Chapter 2

1. Chapter 2 The Business Case (กรณีศึกษาทางธุรกิจ)

2. Chapter 2 Objectives • ให้นิยามว่า กรรมวิธี (methodology)คืออะไร และ อธิบายบทบาทของมันในการรองรับโครงการที่เกี่ยวข้องกับ IT • ระบุถึงเฟสต่าง ๆ และโครงสร้าง (infrastructure)ที่ประกอบขึ้นเป็นกรรมวิธีในการบริหารโครงการเกี่ยวกับ IT (IT project methodology) ที่กล่าวเอาไว้ในบทนี้ • พัฒนาและประยุกต์ใช้แนวความคิดของคุณค่าที่เกิดแก่องค์กรอันสามารถวัดได้ของโครงการนี้ (project’s measurable organizational value (MOV)) • อธิบายถึง Business case และการจัดเตรียม • แยกแยะระหว่างแบบจำลองเชิงการเงิน(financial models)และ แบบจำลองเชิงคะแนน (scoring models) • อธิบายถึงกระบวนการคัดเลือกโครงการต่าง ๆ รวมทั้งการใช้แนวทางของ Balanced Scorecard approach.

3. อธิบายถึงความโปร่งใสของ IT (IT Governance) และมันช่วยให้มั่นใจได้อย่างไรว่า การลงทุนในโครงการ IT ได้ปรับเข้ากับกลยุทธ์ขององค์กรและยังคงสอดรับกับวิสัยทัศน์ตั้งต้นขององค์กร • อธิบายถึงบทบาทของเจ้าหน้าที่บริหารโครงการ (Project Management Officer, PMO) ในองค์กร

4. กรรมวิธี (Methodology) • Methodology หมายถึงแผนระดับกลยุทธ์ที่ใช้ในการบริหารและควบคุมโครงการต่าง ๆ ของ IT • เทมเพลต (template) สำหรับช่วงเริ่มต้น (initiating), การวางแผน (planning) และการพัฒนา (developing) ระบบสารสนเทศ • คำแนะนำที่จำเป็นต่อการสนับสนุนโครงการ IT : • เฟสหรือระยะต่าง ๆ (phases) • สิ่งต่าง ๆ ที่ได้จากโครงการ (deliverables) • กระบวนการต่าง ๆ (processes) • เครื่องมือต่าง ๆ (tools) • องค์ความรู้ด้านต่าง ๆ (knowledge areas) • จะต้องมีความคล่องตัวและรวมไปถึง “practices” ซึ่งเป็นการเรียนรู้จากประสบการณ์ที่ผ่านมา

5. An IT Project Methodology Deliverable มักจะได้แก่ เอกสาร และรายงานต่าง ๆ

6. เฟส หรือ ระยะต่าง ๆ (Phases) • เฟส 1:แนวความคิด (Conceptualize) และ การเริ่มต้น (Initialize) • เฟสแรกของ IT Methodology มุ่งไปที่การกำหนดเป้าหมาย (goal) โดยรวมของโครงการ • การกำหนดเป้าหมายของโครงการถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดใน IT project methodology • โครงการที่เราเลือกขึ้นมาทำนั้นมักจะมีความต้องการที่เจาะจง และความต้องการนั้นต้องเพิ่มคุณค่าที่วัดได้เป็นตัวเลข (tangible value) ให้กับองค์กร • ทางเลือกอื่น ๆ อันจะทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายต้องถูกบ่งชี้เช่นกัน แล้วต้นทุนและผลประโยชน์ตอบแทน ความเป็นไปได้และความเสี่ยงของแต่ละทางเลือกต้องถูกวิเคราะห์ หลังจากทำการวิเคราะห์แล้วทางเลือกที่ดีที่สุดต้องถูกระบุเพื่อขอเงินทุนสนับสนุน

7. ท้ายที่สุด เป้าหมายของโครงการและการวิเคราะห์ทางเลือกที่สนับสนุนเป้าหมายจะถูกสรุปออกมาในเชิงของสิ่งที่ต้องส่งมอบ (deliverable) ซึ่งถูกเรียกว่า Business case • ผู้บริหารระดับสูงจะใช้ Business case ในระหว่างกระบวนการคัดเลือกว่าจะให้เงินทุนสนับสนุนโครงการใด

8. เฟส 2:การพัฒนา(เขียน) โปรเจ็ค ชาร์เตอร์(Project Charter)และรายละเอียดของแผนของโครงการ (Detailed Project Plan)ที่ถูกนิยามอยู่ในเทอมของโครงการ อันได้แก่: • ขอบเขต (scope) • ตารางเวลา (schedule) • งบประมาณ (budget) • วัตถุประสงค์เชิงคุณภาพ (quality objectives)

9. โปรเจ็ค ชาร์เตอร์ (Project Charter)คืออะไร ? • Project Charter คือสิ่งสำคัญที่ให้ออกมา (key deliverable) ของเฟสที่ 2 ของ IT Methodology จะใช้เพื่อนิยามว่า โครงการจะถูกจัดโครงสร้างอย่างไรและทางเลือกอื่น ๆในโครงการให้คำแนะนำไว้อย่างไร เงินทุนที่ได้รับการอนุมัติมาจะถูกนำมาใช้อย่างไร • Project Charter จะเป็นโอกาสที่จะแสดงเป้าหมายของโครงการ (Project’s goal) ให้ชัดเจน และ กำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการ (Project’s objective) ในเทอมของ ของเขต (scope) ตารางเวลา (schedule) ค่าใช้จ่าย (budget) และ มาตรฐานทางคุณภาพ (quality standards) • นอกจากนั้น Project Charter ยังเป็นการบ่งชี้ และ ให้อำนาจกับผู้บริหารโครงการในการเริ่มต้นเข้าไปดำเนินการกระบวนการและงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ System Development Life Cycle (SDLC)

10. แผนของโครงการ (Project Plan)จะให้รายละเอียดทางเทคนิคที่เกี่ยวข้องกับผู้ที่ต้องทำงานของโครงการ(ว่าต้องทำอะไรบ้าง และ ทำเมื่อใด) Project plan จะตอบคำถามต่อไปนี้ • ใครคือผู้บริหารโครงการ • ใครคือสปอนเซอร์ของโครงการ (Project Sponsor) • ใครอยู่ในกลุ่มของโครงการ • บทบาทอะไรที่แต่ละคนต้องเล่น • ขอบเขตของโครงการคืออะไร • ต้นทุนของโครงการเป็นเท่าใด • โครงการใช้เวลาใช้เวลานานเท่าใด • ต้องการทรัพยากรและเทคโนโลยีอะไรบ้าง

11. เครื่องมือ เทคนิค แนวทางใดที่จะใช้ในการพัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นมา • งานหรือการดำเนินการใดบ้างที่ต้องทำเพื่อให้โครงการเดินไปข้างหน้า • งานและการดำเนินการนั้น ๆ ใช้เวลานานเท่าใด และใครรับผิดชอบ • องค์กรจะได้อะไรจากการเสียเวลา เงิน และทัพยากรในการทำโครงการนี้ • นอกจากนั้น ขอบเขตของโครงการ ตารางเวลา งบประมาณ และ เรื่องของคุณภาพต้องกำหนดอย่างละเอียด แม้ว่ามันบางส่วนจะอยู่ใน Business case แล้วก็ตาม แต่เอกสารทั้งสองตัวคือ Business case และ Project charter ถือเป็นเอกสารที่แยกอิสระจากกัน ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้

12. 1) Business case จะถูกพิจารณาในเชิงภาพใหญ่ในเชิงการวางแผนกลยุทธ์ในระดับสูง (high level strategic planning) อันเป็นการนิยามและและตกลงร่วมกันเกี่ยวกับเป้าหมายของโครงการและการกำหนดทางเลือกในการทำโครงการ อันเป็นไปเพื่อการอนุมัติเงินทุนเพื่อทำโครงการ เมื่อโครงการได้รับการอนุมัติแล้ว Project charter จะใช้บ่งบอกถึงรายละเอียดของโครงการในเชิงใครต้องทำอะไรและทำเมื่อใด • 2) Project charter และ แผน เป็นผลิตผลมาจากการวางแผนเชิงยุทธวิธี (tactical planning) เป็นรายละเอียดอันเกิดจากการกำหนดว่าเป้าหมายของโครงการจะบรรลุได้อย่างไร • 3)Project charter เป็นการแยกขั้นตอนต่าง ๆ ออกจากกันตามเวลาที่ดำเนินการ เพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในการดำเนินการหรือหยุดดำเนินการ

13. เฟส 3: การปฏิบัติการและการควบคุมโครงการโดยใช้แนวทางต่าง ๆ เช่น SDLC • นอกจากนั้นผู้บริหารโครงการต้องมั่นใจว่า สภาพแวดล้อมและโครงสร้างต่าง ๆสนับสนุนโครงการด้วย สิ่งเหล่านี้ได้แก่ • มีคนที่มีทักษะ ประสบการณ์ และองค์ความรู้ที่เหมาะสมกับโครงการ • โครงสร้างเชิงเทคนิคที่ใช้ในการพัฒนา • วิธีการพัฒนา IS และเครื่องมือต่าง ๆ • มีสภาพแวดล้อมในการทำงานถูกต้อง • มีรายละเอียดของ risk plan • มีการควบคุมขอบเขต เวลา เงินทุน และคุณภาพ

14. มีแผนปฏิบัติการ • มีแผนบริหารจัดการด้านคุณภาพ • มีแผนบริหารจัดการด้านการเปลี่ยนแปลง • มีแผนด้านการติดต่อสื่อสาร • มีแผนการทดสอบ • มีระบบบริหารงานบุคคลเพื่อประเมินผลงานและให้รางวัล

15. เฟส 4: การปิดโครงการ (Close Project) • เมื่อระบบสารสนเทศถูกพัฒนาจนแล้วเสร็จ ผ่านการทดสอบ และติดตั้งเรียบร้อยแล้ว ความรับผิดชอบในโครงการนั้น ๆ ต้องถูกถ่ายโอนไปยังผู้เกี่ยวข้องหรือสปอนเซอร์ของโครงการ • กลุ่มที่ทำโครงการจะต้องจัดเตรียมรายงานเกี่ยวกับโครงการขั้นสุดท้าย (final project report)และการนำเสนอ (presentation)ให้เป็นเอกสาร และจะต้องตรวจสอบสิ่งที่ได้รับจากโครงการ (project deliverable) ว่าครบถ้วนสมบูรณ์ เป็นไปตามที่กำหนดไว้ในขอบเขตของโครงการหรือไม่ เพื่อสปอนเซอร์ของโครงการจะได้เชื่อมั่นว่า โครงการเสร็จสิ้นสมบูรณ์แล้ว และทำการรับรองและรับช่วงต่ออย่างเป็นทางการ • ที่จุดนี้ต้นทุนทั้งหมดที่ใช้ไปในโครงการจะถูกตรวจสอบ รวมถึงการจัดการเกี่ยวกับการชำระเงินต่าง ๆ ที่ยังค้างอยู่ให้เสร็จสิ้น

16. เฟส 5: การประเมินความสำเร็จของโครงการ (Evaluate Project Success) • หลังทำโครงการโดยผู้บริหารโครงการ (project manager)และกลุ่ม(team)ทั้งหมด (ประเมินทั้งโครงการ) • 1) ประเมินสมาชิกของกลุ่มโดยผู้บริหารโครงการ • 2)ประเมินจากภายนอกเกี่ยวกับโครงการ ผู้นำโครงการ (project leader) และสมาชิกของกลุ่มโดยมุ่งเน้นในการตอบคำถามต่อไปนี้ • 1) โอกาสที่โครงการจะบรรลุเป้าหมายเป็นอย่างไร? • 2) โครงการบรรลุขอบเขต ตารางเวลา งบประมาณ และ เป้าประสงค์ทางคุณภาพ หรือไม่? • 3) กลุ่มทำโครงการได้ส่งมอบทุก ๆ อย่างที่ได้สัญญาไว้ให้กับสปอนเซอร์หรือผู้เกี่ยวข้องครบถ้วนหรือไม่?

17. 4) สปอนเซอร์ของโครงการหรือผู้มีส่วนเกี่ยวข้องพึงพอใจกับงานที่ทำในโครงการหรือไม่? • 5) ความเสี่ยงหรือความท้าทายอะไรที่กลุ่มทำโครงการได้เผชิญบ้าง? แล้วกลุ่มทำโครงการจัดการกับความเสี่ยงหรือความท้าทายนี้ได้ดีเพียงใด? • 6) สปอนเซอร์ของโครงการ กลุ่มทำโครงการ และผู้จัดการโครงการ ทำงานร่วมกันได้ดีเพียงใด? ถ้ามีข้อขัดแย้งเกิดขึ้น พวกเขาระบุข้อขัดแย้งและจัดการกับมันได้ดีเพียงใด? • 7) ผู้จัดการโครงการและกลุ่มดำเนินโครงการได้แสดงออกถึงความเป็นมืออาชีพและความมีจรรยาบรรณหรือไม่?

18. 3) ประเมินคุณค่าของโครงการที่มีต่อองค์กร (project’s organizational value) คุณค่าที่มีต่อองค์กรอาจจะยังไม่ชัดเจนทันทีที่ปิดโครงการ แต่เมื่อเวลาผ่านไปจนมองเห็นคุณค่าของโครงการเกิดขึ้น ก็จะต้องทำการประเมินเทียบกับเป้าหมายของโครงการที่กำหนดไว้ในเฟสแรกทันที

19. กระบวนการต่าง ๆ ในการบริหารโครงการ(Project management process) ตามนิยามใน PMBOK นั้น “กระบวนการ” คือ อนุกรมของการดำเนินการต่าง ๆ ที่ให้ผลลัพธ์ออกมา ดังนั้นการบวนการบริหารโครงการ (Project Management Process) เป็นการอธิบายและช่วยจัดกลุ่ม งานที่ต้องทำให้เสร็จสิ้น ส่วน Product oriented processes จะมุ่งเน้นในการสร้างและได้มาซึ่งผลิตผล (product) จากโครงการ Project management process จะประกอบด้วย: กระบวนการต่างๆ ในช่วงเริ่มต้น (Initiating processes) เป็นการเริ่มต้นโครงการเมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว กระบวนการต่าง ๆ ในการวางแผน (Planning processes) เป็นการพัฒนาและรักษาแผนการทำงานเพื่อสนับสนุนเป้าหมายโดยรวม (overall goal) ของโครงการ IT Project Management Foundation

20. กระบวนการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน(Executing processes) เป็นการประสานงานกับผู้คนและทรัพยากรต่าง ๆ เพื่อดำเนินโครงการ • กระบวนการต่าง ๆ ในการควบคุม (Controlling processes) เพื่อมั่นใจว่ามีการควบคุมอย่างถูกต้องและมีกลไกในการรายงานใช้งาน ซึ่งใช้เป็นตัวเฝ้าดูความคืบหน้าของโครงการ ใช้บ่งชี้ปัญหา และมีการดำเนินการอย่างถูกต้องยามจำเป็น • กระบวนการต่าง ๆ ในการปิดโครงการ (Closing processes) เพื่อดำเนินการปิดโครงการในเทอมของการยอมรับโครงการอย่างเป็นทางการ หรือ เป็นการยอมรับการสิ้นสุดของแต่ละเฟสด้วยความพึงพอใจ

21. วัตถุประสงค์ของโครงการ (Project Objectives) • โครงการหนึ่ง ๆ จะประกอบด้วยหลาย ๆ วัตถุประสงค์ (objectives) • วัตถุประสงค์เหล่านี้จะต้องสนับสนุน เป้าหมายโดยรวม (overall goals) • วัตถุประสงค์ข้างต้นสามารถนิยามอยู่ในเทอมของ ขอบเขต ตารางเวลา ค่าใช้จ่าย และคุณภาพ และจะเห็นว่า การแยกเป้า ประสงค์ออกจากกันโดด ๆ แล้ว เราจะไม่สามารถกำหนดความสำเร็จได้เลย

22. Tools • เครื่องมือต่าง ๆ ที่ต้องใช้สนับสนุนทั้งกระบวนการและผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เช่น • เครื่องมือและเทคนิคในการประมาณการ (estimation) • เครื่องมือในการพัฒนาและจัดการกับขอบเขต ตารางเวลา งบประมาณ และคุณภาพของโครงการ • เครื่องมือในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เช่น CASE (Computer Aided Software Engineering) การวิเคราะห์แบบจำลอง เป็นต้น

23. Infrastructure • โครงสร้าง (Infrastructure) • โครงสร้างขององค์กร (Organizational Infrastructure) • โครงสร้างของโครงการ (Project Infrastructure) • สภาพแวดล้อมของโครงการ (Project Environment) • ขอบเขตและอำนาจหน้าที่ของสมาชิกในกลุ่ม • กระบวนการและการควบคุมต่าง ๆ • โครงสร้างเชิงเทคนิค (Technical Infrastructure)

24. Project Management Body of Knowledge (PMBoK)

25. กรณีศึกษาทางธุรกิจ (The Business Case) • นิยามของกรณีศึกษาทางธุรกิจก็คือ การวิเคราะห์ถึง คุณค่า (value) ความเป็นไปได้ (feasibility) งบประมาณ (costs) ผลตอบแทน (benefits) และ ความเสี่ยง (risks) ของแผนโครงการที่เกี่ยวข้องกับองค์กร • ลักษณะของกรณีศึกษาทางธุรกิจที่ดีนั้นต้อง • มีรายละเอียดของผลกระทบ (impacts) ต้นทุน (costs) และ ผลตอบแทน (benefits) ที่เป็นไปได้ทั้งหมด • มีการเปรียบเทียบทางเลือกต่าง ๆ อย่างชัดเจน • มีวัตถุประสงค์รวมทั้งสารสนเทศที่เกี่ยวข้องอย่างครบถ้วน • มีความเป็นระบบในเทอมของ summarizing findings

26. โครงการ IT อาจเกี่ยวข้องกับ: • การลดต้นทุน • สร้างผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ ๆ • ปรับปรุงด้านการให้บริการลูกค้า • ปรับปรุงด้านการสื่อสาร • ปรับปรุงด้านการตัดสินใจ • สร้างหรือเสริมความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ ลูกค้า หรือ หุ้นส่วน • ปรับปรุงกระบวนการ • ปรับปรุงความสามารถในการทำรายงาน • สนับสนุนความต้องการของกฎหมายใหม่ ๆ

27. Process for Developing the Business Case กระบวนการในการสร้าง Business Case

28. Developing the Business Case • Step 1:เลือก Core Team ที่มีคุณสมบัติดังต่อไปนี้: • มีเครดิตเป็นที่ยอมรับ (Credibility) • ปรับแนวทางเข้าสู่เป้าหมายขององค์กร(organizational goals) • สืบค้นไปสู่ต้นทุนที่แท้จริง (Access to the real costs) • มีความเป็นเจ้าของ (Ownership) • รักษาคำมั่นสัญญา (Agreement) • เป็นนักประสานงาน (Bridge building)

29. Developing the Business Case • Step 2:นิยาม Measurable Organizational Value (MOV) the project’s overall goal • MOV ที่ดีต้อง: • วัดได้ • ให้คุณค่าแก่องค์กร • ตรงตามข้อตกลง • ตรวจสอบได้ • ควรปรับแนวทางของ MOV เข้ากับกลยุทธ์และเป้าหมายขององค์กร

30. The IT Value Chain

31. Project Goal ? • ติดตั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ใหม่เพื่อปรับปรุงการให้บริการลูกค้าในระดับโลก(world class)(วัดไม่ได้) • สนองตอบ 95% ของคำถามจากลูกค้าภายใน 90 วินาที โดยที่มีการโทรกลับมาสอบถามเรื่องเดิมน้อยกว่า 5% (วัดได้) versus

32. A Really Good Goal • I believe that this nation should commit itself to achieving the goal before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to Earth. John F. Kennedy • ถอดความ: • ส่งมนุษย์ขึ้นไปบนดวงจันทร์ (ไม่ใช่แค่ยานอวกาศ หรือ ลิงชิมแพนซีในยานอวกาศ) • ไม่ใช่แค่ไปส่งหรือรับกลับเท่านั้น ต้องทั้งไปและกลับอย่างปลอดภัย • ต้องแล้วเสร็จก่อน 1970

33. Steps to develop MOV • MOV Step 1 - บ่งชี้พื้นที่ที่ต้องการอันได้รับผลกระทบ • Strategic: ส่วนแบ่งการตลาด • Customer: สินค้าหรือบริการ • Financial: รายได้หรือผลกำไร • Operational: ประสิทธิผลในการทำงาน • Social: การศึกษา สุขภาพ ความปลอดภัย สภาพแวดล้อม • ลองดูจากตารางในหน้าถัดไป

34. กำหนดด้านที่สนใจ • เริ่มด้วยการกำหนดด้านที่สนใจหรือต้องการโฟกัส แล้วดูว่ามันมีผลกระทบอะไรบ้าง

35. Steps to develop MOV • MOV Step 2 - บ่งชี้คุณค่าที่ต้องการของโครงการที่เกี่ยวข้องกับ IT • ดีขึ้น (Better) • เร็วขึ้น (Faster) • ถูกลง (Cheaper) • ทำงานได้มากขึ้น (Do more)

36. Steps to develop MOV • MOV Step 3 - กำหนดตัววัดที่เหมาะสม (Appropriate Metric) • กำหนดเป้าหมาย (provide target) • ตั้ง/กำหนดความคาดหวัง (set expectations) • กำหนดสิ่งที่แสดงถึงความสำเร็จ/ล้มเหลว (enable success/failure determination) • ตัววัดที่ใช้กันทั่ว ๆ ไป • Money ($ £¥) (เพิ่มขึ้น หรือ ลดลง) • Percentage (%) (เพิ่มขึ้น หรือ ลดลง) • Numeric Values (เพิ่มขึ้น หรือ ลดลง)

37. Steps to develop MOV • MOV Step 4 - กำหนดกรอบเวลาในการบรรลุถึง MOV ที่ตั้งขึ้น • MOV Step 5 - ทวนสอบและทำข้อตกลงกับ Project Stakeholders • MOV Step 6 - สรุป MOV ให้ Clear, Concise Statement or Table เช่น • โครงการนี้จะประสบผลสำเร็จถ้า ………………………. • หรือใช้คำพูดเป็นประโยค เช่น • MOV: โครงการจะให้ผลตอบแทนในการลงทุน (Return on Investment, ROI) 20% และ มีลูกค้าใหม่ 500 รายภายในปีแรก หลังจากระบบใช้งาน • หรือใช้เป็นตารางดังแสดงในหน้าถัดไป

38. Sample MOV Using Table Format

39. Developing the Business Case • Step 3:บ่งชี้ทางเลือก (Identify Alternatives) • Base Case Alternative (การคงสถานะเดิมเอาไว้) • Alternative Strategies (ทางเลือก) • เปลี่ยนกระบวนการที่ใช้อยู่โดยไม่ต้องลงทุนทางด้าน IT เพิ่ม • ปรับปรุง/แก้ไขระบบจากพื้นที่อื่น ๆ ในองค์กรที่มีใช้อยู่แล้ว • ปรับรื้อระบบที่มีอยู่เดิม (Reengineer Existing System) • จัดซื้อ off-the-shelf Applications package • Custom Build New Solution

40. Developing the Business Case • Step 4:กำหนดความเป็นไปได้และประเมินความเสี่ยง (Feasibility and Asses Risk) • ความเป็นไปได้เชิงเศรษฐศาสตร์ (Economic feasibility) • ความเป็นไปได้เชิงเทคนิค (Technical feasibility) • ความเป็นไปได้เชิงองค์กร (Organizational feasibility) • ความเป็นไปได้ด้านอื่น ๆ (Other feasibilities) • ส่วนความเสี่ยงนั้นจะมุ่งเน้นไปที่ • การบ่งชี้ (Identification)อะไรที่อาจจะผิดพลาด/อะไรควรทำให้ถูก • การประเมิน (Assessment)ความเสี่ยงแต่ละอย่างจะส่งผลกระทบอย่างไร • การสนองตอบ (Response)จะหลบเลี่ยงหรือลดความเสี่ยงลงได้อย่างไร

41. Developing the Business Case • Step 5:กำหนด Total Cost of Ownership (TCO) • Direct or Up-front costs ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นในการซื้อ H/W, S/W เป็นต้น • Ongoing Costs เช่น เงินเดือน ค่าอบรม ค่า upgrade ค่าบำรุงรักษา • Indirect Costs เช่น สูญเสียการผลิต เสียเวลาของผู้ใช้ • Step 6:กำหนด Total Benefits of Ownership (TBO) • เพิ่มการทำงานให้มีคุณค่าสูงขึ้น (Increasing high-value work) • ปรับปรุงความถูกต้องและมีประสิทธิภาพ • ปรับปรุงการตัดสินใจ • ปรับปรุงการให้บริการลูกค้า

42. Developing the Business Case • Step 7:วิเคราะห์ทางเลือกโดยการใช้รูปแบบทางการเงิน(financial models)และรูปแบบการให้คะแนน (scoring models) • การคืนทุน (Payback) • จุดคุ้มทุน (Breakeven) • ผลประโยชน์ตอบแทนในการลงทุน (Return on Investment, ROI) • มูลค่าสุทธิในปัจจุบัน (Net Present Value, NPV) • Step 8:เสนอ (Propose) และสนับสนุนทางด้านคำแนะนำ (Support the Recommendation) • ดูตัวอย่างจาก Slide ถัดไป

43. Business Case Template

44. Project Selection and Approval • กระบวนการในการเลือก IT Project • กระบวนการเลือกโครงการของแต่ละองค์จะแตกต่างกันไปโดยทั่วไปแล้วโครงการใด ๆ ก็ตามที่บรรลุถึง minimum requirement จะถูกส่งต่อไปให้คณะกรรมการที่เป็นผู้บริหารระดับอาวุโสผู้ซึ่งมีอำนาจหน้าที่ในการตัดสินใจและอนุมัติทุนให้ทำการตัดสินใจต่อไป ซึ่งคณะกรรมการก็จะพิจาณาในเชิง ต้นทุนในการทำโครงการ ผลประโยชน์ที่ได้จากโครงการ และความเสี่ยงของโครงการ ทั้งในขณะที่กำลังดำเนินโครงการและหลังจากโครงการเสร็จสิ้นแล้ว • การพิจารณาโครงการ คระกรรมการมักจะใช้ Business case เป็นหลัก

45. การตัดสินใจเลือกโครงการการตัดสินใจเลือกโครงการ • IT project ต้อง map เข้าสู่ organization’s strategies and goals • IT project ต้องให้ MOV ที่สามารถตรวจสอบได้ • การเลือกควรอยู่บนพื้นฐานของการวัดได้หลายวิธี เช่น • ต้นทุนและผลประโยชน์ที่วัดเป็นตัวเลขได้โดยตรง (Tangible costs and benefits) • ต้นทุนและผลประโยชน์ที่วัดเป็นตัวเลขไม่ได้โดยตรง (Intangible costs and benefits) • various levels throughout the organization (individual, process, department and enterprise) • แนวทางหนึ่งที่ถูกนำมาใช้ในการพิจารณาหลาย ๆ วิธีข้างต้นคือใช้ Balanced Scorecard

46. Balanced Scorecard Approach

47. มุมมองทางด้านการเงิน • ผู้ถือหุ้นหรือผู้ให้เงินทุนแก่องค์กรของเรามองเราอย่างไร ? • ในอดีตนั้น การวัดทางการเงินมักถูกนำมาใช้ประโยชน์เพื่อทำความเข้าใจว่าองค์กรมีประสิทธิภาพในการดำเนินงานในอดีตอย่างไร • แต่ในแง่ของ Balanced Scorecard นั้น มันทำการเชื่อมประสิทธิภาพในการดำเนินการทางการเงินเข้ากับการมุ่งเน้นที่ลูกค้า (ความคิดริเริ่ม) การดำเนินงานภายในองค์กร และการลงทุนไปในส่วนของพนักงานและโครงสร้างขององค์กรเพื่อสนับสนุนประสิทธิภาพขององค์กรในภาพรวม • นอกจากผลกำไรจากการดำเนินการ (operating income) แล้ว ยังใช้ตัววัดอื่น ๆ เข้าร่วมด้วย เช่น ROI, NPV, IRR เป็นต้น ปัจจุบันยังนิยมใช้ EVA (Economic value added (EVA) เข้าร่วมด้วย ในเน็ตมีเยอะลองหาอ่านดูครับ

48. มุมมองทางด้านลูกค้า • ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหลายและลูกค้าของเรามองเราอย่างไร? • ในสายตาของลูกค้าแล้วประสิทธิภาพการดำเนินงานของเราเป็นอย่างไร ได้สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้ามากไหม เมื่อพูดในทางกลับกัน ลูกค้าที่พึงพอใจย้อหมายถึงการดำเนินธุรกิจระหว่างกันต่อไปหรือให้ธุรกิจใหม่ ๆ เข้ามา มันจึงเชื่อมกับผลทางการเงินด้วย • สิ่งเหล่านี้จะก่อให้เกิดสายโซ่แห่งคุณค่า (value chain) สำหรับความคิดริเริ่มที่มุ่งเน้นไปยังลูกค้า และมันย่อมเชื่อมไปสู่ประสิทธิภาพทางการเงินด้วย • การวัดบนพื้นฐานของลูกค้าจะมุ่งเน้นไปที่ระดับความพึงพอใจของของลูกค้าทางด้านผลิตภัณฑ์หรือบริการของเรา และ ผลิตภัณฑ์หรือบริการนั้น ๆ จัดส่งถึงมือลูกค้าได้ดีเพียงใด (มักวัดในแง่ของ On Time Delivery หรือ OTD)

49. มุมมองทางด้านกระบวนการภายในมุมมองทางด้านกระบวนการภายใน • กระบวนการภายในอะไรบ้างที่เราต้องทำให้ดีขึ้นเพื่อดึงดูดหรือรักษาลูกค้าและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องสำคัญ ๆ เอาไว้? • ต้องมุ่งเน้นที่กระบวนการภายใน (ทั้งระยะสั้นและระยะยาว) เพื่อทำให้ดีขึ้นเพื่อดึงดูดหรือรักษาลูกค้าและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องสำคัญ ๆ เอาไว้ • ความพึงพอใจของลูกค้าจะเกิดมากขึ้นได้ผ่านทางการปรับปรุงกิจกรรมการดำเนินงานภายในขององค์กร ซึ่งมันจะนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพทางการเงินด้วย • ดังนั้นการวัดจึงมุ่งเน้นที่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการต่าง ๆ ภายในองค์กร

50. มุมมองทางด้านการเรียนรู้และนวัตกรรมมุมมองทางด้านการเรียนรู้และนวัตกรรม • พวกเราจะดีขึ้นอย่างต่อเนื่องได้อย่างไร? • ความสามารถ ศักยภาพ และแรงบันดาลใขของคนในองค์กรย่อมก่อให้เกิดประโยชน์ต่อกิจกรรมการดำเนินงาน ประสิทธิภาพทางด้านการเงิน และระดับความพึงพอใจของลูกค้า ดังนั้นองค์กรที่มุ่งเน้นในการปรับปรุงพนักงานของเขานอกจากจะเกิดการสนับสนุนทั้งสามด้านข้างต้นแล้ว ยังก่อให้เกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในทุก ๆ พื้นที่ • ตัววัดที่ใช้กันจะเกี่ยวข้องกับเรื่อง การฝึกอบรม การผ่านการรับรอง (certification) การพึงพอใจของพนักงานและการเก็บรักษาพนักงานที่เก่ง ๆ เอาไว้