Bogotá, 14 de Febrero 2008

1. EL USO DE LA TECNOLOGÍA DE RUTEO PARA LA OPTIMIZACIÓN EN REPARTO Bogotá, 14 de Febrero 2008

2. Antecedentes Fase 0. Identificación de los síntomas • Aumento Índice de no entregas a clientes urbanos • Aumento en las devoluciones.

3. Antecedentes Fase 1. Búsqueda de las causas • Causas evidentes: • Aumento de los volúmenes de ventas. • Cambio de estrategia en la toma de pedido. • “La flota no es suficiente....” • Causas menos evidentes: • La flota no está haciendo recorridos óptimos

4. Antecedentes Fase 2. Soluciones • Búsqueda de soluciones “rápidas”: • Uso de mapas impresos, para ajustar las zonas de entregas. • Asado con 300 personas…. • Quien conoce el terreno puede arreglar la situación de manera muy rápida.

5. 5 11 6 2 10 7 4 1 9 8 3 Antecedentes Fase 2. Soluciones

6. Antecedentes Fase 2. Soluciones elaboradas • Búsqueda de la herramienta idónea que permitiera hacer un piloto con resultados a muy corto plazo. • Evaluación y selección de alternativa. • Diagnóstico sobre información disponible vs información que necesita el software

7. Antecedentes Fase 2. Soluciones elaboradas • Objetivos del piloto, ruteo dinámico: • Garantizar la Atención y cobertura de todos los pedidos. • Medir ahorros potenciales si se utilizara una planificación diaria de las rutas. • Medir que tan lejos de una “muy buena planificación” de rutas nos encontramos.

8. Piloto ruteo dinámico Fase 2. Soluciones elaboradas • Desarrollo del piloto: • Planificación de todos los camiones necesarios para atender los pedidos en una zona específica durante una semana. • Simulación de los 2dos cargues. • Una semana (para cubrir todas las frecuencias), con funcionarios de Distribución siguiendo el camión.

9. Piloto ruteo dinámico Fase 2. Soluciones elaboradas • Desarrollo del piloto: • Levantamiento de la información necesaria para correr la herramienta: • Ventanas horarias. • Particularidades de la zona de entrega. • Parametrización de la malla vial. • Preparación de interfase que recibiera los datos y los enviara la herramienta en le formato necesario.

10. Piloto ruteo dinámico Fase 2. Soluciones elaboradas • Resultado del piloto: • Medición de la brecha entre el estado actual y el sugerido, con el fin de tener un potencial de logros a alcanzar. • Identificación de dificultades a nivel de malas prácticas del negocio que hacían imposible iniciar el proceso de ruteo dinámico con futuro exitoso: • Depuración de la base de datos: • Georeferenciación. • Ventanas horarias. • Puntos de paradas reales. • Alta personalización de la malla vial (retroalimentación por las salidas a ruta). • Mallas y mapas.

11. Piloto ruteo dinámico Fase 2. Resultado de salida a terreno.

12. Preparatorio Fase 3. Plan preparatorio • Depuración base de datos: • Censo nacional de direcciones. • Aplicación de criterios de identificación de errores basados en un GIS. • Toma de datos mediante GPS a puntos sospechosos. • Definición de nuevo procedimiento de mantenimiento de Base de Datos. • Definición de reglas claras de juego para Ventas y Distribución.

13. Preparatorio Fase 3. Plan preparatorio • Redefinición de zonas según toma de pedidos: • Optimizar la entrega con zonas y frecuencias de tomas de pedidos desorganizada llevaba a “optimizar lo desordenado”.

14. Preparatorio Fase 3. Plan preparatorio • Redefinición de zonas según toma de pedidos: • Balanceo de zonas teniendo en cuenta barreras geográficas, ventas, clientes y número de paradas. • Definición de recursos de la Fuerza de Ventas y los recursos de Distribución, necesarios para atender cada zona.

15. Estrategia Fase 4 • Licitación Software definitivo de Planificación de Territorios y Ruteo Dinámico. • Ampliación de “plan preparatorio” a nivel nacional, • Cultura de toma de decisiones apoyados con software idóneo. • Creación de cultura en tripulaciones, planificadores y funcionarios de NO rutas fijas. “Experiencia de entrega” estándar. • Rutas y zonas diferentes según estacionalidad de la Demanda.

16. Conclusiones • Indispensable: • Georreferenciar 100% de la Base de Datos de clientes. • Garantizar calidad 100% de la información de Georeferenciación. • Procedimiento de Mantenimiento de la BD. • Tener una malla vial parametrizada con criterio. • Ventanas horarias ciertas. • Puntos de paradas 100% confiables. • Tener procedimientos efectivos para que las tripulaciones recorran zonas que no conocen y que no pierdan tiempo buscando direcciones. • Ventanas perfectas, Geo perfectos, velocidad perfecta, puntos de parada perfectos.…. si ingreso basura el resultado es basura …..

17. Conclusiones • Para lograr: • Obtener Cobertura de Clientes. • Garantizar entregas a tiempo. • Racionalizar el tamaño de la flota. • Racionalizar el tiempo diario de trabajo de la flota. • Poder Generar rutas de alta calidad. • Tomar decisiones basados en la rentabilidad. • Estamos convencidos que con el uso de la tecnología de ruteo lograremos optimización en reparto.

18. Base de Datos erróneas. Apertura de nuevos clientes incorrectas. Oportunidades de mejora en el modelo de zonificación y secuenciación de toma de pedidos. Lograr el cambio cultural para utilizar herramientas tecnológicas Parametrización de las ventanas horarias verificando que éstas cumplan el real requerimiento del cliente (el cliente no está abierto, no tiene dinero lo que obliga a “el repise”). Establecer zonas especiales de alto riesgo para el inicio de la ruta distribución (zonas peligrosas atenderlas en la mañana). Dificultades de implementación

19. Tener identificada la información de la geografía de la ciudad (Lomas, obligando a iniciar la ruta desde arriba). Lograr alimentar el programa con la experiencia de los conductores con el fin de retroalimentar el software. Pretender parametrizar los clientes con ventanas muy cerradas. Si Ventas negocia ventanas horarias solo con criterios de ventas ninguna flota sería suficiente; todos los clientes quieren ser atendidos de 7:00am a 9:00am. Repise, debe ser claramente definido por la compañía a qué clientes y bajo qué condiciones se les autoriza, es posible que un cliente de bajo volumen que tenga repise destruya valor. El nivel de optimización que se puede lograr será inversamente proporcional al nivel de restricción en las ventanas horarias. Intentar hacer ruteo dinámico en zonas demasiado amplias. Dificultades de implementación

20. Zonas de toma de pedido diferentes a las zonas de Distribución. Seguimiento en Tiempo Real. Retroalimentación de software en tiempo real. Variables de Ventas actualizadas en tiempo real. ….. Próximos pasos