A Learning and Innovative Organisation

1. A Learning and Innovative Organisation Oxfam Quebec’s MEL approach and systems: an overview April 2010 Une organisation apprenante et innovante

2. Dans le cadre actuel de la coopération au développement, nous devons plus que jamais démontrer notre impact sur le développement et augmenter notre valeur ajoutée comme organisation de coopération internationale. Compte-tenu de la variété et de la complexité des situations au sein desquelles nous intervenons, avoir un impact dans la vie des gens nécessite des niveaux de savoir et de savoir-faire de plus en plus élevés. Pour ce faire, Oxfam-Québec souhaite se démarquer par: Le grand défi que s’est donné Oxfam-QuébecDevenir une organisation apprenante et innovante ORGANISATION APPRENANTE ET INNOVANTE 2 Une culture organisationnelle axée sur l’apprentissage, l’amélioration continue et l’innovation. Une approche de gestion et des façons de faire visant l’augmentation de la qualité de nos interventions et de notre impact dans la vie des populations pour qui nous travaillons.

3. Le grand défi que s’est donné Oxfam-QuébecDevenir une organisation apprenante et innovante Définition d’organisation apprenante adoptée par Oxfam-Québec Une organisation qui, pour son propre développement, se donne les moyens de capitaliser ses acquis, de tirer les leçons appropriées, d’échanger sur les questions stratégiques et qui met en place un processus d’amélioration continue. Au quotidien, une organisation apprenante c’est : L’apprentissage élevé au rang des processus organisationnels Une organisation qui se concentre sur l’individu en tant que travailleur du savoir et agent de transformation La réflexion sur les gestes professionnels critiques, transférables d’une personne à l’autre, d’une équipe à l’autre Des individus conscients que leur expérience constitue un capital sur lequel l’organisation peut construire Des individus conscients qu’ils peuvent apporter une valeur ajoutée au savoir faire de l’organisation 3

4. Le grand défi que s’est donné Oxfam-QuébecDevenir une organisation apprenante et innovante Devenir une organisation apprenante et innovante est une transformation humaine qui nécessite que nos employés et coopérants volontaires agissent en travailleurs du savoir Pour Oxfam-Québec, être un travailleur du savoir c’est : consacrer une partie de son temps à aider les autres, travailler en équipe, documenter et partager son savoir et les leçons apprises de son expérience, questionner ses façons de faire et celles de l’organisation, proposer des améliorations, se montrer créateur et innovateur, participer au suivi des progrès réalisés et à l’évaluation de l’impact de nos actions. 4

5. Le grand défi que s’est donné Oxfam-QuébecDevenir une organisation apprenante et innovante ORGANISATION APPRENANTE ET INNOVANTE 5 Notre vision Devenir une organisation apprenante et une ONG chef de file en matière de reddition de comptes Pour ce faire, Oxfam-Québec s’est fixé deux objectifs stratégiques étroitement liés : 1) Oxfam-Québec adopte et intègre dans ses activités courantes les comportements et pratiques propres à une organisation apprenante et elle est reconnue comme telle 2) Oxfam-Québec est une organisation qui évalue systématiquement tous ses programmes et qui est en mesure de démontrer l’impact de son travail

6. Le grand défi que s’est donné Oxfam-QuébecDevenir une organisation apprenante et innovante Principales réalisations d’Oxfam-Québec afin d’entreprendre ce virage Objectif de changement interne dans notre plan stratégique 2007-2012 Changement de la structure organisationnelle - création d’une direction Organisation apprenante et Évaluation et, plus récemment, de la direction des Ressources humaines et du Développement organisationnel Réalisation d’une projet de recherche-action en partenariat avec le CEFRIO et une équipe de recherche de l’Université McGill ayant permis de: Déterminer l’état de maturité d’Oxfam-Québec en tant qu’organisation apprenante Recommander les actions à entreprendre afin de devenir une organisation apprenante Expérimenter des projets pilotes visant à intégrer de nouveaux outils et méthodes en matière de gestion des connaissances ORGANISATION APPRENANTE ET INNOVANTE 6

7. Le grand défi que s’est donné Oxfam-QuébecDevenir une organisation apprenante et innovante Principales réalisations d’Oxfam-Québec afin d’entreprendre ce virage Mise en place d’une communauté de pratique sur l’égalité entre les sexes et la lutte contre les violences faites aux femmes permettant de capitaliser, partager et diffuser les actions novatrices et porteuses. Réalisation d’un projet de capitalisation des savoirs acquis en développement jeunesse au Népal ayant mené à l’élaboration d’un récit apprenant («storytelling»). Intégration à notre approche de gestion de programmes et projets de meilleures pratiques et processus de planification, de collecte d’information, d’analyse et de réflexion participative (Pratiques de gestion axées sur l’impact et l’apprentissage). ORGANISATION APPRENANTE ET INNOVANTE 7

8. Le grand défi que s’est donné Oxfam-QuébecDevenir une organisation apprenante et innovante Adopter une approche de gestion de programmes et projets axées sur l’impact et l’apprentissage ORGANISATION APPRENANTE ET INNOVANTE 8 Cela implique d’adopter de meilleures pratiques et processus de planification, de collecte d’information, d’analyse et de réflexion permettant de générer les connaissances et les informations dont les équipes et les gestionnaires ont besoin pour prendre des décisions éclairées, apprendre, améliorer la performance d’un programme ou projet et rendre compte de l’impact de leurs actions.

9. Le grand défi que s’est donné Oxfam-QuébecDevenir une organisation apprenante et innovante Adopter une approche de gestion de programmes et projets axées sur l’impact et l’apprentissage Objectif d’intégrer systématiquement dans les programmes et projets des mécanismes de Suivi-Évaluation-Apprentissage (SÉA). Le SÉA assure l’amélioration continue de nos interventions et l’augmentation de notre impact. Il repose sur la création d’espaces de réflexion et d’analyse avec nos partenaires et les populations bénéficiaires. Tout au long de la réalisation d’un projet, de bonnes pratiques de Suivi-Évaluation-Apprentissage permettent : de savoir si ce que nous faisons est pertinent et durable, de comprendre ce qui fonctionne le mieux et le moins bien et pourquoi, de résoudre des difficultés, d’identifier des actions nouvelles ou encore des améliorations à apporter afin de planifier et d’ajuster de manière continue la stratégie d’intervention d’un projet. ORGANISATION APPRENANTE ET INNOVANTE 9

10. Devenir une organisation apprenante et innovanteNos principaux défis 10 • Développer une vision partagée et mobiliser « nos gens » – l’organisation apprenante est une œuvre commune! • Faciliter et assurer le passage de l’apprentissage à différents niveaux: individuel, collectif et surtout organisationnel. • Systématiser des espaces de réflexion et d’apprentissage stratégique, pour chaque secteur d’intervention, afin d’alimenter nos décisions de gestion ainsi que notre planification. • Travailler en réseau en disposant d’une infrastructure technologique qui permette de diffuser et de capitaliser les savoirs stratégiques(leçons apprises et bonnes pratiques).

11. Devenir une organisation apprenante et innovanteNos principaux défis 11 • Amener toutes nos équipes outre-mer à adopter une approche apprenante de gestion de projet permettant d’améliorer la qualité de notre travail et d’en augmenter l’impact. • Documenter et partager de manière systématique les expériences « succès » ainsi que les bonnes pratiques et leçons apprises de nos expériences de développement. • Développer des modèles d’intervention visant à renforcer et consolider l’expertise d’Oxfam-Québec et celle de ses partenaires outre-mer.

12. Devenir une organisation apprenante et innovante: un processus permanent une vision à long terme 12

13. MERCI DE VOTRE ATTENTION 13

14. La vision d’Oxfam-Québec en matière de SÉA Performance organisationnelle Processus apprenant de gestion de programme ou projet Planification annuelle et stratégique Oxfam-Québec réalise ses objectifs de changement et a un impact réel sur le développement Oxfam-Québec est une organisation innovante et à la fine pointe du développement international Oxfam-Québec est une organisation pertinente, crédible et chef de file en matière de reddition de compte Planification Collecte d’informations (Suivi) Pertinence Cohérence Durabilité Efficacité Efficience Analyse et réflexion afin d’apprécier et comprendre les changements obtenus (Évaluation) Utilisation des leçons apprises et des bonnes pratiques dans la planification et la gestion des programmes et projets futurs (Capitalisation) Amélioration continue de nos stratégies et façons de faire Reddition de comptes Partage des connaissances à l’ensemble de l’organisation Réflexion afin d’identifier et de documenter les leçons apprises (Apprentissage individuel et collectif) Utilisation des apprentissages pour le réajustement des stratégies et actions à entreprendre Utilisation des informations et apprentissages pour les prises de décisions Apprentissage organisationnel Performance des programmes et projets 14 SYSTÈME DE GESTION DE LA PERFORMANCE DES PROGRAMMES ET PROJETS Stratégies d’intervention pertinentes Cohérence Durabilité Efficacité Efficience