Hur förberedd är du?

1. Hur förberedd är du? Fördjupning – Att komma igång och att komma i mål

2. 1. Hitta rätt argumentation • Högre patientsäkerhet = färre vårdskador = mindre dödsfall • Skapa en långsiktig överlevnadsförmåga efter en (allvarlig) händelse • Säkerställa så att patienterna får säker vård oavsett yttre omständigheter (elavbrott, pandemier, personalbortfall, strejker, försörjningsproblem. etc.) • Skydda organisationens kritiska och prioriterade tillgångar • Efterleva externa krav (Lag, förordning, föreskrifter, branschkrav. etc.) • Säkerställa beredskap och motståndskraft för alla eventualiteter • Kund/patient/-tillfredsställelse • Bidrar till säker arbetsmiljö • Kostnadseffektivitet, konstnadskontroll och produktionssäkerhet

3. 2. Påvisa nyttorna, ”business case” Högre patientsäkerhet, bättre anseende/rykte Säker vård trots yttre omständighet efterleva regelverk, kund/patient tillfredsställelse Skydd av kritiska tillgångar, kostnadseffektivitet, snabb återstart, lägre SLA kostnader En nytta är ett resultat av en förändring som upplevs som positivt av en intressent

4. 3. Som en del av nuläget • Mycket av kontinuitetshanteringens delar återfinns redan i nuvarande arbetssätt och styrmodeller, pågående flödesförbättringar ”lean” eller i ett befintligt integrerat verksamhetsledningssystem: • Förutsättningar och ledningens styrning (Policy, mål, planer, lagar, krav, ansvar, befogenheter, organisation, kommunikation, informationshantering, säkerhetsprinciper, arbetsmiljö) • Resurshantering (Fördelning, kompetensutveckling, infrastruktur och verksamhetsmiljö) • Operativ verksamhet (Ledning, information, IT, personal, fastigheter, process, kvalitet, inköp, ekonomi, olika vårdnivåer, samverkan, säkerhet/kontinuitetsplanering) • Utvärdering och förbättring (Mätning, revision, kontroll, förbättringar, avvikelser, förebyggande verksamhet) • Bedömning av verkan och lämplighet (Bedömningar och ledningens genomgång) • Inom detta område behöver medvetenheten och kunskapen hos ledningarna förbättras

5. Relationer 4. Hitta rätt omfattning och fokus (Landsting eller sjukhus är mycket olika) Risker, externa/ verksamhetskrav Lokaler, servicefunktioner Information Idéer, forskning Processer, arbetssätt Nödlägen, räddningstjänst Vårdtjänster Leverantörer, samverkansparter Patienter Fasta tillgångar, kritiska flöden Medarbetare Nätverk/ infrastruktur IS/IT Varumärke Rätt och styrd säkerhet, beredskap och kontinuitet Klimat Naturtillgångar

6. 5. Vilka är era kritiska flöden? • Gruppdiskussion – Flöden blir allt viktigare för att säkerställa en långsiktig överlevnadsförmåga efter en (allvarlig) händelse samt att säkerställa så att patienterna får rätt vård oavsett yttre omständigheter • Vilka flöden är kritiska? • Vilka flöden har ni full kontroll på idag? • Vilka flöden är utom er kontroll idag? • Vilka flöden bör omfattas av kontinuitetshanteringen? • Vilka flöden kan exkluderas från densamma? • Använd gärna bilden på nästa sida (delas ut) som inspiration!

8. 6. Faktorer för säker målgång Projektledning och tydliga mål Resurssäkring, samverkansforum/ former Mandat att styra och förändra Acceptans hos medicinska professionen Faktorer för framgång Koppling mot verksamhetsplaner Ledningens stöd och engagemang Analytisk förmåga, tillgång till expertis Kommunikation och kompetensutveckling

9. 7. Lyckad målgång med små steg Test, övning, utvärdering, ”kontinuitetshantering” Revidera och förbättra Genomför Planera Kontinuitetsplanering, rollutbildning Förbättringsarbete Intern revision/kontroll Implementation: Införande stöd av effektiva åtgärder Konsekvensanalys (BIA), handlingsplan och aktivitetslista Säkerhetsförmåga Riskanalys och riskhantering Identifiera förutsättningar, mål och avgränsningar Policy och övriga styrdokument Analys och planering Information och utbildning Mognad för ledningssystemarbete och säkerhetskultur

10. 8. Arbeta med kulturen Kollektiva aktiviteter och gester Fackspecifika ord och tecken, utmärkelser, färger, kläder, statussymboler, mm. VAD HUR Presentera Feedback Motpoler som är svåra att ändra och grundläggs som barn ”Trögt och långsamt att ändra” ”Går snabbt att ändra” Kända personer eller starka personligheter. Föredömen

11. 9. Lyssa till andras erfarenheter • Starta enkelt, starta billigt, starta nu… • Anpassa kontinuitetsinvesteringar mot säkerhetsstrategi • Krisledning är inte detsamma som kontinuitetshantering • Pärmverk och avancerade mjukvarustöd är tunga att hålla aktuella • Ledningens engagemang är en förutsättning • Kontinuitetsarbete är mycket likt förändringsarbetet inom säkerhet, d v s. • Organisation, roller och ansvar (svårt) • System och processer (svårare) • Kultur och beteende (svårast)

12. 10. Målgång