EAD Encoded Archival Description

1. IT-Zertifikat Universität zu Köln – Datenstandards für Web, Humanities und Kulturerbe Dozent: Patrick Sahle Referent: Fabian Heerbaart EADEncoded Archival Description

2. Was ist EAD? • XML-Standard zur Kodierung von Findhilfen und Findbüchern (z.B. in Archiven) • Findbuch bzw. Repertorium: handschriftliches oder auch maschinengeschriebenes Verzeichnis der Archivalien eines Archivbestands • Findmittel heute zunehmend in archivischen Erschließungssystemen als Datenbanken erstellt und als Online-Findmittel im Internet bereitgestellt. • „The project´s goal was to create a standard for describing collections held by archives and special collections [...]“ http://en.wikipedia.org/wiki/Encoded_Archival_Description) • „Intellectual and physical control over large bodies of materials and as an aid to resource discovery by researchers“ (EAD Cookbook) • Betrieben von der Library of Congress und der Society of American Archivists • 1993 Entwicklung gestartet an der University of California, Berkeley • 1996 erster Prototyp und im Laufe der Jahre Weiterentwicklung

3. Ziele • Archive zugänglich zu machen und dabei die unterschiedlichen internat. Beschreibungspraktiken zu berücksichtigen • Die Elemente müssen deshalb sehr universell sein • „EAD addresses information about archival resources that is shared publicly. It is not a system for the collections management activities [...]“ * • „EAD is a data structure and not a data content standard.“ * • „EAD is also a data communication format based on SGML/XML syntax.“ * • „EAD focuses on the structural content of archival description, not on its presentation.“ aber „[…] the standard must provide sufficient mechanisms to support output in a variety of formats.“ * • * Quelle: Design principles for enhancements to EAD (December 2002) www.loc.gov/ead/eaddesgn.html

4. Und noch? • Die RLG (Research Libraries Group) hat ein Set von Anwendungsempfehlungen veröffentlicht. • Es beschreibt obligatorische, empfohlene und optionale Elemente und Attribute. • „RLG Report Card“ • Kontrolliert EAD-Instanzen und meldet, wenn Bereiche von Anwendungsempfehlungen abweichen • Außerdem rief die RLG das „ArchiveGrid“ ins Leben. • Mitgliedsbibliotheken übermitteln die URL ihrer Findhilfen der RLG, welche die Daten von diesen Findhilfen dann automatisch speichert, katalogisiert und in einer Suchmaske zur Verfügung stellt • Ermöglicht das Durchsuchen von sehr vielen Archiven, Bibliotheken etc. mit einer Suchanfrage

5. Was gehört zu EAD? • DTD – definiert die benutzbaren Elemente und ihre Reihenfolge • EAD Tag-Set: hat 146 Elemente, die benutzt werden um: • (Tags unter: http://www.loc.gov/ead/tglib/element_index.html) • a.) eine Sammlung als Ganzes zu beschreiben • b.) den Bestand detailliert zu vercoden (einzelne Dokumente etc.) • Viele der EAD-Elemente können auf andere Standards wie z.B. Dublin Core oder MARC angewandt werden – erhöht die Interoperabilität • Kann mittels XSLT-Stylesheets in anderer Form präsentiert werden • „[…] there is a set of core data elements that ought to be included at a minimum in every finding aid to help users determine the applicability of a collection to their research needs and to identify specific materials for retrieval and inspection“.

6. Aufbau • EADHEADER • beinhaltet Titel, Subtitel (optional) und Informationen über die Findhilfe (Autor, Erstellungsdatum, Sprache) • hat Pflichtattribute, die konform sind zu verschiedenen ISO-Standards (z.B. bezüglich Ländercodes etc.)

7. Aufbau • ARCHDESC • Beschreibung des Sammlungsmaterials • 1.) „Did“ (data item description): Autor, Größe, Abstract/Kurzbeschreibung • Zusätzliche Elemente (z.B. Liste von Schlagwörtern oder Überschriften) • 2.) „Dsc“: Beinhaltet den Bestand der Sammlung aufgeteilt in immer kleiner werdende Einheiten • Zwei Möglichkeiten: C Element: unendliche Verschachtelung möglich • C0#: nur numerische Verschachtelung (C01-C012)

8. Beispiele und Quellen • Beispiele: • http://www.bundesarchiv.de/findbuecher/sapmo/Zdaofindead/ead_verwendungsschema.xml • http://www.bundesarchiv.de/findbuecher/sapmo/Zdaofindxml/EAD-Dateien/Lehmann • http://www.bundesarchiv.de/findbuecher/sapmo/Zdaofind/Findbuch%20Sekretariat%20Helmut%20Lehmann/index.htm • http://startext.net-build.de:8080/barch2/MidosaSEARCH/search.htm • Quellen: • http://www.loc.gov/ead/ • http://www.daofind.de/ • http://en.wikipedia.org/wiki/Encoded_Archival_Description • http://www.staff.uni-marburg.de/~mennehar/webtexte/pdf/ead.pdf • http://www.archivists.org/saagroups/ead/tools_and_helper_files/ead2002cookbook/EAD2002cookbook.pdf