Area Governo e Monitoraggio Forniture ICT

1. L’esperienza italianadei progetti di e-GovernmentMarco GentiliResponsabile AreaGoverno e Monitoraggio delle Forniture ICT Spunti e riflessioni sul ritorno degli investimenti suggerite dal monitoraggio dei progetti di e-Government Forum PA – Roma - maggio 2006 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

2. Area Governo e Monitoraggio Forniture ICT • Governo e qualità delle forniture ICT • centro di competenza sull’acquisizione delle forniture ICT • strategie di acquisizione e appalto pubblico, studi di fattibilità e analisi costi/benefici, contratti e capitolati tecnici • project management, monitoraggio, assessment, di contratti/progetti • assicurazione qualità, indicatori di qualità, customer satisfaction e CRM • analisi di risultati e ricadute di contratti/progetti ICT, benchmarking • gestione delleLinee guida sulla qualità dei beni e servizi ICT per la definizione ed il governo dei contratti della PA • Monitoraggio dei contratti e progetti delle PAC e del CNIPA • monitoraggio dei contratti ICT di grande rilievo D.Lgs. 39/93 • verifica l’operato delle società di monitoraggio qualificate dal CNIPA • verifica di risultati conseguiti, costi sostenuti, benefici ottenuti, di contratti/progetti ICT strategici • Monitoraggio dei progetti delle PAL • monitoraggio dei progetti finanziati dal CNIPA • per lo sviluppo della Società dell’Informazione e dell’e-Government Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

3. Monitoraggio dei progetti di e-GovernmentObiettivi • Garantire l’erogazione dei cofinanziamenti • coerentemente ai risultati raggiunti • nell’ambito delle convenzioni stipulate • Configurare un modello di cooperazione • CNIPA, Regioni e CRC, Enti coordinatori e Enti aggregati • Concentrarsi sul raggiungimento dei risultati • Verificare il completamento delle attività piuttosto che la rendicontazione delle spese sostenute • Adottare un approccio il meno invasivo possibile • documentare quanto dichiarato con evidenze oggettive già in possesso del progetto • Supportare la comunicazione dei risultati raggiunti • rapporto di sintesi periodici e cruscotto del monitoraggio • Evidenziare le best practices • offrire una cassa di risonanza al progetto agevolandone la comunicazione dei risultati Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

4. Monitoraggio dei progetti di e-GovernmentCaratteristiche • Monitoraggio asincrono • pianificazione esecutiva ex-ante prima dell’avvio del progetto • rapporti di monitoraggio emessi in funzione della storia del progetto • necessità di sincronizzare i risultati degli assessment • 2/3 assessment in corso d’opera • 1 verifica finale ex-post dopo il completamento del progetto • Rilevazione dati • verifica di parte terza (Monitore) delle evidenze oggettive • Focalizzazione sul Piano esecutivo • attività, relazioni tra attività, prodotti, costi, tempi • non si prende visione di impegni e disposizioni di pagamento • Indicatori • Conduzione progetto, avanzamento e ritardo progetto • Rischio progetto e attuazione contromisure • Risultati progetto,servizi e infrastrutture rilasciati • Ricadute progetto,utenti, dipendenti PA, gestione infrastrutture Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

5. Che cosa è il ritorno degli investimenti ? Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

6. RITORNO DEGLI INVESTIMENTIEsempi di risultati (output) e ricadute (outcome) Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

7. RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Risultati e ricadutedel monitoraggio progetti di e-gov Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

8. MONITORAGGIO PROGETTI DI E-GOVInput e Output • Evento Tempo SAL%Cofinanz. • Avvio convenzione marzo 2003 0% 30% • I Assessment MC dopo 8-12 mesi dall’avvio 30%55% • II Assessment MD dopo 16-24 mesi dall’avvio 70%80% • Fine sviluppo dopo 24-36 mesi dall’avvio 100% • Avvio Esercizio dopo la fine sviluppo • Verifica finale MF dopo 2-3 mesi dalla fine sviluppo 100% • Fine convenzione dopo 36-48 mesi dalla firma • Input • 134 progetti monitorati per un costo complessivo di 480 milioni di euro • 0.8% incidenza costo monitoraggio • Output • 530 assessment, 6 rapporti di sintesi, 18 presentazioni • 1.500 interventi di assistenza via telefono/e-mail l’anno Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

9. MONITORAGGIO PROGETTI DI E-GOVOutcome intermedio:cofinanziamenti erogati • Assessment completati: 327 • In attesa di esito: 5 dei 327 assessment completati • Esito positivo: 240 dei 327 assessment completati • Esito condizionato: 4 dei 327 assessment completati • Esito negativo: 78 dei 249 assessment completati Cofinanziamenti autorizzati dal CNIPA 82,2 Mln €,74% del cofinanziamento totale Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

10. MONITORAGGIO PROGETTI DI E-GOVOutcome • Sviluppo di un orientamento al project management degliEnti coordinatori • Fare la pianificazione esecutiva e gestire correttamente i documenti • Indurre una alta tensione sull’avanzamento lavori • Competere, in senso positivo, con altri progetti • Utilizzo del monitoraggio per la Governance dei progetti • Tenere sotto pressione i Fornitori ICT e gli Enti aggregati • Identificare l’esigenza di varianti • Garantire la visibilità del progetto • Monitoraggio non come controllo ma come Training sull’ ICT management • Aiutare Comuni medio-piccoli e Comunità montane che sperimentano per la prima volta dimensioni progettuali così complesse • Assicurare continuità ai progetti che in corso d’opera cambiano responsabile o livelli tecnici direzionali • Garantire una metodologia comune condivisa conseguenza di un’azione comune e trasversale su tutto il territorio nazionale Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

11. Quali sono i risultati e le ricadute dei progetti di e-Government ? Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

12. RITORNO DEGLI INVESTIMENTIRisultati e ricadutedei Progetti di e-Government Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

13. PROGETTI DI E-GOVERNMENT Input:costi e progetti • Progetti • 118 progetti che hanno completato i lavori o rilasciato servizi • Sviluppo (misura) • 365 Mln €, costo complessivo dei progetti sviluppati in 3 anni • Avviamento all’esercizio (stima) • 110 Mln €, 30% del costo complessivo progetti in 1 anno • Gestione (stima) • 73 Mln €/anno, 20% del costo complessivo progetti l’anno • I dati prodotti in questa e nelle slide seguenti sono aggiornati a fine aprile 2006 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

14. PROGETTI DI E-GOVERNMENT Output: servizi rilasciati per cittadini ed imprese • Servizi on-line rilasciati • 1.817 servizi il 42% dei 4.281 servizi previsti Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

15. PROGETTI DI E-GOVERNMENT Output:transazioni potenziali per cittadini ed imprese • Transazioni potenziali veicolabili sui canali resi disponibili • 236 milioni di transazioni relative a 1.817 servizi • 198 milioni per i cittadini • 38 milioni per le imprese • 27% del totale relative ai servizi previsti • Transazioni on-line che i progetti prevedono • generate dai bacini di utenza • e dallafrequenza di attivazionedel procedimento amministrativo • attraverso l’utilizzo dei nuovi canali di erogazione implementati dai progetti • quando l’utilizzo dei servizi sarà a regime Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

16. PROGETTI DI E-GOVERNMENT Output:servizi nei capoluoghi per cittadini ed imprese (*) Solo i progetti che hanno effettuato la verifica finale al 17/04/2006 Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

17. PROGETTI DI E-GOVERNMENT Outcome:benefici monetizzabili considerati • Risparmio di tempo di cittadini ed imprese • 32%utenti finali • 11.820 AP/anno, dato rilevato in valori temporali • 222 Mln €/anno - sovrastima 20% • valore tempo utenti 18.782 €/anno fonte ISTAT • Risparmio di tempo lavoro della PA • 56%dipendenti PA • 15.560 AP/anno, dato rilevato in valori temporali • 389 Mln €/anno - sovrastima 30% • costo personale 25.000 €/anno fonte progetti • Risparmio economico amministrazioni gestione beni/servizi • 12%infrastrutture ICT • dato rilevato in valori economici • 82 Mln €/anno - sovrastima 0%, Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

18. PROGETTI DI E-GOVERNMENT Outcome: cause di sovrastima dei benefici • Risparmio di tempo di cittadini ed imprese • Si considera il tempo che il cittadino risparmia usufruendo di un servizio on-line invece che recandosi di persona allo sportello • Risparmi notevoli nel caso di grandi città per l’entità dei tempi di spostamento e la numerosità della popolazione • Si trascura il fatto che l’utente generalmente non si sposta per assolvere ad un’unica pratica, ma concentra più commissioni da sbrigare nello stesso momento • Si trascura una definizione del bacino d’utenza che tenga conto del digital divide e dell’approccio multicanale • Occorre riflettere sulle modalità effettive di relazione utente-servizio per giungere a stime più precise • Risparmio di tempo lavoro della PA • Si considera che il costo dei dipendenti precedentemente impiegati nell’erogazione del servizio si azzeri istantaneamente • Si trascurano i costi ed i tempi di conversione, formazione, dismissione, del personale Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

19. RITORNO DEGLI INVESTIMENTI assunzioni di base per abbozzare unmodello • Avviamento e periodo di transizione • Intervallo temporale intercorrente tra l’inizio dell’avviamento all’esercizio, successivo alla fine dello sviluppo (durato 3 anni) e il momento in cui la gestione dei servizi sarà a regime • La maggior parte dei progetti stima che la durata del periodo di transizione sia compreso tra 1 e 3 anni, il modello è sviluppato prudenzialmente su un periodo di 7 anni • I benefici stimati restano potenziali dopo la conclusione dei progetti sino al raggiungimento del punto di pareggio • Gestione dei servizi a regime • Tutti i servizi previsti sono rilasciati presso tutti gli enti partecipanti ai progetti • Tutti gli utenti in grado di farlo (per livello culturale, risorse tecnologiche, ecc.) accederanno ai servizi attraverso i nuovi canali invece che in modo tradizionale • Una frazione del bacino di utenza continuerà ad utilizzare i servizi come aveva sempre fatto Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

20. RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Ipotesi prudente di andata a regime Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

21. RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Ipotesi prudente di andata a regime • Risparmio di tempo di cittadini ed imprese • Partenza molto lenta, poi veloce accelerazione con effetto di saturazione finale • Curva di tipo sigmoide di propagazione della tecnologia • Regime raggiunto in 7 anni • Risparmio di tempo lavoro della PA • Partenza lenta, andamento poco veloce • Curva lineare • Regime raggiunto in 5 anni • Risparmio economico amministrazioni gestione beni/servizi • Partenza rapida, andamento molto veloce • Curva di tipo parabolico • Regime raggiunto in 3 anni Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

22. RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Ipotesi prudente Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

23. PROGETTI DI E-GOVERNMENT Ipotesi prudente: utenti finali dipendenti infrastrutture Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

24. PROGETTI DI E-GOVERNMENT Ipotesi prudente: dipendenti infrastrutture Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

25. RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Ipotesi ottimistica Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

26. RITORNO DEGLI INVESTIMENTI Ipotesi ottimistica di andata a regime Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

27. PROGETTI DI E-GOVERNMENT Ipotesi ottimistica: utenti finali dipendenti infrastrutture Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

28. PROGETTI DI E-GOVERNMENT Ipotesi ottimistica: dipendenti PA infrastrutture Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

29. Limiti, necessità, opportunità e criticità del ritorno degli investimenti per i progetti di e-Government Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

30. RITORNO DEGLI INVESTIMENTILimiti dell’esperienza fatta nel monitoraggio • Mancanza di un modello standard di analisi e valutazione dell’investimento (analisi costi/benefici) da utilizzare nella fase ex-ante di selezione dei progetti • Impossibilità di verificare ex-post il ritorno degli investimenti in modo da confrontarlo con l’analisi ex-ante • Monitoraggio esteso unicamente alla fase realizzativa dei progetti e non alla successiva erogazione dei servizi • Mancata rilevazione dei costi di avviamento all’esercizio e di gestione • Mancata rilevazione del numero di transazioni nel tempo • Rilevazione del ritorno degli investimenti fatta sulla base di dichiarazioni espresse dalle singole Amministrazioni (stime) • Mancata verifica di parte terza di evidenze oggettive a supporto • Mancanza di informazioni per una completa comprensione • migrazione dai canali tradizionali ai nuovi in funzione delle classi di utenza • costi e modalità dell’outplacement dei dipendenti pubblici Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

31. RITORNO DEGLI INVESTIMENTINecessità di un modello e opportunità eGEP • E’ imprescindibile adottare sistematicamente un modello di analisi e valutazione dell’investimento in e-Government, e non solo, da usare ex-ante ed ex-post, che questo sia un modello condiviso a livello europeo è auspicabile • eGEP è un modello razionale e condivisibile con aree di migliorabilità: • nella completezza • non tanto per la complessità che genera • 80 indicatori, 13 nella shortlist suggerita, 7 fogli excel per le misure • quanto per l’applicabilità concreta conseguente alla difficoltà (ed ai tempi e costi) di trovare le informazioni necessarie • da reperire dagli archivi preesistenti • da valorizzate a partire da altri dati elementari • da stimare • nella convenienza separare meglio output da outcome • nella presunzione di applicare il medesimo modello per • benchmark tra i 25 paesi europei o confronti tra insiemi di PA • valutazione dell’e-Government nazionale o di un singolo progetto Marco Gentili CNIPA – maggio 2006

32. RITORNO DEGLI INVESTIMENTICriticità nell’applicazione del modello nella PA • Mancanza di una cultura organizzativa orientata ai processi • Generalizzata assenza di misura delle prestazioni • Netta separazione tra sviluppo e gestione dei sistemi ICT • Mancanza di una visione complessiva dell’amministrazione • Mancanza di una contabilità analitico-industriale • Difficile ribaltamento dei costi ICT sui procedimenti amministrativi • Collocazione dei benefici derivanti dall’ICT sotto responsabilità diverse da quelle di chi gestisce l’ICT e i suoi costi • Carenza nella definizione dei progetti ICT • Analisi costi/benefici nella definizione progetto e verifica risultati • Sostenibilità finanziaria del progetto su tutto il ciclo di vita del sistema ICT (sviluppo, gestione e manutenzione, dismissione) • Impatto organizzativo del sistema ICT sui dipendenti pubblici (piani di conversione, formazione, dismissione, del personale) • Comunicazione dei risultati raggiunti agli utenti del sistema ICT Marco Gentili CNIPA – maggio 2006