Автоматизация управления документами на EOS for SharePoint

1. Автоматизация управления документами на EOS forSharePoint www.EOS4SP.ru www.EOS.ru sharepoint@eos.ru Осипов Александр Менеджер по продукту EOS for SharePoint osipov@eos.ru

2. Компания ЭОС – это … … 18 лет на рынке … более 6000 клиентов … более 550 000 рабочих мест … более 260 партнёровв России и СНГ ... лидер на рынке

3. Электронные Офисные Системы ОПЫТреализации проектов любого масштаба (40-50 в год) РАЗРАБОТЧИК СЭДEOS for SharePoint, СЭД ДЕЛО и eDocLib

4. Вам будет интересна система, ЕСЛИ Вы хотите обслуживать СЭД силами штатного системного администратора и не зависеть от вендора Необходима современная единая информационная система в рамках организации Перед вами стоит задачи интеграции СЭД с другими ИТ-системами Вы уже используете платформу Microsoft SharePoint

5. Кто же он, ЗАКАЗЧИК ? ТИПОВОЙ ПОРТРЕТ компании-заказчика: • Средний и крупный бизнес или гос. учреждение • Территориально-распределённая структура • Большое количество документов, требующих согласования • Сложные процессы согласования документов • Большие сроки согласования документов • Отсутствие должного контроля исполнительской дисциплины

6. ТРЕНДЫбудущего ТРЕНД - использование какой-либо современной ECM-платформы для решения вышеперечисленных задач на корпоративном портале.

7. Портал в другой мир КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ позволяет 1. Предоставить сотрудникам актуальную информацию 2. Объединить информационные ресурсы компании 3. Cформировать общую картину бизнеса за счет объединения бизнес-процессов и информации в единое целое 4. Централизованно провести обучение персонала Большинство средних и крупных компаний США, Европы и России уже внедрили и использует корпоративные порталы

8. Портал в другой мир Microsoft SharePoint – наиболее популярная ECM-платформа

9. SharePoint – не СЭД Особенности Microsoft SharePoint как СЭД • В платформе имеется лишь базовые возможности и нет необходимого функционала: • Картотек проектов, документов и поручений, • Журналов, • Отчётов, • Необходимого поиска, • Разграничения прав доступа, • Рабочего места пользователя • Слабыевозможности по настройке WorkFlow • Нет поддержки ЭП, сканеров, поточных сканеров • Отсутствие типовых шаблонов документов

10. Будущее СЭД Что же такое EOS for SharePoint? Решены все особенности платформы ПолнофункциональнаяСЭД на SharePoint Скорость внедрения и простота обслуживания Гибкость настроек, возможность расширения системы без программирования Тесная интеграция с ECM-компонентами (портал, совместная работа, бизнес-процессы) Поддержка технологических стандартов и средств интеграции (API, веб-сервисы, SOAP) Мультиязычность: доступна на русском, украинском, английском и французском языках

11. Всё что нужно от СЭД! СогласованиеВходящиеКонтрольХранилище iPADУдобствоИсходящиеПодписаниеСОГУУтверждениеШифрование ПорученияWorkFlowПриказы Рабочие процессы СканированиеЭЦПДоговораГибкостьФакс Планшеты ПоискGosuslugi.RUЛичный сайтИсполнениеМаршруты Внутренние Производительность НадёжностьИнтеграция

12. БОЛЬШЕ, чем просто СЭД! ЗАДАЧИ, решаемые прирасширенном внедрении: • Управление совещаниямиПодготовка совещания, согласование, уведомления, протоколы встречи, поручения • Электронное хранилищеСправочники; Библиотеки общих файлов; • Заявки HelpDesk; Канцтовары; Переговорные; Пропуска; Курьеры • Управление проектной деятельностьюЕдиный узел с информацией и документами проекту • Корпоративный портал Контакты сотрудников; Тел. Справочники; Новости; Форумы; Календари; Рабочие области; Блоги / Вики-страницы; Базы знаний

13. Типовые задачи Большинству заказчиков требовалось • Автоматизировать делопроизводство и документооборот: • Подготовка документов и совместная работа • Согласование и утверждение разных типов документов • Канцелярия (регистрация входящих, исходящих, внутренних) • Контроль и исполнение поручений • Отчётность и поиск • Интеграция с ERP-системой (коммерческие структуры)

14. Типовые задачи Большинству заказчиков также потребовалось • Учёт и исполнение заявок • Организация хранилища утверждённых документов • Управление совещаниями • Управление проектами • Организация корпоративного портала • Настройка интерфейса системы в фирменном стиле компании

15. Сквозной документооборот ВХОДЯЩИЙ ПОТОК ФИЛИАЛ №2 (место прохождения) ФИЛИАЛ №1 (место создания) ФИЛИАЛ «N» (место прохождения) ФИЛИАЛ №3 (место прохождения) • ФИКСАЦИЯ МЕСТА СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА Однократная регистрация входящего в рамках всего холдинга • ВЕДЕНИЕ ИСТОРИИ ПРОХОЖДЕНИЯ ПО ФИЛИАЛАМ Последовательное сохранение маршрута следования документа внутри холдинга • АВТОМАТИЧЕСКОЕ ПРИСВОЕНИЕ ПРАВ ДОСТУПА НА «СКВОЗНОЙ» ДОКУМЕНТ ЗАРАНЕЕ ОПРЕДЕЛЕННОЙ РОЛИ Отправляющему филиалу не нужно знать конкретного адреса в получающем филиале

16. Удобство использования Рабочее место сотрудника

17. Удобство использования Документ на согласовании

18. Удобство использования Вынесение резолюции по документу

19. Удобство использования Детализация резолюции

20. Удобство использования АРМ Руководителя – «толстый» (Windows) клиент

21. Функциональные модули Портфель руководителя • Получать документы на визирование • Согласование и подписание • Работа с поручениями (в том числе и голосовые) • Поиск • Оффлайновая работа

22. Проект ГК «Термекс» О компании: Масштабы: • ГК «Термекс» – ведущий специализированный производитель водонагревателей в Европе. • В 2009 году компании «Термекс» исполнилось 60 лет. • Сегодня «Термекс» входит в тройку мировых лидеров, производя 2 млн водонагревателей в год и реализуя их в 160 странах мира. • 100 рабочих мест

23. Проект ГК «Термекс» Основные задачи: Особенности: В планах: • Согласование большого количества разных документов • Канцелярия (входящие, исходящие, внутренние) • Организация корпоративного портала • Заявки в ИТ • Интеграция с 1С • Использование базового функционала СЭД для автоматизации самых разных бизнес-процессов • Значительное расширение задач корпоративного портала • Расширение количества пользователей

24. Проект ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» • «Порт Усть-Луга — один из самых крупных в России инфраструктурных проектов европейского масштаба». • Путин В.В. • Компания имеет территориально-распределенную структуру; • Деятельность компании подразумевает ведение различных проектов. • 300 рабочих мест • Автоматизации документооборота с учетом проектной деятельности компании • Планирования совещаний, планерок и других мероприятий. Особенности: Масштабы: Особенности реализации:

25. Проект ОАО «Усть-Лужская проектно-инжиниринговая компания» Задачи: • Создание единого информационного рабочего пространства Компании • Создание централизованного хранилища документов • Создание эффективного механизма поиска информации • Обеспечение Web-доступ к информационным ресурсам Компании • Автоматизация процессов документооборота и делопроизводства

26. Зачем вам просто СЭД? EOS for SharePointVSне платформенная СЭД • Ещё большая гибкость системы и простота обслуживания силами штатного системного администратора; • Кастомизация интерфейса системы под требования и дизайн клиента; • Полная интеграция с пакетом Microsoft Office; • Мультиязычность (русский, украинский, английскийи французский языки). Возможность перевода на другие языки; • Возможность решения других бизнес-задач: хранилище, корп. портал, офисные заявки и др. • Возможности объединить данные из разных ИТ-систем: ERP, CRM, Project и т.д.

27. Зачем вам просто СЭД? EOS for SharePointVS другие СЭД на SharePoint • Полноценная СЭД на SharePoint • Готовое коробочное решение, что подразумевает минимум доработок. • Высокое быстродействие и масштабирование • Возможность легко переходить на новые версии платформы SharePoint • Наличие клиентов как для iPAD, так и Windows («толстый» клиент) • Поддержка SharePoint Foundation • Опыт внедрения и использование данного решения как в коммерческих, так и государственных структурах • Полный комплект документации и обучающих видео-уроков • Более 260 партнёров по России и СНГ • Доступная цена и выгодные условия поставки.

28. Больше информации, демо-версия, партнёры, описание проектов и многое другое на сайте www.eos4sp.ru www.eos.ru