A program- és rendezvényszervezés általános lépései, folyamatvezérlés

1. A program- és rendezvényszervezés általános lépései, folyamatvezérlés

2. 1. A koncepció kidolgozása, az erőforrások felmérése Célcsoport (kor, érdeklődés, szociális helyzet stb.) Cél, például: • A találékonyság fejlesztése (életmód, életvitel) • A kíváncsiság fejlesztése tapasztalati úton • Kommunikációfejlesztés információs technikák használatával • A test megismerése (fizikai és sporttevékenység révén, az egészségre nevelés különféle formái által) • Művészi és kulturális tevékenységi formák iránti érzékenység és kíváncsiság fejlesztése • Iskolai eredmények javítása • Közösségi és állampolgári létre nevelés Meghatározásukba vonjuk be • a tantestületet; • a gyerekeket; • a szülőket!

3. 2. Az erőforrások felmérése • Belső (pedagógus, szabadidő-szervező, DÖK-segítő, szülő stb.) • Külső (múzeumpedagógus, szakszolgálatok, civil szervezetek, profi rendezvényszervezők stb.) 3. Költségvetés készítése • Kiadások • Források (önköltség, szponzorálás, pályázat) 4. Időterv készítése Szempontjai: • A tervezés és a program lebonyolításának időpontja között fennálló időintervallum hetekre bontása • A terv felosztása feladatokra • Átfutási idő • Felelősök – ellenőrzés, nyomon követhetőség, számonkérés

4. 5. Lebonyolítás • A program időtartama • Helyszín • Forgatókönyv • Feladat • Idő • Eszközigény • Felelős 6. Ellenőrzés, értékelés • Mit lehetett volna még jobban csinálni? • Mi nem volt tökéletes? • Mi sikerült nagyon jól? • Mire kell legközelebb jobban figyelni? • Hogyan lehetett volna takarékoskodni? • Hol végeztünk felesleges munkát? • Mi legyen a következő program?

5. A táborszervezés, táborvezetés (Bodor Tamás, Logo-füzetek 3.)

6. A tábor fogalma • Az ifjúságsegítés eszköze • Szocializációs, közösségfejlesztő és nevelési színtér • Élményszerzéssel; • képzésekkel; • tartalmas és értékteremtő szabadidős programokkal járul hozzá a fiatalok személyiségének fejlődéséhez. • Természetbeni juttatás, egyedüli üdülési lehetőség a nehéz körülmények között élő fiatalok számára.

7. 1. A tábor céljának, típusának meghatározása Üdülő • Rekreáció: pihenés, szórakozás, sport • Az együttes tevékenység élménye • Társas kapcsolatok, közösségi élmény Munkavégző (építő) • Bevezetés a munka világába • Pénzkeresés • Közösségi élmény • Szocializáció …

8. 1. A tábor céljának, típusának meghatározása Szakmai (tematikus) programú: Speciális tartalmú gyakorlati, elméleti ismeretek nyújtása, elsajátítása, alkalmazása • Önismereti, kommunikációs (Cél: személyiség-, önismeret-fejlesztés, tág értelemben vett tanulás, társas készségfejlesztés, énerősítés, hátrányos helyzetű gyermekek rehabilitációja stb.) • Kortárssegítő (Cél: érzékenyítés, felkészítés ismerős kortárs csoport, veszélyeztetett osztálytársak segítésére, a gyermek és ifjúsági közösségek önszerveződésének elindításához és fejlesztéséhez szükséges ismeretek és készségek elsajátítása) …

9. 1. A tábor céljának, típusának meghatározása • Diákvezető-képző, pl. „Tanuljunk demokráciát!” (Cél: közéletiségre nevelés, felkészítés helyi és térségi érdekképviseletre, diákjogi ismeretek nyújtása, a demokrácia mindennapi gyakorlatához szükséges képességek és készségek fejlesztése, a diákvezetők megismertetése a saját munkájukat szabályozó törvényekkel, rendelkezésekkel) • Nemzetközi csere (Cél: interkulturális tanulás, tapasztalatcsere, nyelvtanulás) • Természetvédelmi, környezetvédelmi (Cél: a környezet megismerése és a megismert értékek védelme, aktív részvételi lehetőség biztosítása és megszervezése) …

10. 1. A tábor céljának, típusának meghatározása • Turisztikai (Cél: az egészséges életmód megalapozása, hasznos szabadidő eltöltési lehetőség, honismeret, a természet aktív felfedezése, szórakozás, csoportos együttlét) • Tanulmányi tevékenységgel összefüggő; pl. számítástechnikai, nyelvi, matematikai, illetve erdei iskola (Cél: valamely ismeret megtanulása, elsajátítása, gondolkodási struktúrák fejlesztése, érzelmek, attitűdök, érdeklődések felkeltése speciális körülmények között) • Művészeti; hangszeres zenei, kórus, versmondó stb. (Cél: meglévő ismeret továbbfejlesztése, gyakorlás) …

11. 1. A tábor céljának, típusának meghatározása A célcsoport meghatározása • Korosztály • A nevelési cél szempontjából (pl. hátrányos helyzetű gyermekek, fiatalok önismereti tábora) Szervező • Iskola • Diákönkormányzat • Társadalmi szervezet • Művelődési intézmény • Önkormányzat • Egyesület

12. 2. A táborhely kialakítása, megismerése • Egész évben vagy időszakosan működő üdülők, táborok (közegészségügyi feltételek, biztonságos elhelyezés, megfelelő szakmai garancia) – Internetes keresés, címlista • Kollégium • Sátorozás erdő mellett, vízparton; megfelelő feltételek • A tábor bejelentése az illetékes hatóságoknál (helyi önkormányzat, ÁNTSZ, erdészet) • A közegészségügyi (elhelyezés, étkezés, tisztálkodás, egészségügyi ellátás) előírások betartása = szakszerű, biztonságos üzemeltetés A tábor szervezője (és vezetője) teljes felelősséggel tartozik a rábízott táborozókért és a program egészéért! (0–14 évesek: cselekvőképtelenek; 14–18 évesek: korlátozottan cselekvőképesek!)

13. A lehetséges táborhelyek bejárása • Megközelíthetőség (közúton, vasúton, pontos cím, veszélyek, problémák az utaztatás során) • Táborhely • Épület és környezete (alaprajz a szobákról, az ágyak számáról; a felállítandó sátrak helye; étkező, zuhanyozót és illemhely, elemi higiénés szempontok; étlap, az étkezési időpontok, a speciális igények teljesíthetősége: életkori sajátosság, vegetáriánus-diétás étkezés, lisztérzékenység, tejallergia stb.) • Közösségi helyiségek (foglalkozások, esti programok) • Sportolással összefüggő területek (sportpályák, úszási-fürdési, kirándulási lehetőségek) • Igénybe vehető eszközök

14. A helyi feltételek számbavétele • Személyes kapcsolat a felelős partnerrel (az üdülő, intézmény vezetője, gondnoka, a táborhely tulajdonosa, kezelője, képviselője; név, telefonszám, elérhetőség) • Az egészségügyi ellátás módja (A tábor létszáma meghatározza, hogy saját vagy helyi orvos: a nap bármely időszakában igénybe vehető orvosi ellátás; elsősegélynyújtó felszerelés, alapvető gyógyszerek, legközelebbi gyógyszertár; kiképzett és felkészült elsősegélynyújtó) • Telefonálási lehetőség (térerő) • Bevásárlási lehetőségek

15. 3. Költségtervezés Bevételi oldal • A résztvevők által befizetett összeg • Esetleges pályázati támogatás • Adomány • Szponzorálás • A saját civil szervezet (egyesület, társadalmi szervezet, alapítvány), az intézmény (iskola, szociális intézmény, művelődési ház), a társas vállalkozás vagy az önkormányzat támogatása • Az emberi erőforrás ellenértéke (önkéntes munka) …

16. 3. Költségtervezés Kiadások • A táborhelyen kifizetendő összeg (étkezés, szállás, mosatási költség, bérleti díj stb.) • A táborvezetőség (személyi állomány) illetménye, tiszteletdíja • Az útiköltség-térítések • A szakmai és szabadidős programokkal összefüggő személyi és dologi költségek A költségvetést a táborszervező hagyja jóvá. A költségvetést és a tényleges teljesítést a táborszervező és az általa megbízott gazdasági apparátus, globálisan a jogszabályokban erre felhatalmazott hatóságok (APEH, TB, ÁSZ) ellenőrzik.

17. 4. Igényfelmérés, jelentkezés a táborba • Értesítés • Tájékoztatás • Tájékoztató füzet, felhívások, szóróanyagok • Megjelenés elektronikus és írott sajtóban • Kör-mail

18. Jelentkezési lap, regisztráció • A tábor adatai • A tábor szervezőjének (és a lebonyolítójának) adatai • A táborozó adatai • Szülő (törvényes képviselő) nyilatkozata • Tanulói jogviszony igazolása A táborba hozandó: orvosi igazolás (4 napnál régebbi nem lehet!)

19. 5. A táborvezetőség kialakítása, felkészítése 20 táborozóként 1 felnőtt – sose induljunk el egyedül! 1. A táborrend kérdése • Általános napirend • Konkrét napi programok • Tábori ügyelet, az ügyeletes feladata • Veszélyhelyzetek a táborban …

20. 5. A táborvezetőség kialakítása, felkészítése 2. A szakmai projekt végrehajtása • Célja, megvalósításának fázisai, eredményessége • Külön képzést, felkészítést igényel-e • Feltételek, garanciák, szakmai kompetenciák • Szükséges eszközök 3. Kapcsolat a táborlakókkal • Hangnem, stílus • Differenciálás, egyéni bánásmód • Következetesség …

21. 5. A táborvezetőség kialakítása, felkészítése 4. Munkamegosztás • Feladatkörök • Felelősségi és döntési kompetenciák 5. Természetbeni és pénzbeli juttatások • Útiköltség-térítés • Tiszteletdíj, munkadíj • A részvételi díj befizetésének elengedése

22. 6. Szerződés – megrendelés • Költségek • Szolgáltatások • Résztvevői létszám (táborlakók, táborvezetőség), lány-fiú arány • A szálláséjszakák száma • A tábor időpontja • Az esetleges változások jelzésének módja, lemondási határidő

23. 7. A programtervezés • Napi lebontás • Konkrét, pontos felkészülés! • Napi 6 óránál több kötött programot ne tervezzünk! 8. A táborlakók (szülők) előzetes informálása • A tábor célja, tervezett programja • A tábor helye, időpontja • Az elhelyezés körülményei, az ellátás rendje • A részvételi költség befizetésének határideje és módja • Az utaztatás • Feltétlenül elhozandó és a javasolt tárgyak, eszközök, ruházat • Különféle papírok és igazolások

24. 9. Utaztatás Írásos utazási terv • Menetrend • Találkozás helye, időpontja • Kísérő

25. 10. A tábor lebonyolítása • Általános napirend – csoportszabály! • Veszélyhelyzetek • Táborelhagyás • Vendégfogadás • Programterv, szabadidős programok • Ütemterv (idő, hely, felelősök) • Kitűzött nevelési, képzési célok megvalósítása • Játék, kirándulás, sport, szórakozás • Tábortűz • Kapcsolat a táborlakókkal • Közvetlen, egyéni • Következetes • Életkori sajátosságok

26. 11. Munkamegosztás a táborvezetőségen belül (Feladatkörök, felelősségi és döntési kompetenciák) • Táborvezető (egyszemélyi felelős), táborvezető-helyettes • Táborügyeletes • Csoportvezetők (munkaköri leírás) • Betegség, rosszullét, baleset • Táborozó eltűnése, megbeszélt időre és helyre való vissza nem érkezés • A táborrend megsértése • Alkohol- és drogfogyasztás • Korábbi eltávozás a táborból (szülői kérésre, fegyelmi ügyben) • Károkozás, lopás • Különböző dokumentumok hiánya (orvosi igazolás, tábori befizetésről szóló csekk) • Programfelelősök • Tevékenységi területek • Technikai eszközök • Külső, meghívott előadók

27. 12. A tábor értékelése, lezárása A táborban • A vezetőségi ülésen (szóban, a táborvezető írásban összegzi) • A táborlakókkal (kérdőív alapján írásban, csoportosan) • A táborzáráskor (szóban – jutalmazással egybekötve) A tábor után • Interaktív módon a vezetőséggel (szóban) • Szempontsor alapján a teljes táborvezetőséggel (írásban) • Dokumentáció: összefoglaló jelentés készítése a „törzskarral” (írásban); tanulságok, eredmények, költségvetési beszámoló, mellékletek

28. [Szakkörök, diákkörök][Vetélkedők, versenyek]