E-Government / Open Government in der Stadt Offenbach

1. E-Government /Open Governmentin der Stadt Offenbach Ergebnisse der Analyse Nächste Schritte

2. Herausforderungen für die Kommunen Trend 1: E-Government • Erreichbarkeit der Services • Rationalisierung und effiziente Verwaltung • Servicequalität (Rechtssicherheit und Gesetzeskonformität) • Kooperative Verwaltung (durch Kooperation Handlungsspielräume gewinnen) Trend 2: Open Government • Verhältnis Bürger – Verwaltung / Politik: vom Bittsteller zum Kunden zum Partner • Offenheit als Prinzip • Bürgerbeteiligung • E-Partizipation • Transparente Kommunikation nach innen und außen

3. Der Handlungsdruck wächst durch • Gesellschaftliche Erwartungshaltung • Zwang zur Kostensenkung • Demografische Entwicklung in der Verwaltung • Gesetzliche Anforderungen • Wettbewerb der Kommunen • Wachsende Politikverdrossenheit

4. Ziele des E-Government/Open-Government-Prozesses Strategisch: • Kundenorientierung:Service verbessern / Kundenerwartung erfüllen • Wirtschaftlichkeit:Prozesse optimieren angesichts knapper Ressourcen • Synergien:Informations- und Wissensmanagement im Konzernausbauen • Open Government:Mehr Transparenz, Beteiligung und Kollaboration

5. Drei Stufen des Prozesses • Zieldefinition / Bestandsaufnahme • Strukturen aufbauen / Grundlagen schaffenEinstieg in kontinuierlichen Entwicklungsprozess • Frühzeitige Sichtbarkeit durch Leuchtturmprojekt(e):Erfahrungen sammeln, Strategie und Strukturen überprüfen

6. Ziele der Internet-Steuerungsgruppe • Vorbereitung des Internet-Relaunchs 2013: Umstieg auf ein zukunftsfähiges Content-Management-System • Weichenstellung für Wissensmanagement: Verzahnung von Internet und Intranet in Verwaltung und Konzern • Notwendigkeit integrierter Lösungen • Abgestimmtes Vorgehen

7. Vorgehensweise Vorbereitungsgruppe mit Vertreter/innen aus Hauptamt, Personalamt (11.4.), IT (Verwaltung und Konzern), Internet-Steuerungsgruppe, Bürgerbüro • Identifizierung von E-Government-Potenzial für Schwerpunktprodukte • Auswahl der Schwerpunktprodukte mit dem größten E-Government Potenzial (Vorbereitungsgruppe, Fragebogen) • Technische Bestandsaufnahme / Überlegungen zu erforderlichen technischen Maßnahmen (mit Fraunhofer FOKUS ) • Vertiefende Analyse der potenzialträchtigsten Dienstleistungen • Bürgerbüro • Ordnungsamt • Wohnungs-, Versicherungs- und Standesamt • ESO • Priorisierung (Machbarkeit und Nutzen)

8. Aus den Workshops: Stufe 1

9. Aus den Workshops: Stufe 2

10. Aus den Workshops: Stufe 3 a

11. Aus den Workshops: Stufe 3 b

12. Aus den Workshops: Stufe 4

13. Ergebnisse: E-Government-Potenzial in Verwaltung und Konzern • erstmals wurden für Offenbach 45 Dienstleistungen als potenzialträchtig identifiziert. • Zusammen mit den Fachämtern wurden 20 Dienstleistungen mit hoher Ressourcenbindung und hoher Kundennachfrage vertiefend betrachtet. • Für 9 Dienstleistungen wäre eine E-Lösung leicht umsetzbar und von hohem Nutzen • Für weitere 6 Dienstleistungen wäre der Nutzen ebenfalls hoch, aber die Realisierung schwierig

14. Top 5 der E-Government-Potenziale • UrkundenbestellungAusstellung von Urkunden, Einsichtnahme und Erteilung von Auskünften aus den verschiedenen RegisternWohnungs-, Versicherungs- und Standesamt • Erteilung von Melderegisterauskünften und BescheinigungenBürgerbüro • Sonstiges GewerbeAn-, Um- und Abmeldungen, Gewerberegister-AuskunftOrdnungsamt • SondernutzungenStraßenverkehrsrechtliche Erlaubnisse und GenehmigungenOrdnungsamt • Container-BestellungESO

15. Technische Bestandsaufnahme • erstmals wurden alle eingesetzten Fachanwendungen nach Einsatzgebiet aufgelistet • erstmals liegt ein Konzept für eine E-Government-fähige IT-Struktur vor • Zu den 45 lohnendsten E-Government-Dienstleistungen wurden die nötigen technischen Komponenten identifiziert • das Internet-Portal wurde als eine der grundlegenden Architekturkomponenten identifiziert

16. Wichtigste Komponenten der IT-Infrastruktur für E-Government • Portallösung mit technischen Grundvorkehrungen • Beteiligungsplattform • E-Payment • Externe Authentifizierung z.B. durch nPA • Online-Formular-Management • Neue Fachverfahren z.B. FE21 (Bereich Fahrerlaubnis) • Standardisierte Schnittstellen zu Fachanwendungen • Interne Elektronische Signatur/Siegelfunktion • E-Safe

17. Bewertung der Potenzial-Analyse Stadt hat das Potenzial zu • Ressourcen-Neuverteilung (Personal von Routineaufgaben entlasten, mehr Spielraum für individuelle, beratungsintensive Dienstleistungen schaffen) • Ressourceneinsparung • Prozessveränderung / Optimierung interner Verwaltungsvorgänge durch Vermeidung von Redundanzen Angesichts der Komplexität ist ein vernetztes Vorgehen von Verwaltung und Konzern unerlässlich

18. Bedeutung des Internet-Portals Internet-Portal bietet • zeitlich und räumlich unabhängigen Zugang zu allen Informationen rund um den kommunalen Zuständigkeitsbereich • gemeinsame (Online-)Anlaufstelle von Verwaltung und Konzern • Service-Plattformfür Dienstleistungen von Verwaltung und Konzern • Informationsstelle mit der größten Kunden-Nachfrage (knapp 2 Mio. Besucher pro Jahr) • Kompendium für die Stadt Offenbach über kommunale Zuständigkeit hinaus • Beteiligungsplattform, um Willensbildung zu unterstützen und Legitimation für städtisches Handeln zu erzeugen • geografische Orientierung im Lebensumfeld (Stadtplan)

19. Bestandsaufnahme Internet-Portal • Content-Management-System (CMS) seit 2003 im Einsatz. Verschwindet Ende 2013 vom Markt. • Portal ist auf der Basis des jetzigen CMS nicht mehr entwicklungsfähig.D.h. Neue Projekte der Ämter und Gesellschaften nicht mehr realisierbar • Perspektivisch kein IT-Support mehr für bestehende Anwendungen.

20. Konsequenzen • Finanzielle Ressourcen bündeln für Relaunch 2013 • Voraussetzungen schaffen für E-Government/Open-Government • Aktuelle Einzelprojekte 2012 / 2013 in die Relaunchplanung einbeziehenBeispiele: • Senioren-Wegweiser • Bildungsportal • neue Mobilisierungs- und Beteiligungsformate

21. Was bedeutet Relaunch? • Gemeinsame Bedarfsanalyse von Verwaltung und Konzern • Nachfrageorientierte Neustrukturierung des Portals • Aktualisierung der Inhalte mit Beteiligung der Ämter und Gesellschaften • Nachfrageorientierte Überprüfung der Funktionalitäten • Schaffung der Voraussetzungen für Anbindung von E-Government-Lösungen • Schaffung der Voraussetzungen für Anbindung von Open-Government-Lösungen • Verbesserung der Synergien zwischen Internet und Intranet Kostenrahmen von rund 200.000 Euro gemeinsam finanziert von den Partnern Stadt, SOH, EVO

22. Nächste Schritte • Neue Portal-Startseite • In Verantwortung der Internet-Steuerungsgruppe • Verdeutlichung der künftigen Schwerpunkte des Portals • Moderne Optik • Bessere Nutzerführung

23. Nächste Schritte • Vernetztes Adress-Management für öffentliche Versorgungsinfrastruktur • In Verantwortung der Internet-Steuerungsgruppe • Zur Erstellung von (Online-)Wegweisern für • Senioren • Familien • Alleinerziehende • Bildungsinteressierten • … • Adress-Datenbank für öffentliche Einrichtungen • Beteiligung externer Anbieter an der Pflege der Profile über Online-Account

24. Nächste Schritte • Einstieg in den Relaunch-Prozess • Vorbereitung eines Grundsatzbeschlusses über Kostenrahmen / Zeitplan / Vorgehensweise

25. Nächste Schritte • Einstieg in den E-Government –Prozess • Vorbereitung eines Grundsatzbeschlusses durch das Hauptamt. • Zentrale Empfehlung:Einrichten einer Steuerungsgruppe für das weitere operative Vorgehen

26. Nächste Schritte • E-Government – Leuchtturm-Projekt • In Verantwortung der Internet-Steuerungsgruppe • Am Beispiel einer SOH-Dienstleistung aus den Top 5 • Test für die Verwertbarkeit der E-Government-Studie • Gewinnen übertragbarer Erkenntnisse für den weiteren E-Government-Prozess • Sichtbarmachen der E-Government-Orientierung nach außen

27. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit