”En förnyad administration” ett utvecklingsprojekt 2008-02-01—2009-06-30

1. ”En förnyad administration” • ett utvecklingsprojekt 2008-02-01—2009-06-30

2. Rektors uppdrag Oktober 2007 Uppdrag från rektor till förvaltningschef Att etablera ett projekt: ”En förnyad administration – kvalitetsutveckling inom administrationen vid Lunds universitet” Resultat: Beslutad projektplan 2008-01-31

3. Rektors uppdrag – uppdragsområden • Identifiering av verksamhetsstyrningsprocesser • Kartläggning och utveckling av administrativa stödprocesser inom LU • Utformning av struktur för kontinuerlig kvalitetssäkring av administrativa processer • Utveckling av nya arbetssätt och verktyg i det administrativa arbetet • Utformning av struktur för riskanalys • Förtydligande av ansvar och befogenheter inom gemensam förvaltning, fakultets- och institutionsadministration • Översyn av förvaltningens organisationsstruktur

4. Projektet i korthet VAD GÖRA: Delprojekt 1: Processer och Organisation Delprojekt 2: Riskanalys Delprojekt 3: Kvalitetssäkring Delprojekt 4: Administrativt stöd till forskning med fokus på externfinansierad forskning. VARFÖR: Långsiktigt säkerställa en välfungerande administration styrd av utbildningens, forskningens, och ledningens behov och relevanta krav från externa myndigheter och organisationer. För att få en än mer effektiv och professionell administration

5. Projektet i korthet ER ROLL: I de olika delprojekten: Komma med idéer Bidra med erfarenhet Ta del av information VEM BESLUTAR Beslut fattas i enlighet med gällande delegationsordning PROJEKTLEDARE Marianne Granfelt

6. Definitioner Administration i detta projekt: Personaladministration Ekonomiadministration Utbildningsadministration Forskningsadministration Information/Kommunikation Lokalförsörjning Infrastruktur/ IT försörjning Service

7. Definitioner Processer: En helhet som består av ett antal aktiviteter som i ordning är länkade till varandra från identifikation av behov till tillfredsställande av behov Processområde: En samling processer som hänger ihop t ex Ekonomihantering (Från behov – betalning, kundfaktureringsprocess, bokslutsprocess osv)

8. Definitioner Kvalitetssäkring: Struktur för att uppnå kvalitet i de administrativa processerna så att de levererar återkommande med avsedd kvalitet. Organisationens kapacitet att identifiera och hantera förändringar och realisera mål i en föränderlig omvärld. Riskanalys: En struktur för att identifiera, värdera och besluta om hantering av risker

9. Processgenomgång Struktur för riskhantering Struktur för kvalitetssäkring feb mars april feb mars april feb mars april Vision och mål för administrationen april organisationsstruktur maj juni juli aug Grov tidplan Analys Förslag, beslut Genomförande Forskningens, utbildningens och ledningens behov feb mars Roller/kompetenser sep okt nov dec Ny organisation och arbetssätt 1/2 08 1/1 09

10. Delprojekt 1 – Processer och organisation VAD GÖRA: Undersöka behov (utbildning, forskning, ledning) Gå igenom ca 10 processområden Ge förslag till roller/ansvar/organisationsstruktur inom administrationen VARFÖR: Ökad tydlighet roller/ansvar inom hela administrationen Översyn förvaltningens organisationsstruktur Effektivare processer/arbetssätt/verktyg ER ROLL: Ev delta i intervjuer och workshops Bidra med idéer och erfarenhet VEM Karin Ekborg-Persson/Karl Ageberg (delprojektledare) TID Feb 2008-Juni 2009

11. Delprojekt 1: Processer och organisation Behovsanalys: Intervjuer med fokusgrupper (lärare, forskare, studenter, forskarstuderande och ledningsfunktioner) kring behov av administrativt stöd Rapport 31 mars 2008

12. Delprojekt 1: Processer och organisation Processgenomgång: Översiktlig kartläggning av ca 10 processområden. Fokus på roller/ansvar/organisation och utvecklingspotential En arbetsgrupp per processområde Rapportering från grupperna senast 30/4

13. Processområden - behov Utbildningens behov Forskarutbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov

14. Processområden - ledningsprocesser Utbildningens behov Forskarutbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Verksamhetsutveckling Verksamhetsstyrning

15. Processområden – kärnprocessnära stödprocesser Utbildningens behov Forskarutbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Adm stöd till utb Adm stöd till fo-utb Adm stöd till forskn

16. Processområden – generella stödprocesser Utbildningens behov Forskarutbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Infrastruktur Info/kommunikation Kompetensförsörjning Personalhantering Ekonomihantering Lokalförsörjning Service

17. Processområden Utbildningens behov Forskarutbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov Infrastruktur Adm stöd till utb Adm stöd till fo-utb Adm stöd till forskn Info/kommunikation Kompetensförsörjning Personalhantering Ekonomihantering Lokalförsörjning Service Verksamhetsutveckling Verksamhetsstryrning

18. Processområden - aspekter Utbildningens behov Forskarutbildningens behov Forskningens behov Ledningens behov • Aspekter • HMS • Risk • Internationallisering • Likabehandling • Mångfald • Breddad rekrytering • Jämställdhet • Ärendehantering • System Infrastruktur Adm stöd till utb Adm stöd till fo-utb Adm stöd till forskn Info/kommunikation Kompetensförsörjning Personalhantering Ekonomihantering Lokalförsörjning Service Verksamhetsutveckling Verksamhetsstryrning

19. FAS PROCESSGENOMGÅNG Metod: • Kort förstudie (bakgrundsmaterial, intervju) • Grov processgenomgång (ca 2-4 workshops) • Kompletterande intervjuer • Rapport Bemanning: • En arbetsgrupp/valt processområde (ca 10 personer – väl insatta) • Varav en som samordnar gruppen (max 20% under aktuell period för genomgång) • Externt stöd

20. Delprojekt 2 – Riskanalys VAD GÖRA: Ta fram en struktur för hur riskanalyser skall genomföras. Genomföra riskanalys 2008 VARFÖR: Bättre styrning och uppföljning av verksamheten för att uppnå målen Externt krav (FISKEN Förordningen om intern styrning och kontroll) ER ROLL: Ev delta i workshop / intervjuer VEM: Eva Åkesson (ordförande) Susanne Wallmark (sekreterare) TID: Feb – Sept 2008

21. Delprojekt 3 – Kvalitetssäkring VAD GÖRA: Ta fram delprojektplan VARFÖR: Ökad effektivitet i de administrativa processerna Bättre beredskap att hantera förändringar i vår omvärld VEM : Arbetsgrupp Karl-Axel Nilsson, Tarmo Haavisto, Gunnel Holm, Johnny Nilsson Tid: Feb-Mars 2008

22. Delprojekt 4 – Administrativt stöd till forskning – med fokus på externt finansierad forskning VAD GÖRA: Kartlägga nuläge Analysera förbättringsbehov Föreslå organisation av administrativt stöd till forskning Ta fram struktur för handböcker och påbörja framtagande VARFÖR: Mål i strategiska planen Underlätta och förbättra förutsättningar för att hantera externt finansierad forskning ER ROLL: Ev delta i processgenomgång Ev bistå i arbete med handböcker VEM : Karin Hofvendahl (delprojektledare) TID: Feb – Aug 2008

23. Information och Kommunikation Hur blir jag informerad * projektkontoret@plan.lu.se * Nyhetsblänkare * Vårens förvaltningsseminarium * Befintliga informationsmöten Hur kan jag påverka * Genom att delta på workshops och intervjuer * Genom att delta i diskussioner med involverade Kontaktuppgifter Delprojekt 1: Karin.Ekborg-Persson@plan.lu.seKarl.Ageberg@plan.lu.se Delprojekt 2: Susanne.Wallmark@irev.lu.se Delprojekt 4: Karin.Hofvendahl@fs.lu.se