvinvointia.

5. 2.KV-toiminnan laadun määrittely Laatutyön periaate Suunnittelu Toiminnan parantaminen Toteutus Arviointi

6. 1. Määritellään tavoite (VISIO) mitä halutaan yliopiston kv-toiminnassa tapahtuvan (STRATEGIA) 2. Hyvä kv-toiminnan laatu toteutuu, kun saavutetaan asetetut tavoitteet (TOIMENPITEET ja KEINOT) 3. Päätetään, millä tuloksilla onnistumista/ epäonnistumista mitataan (INDIKAATTORIT)

7. 4. Tuloksia seurataan indikaattoreilla ja niitä arvioidaan sovituin väliajoin (SEURANTA JA ARVIOINTI) 5. Toimintaa analysoidaan ja päätetään tarvittavista parannustoimenpiteistä; onnistuneita toimintoja jatketaan >>> kansainvälisen toiminnan halutut tulokset paranevat ja tavoitteisiin päästään paremmin>>> kv-toiminnan laatu paranee (TOIMINNAN SYSTEMAATTINEN PARANTAMINEN).

8. 3.KV-toiminnan laadunhallinnan määrittely • KV-toiminnan laadunhallinta Kuopion yliopistossa on toiminnan jatkuvaa systemaattista parantamista itse määriteltyjen tavoitteiden suuntaan, omin ehdoin ja yhdenmukaisesti valtakunnallisten tavoitteiden kanssa.

9. Laatu -menestyminen Tavoitteet – laatutekijät - imago Johtaminen Toiminnot Analyysi ja toiminnan kehittäminen htamine Toimin-nan tulokset Asiakastyytyväisyys Indikaattorit ja mittarit

10. 4. Indikaattorit • Toiminnan mittareiden ja indikaattoreiden valinta • Eri toimintojen indikaattorit ja mittarit • Eri toiminnan tulosten indikaattorit ja mittarit • Eri tasojen indikaattorit ja mittarit • Jo olemassa olevat tilastot, evaluoinnit... • Tarvitaanko uusia? Hälytyskelloja? • Kuinka usein mitataan? – nopeat ja hitaat mittarit

11. Indikaattorit • Mittaristojen tulee olla • Spesifisiä, mittaavat sitä mitä halutaan • Kohtuullisesti toteutettavia • Helposti tulkittavia ja toimenpiteisiin johtavia • Asiaankuuluvia, tärkeitä tunnuslukuja • Oikea-aikaisia • Mitä- ja miksi-mittarit • Aloitetaan MITÄ-mittareista, jotka kuvaavat saako asiakas sitä mitä haluaa • Jatketaan MIKSI-mittareilla, jotka kuvaavat miksi jokin on niinkuin on

12. Vaikuttavuusindikaattorit • Harmaa alue / harmaat alueet • Kokonaisuus tiedostetaan >> toiminnan hallinta

13. 4.1. OPM:n käyttämiä tuloksellisuuden indikaattoreita • Suhde: perusopiskelijoita ulkomailla yli 3 kk vaihdossa / kauden 2004-06 yliopiston asettama vaihtotavoite • Suhde: lähtevät vaihto-opiskelijat / saapuvat vaihto-opiskelijat • Suhde: ulkomaalaisten opiskelijoiden suorittamat tutkinnot / kaikki suoritetut tutkinnot

14. 4.2. Kuopion yliopiston instituutiotason kehitteillä olevat indikaattorit • Suhde: tulevat vaihto-opiskelijat / lähtevät vaihto-opiskelijat (*) • Suhde: suoritetut vieraskieliset ov:t / kaikki suoritetut ov:t (*) • Opettajien ja tutkijoiden tekemät vierailut ulkomaisiin yliopistoihin: alle 2 vk , alle 1kk ja vähintään 1 kk. (*) • KuYn järjestämien kv-kongressien määrä • Englanninkielisten maisteriohjelmien laatu • Ulkomaalaisten tutkinto-opiskelijoiden määrä

15. 4.3. KuY:n toimintayksiköiden käyttämiä indikaattoreita • Instituutiotason indikaattoreista (*) -merkittyjä suositellaan käytettäväksi • Toimintayksikköjä kehotetaan myös pohtimaan omia indikaattoreita • Jokaisen toimintayksiön laatukäsikirjassa määritellään laadukkaat kv-toiminnan toimintatavat

16. 4.4. KV-osaston toiminnan mittareita • Tilastot • Lähtevät vaihto-opiskelijat (kaikki ja vaihto-ohjelmittain) • Saapuvat vaihto-opiskelijat (kaikki ja vaihto-ohjelmittain) • Opettajien alle 2 vk:n vierailut ulkomaisiin yliopistoihin • Kyselyt • Osaston tekemät kyselyt asiakasryhmille (18 eri kyselyä) • Kerran 3-5 vuodessa tehtävät koko hallintokeskuksen asiakaspalvelutyytyväisyyskyselyt.

17. KV-osastossa seurattavia yliopiston kv-toiminnan mittareita • Vaihto-opiskelijaliikkuvuus • Lähtevät opiskelijat tiedekunnittain • Saapuvat opiskelijat tiedekunnittain • Laitosten/koulutusohjelmien osallistuminen kansainvälisiin CD-hankkeisiin koordinaattorina tai partnerina • Vieraskielinen opetus • Tarjotut vieraskieliset ov:t ja/tai maisteriohjelmat koulutusaloittain • Suoritetut vieraskieliset ov:t ja/tai maisteriohjelmat koulutusaloittain • Ulkomaalaiset tutkinto-opiskelijat • Opiskelijoiden määrä (perus- ja jatkotutkinnot) • Opiskelijoiden suorittamat tutkinnot (perus- ja jatkotutkinnot) • Opettajavierailut • Lähtevät opettajat (2vk-1kk ja yli 1 kk) • Saapuvat opettajat (alle1kk ja vähintään 1 kk)

18. 5. Laatutyön tilanne KuY:ssa huhtikuussa 2004 5.1 Yliopisto • Päälaatukäsikirja yliopiston hallituksen käsittelyyn kesäkuussa 2004 • Toimintayksiköt valmistavat laatukäsikirjansa • Koulutettu • koko yliopistoyhteisö henkilöstölle kohdennetuissa laatutyön seminaareissa • toimintayksiköiden laatuvastaavat • yliopistolle sisäiset auditoijat • esimiehet oman toimintayksikkönsä auditointiin

19. Johdon katselmus 27.4.2004, jossa arvioidaan mittareiden pohjalta koko yliopiston toiminta • Auditoitu 6 toimintayksikköä tähän mennessä, vuoden 2004 loppuun mennessä kaikkiaan 10-15 toimintayksikköä • Yliopiston opetuksen laadunhallinta-järjestelmä ulkopuoliseen auditointiin 2006

20. 5.2 Kansainvälisten asioiden osasto • Kv-osaston laatukäsikirja netissä toukokuussa 2004 ja osasto auditoidaan syyskuussa 2004 • Kerran vuodessa ”katselmus” osastossa • Kerran vuodessa tulosneuvottelu hallintojohtajan kanssa; arvioidaan • laatujärjestelmän toimivuus • tulokset • Benchmarking suunnitteilla University of Surreyn (UK) ja University of Trondheimin (NO) kanssa.

21. Muita kv-toiminnan laatuindikaattoreita LIIKKUVUUS • Kuinka hyvin ulkomailla suoritetut opinnot luetaan hyväksi kotiyliopistossa. Mittari, %. • Vaikuttaako ulkomainen opintojakso tutkinnon työmarkkina-relevanssiin. Mittari, työnantajille tehty kysely. OPETUS • Miten opettajan ulkomainen opetusjakso vaikuttaa opetuksen laatuun (sisällön monipuolistuminen, opetustekniikat). Mittari, opiskelijakyselyt. • Miten ulkomailla olleet opiskelijat vaikuttavat kotiyliopiston opetuksen kehittymiseen? Mittari, kyselyt opettajille. • Onko kielten opetus yliopistossa riittävää? Mittari, Miten menee –kysely valmistuneille ja sen kielitaitoindikaattori.

22. KV-PALVELUT • Vaihtojärjestelyt koti- ja isäntäyliopistossa: • motivointi ja tiedottaminen, valintaprosessi, lähtöön valmennus ja orientaatiot, kurssien valinta ja ECTS-prosessi, • tulo-orientaatio isäntäyliopistossa, vaihdon aikana tapahtuva akateeminen ja sosiaalinen neuvonta ml. tuutorit ja ystäväperheet, • paluuorientaatio palattua kotiyliopistossa. >> Kyselyt ennen vaihtoa ja sen jälkeen. • Jos liikkuvuus takkuilee, opiskelijoita palaa ennenaikaisesti kotiyliopistoon, mikä vikana isäntäyliopistossa? Henkilökohtainen palaute.