Media Asset Management: Voraussetzungen, Projektbausteine, Erfolgsfaktoren

1. Media Asset Management: Voraussetzungen, Projektbausteine, Erfolgsfaktoren Was Unternehmen bei der Umstellung beachten müssen Von Ehrhardt F. Heinold

2. Kurze Vorstellung • Ehrhardt F. Heinold, Geschäftsführer der Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung • 1995 gegründet • Auf die Verlagsbranche und Neue Medien spezialisierte Unternehmensberatung • Dienstleistungen: • Consulting • Weiterbildung • Studien / Marktuntersuchungen / Website-Analysen • Mergers & Acquisitions

3. Projektbeispiele • Begleitung bei der Auswahl von Dienstleistern für die Umsetzung von • (medienneutralem) Content Management in Fachverlagen • Web Content Management in einem Publikumsverlag • Media Asset Management (Bild- und Produktionsdatenbank) in einem Publikumsverlag • Durchführung von Inhouseseminaren zu den Themen: Content Management, E-Business, E-Marketing • Beispiel: Konzept und Durchführung einer Weiterbildungs-maßnahme zum Thema Online-Marketing in einem führenden Fachverlag • Beratung: Internet-Strategien für Fachverlage • Marktuntersuchung: E-Learning für einen Bildungsverlag

4. Inhalt des Vortrages • Studienergebnisse: Weiterhin Handlungsbedarf • Grundlagen • MAM-Systeme • Zielsetzung und Funktionen • Projektbausteine • Projektphasen • Beteiligte • Ablauf • Erfolgsfaktoren

5. Weiterhin Handlungsbedarf Ergebnisse einer aktuellen AKEP-Umfrage

6. Content Management Systeme Quelle: www.AKEP.de

7. Digitale Workflows Quelle: www.AKEP.de

8. Medienneutrale Datenhaltung Quelle: www.AKEP.de

9. Grundlagen Was bedeutet Media Asset Management?

10. Begriffsvielfalt • Media Asset Management System (MAM) • Digital Asset Management (DAM) • Bilddatenbanken • Content Management System (CMS) • Web CMS • Enterprise Content Management (ECM) • Dokumenten Management System (DMS) • Redaktionssysteme • Medienneutrale Datenbank

11. Definitionen • Content: • Oberbegriff für „Inhalte“, oft nur aus daten-technischer Sicht gemeint • Oft werden damit Textdaten gemeint • Keine allgemein akzeptierte Abgrenzung zu Digital Asset • Media Asset: Ein „medialer“ Contentbaustein: • Bilder, Grafiken • Video • Audio • Texte • Präsentationen, Layouts • ...

12. Definition Media Asset Bestandteile eines Media Assets • Dateiinhalt • Media-Verarbeitungs-Informationen (z.B. über das Color Management) • Metadaten • Beschreibungen • Rechte, Honorare etc.

13. Die verschiedenen Formen von Media Assets Lang Verwendungsdauer Kurz Keine Wiederverwendungen/Bearbeitungen Viele

14. Definitionen der Systeme • Content Management (CMS) meint die Archivierung, Aufbereitung und Produktion vorwiegend von textorientierten Inhalten. Es geht vor allem um strukturierbare Inhalte. • Media Asset Management (MAM) meint die Archivierung, Aufbereitung und Produktion von Medienobjekten. Diese sind i. d.R. unstrukturiert und enthalten in sich (fast) keine Informationen über den Inhalt etc. Neuerdings auch als Digital oder Rich MAM.

15. CMS / MAM • Die Ansätze lassen sich immer weniger trennen, die Softwaresysteme wachsen zusammen bzw. werden integriert. • Dennoch ist es für die Bewertung eines Systems wichtig zu wissen, wo es seine Wurzeln hat: • Strukturierte Daten / Texte • Dokumente • Media Assets

16. Weitere Content Management-Systeme • Digital Asset Management: Oberbegriff (in USA, weniger bei uns) für alle relevanten Inhalte und Daten • Web CMS: Nur für die Verwaltung von Internetinhalten. • Redaktionssystem: Ursprünglich verwendet für printbasierte CMS im Zeitschriften- und Zeitungsbereich • Dokumenten Management System: Verwaltung von Dokumenten (Briefe, Rechnungen, oft auch als eingescannte Grafik) • Medienneutrale Datenbank: Ist eigentlich kein System, sondern eine Zielsetzung, oft als Oberbegriff verwendet

17. Metadaten • „Daten über Daten“ • Damit werden Daten bezeichnet, die im eigentlichen Dokument nicht vorkommen • Beispiele hierfür sind • Inhaltliche Verschlagwortung • Bildbeschreibung • Zielgruppenzuordnung • Metadaten werden gebraucht, um einzelne Inhaltsbausteine in einem MAM auffindbar und verwendbar zu machen • Beispiel MAM-Datenbank: Suche mir alle Fotos von Autor XY

18. MAM-Systeme Was leisten die Systeme?

19. Zielsetzungen für MAM • Mehrfachverwendung vorhandener Substanzen • Vermeidung von Fehlern (z.B. alte Versionen) • Zukunftssichere Archivierung von Substanzen • Flexibilität und Geschwindigkeit in der Herstellung von Produkten und Werbemitteln • Optimaler Einsatz von Mitarbeitern • Vermeidung von Doppelarbeit • Definierte Workflows • Automatisierung von Prozessen • Unabhängigkeit von Dienstleistern • Kosteneinsparung bei externen Dienstleistern (Abruf)

20. Die Hauptziele eines MAM • Accessibility: Assets sollen schnell, einfach und effizient zu finden sein. • Reusability: Diese Assets müssen kosten-effizient und einfach mehrfach verwertet werden können. • Scalability: Bei wachsender Anzahl der Assets oder neu hinzugekommenen Formaten muss das system einsatz- und leistungsfähig bleiben. • Liquidity: Media Assets sollen verkauft, umgewandelt oder investiert werden können. Assets sollen nicht an ein Format oder eine bestimmte Anwendung gebunden sein.

21. Zentrale MAM-Funktionen • Webclient: Zugriff über Internet mit allen wichtigen Funktionen • Archivierung der Assets • Kurz- und mittelfristig • Langfristig (automatisiert auf CD/DVD, auch Jukebox) • Ausgabe der Assets, Anbindung an Produktionssysteme (DTP) • Verschlagwortung und Indexierung (Metadaten): • Standards, z.B. IPTC-Headerverarbeitung • Erweiterungsmöglichkeit durch Anwender • Datenmanagement: • Physikalisch: Datensicherheit • Logisch: Zugriffsorganisation, Speicherorte • Medienspezifisch: Beispiel: Farbmanagement bei Fotos

22. Zentrale MAM-Funktionen • Unterstützung des Workflows durch: • zielmediengerechte Datenaufbereitung (Farbraum, Dateigröße, automatische Umwandlungsroutinen) • Ablauf- und Benachrichtigungsprozesse • Verwaltung der Zugriffsrechte: Abgestufte Festlegungen der Nutzerrechte: Wer darf eingeben, ändern, freigeben, abrufen? • Versionskontrolle • Suchfunktionen: Komplexe Suchabfragen über Metadaten (Schlagwörter), Stichwortlisten, in Dokumenten (z.B. PDF, Word) und auch über automatisierte Bildinhaltserkennung • Verknüpfung: Funktional oder thematisch verbundene Assets tragen Gruppenmerkmale

23. Zentrale MAM-Funktionen • Auftragstaschen und Abbildung von Produktmetaphern: Bücher, Vorschauen • Distribution: Übertragung im angeforderten Format • Anwenderfreundlichkeit • Fakturierung / Honorarverwaltung • Verwaltung von Urheberrechten, digitalen Signaturen, Wasserzeichen • Unterstützung von Verschlüsselungen

24. Zentrale MAM-Funktionen • XML-Funktionen: Datenaustausch, Validierung • Offene Schnittstellen, z.B. zur Anbindung an Business-Software, z.B. spezielle Verlagssoftware (Triagon, Klopotek) • Übernahme von grundlegenden Daten (z.B. Titelstamm, Illustratoren, Fotografen) • Aufruf aus Verlagssoftware (Master-Slave-Konzept)

25. Kosten der Einführung • Erstellung des Konzeptes • Software • MAM-Standardsoftware • Weitere Software: Datenbank, Bildbearbeitungssoftware etc. • Testinstallation • Customizing • Anpassung • Integration in IT-Landschaft (Schnittstellen) • Installation • Schulung • Wartungsverträge / Troubleshooting • Zukünftige Module

26. Kosten der Einführung • Hardware • Server • Datensicherung • Langzeitarchivierung • Leitungen • Leistungsfähige Internetanbindung

27. Wissensquellen • www.contentmanager.de: Die Seite zum Thema mit Fachglossar • www.contentmanagement.de • Archiv der ct‘ (www.heise.de) • Publishing Praxis (www.publish.de) • www.imagemanagement.de: Seite einer Firma, aber mit guten Informationen und Links • www.iptc.org

28. Projektbausteine Meilensteine für die Einführung

29. Projektablauf • Projektstart • Projektleitung und –team • Zeitplanung • Budget • Bedarfsanalyse: • Grundsätzliche Zielsetzungen • Zukünftige Anwendungen • Integration in bestehende Infrastruktur (CMS, EDV) • Anwenderbefragungen • Lieferantenbefragungen

30. Projektablauf • Image bzw. Media Asset Audit (heute – zukünftig): • Datenformate • Zielmedien • Speicherorte • Speichermenge • Kosten- und Aufwandsanalyse Ist-Zustand (extern und intern!) • Physische Beschaffungskosten (Litho, Kuriere etc.) • Suchzeiten • Mehrfacharbeiten • ...

31. Projektablauf • Analyse der internen Prozesse • Jetziger Ablauf / Workflow • Aufgaben und Kompetenzen der Beteiligten • Metadaten-Konzept: • Suchkriterien • Verwaltungsinformationen • Standards (Im Verlagsbereich: IPTC-Standard)

32. Projektablauf • Erstellung eines Umsetzungsszenarios • Einbeziehung aller Beteiligten • Stufenkonzept: Kurz-, mittel- und langfristige Schritte • Erstellung des Pflichtenheftes • Genaue Definition der Anforderungen • Präzise und möglichst vollständig • Auch Fragen zur Firma, Referenzen etc. stellen • Ausschreibung • Marktscan (Websites der Dienstleister, Fachinformationen, Empfehlungen) • Teilnehmende Firmen wählen und verschicken • Für Rückfragen gewappnet sein

33. Projektablauf • MAM-Dienstleister-Auswahl • Vergleichende Auswertung der Angebote (Problem: Jeder verspricht alles, deshalb Rückfragen stellen!) • Präsentation • Engere Auswahl • Kontakt zu Referenzkunden • Testinstallation / Vor-Ort-Termin • Entscheidung • Konkretes Konzept erstellen • Workshops mit Dienstleister • Alle Beteiligten einbeziehen • Projektplan mit Meilensteinen (Abnahmepunkte)

34. Projektablauf • Systemanpassung • Regelmäßige Tests (dafür muss Zeit eingeplant werden) • Testinstallation und Abschlusstest • Alles dokumentieren! • Lieferanten-Einbindung • Rechtzeitige Information über Änderung • Vorgaben: Standards, Abläufe • Verträge überarbeiten • Einbindung in Workflow • Schulung

35. Projektablauf • Einführungsphase • Mitarbeiter: • Schulung • Change Management: Abläufe, Aufgaben, Rechte • Day of no return: Ab dann wird mit dem neuen System gearbeitet, alle Umwege werden abgeschaltet! • Problemprotokollierung • Anpassungen • Projektabschluss • Lessons Learned • Controlling

36. Erfolgsfaktoren • Genaue Bestandsaufnahme • Genaue Zielsetzung • Konsequente Umstellung der Organisation, von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen • Investition in Mitarbeiter (Schulung, Neueinstellung) • Ausreichend Personal für Projektstart und -betreuung • Realistische Budget-, Zeit- und Aufwandsplanung • Mittel- bis langfristiges Denken und Handeln • Integration in Unternehmensstrategie und –ziele • Rückhalt der Geschäftsführung

37. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ehrhardt F. Heinold Heinold, Spiller & Partner Unternehmensberatung GmbH BDU Behringstraße 28a 22765 Hamburg Telefon: 040/3986620 Fax: 040/39866232 Internet: www.hspartner.de E-Mail: ehrhardt.heinold@hspartner.de