ORGANIZACIJA DELA IN VODENJE SEJE OBČINSKEGA SVETA

1. ORGANIZACIJA DELA IN VODENJE SEJE OBČINSKEGA SVETA Hrpelje-Kozina, 17. april 2007 Murska Sobota, 19. april 2007 neza.vodusek@gov.si

2. KAKO ZAČETI? • Priprava letnega načrta dela OS (delovnega telesa – odbora, komisije..) • Priprava mesečnega terminskega načrta glede na datum redne seje: vsaj 30 dni pred sejo • Priprava tedenskega načrta: končati se mora na dan pred sejo • Priprava poteka seje neza.vodusek@gov.si

3. KDO? • Uradnik, ki je zadolžen za organizacijo dela OS, • Sekretarji delovnih teles • Župan, podžupan • Predsedniki delovnih teles • Direktor občinske uprave z vodji oddelkov, služb……. neza.vodusek@gov.si

4. NAČRT LETNEGA PROGRAMA/I • Načrtujejo se redne in slavnostne seje • Redne seje 1x na mesec, slavnostne na občinski ali drugi praznik • Upoštevati dela proste dni, šolske počitnice in čas letnih dopustov • Poslovniška določba, kdaj se seje zaključijo pred poletnimi dopusti, kdaj je prva jesenska seja neza.vodusek@gov.si

5. NAČRT LETNEGA PROGRAMA/II • Upoštevati vse faze postopkov: kdaj planirati drugo obravnavo akta • Spoštovati zakonodajo glede javne razgrnitve (proračun, prostorski akti) • Upoštevati obravnavo v krajevnih, vaških in četrtnih skupnostih • Objava akta v uradnem glasilu – kdaj izide glasilo, koliko prej poslati v objavo neza.vodusek@gov.si

6. NAČRT LETNEGA PROGRAMA/III • Rezervacija dvorane • Z načrtom seznaniti računalniške programerje, fotokopirnico, glavno pisarno … Načrt I, II in III je izjemno pomemben za planiranje dela občinske uprave!!! neza.vodusek@gov.si

7. SKLIC SEJE/I • Redna seja - v skladu z letnim programom, • Izredna seja – kadar ni pogojev za sklic redne, vendar le glede rokov, • Dopisna seja – samo, če je v poslovniku določena, • Slavnostna – protokolarno vabilo neza.vodusek@gov.si

8. SKLIC SEJE/II • Sklic seje vsebuje predlog dnevnega reda in gradivo, • Predlagatelji: župan, član OS, delovna telesa ali nadzorni odbor, • Kadar predlagatelj ni župan, se predlagana točka pošlje županu preko glavne pisarne, • Redna seja se lahko skliče, če še ni končana predhodna seja, vendar se ne more pričeti • Podpisan sklic seje je informacija javnega značaja neza.vodusek@gov.si

9. VABILO/I • Vabilo vsebuje - številko seje (5. redna seja, 2. izredna seja…). Slavnostne seje se ne številčijo. • kje in kdaj bo seja, • predlog dnevnega reda, • komu je vabilo poslano, • kdo je posebej vabljen k posamezni točki, • gradivo mora biti priloženo, neza.vodusek@gov.si

10. VABILO/II • Izjemoma se gradivo pošlje naknadno – obrazložitev zakaj, • Sklic seje prejmejo: • župan, člani OS, nadzorni odbor, • sveti krajevnih, vaških ali četrtnih skupnosti, • politične stranke in liste, • občinska uprava, • sredstva javnega obveščanja • Sklic seje se pošlje: v fizični obliki na papirju ali po elektronski pošti neza.vodusek@gov.si

11. PREDLOG DNEVNEGA REDA/I • Ni možno uvrstiti akta, če še ni končan postopek o aktu z isto ali podobno vsebino, • Pri sestavi je potrebno upoštevati: • akte v drugi obravnavi (predlog akta) se praviloma uvrsti pred akte v prvi obravnavi (osnutek akta), • akte z dvofazno obravnavo se uvrsti pred akte z enofazno obravnavo (sklepi) • akte, ki zahtevajo daljšo obravnavo (resolucije, smernice, programi…), • na prve točke dnevnega reda akte, katerih sprejem je vezan na določen rok neza.vodusek@gov.si

12. PREDLOG DNEVNEGA REDA/II • 1. točka: potrditev zapisnika (zapisnikov) rednih in izrednih (dopisnih) sej, • 2. točka: kadrovske zadeve • 3. ali zadnja točka: vprašanja, pobude in predlogi članov sveta (poslovniška določba!) • Mandatna vprašanja (ugotovitveni sklep o predčasnem prenehanju mandata, potrditev nadomestnega mandata) imajo prednost pred vsemi točkami in se uvrstijo takoj za zapisnikom!!! neza.vodusek@gov.si

13. GRADIVO/I • Se obvezno pripravi v skladu s poslovnikom, ne glede na to, ali je sklicana redna, izredna ali dopisna seja,oziroma ne glede na to, kdo je predlagatelj. • Če ni tako sestavljeno, ga župan pošlje v dopolnitev predlagatelju točke, z določitvijo roka, ki še omogoča uvrstitev na prvo naslednjo sejo. neza.vodusek@gov.si

14. GRADIVO/II – OSNUTEK AKTA • Naslov • Uvod: pravna podlaga, razlogi, ocena stanja, cilji in načela, poglavitne rešitve ocena finančnih posledic • Besedilo členov v pravni obliki po nomotehničnih pravilih • Obrazložitev členov • Predlog (predlogi) sklepov – jasni, precizni!!! • Priloga: grafično ali kartografsko gradivo neza.vodusek@gov.si

15. GRADIVO/III –PREDLOG AKTA • Uvod: katere pripombe so upoštevane, posebej obrazložiti, katerih pripomb ni bilo možno upoštevati in zakaj • V kolikor predlagatelj akta besedilo v drugi fazi bistveno spremeni v vsebini, ki ni bila predmet razprave v prvi fazi, je potrebna posebna obrazložitev • Upoštevati zakonodajo, če se spremeni med obema fazama (novi zakon, spremembe zakona …) • Predlog (predlogi) sklepov neza.vodusek@gov.si

16. VODENJE SEJE/I • Priprava natančnega poteka seje • Dosledno upoštevanje poslovnika • Med sejo razlaga poslovnik predsedujoči • Če pride do zapletov predsedujoči odredi 10-minutni odmor, da se sestane statutarno pravna komisija • Spoštujmo pravico do besede! neza.vodusek@gov.si

17. VODENJE SEJE/II • Razprava se vedno “odpre” in “zapre” • Sklepi, pripravljeni za glasovanje, morajo biti tako natančni, da ni dvoma o njihovi vsebini, • Preden se preide na glasovanje o posameznih sklepih, se obvezno ugotavlja navzočnost!!! • Vsak sklep se prebere v celoti, nato se glasuje, • Obvezno v mikrofon povedati rezultat glasovanja (ZA – 13, PROTI – 5) ter razglasiti rezultat (sklep je sprejet). neza.vodusek@gov.si

18. VODENJE SEJE/III • Posamezna točka se zaključi: • z odločanjem (glasovanjem), • če ni pogojev za odločanje na tej seji – obravnava se prekine in preloži na eno od naslednjih sej, • brez obravnave, če predlagatelj ni navzoč. • Seja se zaključi: • kadar je izčrpan dnevni red, • ker je pozna ura, • če se predlaga prekinitev. Posamezna seja ima lahko več zasedanj – nadaljevanj. neza.vodusek@gov.si

19. ZAPISNIK/I • Seje OS se zvočno snemajo, seje delovnih teles in javnih razgrnitev po potrebi • O vseh sejah se piše zapisnik • Dobesedni zapisnik je prepis zvočnega posnetka (magnetogram). Prepisuje se po potrebi, zvočni zapis je na voljo organom občine, predlagateljem gradiva in zainteresirani javnosti. neza.vodusek@gov.si

20. ZAPISNIK/II • Zapisnik obsega naslednje podatke: • navzočnost članov na seji in ob posameznem glasovanju,odsotnost ter navzočnost vabljenih, • sprejeti dnevni red, • predlogi, o katerih se je odločalo in imenih razpravljavcev, • sklepi, o katerih se je odločalo in rezultatu glasovanja (navedba sklepov v celoti eden za drugim vključno s podatki o glasovanju!!!), • vse postopkovne odločitve in stališča statutarno pravne komisije, • stališča delovnih teles, če so se sestali med sejo. neza.vodusek@gov.si

21. ZAPISNIK/III • Zapisnik se potrdi na seji – postane uradni zapisnik • O popravkih se razpravlja na seji, o sprejetem popravku se glasuje. • Zapisnik s popravki podpiše predsedujoči na seji in uslužbenec, ki je zanj odgovoren. • Zapisnik se objavi na spletni strani. neza.vodusek@gov.si

22. DOKUMENTARNO GRADIVO • Podpisanemu zapisniku se priloži en izvod originala vsega gradiva, ki je bilo obravnavano na seji (sejno gradivo). Original liste navzočih je sestavni del sejnega dosjeja. • Občinska uprava (strokovna služba) pripravi mesečno poročilo o udeležbi, ki ga pošlje KMVVI-ju. • KMVVI sprejme sklep o višini dela plače za prejšnji mesec in ga pošlje v finančno službo. neza.vodusek@gov.si

23. ZAKLJUČEK KVALITETNO IN STROKOVNO PRIPRAVLJENO GRADIVO JE OGLEDALO NAŠEGA DELA Zahvaljujem se vam za vašo pozornost! neza.vodusek@gov.si