OpenOffice 辦公室軟體

1. OpenOffice.org 辦公室軟體 計算機概論

2. 教學大綱 第九章 OpenOffice.org 辦公室軟體 • 9.1 OpenOffice.org 軟體簡介 • 9.2 OpenOffice.org 軟體使用 • 9.3 Writer 文書處理 • 9.4 Calc試算表 • 9.5 Impress簡報軟體 • 9.6 Draw 繪圖功能 • 9.7 Base資料庫

3. 重點提要 • 自由軟體熱潮正席捲著全球，擴大全球知識經濟體系與世界各國資訊工業的影響力。 • OpenOffice.org 辦公室軟體包含： • Writer 文書處理 • Calc試算表 • Impress簡報軟體 • Draw 繪圖功能 • Base資料庫

4. OpenOffice.org 軟體簡介 (1) • OpenOffice.org (簡稱OOo或OO.o)是一種免費的、開放原始碼的辦公室軟體 • OpenOffice.org可將任何文件轉成PDF格式之外，且同時可開啟和儲存為其他種類格式，包括 Microsoft Office的大部分文件格式。 • OpenOffice.org提供了文書處理、試算表、簡報、繪圖、資料庫與數學公式等6套辦公室軟體。

5. OpenOffice.org 軟體簡介 (2) • Open Office.org辦公室軟體主要功能 • Writer 文書處理：類似微軟的Word軟體，可執行文件編輯、排版、列印...等文書處理工作。 • Calc 試算表：類似微軟的Excel軟體，可透過試算表的方式來紀錄各種資料與數值，並執行自動化計算、公式處理與數值彙整等工作。 • Impress 簡報：類似微軟的PowerPoint軟體，可插入立體圖、動畫、表格、影片、MP3音樂檔等，是一個製作高品質投影片的實用工具。 • Math 公式：這是一個編寫數學公式、方程式用的軟體，可以與其他軟體一起搭配使用或單獨使用，如果常常需要編寫各種特殊的數學公式或各種方程式，可以透過這軟體來製作。 • Draw 繪圖：是一個簡單好用的圖表繪製工具，內建各種線條、箭頭、矩形、圓形、3D物件、星星、雲朵、對話盒…等等圖案，可以讓我們快速製作各種表格、示意圖與開會用的說明文件、展示報告等。 • Base 資料庫：可讓我們維護、編輯資料庫中的資料或創建表格、查詢資料庫中的訊息等。

6. OpenOffice.org軟體使用 • OpenOffice.org 是一套自由軟體，任何人都可以自由的使用或是加以修改，基本上使用者無需支付費用，可以複製、修改、散佈軟體的程式碼。 • 官網 http://www.openoffice.org 軟體安裝畫面 官方網站

7. OpenOffice.org環境介紹 • 在OpenOffice.org中，每一個套件的視窗大多相似，一般包括了功能表、標準工具列、格式化工具列及狀態列。 功能表 標準工具列 格式化工具 狀態列

8. 功能用語比較表 • Microsoft Office XP 與OpenOffice.org 功能用語比較表

9. Writer 文書處理 • OpenOffice.org中的Writer文書處理，有著與Microsoft Word類似的功能，與Word比較起來絲毫不遜色。 • Writer除了一般文書處理軟體常有的功能外，還有重要的功能： • 樣式和範本。 • 頁面設定功能，包括框架、分欄和表格等。 • 嵌入物件或連結圖形、試算表等。 • 內建繪圖工具。 • 主控文件－將數個單一文件集合為一份文件。 • 版本的控管和追蹤。 • 資料庫整合，包括了參考文獻資料庫。 • 匯出(輸出)為 PDF檔。

10. Writer視窗介紹 • Writer的工作視窗與Microsoft Word軟體很相似。 標題列 功能表列 URL名稱 工具列 頁數狀態

11. 儲存與開啟檔案格式 • 在OpenOffice.org中建立的檔案，預設是儲存為OpenDocument 格式，Writer文件會儲存成.odt的檔案，而Microsoft Word的文件格式.doc也可以開啟及儲存

12. 公式計算 • Writer公式計算有分為兩種，一種是小計，類似OpenOffice.org Calc試算表；另一種是數學公式Math，是附於 OpenOffice.org 軟體中，方便使用者輸入數學公式，可以在 Writer、Draw、Impress 底下開啟並輸入數學公式。 小計公式 圖9-7 Writer文件公式的使用

13. 小計公式 • 如表格內有需要計算的地方，先選取輸出的表格，接著框選需計算的表格，公式便會出現所選取的座標位置，點選綠色打勾，便計算出數值。除了從表格點選之外，還可從【檢視】→【工具列】裡找到。 小計公式

14. 數學公式Math • Math是 OpenOffice.org 的數學方程式模組。除了作為OpenDocument各種文件的方程式撰寫器外，它亦能被獨立使用。當在 Writer 中使用這個模組時，所撰寫的方程式會被當作文字文件中的一件物件。 • Math 容許透過三種主要方法輸入數學方程式： • 直接在方程式撰寫器中輸入。 • 在方程式撰寫器中按右鍵，然後在選單中選取符號。 • 在【選取】工具箱中選取符號。

15. Writer文件運算函式選擇

16. Writer URL功能 • 以往我們在文書處理軟體上，都只能夠將網址超連結，以連結到網頁上，而Writer URL功能能夠將一般的網址，轉變為類似按鈕功能，讓整體看來更加有質感，也能選擇網站開啟的方式。 輸入URL 轉變為按鈕 圖9-10 Writer文件運算函式選擇

17. Calc試算表 • OpenOffice.org中的Calc試算表能夠迅速的執行資料處理、統計以及分析等相關工作，而Calc具備了Excel所有的大部分功能，與Microsoft的Excel有異曲同工之妙。

18. Calc視窗介紹 • 首先，我們介紹Calc工作視窗的內容，在操作前能夠熟悉視窗內容，使用上會更加有效率。當Calc被啟動後，視窗中主要的幾個部分： 標題列 工具列 儲存格 工作表 狀態列 縮放功能

19. Calc開啟與儲存檔案 • Calc試算表預設儲存檔案格式為 *.ods，並且可以開啟Excel 5.0、95、97/2000/XP等的檔案格式，所以當檔案格式是*.xls、*.xlc或*.xlt時，在Calc中還是能夠開啟並編輯使用，如圖9-12 Calc檔案格式選擇畫面。 可開啟Excel格式的檔案 圖9-12 Calc檔案格式內容

20. Impress 簡報軟體(1) • Impress在簡報上多了自訂動畫效果、內建畫廊等功能，選擇上更多元。建立簡報前有三個步驟，設定完成後便可以開始編輯簡報內容。 • 步驟1. 類型 • 可以選擇【空白簡報】、【採用範本】或是【開啟一個現存的簡報】。 圖9-13 類型設定畫面

21. Impress 簡報軟體(2) • 步驟2. 選擇一個頁面樣式 • 使用者可以在簡報背景選項中，選取<原件>或是預設的［冰海］或［深藍］背景。另外，在列印簡報的媒體選項中，可以依據實際的需要，選擇［螢幕］、［透明膠紙］、［投影片］或［紙張］。 圖9-14 頁面樣式設定畫面

22. Impress 簡報軟體(3) • 步驟3. 設定簡報播放效果 • 在簡報播放效果中，可以就播放的效果選擇［無效果］或［往上擦去］等各式的撥放效果。其播放速度也可以進行［慢］、［中等］或［快速］調整。 圖9-15 簡報播放效果設定畫面

23. Impress視窗介紹 • 當進入Impress工作視窗後，我們可以發現Impress的視窗介面與其他OpenOffice.org軟體的介面不同。圖9-16針對Impress的視窗介面內容進行簡單的介紹。 標題列 功能表列 簡報功能表 工具列 編輯區域 繪圖工具列 縮放功能 圖9-16 Impress的視窗介面

24. Impress 簡報功能表 • Impress簡報功能表主要可分為五大類，其中Impress將正常、大綱、備註，講義以及投影片瀏覽放置在同一個頁面當中，不像PowerPoint需要另外點選，在選擇功能上Impress使用起來也比較方便。 圖9-17 Impress的簡報功能表

25. Impress 工作列表 • 在Impress工作列表中分為五項，分別為主頁、版面配置、表格設計、自訂動畫、投影片切換，與PowerPoint不同的地方是在於Impress將這些功能製作成快捷列放置在一起，編輯起來更加迅速方便。 工作列表 圖9-18 Impress的簡報工作列表

26. Draw 繪圖功能 • OpenOffice.org Draw可建立簡單或複雜的繪圖，並支援常見的影像格式，例如：BMP、GIF、JPG 和 PNG等。 • 比較特別的是在Draw裡可建立簡單的 3D 物件（如立方體、球體和圓柱體），甚至可以修改物件的光源，也可以設定網格與輔助線，選擇將物件與網格線、輔助線或其他物件的邊緣對齊。 • 也提供一些繪圖的功能，包括輔助格線、分層管理、尺寸和測量顯示，製作組織圖的連接符、3D的功能，使立體的三個面向的繪圖被建立（加入紋理和照明效果）、繪圖和頁面樣式一體化、貝茲曲線等。

27. Draw 工作區 • Draw 工作區分為頁面窗格與繪圖區域。頁面窗格提供事先預覽建立的頁面，若頁面窗格未顯示，可以由功能表【檢視】→【頁面窗格】將［頁面窗格］勾選。 功能表列 工具列 尺標 繪圖區 頁面窗格 圖9-19 Draw的工作視窗 狀態列

28. (1) 狀態列 • 狀態列位於工作區的最下方，在狀態列的中間部分是Draw 的特別欄位，將顯示繪圖物件的各種訊息，如物件名稱、位置、尺寸大小、修改標記、投影的頁面等。 位置 資訊區 投影頁面 頁面樣式 頁面放大縮小 大小 圖9-20 Draw的視窗狀態烈訊息

29. (2) 工具列 • 工具列可以依需要顯示或隱藏，可以點選功能表【檢視】→【工具列】，在其中勾選要顯示或隱藏的工具列。也可以選擇在工具列上顯示的按鈕，在【檢視】→【工具列】中選擇［自訂］選項，在工具列標籤中選擇想要修改的工具列，然後選擇工具列上要加入的按鈕。 拖曳此處即可移動浮動工具列 圖9-21 Draw 浮動工具列

30. (3)線條和充填工具列 • 若選取的是文字物件，工具列會改變為圖9-22之工具列，在此工具列中有線條樣式、粗細大小、顏色等選項；也可以選擇填充的顏色，將物件進行色彩化。 • (4) 繪圖工具列 • 繪圖工具列在Draw是最重要工具列，其中包含了文字、幾何和手繪圖形等所有繪圖功能，如圖9-23 之繪圖工具列選項。 圖9-22 Draw 線條和充填工具列 圖9-23 Draw繪圖工具列

31. (5) 顏色工具列 • 使用功能表【檢視】→【工具列】→【顏色列】，顏色工具列會顯示在工作區的下方，方便使用者選擇適當的顏色。 圖9-24 Draw 顏色工具列

32. 在Draw中可以使用一些專門的調色盤，也可依個人的需要更改某一個顏色。可以選擇功能表【格式】→【區域】或是在線條和充填工具列上的區域（油漆筒圖示）進行更改。在區域對話方塊中，選擇顏色標籤頁。在Draw中可以使用一些專門的調色盤，也可依個人的需要更改某一個顏色。可以選擇功能表【格式】→【區域】或是在線條和充填工具列上的區域（油漆筒圖示）進行更改。在區域對話方塊中，選擇顏色標籤頁。 載入顏色表 圖9-25 Draw 顏色選擇

33. 在顏色功能中有新增、修改、刪除等功能，其說明如下：在顏色功能中有新增、修改、刪除等功能，其說明如下： • 新增：增加新的顏色；藉由【編輯】按鈕，或是直接調整顏色值，在名稱方塊中輸入顏色名稱，按【增加】鈕就會將自訂的顏色加入調色盤中。 • 修改：調整顏色值後，按【修改】鈕變更目前的顏色。注意，系統會覆寫此顏色，而不需經過確認。 • 刪除：刪除選取的元素或已確認要刪除的元素。 • 要載入其他調色盤，點選載入顏色表鈕，開啟舊檔對話方塊將請您選擇其中一個標準調色盤（附檔名為*.soc），例如：web.soc是一個顏色調色盤，其顏色適合用來建立未來會顯示於網頁中的繪圖，這些顏色將正確顯示在電腦的螢幕中，螢幕的顯示最少是256色。

34. (6) 選項工具列 • 選項工具列是繪圖輔助工具選項，選項工具列預設是不會顯示，需在功能表【檢視】→【工具列】中勾選【選項】工具。如圖9-26所示，其中每項工具的說明。 圖9-26 Draw 選項工具列 圖9-27 Draw 選項工具列說明表

35. 與其他程式交換物件 • Draw圖片可以儲存為許多不同的圖片格式，可使用功能表【檔案】→【匯出】功能如下圖。也可將Draw檔案匯出為 HTML、PDF或 Flas。PDF匯出的方式與其他 OpenOffice.org套件相同；而 Flash匯出則建立一個附檔名為「.swf」的檔案。HTML匯出是使用對話方塊的方式在Draw文件中建立像網頁般的頁面。 圖9-28 Draw 匯出其他程式交換的格式

36. Base 資料庫 • 當我們要分析處理的資料量較為龐大時，應用資料庫工具來管理與維護資料是最佳的選擇，而在自由軟體OpenOffice.org 中的Base就是一個功能完整的資料庫工具。 • 資料庫是由一些資料表所組成，而資料表由許多欄位所構成；這些欄位中包含了獨立的資料。當建立資料表時，使用者可以決定在此表格中每一個欄位的特性。 • OpenOffice.org Base 與Microsoft Access類似，它可以讓使用者方便地建立資料表、表單、報告、查詢、報表等，此外它更支援許多市面上熱門的資料庫軟體，如：Adabas D, ADO, Microsoft Access, MySQL，和通過工業標準的ODBC 和 JDBC 驅動的數據庫，及以XML的格式進行輸出。

37. 規劃一個資料庫 • 建立資料庫首要步驟是了解此資料庫需要記錄哪些資料內容，然後依這些需求設定欄位與屬性。此章節為建立個人圖書館資料庫為範例，示範如何透過Base套件建立一個資料庫、顯示資料庫中內容及新增書籍資料到資料庫中。 • 以下是建立個人圖書資料庫所規劃的欄位內容： • 當我們已經整理欄位後，接下來將建立資料庫的表格，在表格中還有一個必需欄位稱為「主關鍵字」欄位。在這個範例中，我們將設定書籍編號為主關鍵字欄位。 表9-2 圖書資料表格欄位規劃

38. 建立一個新的資料庫 • 點選OpenOffice.org 資料庫工具後，啟動資料庫精靈的第一個步驟是選取資料庫。此時會遇到三個選擇的問題：建立新的資料庫、開啟現有的資料庫檔案或連線到現有資料庫，以本單元範例而言，請點選【建立新的資料庫】，然後按【繼續】鈕。 圖 9-29 啟動OpenOffice.org 資料庫精靈

39. 第二個步驟是儲存並繼續。其中有兩個問題，每一個問題各有兩個選擇，第一個問題的預設選擇為【是的，請為我註冊資料庫】，若資料庫不想要註冊，其他OpenOffice.org 套件，如Writer和Calc是無法存取的，資料庫註冊後，才能被其他套件存取資料。第二個問題預設的選擇是【開啟資料庫以供編輯】，最後按【完成】鈕儲存資料庫。 圖 9-30 資料庫精靈的第二個步驟畫面

40. 建立資料庫表格 • 建立表格的工作有三個方式，分別為【在設計檢視中建立表格】、【使用精靈建立表格】、【建立檢視】等三個方式，我們以【使用精靈建立表格】作為示範： 圖 9-31 資料庫精靈的第二個步驟畫面

41. 步驟1：選擇欄位 • 在Base 軟體中提供「商務」與「個人」兩個類別的範例表格，我們可以透過範例表格［圖書館］，在建議的［可用欄位］，選擇適合個人圖書資料庫需要的欄位。以此範例而言，我們選擇了［圖書編號］、［ISBN編號］、［標題］、［作者編號］、［出版社］、［版權年份］與［購買價格］。 圖9-32 【選擇欄位】畫面

42. 步驟2：設定欄位指令類型與格式 • 在這個步驟中，將賦予欄位屬性。當點選一個欄位，在右方的資訊將隨之變動，因此可以依需要進行修改。在此範例欄位中，欄位名稱【作者編號】的欄位類型以數字型態來描述，不符合我們所需要；因此更改欄位名稱為【作者】，修改欄位格式，選擇［文字[VARCHER]］，【長度】修改為128。 圖 9-33 【設定類型與格式】畫面

43. 步驟3：設定主關鍵字 • (1) 勾選【建立主鍵】。 • (2) 選擇使用現有欄位做為主鍵。 • (3) 在欄位名稱下拉式選單中選取［書輯編號］，並勾選【自動值】。 • (4) 點選【下一步】按鈕。 圖 9-34 【設定主關鍵字】畫面

44. 步驟4：建立表格 • (1) 可依需要為表格重新命名，在這裡我們將表格命名為［個人圖書資料］。 • (2) 在接下來執行的動作中，保持目前的選項：［立即插入資料］。如圖9-35所呈現。 • (3) 點選【完成】鈕結束表格精靈並關閉視窗，此時將返回到資料庫主視窗中。 圖 9-35 【建立表格】畫面

45. 建立資料庫表單 • 完成資料庫表格建立後，可以透過這個表格來建立資料(如圖9-36)，但這並不是最好的方法，我們可以利用資料庫表單的功能，建立或編輯資料。 圖 9-36 個人圖書資料表範例畫面

46. 使用精靈來建立表單 • 我們將使用表單精靈來建立圖書資料表單。一個簡單的表單是由表格中的欄位所組成，比較複雜的表單能夠包含的更多元素，例如：另外的文字、圖形、選擇清單方塊、加入背景和其他元素。 圖 9-37 表單精靈視窗畫面

47. 步驟 1: 欄位選項 • 在【表格或查詢】下拉式清單中選擇［個人圖書資料］表格後，在【可用的欄位】清單中會顯示所有的表格欄位。點選可用的欄位方框右方的雙箭【>>】鈕將所有的欄位移至【表單中的欄位】清單中，點選【下一步】按鈕。 圖 9-38 利用表單精靈建立欄位選項

48. 步驟 2: 設定子表單 • 由於本範例資料庫僅有一個表格資料，無表格間建立關聯，沒有任何關係被定義，可以直接進行步驟5的編排控制項。 • 步驟 5:編排控制項 • 在表單中每一個控制由兩個部分組合：標籤和欄位。這一個步驟在建立表單時，決定表單控制標籤和欄位放置的位置。有四個選擇由左至右為在［欄位內-標籤向左］、［在欄位內-標籤向上］、［當作資料表］、［在條塊內-標籤向上］等。 圖 9-39 利用表單精靈編排控制項

49. 步驟 6: 設定資料輸入 • 除非有需要，否則可以選擇使用預設值，繼續下一個設定，按【下一步】按鈕。 圖 9-40 設定資料輸入模式

50. 步驟 7: 套用樣式 • (1) 在套用樣式清單中選擇喜歡的顏色。 • (2) 選擇喜歡的邊框樣式。 • (3) 按【下一步】鈕。 圖 9-41 套用表單的樣式