Change Request

1. Change Request RAin Michaela Witzel, München RA Dr. Helmut Redeker, Bonn

2. Change Request Typische Änderungssituationen Rechtssprechung bei fehlendem Änderungsverfahren Auswirkung von Änderungen: - Termine - Vergütung - Vergütung von Mehraufwand - Nachweis von Mehraufwand

3. Change Request Vertragliches Änderungsverfahren • Notwendigkeit • Phasen des Änderungsverfahrens • Aufwandskalkulation Spezialproblem: Ungeeignete Ausführungsart

4. Change Request Checkliste zur Vertragsgestaltung  Differenzierungen bei der Dringlichkeit/Priorisierung der Änderungen;  Entsprechende Differenzierung bei der Reaktion des Auftragnehmers; Einstellen der laufenden Arbeiten je nach Art des Änderungsverlangens;  Evtl. schon während der Prüfung; Vergütungspflicht für umfangreichere Prüfung; Wegfall/entsprechende Verschiebung von Fristen/Terminen

5. Change Request Checkliste zur Vertragsgestaltung • Klare Regelung, was bei Nicht‑Einigung passieren soll (Fortführung, Beendigung); • Vorbereitung für diese Entscheidung: klares Angebot des Auftragnehmers; • Klare Dokumentation der einzelnen Tools und deren Behandlung, ein­schließ­lich Fortschreibung des "Pflichtenhefts", des Termin‑ und Aktivitätenplans; • Einbettung in das Eskalationsverfahren; • Einfaches Änderungsverfahren für eilige und/oder unproblematische Fälle

6. Klausel 1 (1) Jede der Vertragsparteien benennt für die Dauer des Projekts einen Projektleiter. Die Realisierung des Projekts wird zwischen den Projektleitern abgestimmt. Die jeweiligen Projektleiter sind binnen einer Frist von einer Woche nach Vertragsschluss dem jeweiligen Vertragspartner gegenüber schriftlich zu benennen. Die Projektleiter überprüfen mindestens wöchentlich gemeinsam den Projektfortschritt. Soweit Entscheidungen nicht auf der Ebene der Projektleiter getroffen werden können, werden sie in einem Projektlenkungsausschuss gefällt. Diesem Projektlenkungsausschuss gehört ein Mitglied der Geschäftsleitung beider Seiten oder ein für dieses Verfahren entscheidungsbefugter sonstiger Mitarbeiter der jeweiligen Vertragspartei an. Der Projektlenkungsausschuss tritt jederzeit auf Wunsch eines der Projektleiter zusammen. Abstimmungen können auch telefonisch erfolgen. Alle Beschlüsse sollen schriftlich festgehalten und von den Mitgliedern des Projektlenkungsausschusses unterzeichnet werden.

7. Klausel 1 (2) Der Auftraggeber kann bis zur Abnahme schriftlich die Änderung der vereinbarten Anforderungen an die Programme verlangen. Die Änderung ist vereinbart, wenn ihr der Auftragnehmer zustimmt. Tut er dies nicht innerhalb von 14 Kalendertagen ab Zugang des Änderungsverlangens und verlangt er auch keine Prüfung nach dem folgenden Absatz, gilt das Änderungsverlangen als abgelehnt. Der Vertrag ist dann mit dem bisherigen Inhalt auszuführen. Erfordert das Änderungsverlangen von dem Auftragnehmer eine umfangreiche Prüfung, ob und zu welchen Bedingungen die Änderung durchführbar ist, so kann er hierfür eine Vergütung insoweit verlangen, als er den Auftraggeber schriftlich darauf hingewiesen und der Auftraggeber daraufhin den Prüfungsauftrag schriftlich erteilt hat; die Frist, bis zu deren Ablauf dem Auftraggeber das Ergebnis der Prüfung schriftlich mitgeteilt sein muss, ist einvernehmlich festzulegen.

8. Klausel 2 • 1. Soweit eine Vertragspartei Änderungen dieses Vertrages oder eines Leistungsvertrages wünscht, kann sie eine entsprechende Änderung jederzeit der anderen Vertragspartei schriftlich vorschlagen. Soweit es sich um Änderungen an der Leistung handelt ist dazu das im Anhang befindliche „Change Request Formular“ zu verwenden.

9. Klausel 2 2. Bis zu dem Zeitpunkt, zu dem die Vertragsänderung vollzogen wurde, wird der Auftragnehmer, die Leistungen nach dem Vertrag so erbringen, als ob das Änderungsverlangen nicht ausgesprochen worden wäre, es sei denn, dass dies anders schriftlich vereinbart wird. Alle Diskussionen zwischen den Vertragsparteien, die in Zusammenhang mit einem Änderungsverlangen geführt werden, sind für keine Partei bindend, so lange nicht ein entsprechender von allen Vertragsparteien unterschriebener Änderungsvertrag vorliegt. Als solcher Änderungsvertrag wird ein von allen Vertragsparteien unterschriebenes Change Request Formular (siehe ...) angesehen.

10. Klausel 2 3. Diskussionen zwischen den Vertragsparteien zur Vertragsänderung sollen zu einem der folgenden Ergebnisse führen:  keine weitere Handlung wird vorgenommen;  einem Verlangen des Auftraggebers zur Änderung der Leistungen oder der Erbringung zusätzlicher Leistungen, oder  einer Empfehlung des Auftragnehmers die Leistung zu ändern oder zusätzliche Leistungen zu erbringen, wird entsprochen.

11. Klausel 1 Beeinflusst die Änderung einer Leistung oder einer Forderung zur Vertragsausführung vertragliche Regelungen, z.B. Preis, Ausführungsfristen, Abnahme, wird der Auftragnehmer seine Zustimmung von einer Anpassung des Vertrages nebst Anlagen nach dem jeweils aktuellen Stand abhängig machen. Stimmt er ohne ein solches Änderungsbegehren der Vertragsänderung zu, ist er verpflichtet, die geänderten Leistungen im Rahmen der bestehenden Vereinbarungen auszuführen. Verlangt der Auftragnehmer in seiner Zustimmung zum Änderungsbegehren des Auftraggebers die Anpassung des Vertrages, wird der Auftraggeber binnen 2 Wochen mitteilen, ob er die Vertragsanpassung hinnimmt oder nicht. Antwortet er nicht, wird die vom Auftraggeber verlangte Vertragsanpassung zu den vom Auftragnehmer beschriebenen geänderten Konditionen durchgeführt.

12. Klausel 2 4. Die jeweils andere Vertragspartei wird innerhalb von 30 Arbeitstagen nach Zugang eines Schreibens mit einem Änderungsvorschlag an den jeweiligen Ansprechpartner oder Projektleiter, im Zweifel an die jeweilige Geschäftsführung, schriftlich dazu Stellung nehmen. Wird diese Frist versäumt kann eine Nachfrist von mindestens 15 Arbeitstagen gesetzt werden bis zu der eine Antwort der anderen Vertragspartei vorliegen muss. Erfolgt auch nach Ablauf der Nachfrist keine Antwort der anderen Vertragspartei besteht ein ordentliches Kündigungsrecht.

13. Klausel 2 5. Dem Auftragnehmer steht das Recht zu ein Vertragsänderungsverlangen, dass sich auf die Lieferungs- oder Leistungserbringung bezieht, wegen Unzumutbarkeit abzulehnen. Dies jedoch nicht aus finanziellen und terminlichen Gründen, wenn der Auftraggeber sich diesbezüglich auf die angemessenen Vorschläge des Auftragnehmers einlässt. 6. Dem Auftraggeber steht ein außerordentliches Kündigungsrecht zu, wenn der Auftragnehmer die Durchführung einer Vertragsänderung endgültig – d.h. nach Einhaltung von Eskalationsmechanismen bis zur Geschäftsleitung des Auftragnehmers, jedoch nicht weitergehend – ablehnt und kein Fall des Absatzes 5 vorliegt.

14. Klausel 2 7. Soweit das Änderungsverlangen ein für den Auftraggeber kritisches System betrifft und für dieses System von grundlegender Bedeutung ist, wird der Auftragnehmer eine Änderung auf ausdrücklichen Wunsch des Auftraggebers vor Durchführung des Vertragsänderungsverfahrens herbeiführen. Das Änderungsverfahren wird, sobald dies nach der Änderung durchführbar ist oder parallel dazu, angewendet. Als „kritisches System“ werden solche angesehen, ohne die die Arbeit des Auftraggebers nicht oder nur stark erschwert fortgeführt werden kann. Eine Änderung hat „grundlegende Bedeutung“ wenn die Arbeit des Auftraggebers ohne die Änderung nicht oder nicht mit richtigen Verarbeitungsergebnissen fortgeführt werden kann. Solange die Parteien sich über andere finanzielle und terminliche Regelungen nicht geeinigt haben, gilt als zwischen den Parteien vereinbart, dass die Leistungen auf Basis der zum Zeitpunkt dieses Vertragsschlusses gültigen Preisen, z.B. Tages- oder Stundensätzen, abgerechnet wird.

15. Klausel 2 8. Der schriftliche Änderungswunsch einer Vertragspartei muss oder kann (entsprechend markiert) enthalten:  eine einmalige fortlaufende Nummer, die den Änderungswunsch eindeutig identifiziert (muss);  den Titel der Änderung und der zusätzlichen Leistung (muss);  den Verfasser und das Datum des Änderungsvorschlags (muss);  den Grund für die Änderung oder die zusätzliche Leistung (kann);  Details der Änderung oder der zusätzlichen Leistung samt Spezifikationen (muss, soweit durch den Ersteller des Änderungsverlangens erbringbar);

16. Klausel 2 Angaben zur Wichtigkeit der Änderung für die Vertragspartei im Sinne von Priorität in Relation zu anderen Teilprojekten und zeitliche Dringlichkeit (muss);  einen Zeitplan und eine Verfahrensbeschreibung für die Einführung zusammen mit allen Vorschlägen für die Abnahme der Änderung oder zusätzlichen Leistung (kann);  ein Verfahren für die nachträgliche durchzuführende Überprüfung der Effektivität der Änderung (kann);

17. Klausel 2 eine Analyse der wahrscheinlichen Auswirkungen der Änderungen oder der zusätzlichen Leistungen, falls es welche gibt, auf andere Aspekte der Leistung, insbesondere auf (kann): - die bisher bestehenden Fristen; - einen möglichen Stillstand des ganzen oder von Teilen des Projektes inklusive der daraus entstehenden Kosten; - die Vergütung der Leistung; - die zu erstellende Dokumentation, soweit relevant, - andere Systeme und laufende Entwicklungsarbeiten; - die zu erbringenden Schulungsmaßnahmen;

18. Klausel 2 - Arbeitsanordnungen; - durch die Änderung überflüssig gewordene Leistungen (z.B. Funktionalitäten in Software); - die Arbeitsbelastung; - die Auswirkung auf bisher für die Leistung eingesetzte, oder geplante, andere Leistungen einschließlich, wo sie überflüssig wird, die mögliche Wiederverwendung in anderen Teilen der Leistung oder wo anwendbar, den Veräußerungswert.  Unterschriften der für die jeweilige Vertragsänderung stellvertretungsberechtigten Mitarbeiter oder Beauftragten der Vertragsparteien (muss).

19. Klausel 2 9. Sollte der Auftragnehmer das Änderungsverlangen ablehnen oder die Änderung aus einem sonstigen Grund nicht oder nicht rechtzeitig dem Auftraggeber abnahmefähig zur Verfügung stehen, steht dem Auftraggeber das Recht zu selber oder durch Dritte Er- oder Bearbeitungen der Software, Änderungen der Hardware oder sonstigen Leistung durchzuführen, nachdem dem Auftragnehmer eine Nachbesserung die maximal 30 Kalendertage in Anspruch nehmen kann eingeräumt wurde. Regelungen in urheberrechtlichen oder sonstigen Nutzungsbestimmungen gelten hinsichtlich des Bearbeitungsverbotes in diesem Fall nicht, die darin enthaltene Verpflichtung des Auftragnehmers erweitern sich auf alle erforderlichen Informationen, die für den Auftraggeber oder Dritte notwendig sind um die Bearbeitungen durchzuführen.

20. Klausel 2 10. Für die Durchführung und die Arbeitsergebnisse der Vertragsänderung gelten die Vorschriften dieses Vertrages. 11. Die Kosten für die Vertragsänderung trägt jede Partei selber. Die Kosten für die Durchführung der Inhalte der Vertragsänderung bleiben davon unberührt.

21. Klausel 1 3. Unabhängig vom vorstehenden Verfahren können Änderungen jederzeit einvernehmlich zwischen den Projektleitern vereinbart werden. Die Vereinbarung über die Änderung bedarf der Schriftform. Entsprechend können Änderungen auch im Projektlenkungsausschuss vereinbart werden. Werden in diesen Fällen keine Preisänderungen und keine Änderungen sonstiger Vertragsbedingungen vereinbart, müssen die geänderten Leistungen im Rahmen der bis dahin vereinbarten Vertragsbedingungen durchgeführt werden.