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Google を活用したイベント管理 概要

Google を活用したイベント管理 概要. 一 から作るより安く、 パソコンでデータ保存するより安全に。. ■ 与件 の整理. 背景 イベント開催時、 Web サイトから参加を募っているが、 入金確認、未入金連絡、集計 などの 管理を手作業 で行っており、数百人単位のイベントとなるとその管理だけで 多くの時間を割かれてしまい イベント開催の段取りさえ圧迫しかねない状況となっている。 目的 手作業 で行っている管理を可能なかぎり 減らす 。 開いた 時間をよりよいイベント運営のための時間として有効に使って頂く 。 目標. 集計 業務の半自動化. 集計作業時間の削減.

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Google を活用したイベント管理 概要

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Presentation Transcript

  1. Googleを活用したイベント管理概要 一から作るより安く、 パソコンでデータ保存するより安全に。

  2. ■与件の整理 • 背景 • イベント開催時、Webサイトから参加を募っているが、入金確認、未入金連絡、集計などの管理を手作業で行っており、数百人単位のイベントとなるとその管理だけで多くの時間を割かれてしまいイベント開催の段取りさえ圧迫しかねない状況となっている。 • 目的 • 手作業で行っている管理を可能なかぎり減らす。 • 開いた時間をよりよいイベント運営のための時間として有効に使って頂く。 • 目標 集計業務の半自動化 集計作業時間の削減

  3. ■概要 ●パッケージサービスの利用 ０からシステム開発を行うとコスト、期間ともにかかるため、 要件の多くを満たすサービスを利用し、必要な部分のみカスタマイズを行う方法とする。 ●Google Apps 申し込みフォームの作成、集計データの作成、情報の共有など必要と思われる機能を有し、 業界最大手のサービスという安定性、データのクラウド化によるリスクヘッジを 最適なコストパフォーマンスで実現可能なサービス（正規代理店株式会社IST全面バックアップ） R4Pサイト ＧｏｏｇｌｅＤＯＣのフォーム機能を利用した、イベントの申込ページ作成し、イベント管理を行う。 ※有料イベントの為入金確認が必要　　 申込に対し入金チェックを行い、入金、未入金の判別を行う。 ※ドキュメント上でスクリプト機能を利用。 入金情報はお客様がファームバンキングから入手しドキュメントに貼付けて頂く前提とする。 【前提条件】 ・フォーム作成は、R4P様もしくはスカイプランニングが実施 ・既存ＨＰへの組込はスカイプランニングもしくはISTが実施 ・入金情報の作成はお客様が作成する事とする。 ホームページ 申し込みページ Google Apps 集計シート 申し込みフォーム カスタマイズ 銀行サイト 突合スクリプト 集計シート 入金確認リスト

  4. ■画面/一覧表レイアウト案 イベント申し込みフォーム ・　Googleドキュメント スプレッドシート フォームとして作成します。 ・　スクリプトを組み込んだ状態のテンプレートを作成します。 各イベントはそれを基にして作成します。 ・　項目「お電話番号」「料金」は必須です。 • 想定項目 • ・名前 • ・電話番号 • ・メールアドレス • ・参加イベント名 • ・入金予定日 • ・料金 • ・参加人数 • ・会員登録 • ・メルマガ希望有無 • …など

  5. ■画面/一覧表レイアウト案 イベント申し込みフォーム（申し込み結果スプレッドシート） 「入金確認」のメニューから「開始」をするとチェック処理を行います。 ・申し込まれた結果の一覧は申し込みフォームから自動的に作成されます。 ・ユーザーからの申込が一覧表示されます。 ・入金確認処理で一覧に払込状態を追記します。 別ファイル「払込情報」とのつき合わせを行い、 入金が確認できたものは「払込済」、入金があるが料金に過不足があるものは「過不足あり」として表示します。 ※ 過不足とは電話番号が一致するが料金が一致しない情報しかない場合をいいます。

  6. ■画面/一覧表レイアウト案 払込情報 ファームバンキングより受け取ったデータをここへ貼り付けます （コピー・ペースト） 「申し込みフォーム」側で 「入金確認」をした際、「払込済」にできたものは「済」として表示します。

  7. ■運用案 １． ランフォーピース様サイト内でイベント申込みの為のフォームを組み込む ※イベントは複数あり ２． 申込一覧を作成 （Googleが自動的に作成する） 申し込まれた内容が記録され一覧表示される ※イメージ 申込リスト

  8. ■運用案 ３． 入金情報からＧｏｏｇｌｅドキュメント上入金データを作成 ファームバンキングから受け取ったデータを「入金情報リスト」上にコピーする。 ※ランフォーピース様担当作業 申込リスト 入金情報リスト 4. 申込リストと入金情報をマッチングし、入金、未入金情報を作成 入金情報リスト マッチングはＧｏｏｇｌｅドキュメント上でスクリプトを作成し申込リストの振込状態欄にチェックを行う。その後入金情報リストにマッチング済みチェックを行う。　 今回開発されるテンプレートを用いて作成した申し込みフォームはマッチング処理を行う実行ボタンを組み込む。

  9. ■処理の流れ 銀行 GoogleDocs 一般ユーザー 付加情報に電話番号を入力 ② フォーム イベント表示 Googleスプレッドシート上のデータ テンプレートから各イベントを作成 ③ イベント申し込み 入金 ④ 各イベント 電話番号をキーにマージ イベント管理システム スプレッドシートフォーム作成・確認 ランフォーピース様 ① マージツール ⑦ チェック処理 ファームバンキングデータ取得 ⑤ 入金情報 今回カスタマイズ開発範囲 入金情報追加分貼付 ⑥ 払込状態 アップされたシート内にチェック済み情報を付与 入金情報を貼り付け

  10. ■懸念事項 ●マッチングの項目 マッチング項目は、電話番号、金額の予定 申込時に電話番号を必須項目とする。 会員は振込時に同一の電話番号を入力する。　　　　　　　 ※複数イベントの同時振込は手作業とする。 マッチング後、入金情報リストの未済分から探し、 マッチングが済んだら申込リスト、入金情報に済チェックをする。 ●全体の状況確認はイベント毎にフィルター機能を利用し確認する。 ●ファームバンキング(FB)データから入金リスト作成作業 ＦＢデータからドキュメントデータを自動作成が理想的

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