Jeudi 14 juin 2012

1. Réunion d’information pour les porteurs de projets qui souhaitent bénéficier d’un cofinancement par le FSE Jeudi 14 juin 2012

2. Objectifs de la réunion d’information • Aider les porteurs de projets à constituer leur dossier de candidature • Expliquer la procédure de sélection des candidatures • Donner un aperçu du déroulement administratif de l’opération

3. L’élaboration du dossier de candidature

4. Objectif du dossier de candidature L’objectif du dossier de candidature est de décrire le projet de façon à ce que les autorités qui sont appelées à le financer puissent se rendre compte de sa portée en termes de politique d’emploi (C’est l’équivalent du Business plan de l’entrepreneur qui souhaite obtenir un prêt de sa banque.)

5. La fiche de candidature doit donc : • Décrire le projet en faisant ressortir le mieux possible l’utilité et l’impact du projet en matière d’emploi. • Montrer que les moyens à mettre en œuvre sont adéquats par rapport aux résultats escomptés du projet. Un choix judicieux d’indicateurs contribueront à souligner l’efficacité du projet.

6. La fiche de candidature a été conçue de façon à aider le porteur de projet à structurerson projet. Elle comporte : • une partie descriptive (sous Word), • une partie financière (sous Excel).

7. Page 1 de la fiche de candidature

8. Page 3 de la fiche de candidature Contacts Ce sont les coordonnés : • civilité, nom et prénom • adresse postale • téléphone • fax • adresse électronique 1 - du représentant légal de l’organisme bénéficiaire 2 - du chef de projet en charge de l’opération Engagement et signature Formule qui engage le représentant légal de l’organisme bénéficiaire

9. Page 4 de la fiche de candidature

10. Pages 5 + 6 de la fiche de candidature 3.2. Découpage de l’opération en phases/activités (page 5) Consiste à découper le projet d’abord en phases. Elles doivent se succéder chronologiquement et le début d’une phase doit coïncider avec la fin de la phase précédente (les dates de début et de fin de phase doivent correspondre au trimestre). Chacune des phases est à ventiler en activités. Certaines opérations ont un caractère cyclique : dans ce cas les mêmes activités se répéteront à l’intérieur de la phase. • 3.3. Budgets et volumes horaires par phase (page 6) • Pour chacune des phases il y a lieu d’indiquer : • Le budget (en dépenses et recettes) • Le volume horaire prévu pour l’encadrement • Le volume horaire prévu pour la partie administrative.

11. Pages 7 et 8 de la fiche de candidature 4.1. Evaluation de l’opération (page 7) Donnez les éléments qui justifient que : • Le projet est à reprendre sous l’axe/priorité spécifié à la page 1. • Le degré d’impact ainsi que le degré d’innovation de l’opération. • Explications qui démontrent que le projet respecte • les politiques communautaires horizontales, • les règles en matières de marchés publics, • répond aux spécificités du FSE. 4.1. Moyens et indicateurs (page 8) Selon que l’opération consiste en : • une opération d’assistance aux personnes, • une opération de support aux systèmes et aux structures. Il y a lieu de remplir l’onglet correspondant dans le fichier Excel.

12. Page 9 de la fiche de candidature Le volet financier est à remplir via le fichier Excel : • Concernant le budget, seuls les onglets 1 à 12 sont à remplir par le promoteur du projet : • les zones à remplir sont les cellules de couleur jaune, • les cellules non colorées comportent des formules et se remplissent automatiquement. • L’onglet « budget global » est le récapitulatif des onglets 1 à 12. Le tableau est rempli automatiquement. • Selon le type d’opérations et comme spécifié sous le point 4.1, il y a lieu de remplir : • soit l’onglet « assistance aux personnes », • soit l’onglet « support aux structures ».

13. Déroulement de la procédure de sélection des candidatures

14. Procédure de sélection des candidatures La sélection des candidatures est assurée par un Comité de sélection Le comité est composé de 6 membres Le Comité est « tripartite » : • 2 membres représentent le Gouvernement • 2 membres représentent les employeurs • 2 membres représentent les syndicats

15. La sélection se fait par priorités/objectifs spécifiques. Un projet sera retenu ou rejeté : • en fonction de la politique de l’emploi du Gouvernement et les besoins du marché (crise économique et financière) • selon l’utilité du projet pour réaliser l’objectif visé (un projet de l’axe 1.1 sera évalué en fonction de sa capacité à « améliorer le taux d’emploi des travailleurs âgés ») • selon l’efficience des moyens utilisés par rapport aux réalisations (un projet qui coûte trop cher pour des résultats trop faibles sera écarté) • en fonction du budget encore disponible pour l’axe visé (s’il y a 1 seul projet de € 1.000.000 en lice pour un axe déterminé et que le budget disponible n’est que de € 750.000  le projet devra être rejeté même s’il est super efficace). A noter qu’il est possible que le Comité limite le projet à certaines actions ou réduise la période de réalisation.

16. La réunion du Comité de sélection est le mercredi 10 octobre 2012 • Les promoteurs seront avisés par courrierde l’acceptation ou du refus de leur candidature (à souligner que le promoteur dispose d’une possibilité de recours). • L’octroi de la subvention est officialisé par la signature d’une convention entre parties : • le promoteur s’engage à réaliser le projet, • le FSE s’engage à rembourser la quote-part communautaire des dépenses éligibles. La convention reprend notamment le détail de la candidature et le budget détaillé de l’opération La convention est finalisée avant le lancement du projet (= 1er janvier 2013)

17. Aperçu sur le déroulement administratif d’une opération

18. Les grandes étapes du déroulement administratif d’une opération • Enregistrement comptable des opérations dans la comptabilité du promoteur • Transfert trimestriel dans la base de données du FSE • Demande semestrielle de remboursement • Contrôles des opérations par les autorités (par semestre) • Réunion du comité de pilotage (annuel / par semestre) • Remboursement des dépenses (par semestre)

19. Les grandes étapes du déroulement administratif d’une opération: l’enregistrement comptable des opérations • Comptabilisation habituelle dans votre système comptable : • des opérations relevant du FSE, • des autres opérations de votre entité. Par contre, ceci nécessite une comptabilité analytique qui permet d’isoler les opérations FSE des autres opérations. • Le classement des pièces comptables doit permettre de s’y retrouver rapidement (attention: le délai de conservation des pièces FSE court jusqu’en 2027). • Le Plan comptable normalisé (PCN) est normalement d’application. (Toutefois vous pouvez continuer à utiliser un autre plan comptable, mais dans ce cas le transfert dans la base FSE doit se faire selon le PCN.)

20. Les grandes étapes du déroulement administratif d’une opération: le transfert des données comptables dans la base de données du FSE • Le promoteur est tenu de transférer les données comptables concernant l’opération cofinancée par le FSE vers la base de données (ACCESS) du FSE sur une base trimestrielle. • Ce transfert peut être largement automatisé et ne requiert que peu d’interventions manuelles. • L’équipe del’assistance technique (M. Alain CALMES) est à disposition pour vous aider en cas de difficulté.

21. Les grandes étapes du déroulement administratif d’une opération: la transmission à l’AG des demandes de remboursement • C’est ce que l’on appelle les « déclarations de paiement » • Se fait 1x par semestre : • le 15 juillet pour les opérations du 1er semestre • le 31 janvier pour les opérations du 2me semestre (délai plus long pour tenir compte de la clôture comptable annuelle) • Le formulaire de déclaration est largement automatisé via la base de données et ne demande que peu d’intervention manuelle.

22. Les grandes étapes du déroulement administratif d’une opération: le contrôle des opérations par les autorités Les contrôles se font à plusieurs niveaux : • Par l’Autorité de gestion (Ministère du Travail et de l’Emploi) qui effectue un contrôle sur « pièces et sur place » de 100% des dépenses déclarées. Les contrôles sont effectués en 2 périodes : • pour les opérations du 1er semestre: entre le 15 juillet et le 15 octobre, • pour les opérations du 2me semestre: entre le 1er février et le 1er mai. • Par l’Autorité de certification (Ministère des Finances) qui certifie les demandes de paiement avant leur envoi à la Commission européenne. • Par l’Autorité d’audit (Inspection Générale des Finances - IGF) sous la tutelle du Ministère du Trésor et du Budget). • Par la Commission européenne. • Par toute autre autorité de contrôle nationale ou communautaire.

23. Les grandes étapes du déroulement administratif d’une opération: les réunions du Comité de pilotage • Pour chaque projet il est constitué un Comité de pilotage qui a pour objectif de suivre l’avancement du projet. • Le Comité de pilotage est composé de : • représentants du promoteur (chef de projet, responsable administratif …), • représentants de l’Autorité de gestion. • Le comité se réuni en principe 2x par an. • Un tableau de bord d’avancement du projet est généré pour chaque réunion du Comité de pilotage. Sur base de ces chiffres le Comité : • analyse l’avancement de l’opération par rapport aux objectifs fixés, • analyse la consommation budgétaire. • Un procès verbal est produit pour chaque réunion.

24. Les grandes étapes du déroulement administratif d’une opération: le remboursement des dépenses Les opérations étant cofinancées par le FSE et par une autre contrepartie nationale, le remboursement des dépenses se fait par 2 canaux différents : • Pour la partie cofinancée par le FSE : • paiement d’un fonds de roulement de 7,5% du budget FSE lors de la signature de la convention, • remboursement des dépenses déclarées pour chaque semestre: le remboursement intervenant généralement dans les 6 mois suivant la clôture du semestre (l’AG doit préalablement contrôler chacune des dépenses déclarées et attendre la réception des fonds par la CE). • Pour la partie dite « contrepartie nationale » : • Selon des modalités et un calendrier qui sont spécifiques à chaque contrepartie.

25. JANV FEV MARS AVR MAI JUIN JUIL AOUT SEPT OCT NOV DEC Enregistrement comptable des opérations du 1er semestre Transfert des données comptables dans la base de données du FSE 15 avril pour les op. du 1er trim 15 juillet pour les op. du 2em trim 15 juillet Remise des demandes de remboursement Remise des demandes de remboursement 15 juillet – 15 octobre Période de contrôle 31 octobre Validation des demandes de remboursement Période de tenue du Comité de pilotage 15 juillet – 15 octobre

26. Les responsables de l’Autorité de gestion Patrice FURLANI Abilio FERNANDES Les responsables opérationnels Alain CALMES Pascal FLAMMANG Richard MARCK L’assistance technique Alain CALMES L’équipe des contrôleurs Tania HOFFMANN Audrey SEIWERATH Richard MARCK Pascal FLAMMANG Le secrétariat du FSE Vally BERRINI Vicky MOUSEL Sandy BARTHELMY Les personnes de référence Tout courriel est à adresser à : secretariat.fse@mt.etat.lu

27. Documentation de référence • De plus amples renseignements sur les différents points de la présentation sont donnés dans la documentation de référence reprise sur le site Internet www.fse.lu • Il est recommandé aux promoteurs de prendre connaissance du contenu de ces documents avant la mise en route de leur projet.

28. Merci de votre attention.