Kryteria wyboru systemów:

1. Kryteria wyboru systemów: Przystępując do procesu wdrażania zintegrowanego systemu zarządzania, należy odpowiedzieć na następujące pytania związane z takimi kryteriami jak np.: • Branża • Wielkość firmy • Poziom informatyzacji • Kultura pracy • Rodzaj i obieg dokumentów • Stopień proceduralności • Firma wdrażająca

2. Branża: Najpierw powinniśmy określić w jakiej branży działa nasza firma. Jeśli funkcjonujemy w różnych płaszczyznach, to powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie, jak ściśle powiązane są te profile działalności. Gdy znajdziemy odpowiedź na te zagadnienia, to będziemy wiedzieli czy potrzebne są naszej firmie zintegrowane systemu zarządzania czy oddzielne systemy dla każdej branży. To drugie rozwiązanie może okazać się lepsze w przypadku, gdy jako systemy branżowe zastosujemy nie aplikacje "ogólne", lecz pisane z myślą o konkretnych zastosowaniach.

3. Wielkość firmy: Należy określić czy nasza firma posiada jedną siedzibę, czy może kilka oddziałów i jak są one rozmieszczone. Ma to wpływ na rodzaj połączeń wykorzystywanych do przesyłania informacji, który musi być zaimplementowany w wybranym przez nas systemie. Następnie jaka jest liczba użytkowników, rodzaj danych, jaki jest stopień ich tajności oraz dostępności dla użytkowników. Istotne jest także, czy sieć korporacyjna jest otwarta, czyli czy ma połączenie z innymi sieciami, w szczególności z internetem. Na podstawie tego określamy poziom zabezpieczeń, które system musi nam zaoferować.

4. Poziom informatyzacji: Dokonując wyboru nowego systemu pamiętajmy o tym, iż mają pracować przy nim nasi pracownicy. Należy tu zdecydować się na takie rozwiązanie, które będzie najlepsze, najbardziej odpowiednie. Ważne jest wcześniejsze przeprowadzenie szkoleń dla pracowników, gdzie nauczą się oni obsługi systemu przed wprowadzeniem go do naszej firmy. Jeśli system okaże się zbyt skomplikowany, wtedy nawet najlepsze szkolenia nie są w stanie zapewnić odpowiedniego wyszkolenia.

5. Kultura pracy: Każdy system pisany jest według określonej zasady zarządzania. Wymaga on wykorzystania pewnych technik, wzorców pracy. Elementy te są zazwyczaj związane z określonymi uwarunkowaniami kulturowymi. System z jednej strony skierowany jest ku pracownikom, a z drugiej zaś ku kadrze zarządzającej. Jeśli nasz system nie będzie spełniał tych dwóch warunków jednocześnie, to ani pracownikom ani kadrze, nie będzie się efektywnie współpracowało w sztucznie wymuszonych warunkach.

6. Rodzaj i obieg dokumentów: Rodzaj dokumentów oraz ich obieg w każdej jednostce gospodarczej jest inny, pod względem formy i treści. Nowoczesne systemy są pisane w taki sposób, by dało się je modyfikować w różnoraki sposób. Dzięki temu można dostosować je do konkretnych, indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Warto tu jednak podkreślić, iż każdy system zawiera inną bazę danych, od której zaczniemy proces modyfikacji. Z drugiej jednak strony należy dokładnie przeanalizować, czy proponowany układ w nowym systemie nie będzie lepszy, prostszy od istniejącego już w naszej firmie. Jeśli okaże się, iż należało by tak zrobić, wtedy powinniśmy zastanowić się, czy nasza firma nie powinna zostać poddana pewnym modyfikacjom, aby zmienić istniejący stan.

7. Stopień proceduralności: Przedsiębiorstwo, aby mogło efektywnie działać, być sprawne i szybko reagować na zmiany rynku, musi mieć wypracowane własne schematy, plany działania. Schematy te są odwzorowane w postaci funkcji oraz procedur w systemie zarządzania. Kiedy zaczynamy przystępować do procesu wdrażania, musimy określić jakie konkretne procedury już funkcjonują w naszej firmie. Gdy już je zidentyfikowaliśmy, następnie powinniśmy określić jakie należy jeszcze procedury stworzyć, a jakie zmodyfikować. Na koniec trzeba przeanalizować te funkcje jeszcze raz i zastanowić się, czy nasza firma potrafi wprowadzić je w życie. Teraz dopiero robimy przegląd systemów celem znalezienia tego, który ma gotowe schematy, najbardziej zbliżone do tego, co my wypracowaliśmy w naszym przedsiębiorstwie.

8. Firma wdrażająca: Na pewno żadnego dużego systemu nasza firma nie jest w stanie wdrożyć sama, we własnym zakresie. Musimy znaleźć odpowiedniego partnera. Gdy przystępujemy do wyboru konkretnej firmy, musimy sprawdzić czy jest ona znana na rynku, jaką cieszy się opinią wśród innych odbiorców jej produktów. Proces wdrażania może trwać kilka miesięcy a nawet lat, dlatego też nasza firma musi mieć pewność, iż firma wdrażająca przez cały ten czas będzie obecna na rynku. Dla pewności trzeba dowiedzieć się kto był jej klientem i jakie referencje może wystawić. Ważne są sukcesy oraz porażki, zwłaszcza jeśli dotyczy to klienta z naszej branży.