Marseille, Auditorium du Pharo, 18, 19 et 20 juin 2009

1. “Réussir Lift France 09" Principes et aspects pratiques de l’organisation‏ Marseille, Auditorium du Pharo, 18, 19 et 20 juin 2009

2. Lift, une tribune des curieux ? Echanger

3. Un évènement cristallin Des travaux lumineux Partager Donner du sens

4. Des performances artistiques Toucher Voir Comprendre

5. Lift France 09 with Fing :une aventure collective • Pour l’équipe Lift • Essaimer en France. Choisir un troisième lieu après Genève et la Corée. Faire souffler l’esprit Lift sur des braises pour (s’)ouvrir de nouveaux horizons • Pour l’équipe Fing • Décliner Lift à la manière française, c’est choisir une tribune des curieux pour poursuivre ses travaux, les faire entrer en résonance avec d’autres pour mieux porter son projet • Pour l’équipe Items • Contribuer à l’organisation de Lift, c’est un beau challenge pour atteindre le même niveau d’excellence qu’à Genève et en Corée et permettre à la FING, comme LIFT d’être reconnus en France pour l’excellence de leur évènement conjoint

6. Définir les responsabilités Suivre les process Assurer l’équilibre financier Communiquer

7. Pas si vite, nous sommes pressés • Parceque nous faisons le pari d’organiser Lift France dès cette année, notre organisation est le support de notre ambition • Une organisation lisible et partagée • La volonté d’aller vite pour répondre à l’urgence, mais sans se précipiter • Parceque nous devons réunir toutes les compétences indispensables • Une organisation multipolaire • La nécessité de spécialiser chacun des acteurs Comment réussir collectivement en alliant nos compétences avec un haut niveau d’exigence et de qualité à l’instar du standard Lift et des travaux conduits par la Fing ?

8. 3 partenairespour faire de Lift France 09 with Fingun succès Lift Inscrits Fing Items

9. Lift • Tâches • Transfert vers les équipes Fing & Items • Programme • Site internet • Participation à la recherche de partenaires • Organisation • Une équipe de projet (Eléonore, Laurent, Nicolas, Sylvie) • Un chef de projet : Sylvie • Le soutien de ses prestataires : B&B, Lumens 8

10. Fing • Tâches • Management de projet & Finances • Communication et promotion • Organisation • Une équipe de projet (Axelle, Aurialie, Charles, Daniel, Hubert, Jean-Marie, Martin, Pierre, Renaud, Véronique) • Un chef de projet : Pierre • Le soutien de ses prestataires CSP, Hopscotch

11. Items • Tâches • Recherche de partenaires • Commissariat général de la manifestation (logistique, réceptif, impressions, etc.) • Organisation • Une équipe de projet (Frédérique, Guillaume, Hervé, Laure, Sébastien, Thomas) • Un chef de projet : Frédérique • L’expérience de manifestations technologiques et une proximité culturelle avec la Fing

12. Définir les responsabilités Suivre les process Assurer l’équilibre financier Communiquer

13. Les clés de la réussite • 1ère clé :solliciter les bonnes personnes • • Ce sont les chefs de projets qui sont les émetteurs-récepteurs • • Sylvie pour Lift ; Frédérique pour Items ; Pierre pour la Fing • • Trop d’informations noie la bonne information • 2ème clé :utiliser les bons outils • • Les documents de management de projet sont sous google doc • • Les fichiers sources actualisés sont sur le serveur Fing • • La mise à jour en temps réels est indispensable • 3ème clé :partager l’information • • Newsletter hebdomadaire • • Comité logistique et Comité partenariat hebdomadaires • • Sylvie pour Lift ; Frédérique pour Items ; Pierre pour la Fing • 4ème clé :anticiper ets’adapter • • Le rôle des chefs de projet est de réduire les aléas • • Tout problème a une solution, pas forcément onéreuse

14. Process (I) • Les chefs de projet sont les portes d’entrée de chacune des structures (Lift, Items, Fing) • • prise en compte des informations • • mobilisation des ressources • • arbitrages et reporting • • traitement des sollicitations et reporting • MAJ des documents de référence • • sous google doc « Organisation Lift 09 » et « Lift France 09 task & roadmap » • • sur le serveur FING http://doc.openfing.org/LIFTWITHFING09/FICHIERS_DESIGNELEMENTS_09/ • • sur les sites Lift & Fing les dernières versions du programme • Le partage de l’information se fait au niveau global … • • global urgent : liste mél lift09-france • • global hebdomadaire : Weekly Newsletter le vendredi après envoi le jeudi des chapitres : Programme (Nicolas), Partenariat (Frédérique), Logistique (Frédérique), Communication (Véronique) avec un œil attentif sur le suivi des inscriptions

15. Process (II) • … et au niveau des différents groupes de travail • • comités hebdomadaires les mercredis (9h/10h: logistique – Frédérique, Sylvie, Pierre – ; 10h/11h : partenariat + communication – Véronique, Frédérique, Sylvie, Laurent, Pierre –) • • groupe de travail « programme » : google doc « Lift09FR_PROGRAM » et mise en ligne des versions actualisées •groupe de travail « éléments de design Lift pour accompagner les process de validation des productions de communication, signalétique, goodies, jusqu'au BAT imprimeur ou mise en ligne : liste design_lift09@fing.org + google doc : LIFT09-FRANCE-ELEMENTS-DESIGN et espace sur serveur public Fing • • toutes ces informations figurent sur : http://wiki.openfing.org/wakka.php?wiki=LiftFrance.PagePrincipale et sur le google agenda dédié • Sur la base de ces exemples, certainement d’autres communautés de travail à créer ; propositions attendues

16. "QLFA", questions likely to be frequently asked • Je souhaite poser une question, transmettre une info ? • • je m’adresse selon à Sylvie (Lift), Pierre (Fing) ou Frédérique (Items) selon le domaine concerné • Qui est responsable du site Liftconference ? • • Nicolas+Daniel pour le Programme ; Axelle + Elonore pour les expériences ; Frédérique + Véronique pour les partenaires Aurialie pour les Practical informations • Pourquoi les prix d’inscription sont élevés ? • • Ils sont la garantie de la qualité de la manifestation, tant pour son programme, que sa logistique, que ses expériences qui font l’esprit Lift. L’objectif n’est pas de faire des bénéfices mais de couvrir les frais engagés. • On me demande une entrée, une réduction • • Je transmets la demande à Aurialie • Je souhaite me tenir informé • • Je visite le blog de Lift France09 et je lis la newsletter hebdomadaire adressée les vendredis

17. Définir les responsabilités Suivre les process Assurer l’équilibre financier Communiquer

18. Un élément essentiel • On ne peut pas dépenser plus que ce que l’on gagne • La nécessité d’une grande souplesse au niveau de l’équilibre recettes/dépenses une fois couvertes les dépenses obligatoires • On doit en permanence s’assurer que les dépenses soient couvertes par des recettes équivalentes • Faire preuve d’imagination et de volonté pour donner un grand retentissement à la manifestation, gage d’inscriptions • Un processus d’engagement qui offre une sécurité • L’engagement des dépenses est évalué par les chefs de projet • La proposition d’engagement transite par Pierre (Fing)… mais l’accord sur l’engagement est donné par Jean-Marie (Fing) • Les factures des dépenses validées sont adressées à Aurialie • Le budget est réévalué en continu, intégrant les perspectives de recettes liées aux partenariats et aux inscriptions… • … permettant de réévaluer les prestations.

19. Définir les responsabilités Suivre les process Assurer l’équilibre financier Communiquer

20. Lift + Fing = un tout plus grand que la somme des parties • Le pari est de s’appuyer sur la notoriété de chacun • Chacun des partenaires possède des atouts… • ……mais même si on sait faire, on doit se mettre en situation d’apprendre beaucoup • Pour (s’)offrir un moment inoubliable • Il s’agit donc de donner un sens à cette complémentarité • En gardant à l’esprit que nous intégrons la dimension concurrentielle • Respecter les principes d’organisation • Ce n’est pas se limiter dans les ambitions… • … mais pouvoir décupler ses moyens • Et développer une communication performante • Le plus possible sans bourse délier… • … si possible avant la manifestation… • …pour atteindre un nombre encore plus grand d’inscrits

21. Lift Inscrits Fing Items La réussite sera collective