ICON: PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA

1. ICON: PROCEDIMIENTOS DE LOGISTICA Mónica Bouzas Julio 2007 Colombia

2. Historia de la cadena de Suministros de ICON • ICON se estableció en 1999 para actividades de marketing social de anticonceptivos con diferentes AM de la IPPF en Europa • 2003 ICON fue contratado para proveer servicios de compras y suministros para las AM • Desde el 2003 ICON trabaja de tres maneras diferentes con respecto a la compra de suministros: • Distribución de productos cuyos contratos con los proveedores son manejados por IPPF

3. Historia de la cadena de Suministros de ICON (cont.) • ICON es distribuidor y proveedor al por mayor desde 2004 para equipo clínico, médico y audiovisual, vehículos y condones por dos motivos: 1. A largo plazo IPPF desea que ICON se encargue de las transacciones relacionadas con proveedores. 2. Buscamos la manera de reducir coste sin reducir la calidad de los productos de manera que beneficie a las AM y a nosotros. Proceso de Auditoría. • 2006: Distribución y venta de los productos de ICON (Cool, Optinor y Roselle)

4. Historia de la cadena de Suministros de ICON (cont.) • Director Gral. de IPPF, el Tesorero y reciente el ex Director Gral. de IPPF son miembros de la junta directiva de ICON. • El beneficio es reinvertido o donado a IPPF • Desde el 2003 la cadena de suministros de ICON ha evolucionado favorablemente: • Fuente de nuevos productos y proveedores • proporcionando ahorros en coste para las MA • Mejor relación costo-efectividad • Mejor comunicación con las AM • Mayor número de solicitudes por parte de las AM, Gobiernos y otras ONG • Incremento constante en valor de productos través de las AM y otros.

5. Historia de la cadena de Suministros de ICON (cont.) • 2005: ICON se encargó de los servicios logísticos, transporte y almacenamiento anteriormente llevados a cabo por Wallis • 2006: traslado del almacén (mejor servicio, control de temperaturas y sistema de código de barras) • Los ingresos obtenidos en la cadena de suministros representa el 30% de los ingresos totales de ICON.

6. ICON: Personal y Estructura IPPF GOVERNING COUNCIL (30 Members) BOARD OF DIRECTORS (7 Members) PA / ADMIN MANAGING DIRECTOR SENIOR ADVISORS (2) Technical and Marketing MARKETING/PROJECTS COMMUNICATIONS/PR SALES & DISTRIBUTION SC SUPERVISOR IPPF SUPPORT CO & REGIONS SC COORDINATOR SC CORDINATOR FINANCE & HR

7. Contribuciones a los ingresos totales 2006 (% por áreas de negocios)

8. Compras por región (2006)

9. Proceso de Inicio (PAP)

10. Proceso de Compras de IPPF/ICON (PAP y otros) • Anteriormente esperábamos que todas las AM de la IPPF sometieran las solicitudes través del eSGI. Actualmente trabajamos con estimaciones para los anticonceptivos. • Realización Plan de Compras. • Estimación de cantidades • Analizamos las cantidades en stock y fecha de caducidad • Analizamos las cantidades solicitadas • Plazos de entrega del proveedor ( hasta 16 semanas) y fechas de caducidad • Decidimos entre envíos directos y envíos consolidados desde GB

11. Inicio del Proceso de Exportación: Enero-Febrero • Estimación de las fechas de llegada de las Importaciones • Creación del Plan de Envíos ( Por mes y país) • Asignación de Referencias ( 411R01) • Actualización Instrucciones de Envío – Doc. Adjunto • Envío de los primeros documentos • Factura Pro-forma – Doc. Adjunto • Certificado de Donación – Doc. Adjunto (Envíos directos: sólo el Certificado de Donación. El proveedor emite el resto de los documentos)

12. Inicio del Proceso de Exportación: Enero-Febrero • Certificado de Donación: • Certificado que acredita la donación • Se describe el detalle de la misma (Producto y cantidades) • Trasfiere a titulo gratuito bienes • Factura Pro-forma: • Documento que se expide antes del envío. • Se especifican las condiciones (cantidad, precio, modo de envío) • Objetivo: • Confirmación del pedido. • AM puedan empezar el proceso de Licencias de Importación si procede.

13. Proceso de Importación de ICON • Pasos en el proceso de Importación • Detalles de envío : fecha de llegada, puerto de destino (varios puertos) • Lista de empaque para informar a nuestro almacén de los bultos a recibir • Antes de la fecha de llegada necesitamos factura, Conocimiento de Embarque y condiciones del envío (Incoterms 2000) • Envío de todos los documentos al agente aduanal y entrega en el almacén • Declaración aduanera (IPR)

14. IPR: Inward Processing Relief • Se aplica para importaciones no Europeas • Sistema por el cual estamos exentos de impuestos • Obligación de distribuir la mercancía fuera de la UE en el plazo máximo de una año • IPPF/ICON debe reportar a las Autoridades aduaneras trimestralmente para mantener la autorización y su aprobación. • Auditoría anual

15. Proceso de Exportación: PAP • Proceso de pedidos al almacén según nuestro plan de envíos. • Plazo máximo de 7 días para recibir la lista de empaque. • Comprobación de la orden 3 veces y Método FEFO. • Lista de empaque: se detalla cantidad, lote, No de paletas, peso y volumen total. • Solicitamos cotización para el transporte. • Actualmente contamos con 3 agentes de transporte y 2 consolidadores marítimos. • Preparación de la documentación • Reserva del envío con las líneas marítimas

16. Proceso de Exportación: PAP (cont.) • Declaración aduanera – Sistema propio • Para WHR permiso desde Miami si el envío es marítimo y no directo al país de destino desde el 11/09 • Informamos Oficina Regional de los detalles de envío • Preparamos los documentos de exportación según las instrucciones de embarque • Recibimos el B/L días después de la salida de embarque ya que debe ser firmado por el capitán o línea naviera (Shipped on board) • Una vez recibido el B/L se envía toda la documentación a la Asociación

17. Proceso de Exportación: PAP (cont.) • Pedidos adicionales (No PAP) • Tienen preferencia • Plazo de entrega son 3 semanas • El proceso de inicio empieza con el envío de la cotización • Cotización: El coste del transporte es una estimación • Proceso de Exportación es el mismo que para el PAP

18. Documentación para la Exportación (Doc. Adjuntos) • Factura Aduanera – Donaciones • Valor comercial sólo a efectos de aduana • Valor comercial a efectos de seguro • Valor total indicado en la factura no es el valor que será cargado a la Asociación(no se incluye cargos por documentación adicional, mensajeros ni gastos de gestión) • Precio unitario en la factura: Anteriormente utilizábamos coste standard. Actualmente precio indicado en la lista de precios de ICON y el eSGI • Se indica el agente del país de destino especificado en la instrucciones de embarque

19. Documentación para la Exportación (Doc. Adjuntos) • Bill of Lading (Conocimiento de Embarque) • Recibo que prueba el embarque de la mercancía a bordo del buque. • Firmado por el capitán o la compañía naviera el día en que la mercancía sale del puerto de origen. • Sin el título original no se puede retirar la mercancía en el puerto de destino. • Express B/L (House Bill of Lading): Documento no negociable que se emite si el transito marítimo es corto. Permite a la parte consignada acceso a la mercancía sin presentar el original.

20. Documentación para la Exportación (Doc. Adjuntos) • Lista de Empaque: detalle de bultos, peso y volumen • Certificado de Origen: Con el objetivo de determinar el país de procedencia de la mercancía para aplicar los aranceles que procedan. Legalizado por la Cámara de comercio de GB. • CertificadoEUR1: documento por el cual el importador puede beneficiarse de reducción arancelaria para mercancías originarias de la EU. Legalizado por la cámara de comercio en GB.

21. Documentos Adicionales • Certificado Buenas Prácticas de Fabricación: Certifica que el establecimiento cumple con los requisitos técnicos y legales para la exportación de medicamentos. Legalizado en el país de fabricación. Traducido por un traductor oficial. Elevado coste. • Libre venta: Acredita que el producto puede ser vendido en el país de origen o destino. Legalizado por el organismo apropiado. Traducido por un traductor oficial. Elevado coste. • Certificado de Calidad: Constancia de que el producto a exportar cumple con los parámetros que se exige para su consumo.

22. Proceso Final y Reclamación de Seguro • Seguimiento del envío • Notificación de recibo por parte de las AM • Buen estado de la mercancía • Diferencias, mercancía desaparecida, dañada.. • Proceso de Reclamo al seguro: • Comprobamos que la mercancía no este en nuestro almacén - Inventario • Analizamos las cantidades – Muestras tomadas por Aduanas • Si el valor de la mercancía es igual o superior a 250 USD se abre reclamo al seguro

23. GRACIAS