Gerência de Projetos de TI 6. Custos

1. Gerência de Projetos de TI6. Custos Adriano Graziosi & Márcio Moreira marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

2. Somente o necessário ... Mas sem disperdício

3. Custos

4. Gerência de custos • Em projeto de escopo pequeno estes processos são quase inseparáveis

5. Conceitos importantes • Análise de valor: • Forma mais barata de se fazer algo • Tipos de Custos: • Diretos: • Decorrentes das ações do projeto • Ex.: Viagens, salários do projeto, materiais do projeto • Indiretos: • Despesas de mais de um projeto (normalmente rateados) • Ex.: Custo do PMO, salas de reunião compartilhadas • Fixos: • Não variam de acordo com a produção • Ex.: Aluguel da empresa, contabilidade • Variáveis: • Variam de acordo com o nível de produção • Ex.: Prêmios por produtividade, comissões, energia • Afundados: • Custos já incorridos no projeto independente de sua aprovação • Ex.: Custo de avaliação da viabilidade do projeto • Marginais: • Custo incorrido devido à aceleração (compressão ou paralelismo) do projeto • Ex.: Custo de horas-extras, custo da contratação de recursos mais caros

6. Planejar a gestão de custos

7. Planejar a gestão de custos • Missão: • Estabelecer políticas, procedimentos e documentação para planejar, gerenciar, gastar e controlar os custos do projeto • Técnicas Analíticas: • Escolher a opção estratégica para suportar os custos do projeto • Ex.: recursos próprios, financiamento com capital próprio ou de terceiros • Definir os critérios decisões de fazer, comprar, locar, financiar, etc. • Estas decisões estão sujeitas às regras financeiras da empresa

8. Plano de gestão de custos • Definições típicas: • Unidades de medida • Nível de precisão • Nível de acurácia • Links com procedimentos organizacionais • Limites de controle • Regras de medição de desempenho • Valor Agregado (Earned Value) • Formato dos relatórios • Descrição dos processos • Custo total de propriedade (TCO) • Total Cost of Ownership • Etc.

9. Exemplos de questões • 1) Um gerente de projeto precisa analisar os custos do projeto para encontrar maneiras de reduzi-los. Seria MELHOR se o gerente de projeto verificasse: • A. Custos variáveis e custos fixos. • B. Custos fixos e custos indiretos. • C. Custos diretos e custos variáveis. • D. Custos indiretos e custos diretos. • 2) Qual das opções a seguir é a forma MENOS eficaz de influenciar os fatores que geram mudanças na linha de base dos custos? • A. Revisar o escopo do projeto com o gerente funcional responsável pelo maior número de mudanças solicitadas. • B. Explicar, a quem solicita mudanças, o impacto negativo da mudança no projeto. • C. Eliminar o escopo causador da maioria das mudanças. • D. Notificar todas as partes interessadas de que não serão permitidas mais mudanças.

10. Estimar os custos

11. Estimar os custos • Missão: • Desenvolver a estimativa de custos dos recursos necessários para executar as atividades do projeto • Dica: • Antes de cotar no mercado, você deve saber que valores são esperados

12. Análise de reservas Riscos Reservas Reserva de Contingência: Obtidas através do VME (Valor Monetário Esperado) dos Riscos Conhecidos Reservas Gerenciais: Devem suportar problemas de riscos desconhecidos Ex.: % do valor estimado do projeto, valor fixo, etc. Análise de Reservas: À medida que o projeto avança as incertezas vão diminuindo e as reservas vão sendo usadas, reduzidas ou eliminadas

13. Estimar os custos - técnicas e saídas • Custo da Qualidade (CDQ): • Estimativa de custos da atividade: • Mínimo, mais provável e máximo ou mais provável ± % variação aceitável • Base de estimativas: • Modelos e propostas utilizadas, premissas adotadas, restrições conhecidas e nível de confiança da estimativa final

14. Exemplos de questões • 3) Todas as opções a seguir são saídas do processos Estimar os custos, EXCETO: • A. Uma compreensão do risco estimado de custos no trabalho • B. A prevenção da inclusão de mudanças inadequadas na linha de base de custos • C. Uma indicação do intervalo de custos possíveis do projeto • D. Documentação de todas as premissas adotadas durante o processo de Estimar os custos • 4) Durante qual grupo de processos do gerenciamento de projetos as previsões orçamentárias são criadas? • A. Monitoramento e controle • B. Planejamento • C. Iniciação • D. Execução

15. Determinar o orçamento

16. Determinar o orçamento • Missão: • Definir o orçamento do projeto e fechar a linha base de custos • Agregação de Custos: • Orça-se custos de atividades, que são agregados em pacotes de trabalho, entregas e finalmente para todo o projeto

17. Determinar o orçamento - técnicas • Relações históricas: • Dados históricos que permitam estimativas analógicas ou paramétricas • Considerar: precisão dos dados, facilidade de uso e escalabilidade do modelo • Reconciliação do limite de recursos financeiros: • Os clientes estabelecem um fluxo de caixa para o projeto • A reconciliação visa equilibrar os custos com o fluxo de caixa podendo gerar necessidade de financiamento ou reagendamento

18. Determinar o orçamento - saídas Alçada do Cliente ou da Alta Administração Alçada do GP

19. Exemplos de questões • 5) Qual dos itens abaixo não é uma saída do Determinar o orçamento? • A. Estimativas do projeto • B. Reservas de contingência • C. Reservas gerenciais • D. Previsões de custos • 6) Você é um gerente de projetos trabalhando em um projeto que exige o teste de 100 itens, com espaçamento uniforme pelo período de cinco semanas. Você acaba de iniciar a semana três, com um orçamento geral de Us$10 mil. Até esta data, você gastou Us$2 mil com 40 itens testados com sucesso. O que a variação de custo (VC) diz a você nessas circunstâncias? • A. O projeto está prosseguindo a 100% da taxa prevista. • B. O projeto está Us$2 mil abaixo do orçamento. • C. O projeto está dentro do orçamento. • D. O projeto está obtendo Us$2 de trabalho para cada Us$ gasto.

20. Controlar os custos

21. Controlar os custos • Missão: • Controlar o progresso de custos do projeto, as mudanças na linha base de custo e influenciar os fatores que geram variações de custos • Principais ações: • Gerar as mudanças na hora certa e controlar sua implementação • Garantir que o realizado fique dentro do previsto no período e no projeto • Isolar, entender e atuar nos fatores geradores de variação • Manter a adequação do andamento físico aos gastos do projeto • Prevenir a absorção de mudanças físicas e/ou financeiras não autorizadas • Analisar os impactos das mudanças e notificar os interessados (parte do Controle Integrado de Mudanças) • Etc.

22. Gestão do valor agregado • Earned Value (EV) ou Valor Agregado (VA): • VA (EV) = % Físico Concluído x Valor Planejado (VP) • O GP deve coletar o % Físico Concluído com a equipe: • Se não for possível calcular este % podemos utilizar: • Regra 50/50: 50% ao iniciar e 50% somente quando terminar • Regra 20/80: 20% ao iniciar e 80% somente quando terminar • Regra 0/100: 0% ao iniciar e 100% somente quando terminar • Fórmulas do % Realizado: • % Concluído = Duração Realizada / Duração Planejada • % Trabalho Concluído = Trabalho Realizado / Trabalho Planejado • % Concluído por VA = VA Realizado / Valor Planejado

23. Exemplo de cálculos de % realizado Premissas: Temos 3 atividades no projeto: A1, A2 e A3 Temos 2 recursos no projeto: R1 de R$200/h e R2 de R$500/h Trabalhamos 8h por dia neste projeto Data de Status: Estamos na quarta-feira na hora do almoço e estamos 100% em dia

24. Precisão dos % realizados • Grau de precisão: • % Concluído: função (duração) • % Trabalho Concluído: função (duração, recursos) • % Físico Concluído: função (escopo) • % Concluído Por VA: função (escopo, duração, recursos, custos) • Variáveis: PMBOK MS Project • VP: Valor Planejado (Custo da Linha Base) • Custo Orçado do Trabalho Planejado (valor planejado para execução da tarefa) • VA: Valor Agregado (COTR ou BCWP) • Custo Orçado do Trabalho Realizado (valor orçado do trabalho já realizado) • CR: Custo Real (CRTR ou ACWP) • Custo Real do Trabalho Realizado (custo realmente incorrido na realização) • % Concluído Por Valor Agregado: • PMBOK: % Concluído Por VA = VA Realizado / Valor Planejado • Project: % Concluído Por VA = COTR / Custo da Linha Base Precisão

25. Análise de variações • Análise de Variações: • VCR: Variações de Cronograma (SV: Schedule Variance): • VCR = VA – VP (Valor Agregado – Valor Planejado) • VC: Variações de Custos (CV: Cost Variance): • VC = VA – CR (Valor Agregado – Custo Real) • Ajudam a analisar a extensão das variações que ocorreram ou irão acontecer

26. Índices de desempenho • IDP: Índice de Desempenho de Prazos (SPI) • SPI: Schedule Performance Index • IDP = VA / VP (Valor Agregado / Valor Planejado) • Índice que mostra o retorno efetivo do tempo gasto • Se < 1  Projeto atrasado (previsto > agregado), ex.: 0,92  8% atraso • Se > 1  Projeto adiantado (agregado > planejado), ex.: 1,03  3% adiantado • IDC: Índice de Desempenho de Custos (CPI) • CPI: Cost Performance Index • IDC = VA / CR (Valor Agregado / Custo Real) • Índice de retorno efetivo do $ investido • Se < 1  Gastança (real > agregado) • Se > 1  Economia (agregado > real) ONT

27. Previsões • Orçamento No Término (ONT): • ONT = VP (Valor Planejado Total) • Estimativas de custos No Término do projeto: • Otimista: ENTo = CR + (ONT - VA) • Trabalho executado no ritmo orçado • Realista: ENTr = ONT / IDC • Trabalho executado no IDC atual • Pessimista: ENTp = CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)] • Trabalho executado considerando IDC e IDP • Índice de Desempenho para Terminar (IDPT): • Qual o desempenho a ser aplicado para que possamos concluir com o custo batendo com o ONT ou ENT • IDPT: Trabalho Restante (em termos de orçamento) • Recursos Financeiros Restantes • IDPT (ONT): (ONT – VA) / (ONT – CR) é maior que 1 • IDPT (ENT): (ONT – VA) / (ENT – CR) é menor que 1

28. Exemplo de previsões • Numa determinada Data de Status temos: • ONT: 10.000 VP: 5.500 VA: 5.000 CR: 6.000 • IDP = VA / VP = 5.000 / 5.500 = 0,91 • IDC = VA / CR = 5.000 / 6.000 = 0,83 • Estimativas de custos no término do projeto: • ENTo = CR + (ONT - VA) • = 6.000 + (10.000 – 5.000) = 11.000,00 • ENTr = ONT / IDC • = 10.000 / 0,83 = 12.048,19 • ENTp = CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)] • = 6.000 + [(10.000 – 5.000) / (0,91 x 0,83)] = 12.619,89 • Índice de Desempenho para Terminar (IDPT): • IDPT (ONT) = (ONT – VA) / (ONT – CR) • = (10.000 – 5.000) / (10.000 – 6.000) = 1,25 • IDPT (ENT) = (ONT – VA) / (ENT – CR) • = (10.000 – 5.000) / (12.048,19 – 6.000) = 0,83

29. Exemplos de questões • 7) Um projeto está com IDC (índice de desempenho de custos) 1,1 e IDP (índice de desempenho de prazo) 0,92. O que podemos esperar deste projeto? • A. Ele deve terminar no prazo, mas vai estourar o custo • B. Ele deve terminar no custo, mas vai estourar o prazo • C. Ele deve terminar abaixo do prazo, mas vai estourar o custo • D. Ele deve terminar abaixo do custo, mas vai estourar o prazo • 8) Medição do valor agregado é um exemplo de: • A. Relatórios de desempenho. • B. Controle do planejamento integrado. • C. Diagrama de Ishikawa. • D. Integração dos componentes do projeto em uma unidade coesa.

30. Exemplos de questões • 9) Você assumiu um projeto que está Us$100 mil acima do orçado. Você sabe que a equipe completou Us$500 mil de trabalho. Seu patrocinador telefonou o dia inteiro e deixou mensagens, enquanto você estava em reuniões, solicitando uma atualização rápida na situação do projeto. O que você dirá a ele quando retornar a ligação? • A. O IDC é 0,90. • B. O IDP é 1,10. • C. O IDC é 0,83. • D. O IDP é 0,83. • 10) O monitoramento de custos realizados até a data para detectar variações em relação ao plano ocorre durante: • A. A criação do sistema de controle de mudanças de custos. • B. A recomendação de ações corretivas. • C. A atualização da linha de base de custos. • D. Avaliações de desempenho do projeto.

31. Exemplos de questões • 11) Sua GP assistente faz a análise mensal do Valor Agregado, mas ficou doente antes terminá-la. Ela lhe forneceu as seguintes informações: IDC = 1,1; CR (C.Real) = Us$800 mil; VP (V.Planejado) = Us$890 mil. Como o projeto está indo? • A. O cronograma está atrasado em 5% do prazo do projeto. • B. O cronograma e o orçamento estão melhores do que previsto. • C. Há dinheiro suficiente para pagar um treinamento extra. • D. Você não tem preocupações reais sobre o cronograma ou custo. • 12) O MELHOR método para controlar os custos é: • A. Estimar no início do projeto e depois comparar os custos reais com a linha de base. • B. Fazer estimativas durante a execução do projeto e gerenciar cada atividade de acordo com o orçamento. • C. Fazer estimativas durante o planejamento e refazer as estimativas antes do início de cada atividade. • D. Estimar no início do projeto e fazer a administração confirmar as estimativas.

32. Exemplos de questões • 13) Você vai assumir um projeto de outro GP e obtém as seguintes informações. A atividade Z tem uma IMC de dia 15 e uma IMT de dia 20, esta atividade é difícil. O IDC é de 1,1 e o IDP é de 0,8. Há 11 partes interessadas. Com base nestas informações, qual seria sua MAIOR preocupação? • A. Cronograma do projeto. • B. Folga da atividade Z. • C. Custo do projeto. • D. O número de recursos disponíveis. • 14) Todas as opções a seguir são relevantes para analisar um estouro de custos, EXCETO: • A. Valores de referência da mão de obra. • B. Recursos usados. • C. Plano de gerenciamento de comunicações. • D. Espera.

33. Obrigado!