公文处理及 《党政机关公文格式》 学习 交流 办公室 联系邮箱： 联系QQ群： 2012年8月17日

1. 公文处理及《党政机关公文格式》学习交流 办公室 联系邮箱： 联系QQ群： 2012年8月17日 `

2. 公文格式整体概括及主要变化 整体概括：公文格式新国标，用纸全是Ａ４型，涉密公文标份号， 密级紧急左上角，加急特急庚即办，上平下行一样齐， 印章署名要齐全，成文日期用数字，主题词儿不再要， 公文页码不可少，版记４号仿宋体，信函格式应简化。 • ☉公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/T9704-2012代替 • 《国家行政机关公文格式》GB/T9704-1999 • ☉密级紧急左上角：密级、紧急从右上角改为左上角，用3号黑体 • ☉上平下行一样齐：上行文不再留空，上行文、平行文和下行文的 • 上边距一样齐 • ☉印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 • ☉成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注 • ☉主题词儿不再要：不再标注主题词，删除其格式要素 • ☉公文页码不可少：增加页码格式要素 • ☉版记４号仿宋体：版记里面的文字和数字均用4号仿宋字体

3. 公文纸张及排版要求 （1）纸张。采用国际标准A4型用纸（210mm×297mm)。 （2）排版。一般每面排22行，每行排28个字，特定情况可以作适当调整。 （3）版面。 版心：156mm×225mm 页边距：上35mm 下24mm • 左28mm 右24mm 行 距：固定值29.7磅

4. 公文要素 • 标准规定将组成公文的各要素划分为“版头”(红色分隔线以上)、“主体”、“版记”三部分。 • 版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、 • 发文机关标志、发文字号、签发人、 • 版头中的分隔线等要素组成。 • 主体：标题、主送机关、 • 正文、附件说明、发文机关署名、 • 成文时间、印章、附注、附件等要素组成。 • 版记：抄送机关、 • 印发机关、印发日期等要素组成。

7. 公文要素—版头部分 • 1.份号：6位数。涉密公文应当标注份号。 • 份号顶格编排在版心左上角第1行，用3号阿拉伯数字。 • 2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。 • 密级顶格编排在版心左上角第2行。

8. 公文要素—版头部分 • 3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。 • 公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第1行，密级顶格编排在版心左上角第2行，紧急程度顶格编排在版心左上角第3行。

9. 公文要素—版头部分 4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称然后加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。 • 字体为小标宋，颜色为红色。 • 联合行文时，见右图。

10. 公文要素—版头部分 • 5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔　〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。如“南质监〔2012〕1号”“南质监办〔2012〕1号”。 • 联合行文时，使用主办机关的发文字号。 • 发文字号编排在发文机关标识下空2行，居中排布，上行文另外，见右下图。 • 发文字号之下４mm 处印一条与版心等宽的红色分隔线。

11. 公文要素—版头部分 • 6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。 • 签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。 • 签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。 • 如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序依次均与顺排，一般每行两个姓名，下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为４mm 。

12. 公文要素—主体部分 • 7.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。 • 由发文机关名称、事由和文种组成。 • 位于红色分隔线下空二行，用２号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。回行时，要做到词义完整。 • （1）完整结构：发文机关＋事由（表明文件主要内容）＋文种。 • （2）公文标题要正确选用文种。 • （3）“事由”的结构：“关于……的”，要求准确概括公文内容。 • （“关于”在发文机关后）。

13. 公文要素—主体部分 • 8.主送机关：应当使用机关全称、规范化简称或者同类型统称。 • 如：“各县（市、区）质监局，市局机关各科室、直属单位：”、“各股室、直属单位：” • 最后一个主送机关名称后标全角冒号。 • 注： （1）主送机关是指对公文负有处置、答复或执行责任的； （2）顶格，回行仍顶格，如主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记“抄送”中; （3）请示和报告不要多头送或多层次送，若出现政府办理、党委知晓那么主送机关应为“市政府并报市委：”。

14. 公文要素—主体部分 • 9.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。 • 在主送机关的下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份、末位是标点符号不回行。 • （1）正文一般由三部分组成： 原由＋事项＋结尾。 • （2）引文。先引标题，后引发文字号。 • （3）日期。要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2012年写“12年”。 • （4）字体。正文文字颜色如无特殊说明，均用黑色。正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋。 • 省局要求用“方正**简体”，建议：在系统内用，系统外还是用国标字体。

15. 公文要素—主体部分 • （5）结构层次序数： • 第一层：“一、”第二层：“（一）” • 第三层：“1.”第四层：“ （1） ” • 均用3号字体，分别用：黑体、楷体（加粗）、 • 仿宋（加粗）、仿宋。 • （6）公文中标点符号、计量单位和数字的用法 • 标点符号的用法应符合：GB/T 15834 • 计量单位的用法应符合：GB 3100、GB3101和 • GB 3102.1~13 • 数字用法应符合：GB/T 15835

16. 公文要素—主体部分 • 10.附件：公文附件的顺序号和名称。 • 公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件：1.××××× ”）；附件名称后不加标点符号。 • ※附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。

17. 公文要素—主体部分 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

18. 附件一般样式

19. 公文要素—主体部分 • 11.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。 • 12.成文时间： • 署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。 • 联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。 • 成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全。 • 成文时间以领导人签发的日期为准。 • 联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准。

20. 公文要素—主体部分 • 13.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。 • 加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。 • 联合行文时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排３ 个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交相切；最后一个印章居中下压成文日期。

21. 公文要素—主体部分 • 14.附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。 • 公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。 • “请示”应在附注处注明联系人和联系电话。 • 如：（联系人：××× 联系电话或邮箱或地址：×××）

22. 公文要素—版记部分 • 15.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，一般使用规范化简称或者同类型统称。 • 如有抄送，一般用4号仿宋体字，左空一字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

23. 公文要素—版记部分 • 16.印发机关和印发时间：公文的送印机关和印发日期。设在公文末页最后一行。一般用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。 • 17.页码:页码就是公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空一字，双页码左空一字。

24. 上行文一般样式

25. 函件一般样式

26. 会议纪要样式

27. 公文格式常见错情 1.没有发文机关标识（非红头文件）； • 2.发文字号不规范； • 3.上行文（请示、报告）没有签发人； • 4.正文层次不当、字体字号不规范； • 5.附件格式不规范； • 6.日期格式不规范； • 7.抄送不规范（乱抄报、内部抄送）； • 8.版记要素不全、多余。

28. 公文种类适用规范要求 • 参照上级有关文件关于适用规范的规定: • 1.南质监党组（南质监党委）适用于向市委、党的机构报送文件； • 2.南质监适用于市局上报的请示、报告； • 3.南质监发适用于市局或市局与平级机关联合下发的通知、通报、决定等； • 4.南质监函适用于向市局的平级单位商谈工作、询问和答复问题，批复下级的请示； • 5.南质监办发适用于转发文； • 6.南质监办函适用于向市局办平级商谈工作、询问和答复问题。

29. 请示、报告、情况汇报的主要区别 • 请示：是需要领导一定批示的；事前请示； • 结束语一般为：“妥否，请批复（示）。” • 报告：仅需领导阅知，不需要领导一定批示；事中或 • 事后报告；结束语一般为“特（专）此报告。” • 不得在报告中夹带请示事项。 请示和报告一般情况下不得越级上报，如县局一般情况下不得直接向省局报送文件，需通过市局提出意见后上报。 下行文一般也不得越级行文，如省局一般不会直接向县局行文。 情况汇报：只能是机关内部使用。

30. 电子公文有关要求 • 1.电子公文格式需参照最新公文标准执行。 • 2.涉密文件不得通过OA系统或党政网传送。 • 3.质监系统内部发文通过OA系统传送电子公文，市局向市委市政府报送文件通过党政网报送电子公文，除涉密件外不得采用纸质发文。 • 4.电子公文所盖电子印章需使用统一制作的电子印章，不得采用其他自制印章。 • 5.某些附件需要扫描变成pdf格式，请先扫描成图片然后转换成一个pdf文件。注意：pdf文件不能超过5M（图片扫描像素一般为800-1200），例如：办公用房有很多设计图纸，表格，部门签字等作为文件附件的时候都需要扫描成一个pdf格式的文件。 • 6.OA系统发文,在点报送单位时，只能点“南充质监局”，不要点某科室或者某个人，否则接收不到。

31. 公文处理及《党政机关公文格式》学习交流 办公室 欢迎各位领导、各位同志提出宝贵意见 谢谢大家！！！