IL PROCESSO DI AUDIT E LA TEMPISTICA DELLA CERTIFICAZIONE AEO

1. IL PROCESSO DI AUDIT E LA TEMPISTICA DELLA CERTIFICAZIONE AEO Ufficio delle Dogane di Milano 2

2. Attività di pre-audit e modello COMPACT OEA • Lettura degli “Orientamenti” • Coordinamento delle proprie strutture e servizi • Canale di comunicazione con il Team di auditors dell’Ufficio delle Dogane • Questionario di autovalutazione

3. Modello COMPACT OEA (COMpliancePArtnershipCustoms and Trade) pubblicato nel documento TAXUD 1452/2006

4. Modello COMPACT OEA Metodo di mappatura dei rischi Orientamenti su norme e criteri da adottare per gestire tali rischi

5. Definizione di rischio doganale (Art. 4 del NCDM) “la probabilità che si verifichi, in relazione all’entrata, all’uscita, al transito, al trasferimento o all’uso finale di merci circolanti tra il territorio doganale della Comunità e Paesi o territori non facenti parte di tale territorio, o in relazione alla presenza di merci non aventi posizione doganale comunitaria, un evento che comprometta la corretta applicazione di misure comunitarie o nazionali, gli interessi finanziari della Comunità e dei suoi Stati membri, costituisca una minaccia per la sicurezza della Comunità e dei suoi residenti, per la salute umana, animale o vegetale, per l’ambiente o per i consumatori”

6. Mappatura dei Rischi

7. Le 5 fasi del processo di mappatura dei rischi (utili anche per gli Operatori, in particolare in sede di una prima, fondamentale fase di autovalutazione)

8. Fase 1 Capire l’attività di impresa (processi aziendali e ambiente operativo) - fonti interne (banche dati, autorizzazioni preesistenti, rapporti di audit precedenti) - fonti esterne (Camere di Commercio, bilanci societari ed allegati, organigramma della società, manuali procedurali interni)

9. Fase 2 Chiarire gli obiettivi doganali • Obiettivi dell’Amministrazione doganale • Tipologia di agevolazioni e benefici che l’Operatore intende richiedere

10. Fase 3 Identificare i rischi Organizzazione amministrativa Sistema di controllo interno dell’Operatore processi aziendali tipologia di merce importata/esportata partners commerciali ruolo nella catena di fornitura

11. Fase 4 Valutare i rischi in termini di IMPATTO E PROBABILITA’ Si evidenziano i punti di forza e debolezza dell’organizzazione amministrativa e dei sistemi di controllo interno Il risultato del profilo di rischio è condiviso con l’Operatore

12. Fase 5 Rispondere ai rischi • Accettare il rischio • Trattare il rischio • Trasferire il rischio • Eliminare il rischio

13. L’analisi dei requisiti da parte dell’Autorità doganale avviene attraverso un rapporto di partenariato tra l’Amministrazione e l’Operatore richiedente Autovalutazione dell’Operatore (self – assesment)

14. TAXUD 1450/2006 Informazioni generali del richiedente (presentazione della società, grafico delle società controllate e controllanti, eventuali verbali degli Uffici finanziari, certificazioni ISO) Osservanza degli obblighi doganali/Traccia di audit (procedure import/export, numero dichiarazioni import/export relative al triennio, dati Intrastat, autorizzazioni varie) Sistema contabile e logistico (documentazione sul reporting aziendale, registri fiscali, procedure di magazzino, registri di carico/scarico) Sicurezza della documentazione (procedure di back-up, disaster recovery, prove anti-intrusione) Solvibilità finanziaria (bilanci ed allegati, piano dei conti, relazione enti certificatori) Safety e Security (procedure di accesso, gestione chiavi, nomina RSPP, Documento di Valutazione dei Rischi, CPI, attestati di partecipazione corsi, dichiarazioni di sicurezza, planimetrie)

15. Nell’ambito dei rispettivi ruoli, anche attraverso incontri preliminari concordati, le Amministrazioni doganali e gli Operatori definiscono: • il piano di audit • i rischi e relative valutazioni • le misure correttive • gli step dei post-audit, in caso di esito positivo

16. Il processodi audit Parte II Documentie tempistica per ilconseguimentodello status di “OperatoreEconomicoAutorizzato”

17. Riferimenti Normativi • Circolare dell’ Agenzia Dogane n. 36/D del 28/12/2007, come modificata dalla Circ. 41/D del 30/12/2011. • Regolamento comunitario 1875 del 2006 (che modifica Reg. CEE 2454/93). • Regolamento comunitario 648 del 2005 (che modifica Reg. CEE 2913/92). • Regolamento CEE del 02/07/93 n. 2454 (DAC) • Regolamento CEE del 2913 del 1992 (CDC) • Testo Unico disposizioni leg.ve in materia doganale del 23/01/1973 n. 43

18. SOGGETTI CHE POSSONO OTTENERE LA CERTIFICAZIONE AEO Possono presentare istanza per l’ottenimento di un Certificato AEO tutti gli operatori economici, residenti nella UE, che a diverso titolo compiono attività inerenti alle operazioni doganali e che intendono beneficiare delle agevolazioni collegate al rilascio di un certificato AEO, direttamente connesso all’esercizio della propria attività economica. A titolo esemplificativo possono presentare istanza: • produttori di merci; • esportatori - ai sensi dell’art. 788 DAC; • importatori; • spedizionieri; • depositari (dep. doganale e fiscale, magazzino di temporanea custodia, approvvigionamento) - ai sensi dell’art. 51 e 99 CDC.; • agenti doganali – ai sensi dell’art. 5 CDC; • vettori. E’ precluso il rilascio di un Certificato AEO qualora l’attività del richiedente riguardi esclusivamente beni in libera circolazione e, quindi, comunitari o comunitarizzati o, comunque, non sia connessa ad attività soggetta alla normativa doganale.

19. Requisiti essenziali del richiedente Svolgimento attività commerciale “inerente” la normativa doganale; Entità legale presente in Italia. In caso di imprese non residenti vale il principio della “stabile organizzazione” (ai sensi dell’art. 162 c. 1 del Testo Unico Imposte sui redditi - DPR n. 917 del 22/12/1986eart 5. Modello OCSE contro la doppia imposizione fiscale); Comprovata osservanza degli obblighi doganali negli ultimi tre anni anteriori alla presentazione dell’istanza. Il richiedente (società o persona fisica), i legali rappresentanti, il responsabile per il settore dogana, nonché gli amministratori non devono: a) aver subito condanne, anche a titolo non definitivo, per un reato previsto dalla normativa doganale e/o fiscale con rilevanza “doganale” (accise, IVA) o per uno dei delitti non colposi previsti nei titoli II, V, VII e VIII, capo II, del libro secondo del codice penale; b) aver subito sanzioni amministrative a titolo definitivo per il reato di contrabbando (art. 295 bis D.P.R. N. 43 del 23/01/1973 ) né aver definito in via agevolata le suddette violazioni; c) infrazioni reiterate di carattere amministrativo in materia doganale e/o fiscale con impatto sulla normativa doganale che per loro natura o entità compromettono il rapporto di fiducia con l’autorità doganale (made in Italy, salute, sicurezza prodotti, difesa dell’ambiente, trasporto merci, ecc.).

20. Tipologie di Certificati AEO Ai sensi dell’art. 14 bis delle DAC (Reg. CEE n. 2454 del 1993) un operatore economico può presentare istanza per uno dei seguenti certificati: • Certificato AEOC – Semplificazioni doganali Per gli operatori economici che intendono fruire delle semplificazioni previste dalla normativa doganale • Certificato AEOS - Sicurezza Per gli operatori economici che intendono beneficiare di agevolazioni sotto l’aspetto dei controlli doganali di sicurezza per operazioni in entrata e in uscita di merci dal territorio doganale. • Certificato AEOF (Full) – Semplificazioni doganali/Sicurezza Per gli operatori economici che intendono fruire sia delle semplificazioni doganali sia delle agevolazioni sui controlli di sicurezza.

21. Procedura per il rilascio di un certificato AEO Documenti necessari 1) Istanza 2) Informazioni generali del richiedente - Allegato 2 circ. 36/D; 3) Dichiarazione ai sensi del DPR 445/200 – persone fisiche, Allegato 3 Circ. 36/D; 4) Dichiarazione ai sensi del DPR 445/200 – persone giuridiche Allegato 3 bis Circ. 36/D; 5) Questionario di autovalutazione (facoltativo). * I modelli sono disponibili sul sito: www. Agenziadogane.it/OperatoreEconomicoAutorizzato-AEO/Modulistica-AEO

22. A quale ufficio deve essere presentata l’istanza e gli allegati ? L’istanza deve essere presentata all’Ufficio delle Dogane competente in relazione al luogo in cui l’operatore detiene la contabilità principale relativa alle operazioni doganali svolte e in cui è effettuata almeno parte delle operazioni oggetto del certificato AEO. Esempio Società Rossi SPA sede legale: Como sede operativa principale (scritture contabili): Corsico (MI) Ufficio di competenza: Agenzia delle Dogane di Milano 2

23. Esame dell’istanza L’Ufficio delle Dogane, dopo la verifica gli elementi contenuti nell’istanza, procede : • accoglimento dell’istanza ed inserimento in AIDA entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione; • rigetto dell’istanza per motivi ostativi al rilascio (condanne anche di primo grado per reati gravi connessi all’attività economica, procedure fallimentari in corso, violazioni gravi della normativa doganale, revoca di un precedente certificato AEO entro 3 anni); • richiesta integrazione istanza - qualora l’Ufficio delle Dogane competente constati che l’istanza non è completa o manchino uno a più allegati richiesti, invita il richiedente o il rappresentante legale a fornire le informazioni mancanti entro 30 giorni di calendario dalla ricezione dell’istanza.

24. Tempistica per il rilascio del certificato AEO (art. 14 sexies decies del Reg. CEE 2454/1993 in vigore dal 1 gennaio 2010) L'autorità doganale rilascia il certificato AEO entro 120 giorni di calendario dalla ricezione della domanda .Il termine può essere prorogato di un ulteriore periodo di 60 giorni di calendario se l'autorità doganale interessata non è in grado di rispettarlo. L’iter di 120 giorni è stato così ripartito tra le strutture interessate: - 80 gg. + 30 gg. (in casi eccezionali) agli Uffici delle Dogane per completare l’audit presso la società. Se nel corso dell’attività di audit, il richiedente informa l’ufficio doganale di voler procedere ad adeguamenti volti a soddisfare i criteri previsti, l’attività di audit può essere sospesa per un periodo massimo di sei mesi; • 10 gg. alle Direzioni Regionali/Interregionali per validare la relazione conclusiva dell’attività di audit condotta dagli Uffici delle Dogane; • 30 gg. agli Uffici Centrali per svolgere gli adempimenti di competenza previsti dalla alla circ. 36/D.

25. Rilascio del certificato Gli Uffici Centrali dell’Agenzia delle Dogane provvedono direttamente all’emissione del certificato AEO richiesto . In base ai risultati dell’audit il livello di affidabilità attribuita all’operatore può essere di 2 tipi: - Affidabilità (A) con riduzione dei controllo 10% -50% - Affidabilità (AA) con riduzioni di controllo dal 51% al 90% Validità temporale del certificato Il certificato AEO non è soggetto a limiti temporali. Il mantenimento dei requisiti viene monitorato con dei post-audit annuali o biennali in base ai quali l’Ufficio può decidere di: • confermare il certificato AEO ; • sospendere il certificato AEO; • revocare il certificato AEO

26. Grazie per l’attenzione Dott.ssa Maria Cristina Baglioni Responsabile Ufficio AEO Milano 2 MariaCristina.Baglioni@agenziadogane.it Agenzia delle Dogane - Ufficio AEO di Milano 2 tel. 02/6950207-208