Gambaran Objek Penelitian Pertemuan 17 - 22

2. Gambaran Objek PenelitianPertemuan 17 - 22 Mata kuliah : A0804 - Proyek Minor Informasi Akuntansi Tahun : Feb - 2010

3. Bagian isi dalam Laporan Proyek • Bab 1 Pendahuluan • Bab 2 Landasan Teori Bab 3 Gambaran Objek Penelitian

4. PENDAHULUAN LANDASAN TEORI GAMBARAN OBJEK PENELITIAN SKRIPSI

5. Isi Gambaran Objek Penelitian • Sejarah dan bidang usaha perusahaan • Struktur Organisasi dan Uraian Tugas serta Wewenang • Sistem Berjalan Perusahaan • Analisis Permasalahan dan Solusinya • Analisis Hasil Temuan Survey • Identifikasi Kebutuhan Informasi

6. Penyajian dalam daftar isi Proyek BAB 3 GAMBARAN OBJEK PENELITIAN 3.1 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 3.1.1 xxxxxxxxxxxxxxxxxx 3.1.2 xxxxxxxxxxxxxxxxxx 3.2 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 3.2.1 xxxxxxxxxxxxxxxxxx 3.2.2 xxxxxxxxxxxxxxxxxx 3.3 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 3.3.1 xxxxxxxxxxxxxxxxxx 3.3.2 xxxxxxxxxxxxxxxxxx dst

7. Bab 3 Gambaran Objek Penelitian Pada dasarnya bab ini terdiri dari 3 (tiga) butir yaitu: • Pengumpulan data dan informasi secara lengkap dari perusahaan • Penggambaran sistem informasi perusahaan. • Analisis data atau permasalahan.

8. Sebagai contoh jika mahasiswa menganalisis dan merancang sistem informasi persediaan barang suatu perusahaan, maka ketiga butir uraian bisa tampak di sini. Itu adalah pada perumusan obyek penelitian atau populasi dan sampel berisi organisasi perusahaan dan tugas/kewenangan personilnya (Ini bisa menjadi subbab 3.1), manual atau prosedur tertulis atau peraturan (Ini bisa menjadi subbab 3.2).

9. Pada metode pengumpulan data dibahas prosedur yang dijalankan saat ini secara kenyataan di lapangan pada Bagian Pengolahan Data, Gudang, Pembelian, Produksi dan Keuangan. Ini berarti Anda melakukan pengumpulan data di lapangan (Ini bisa menjadi subbab 3.3, dst)

10. Pada bagian analisis data atau permasalahan dijabarkan analisis sistem persediaannya. Untuk ini bisa digunakan diagram aliran data. Perbandingan antara kriteria menurut teori, prosedur tertulis dan prosedur di lapangan. Temuan yang diperoleh dari hasil perbandingan tersebut.

11. Jika mahasiswa merancang suatu paket perangkat lunak, maka pembahasan pada bab ini mengenai analisis kebutuhan, gambaran umum sistem yang mencakup diagram aliran data, diagram hubungan antar entitas atau diagram blok dan formalisasi modelnya yang bisa menggunakan diagram transisi, diagram automata, gramar, spesifikasi formal atau algoritma.

12. Kerangka Analisis Objek • Di dalam bab ini diuraikan secara garis besar kerangka analisis objek yang diteliti. Bab ini terdiri dari beberapa subbab dengan judul, uraian dan alat bantu (diagram, chart, block schema) sesuai masalah yang dibahas.

13. Kerangka Analisis Objek (cont.) • Format dan outline yang berlaku untuk menuliskan Bab 3 ini adalah menekankan pada inti permasalahan yang ada pada obyek yang diteliti

14. Contoh Perumusan Objek Penelitian BAB 3 PERUMUSAN OBYEK PENELITIAN 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan. 3.2 Prosedur yang Berlaku. 3.3 Metode Pengumpulan Data (opsional). 3.4 Permasalahan yang ada.

15. Contoh Perumusan Objek Penelitian (cont.) BAB 3 PERANCANGAN SISTEM 3.1 Rancangan Perangkat Keras. 3.1.1 Diagram Blok Sistem. 3.1.2 Modul-modul Sistem dan Cara Kerjanya. 3.2 Rancangan Peranti Lunak. 3.2.1 Diagram Alir Program Utama. 3.2.2 Diagram-diagram Alir Rutin pendukung. 3.3 Rancang Bangun. (Sketsa dan dimensi dari sistem yang dirancang).

16. Contoh Perumusan Objek Penelitian (cont.) BAB 3 GAMBARAN OBJEK PENELITIAN 3.1 Riwayat Perusahaan. (Tahun berdiri perusahaan, Notaris, Nomor Akta, Alamat, Bidang usaha) 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan. 3.3 Tata Laksana/Prosedur yang Sedang Berjalan. 3.4 Rich Picture Sistem Berjalan. 3.4.1 Rich Picture Sistem Persediaan Bahan Baku 3.4.2 Rich Picture Sistem Persediaan Barang Jadi 3.5 Analisis Hasil Temuan Survey. 3.6 Identifikasi Kebutuhan Informasi.

17. Gambaran Profil Perusahaan Pada bagian ini disajikan data-data yang terkait dengan perusahaan seperti : • Sejarah berdirinya perusahaan • Tanggal pendirian, bentuk badan hukum beserta akte pendiriannya. • Bidang usaha • Alamat kantor pusat dan pabrik bila ada. • Dan data lainnya yang dianggap penting.

18. Contoh Penyajian Profil Perusahaan BAB 3 GAMBARAN OBJEK PENELITIAN 3.1 Gambaran Profil Rumah Sakit Umum 3.1.1Sejarah Rumah Sakit Rumah Sakit berdiri pada tanggal 25 April 1982, berupa Rumah Bersalin “Murni” didirikan oleh Bapak Letkol (Purn) Ismoko (Alm), sebagai ketua badan pendiri Yayasan Semangun. Surat Izin Operasional dari Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Barat No. … DST

19. 3.2 Status dan Kedudukan Rumah Sakit Rumah Sakit ini adalah rumah sakit umum swasta, di bawah naungan Yayasan “Semangun”. Berkedudukan di Jl. Kyai Haji Noer Ali No. 2 Bekasi dan berdiri di atas lahan seluas 3.050 m2 dan luas bangunan 1.780 m2. …… dst

20. 3.1.3 Visi, Misi, Tujuan, dan Motto Rumah Sakit 3.1.3.1Visi Rumah Sakit Visi rumah sakit adalah menjadi rumah sakit yang mengutamakan kualitas melalui program peningkatan secara menyeluruh dan dikelola secara profesional untuk memberikan pelayanan kesehatan yang optimal demi kepuasan pelanggan.

21. 3.1.3.2 Misi Rumah Sakit Misi rumah sakit adalah : • Kami adalah rumah sakit swasta yang memberikan pelayanan kesehatan yang semaksimal mungkin untuk kepuasan pasien. • Kami adalah rumah sakit swasta dengan tarif kompetitif dan terjangkau untuk kalangan masyarakat menengah ke bawah.

22. 3.1.3.3 Tujuan Rumah Sakit Tujuan didirikannya Rumah Sakit Umum ini adalah membantu pemerintah dalam meningkatkan derajat kesehatan bagi masyarakat melalui peningkatan mutu pelayanan kesehatan.

23. 3.1.3.4 Motto Rumah Sakit Motto rumah sakit adalah “Kesehatan Anda Adalah Kebanggaan Kami”.

24. 3.1.4 Jenis-jenis Pelayanan Rumah Sakit 1. Pelayanan Rawat Jalan, meliputi : a. Unit Gawat Darurat. b. Poliklinik Umum. c. Poliklinik Kebidanan dan Kandungan.

25. 3.1.5 Struktur Organisasi Rumah Sakit

26. Penggambaran Proses Bisnis Pada bagian ini disajikan data terkait gambaran sistem perusahaan dalam bentuk proses bisnis yang berjalan di perusahaan. Proses bisnis yang disajikan harus sesuai dan konsisten dengan apa yang menjadi batasan dalam ruang lingkup.

27. Proses bisnis yang disajikan pada umumnya dapat dalam 2 bentuk yaitu : • Uraian / narasi • Gambar (rich picture / activity diagram / dll)

28. Selain uraian dan penggambaran proses bisnis yang sesuai dengan ruang lingkup, hal lain yang perlu disajikan juga adalah : • Fungsi-fungsi yang terkait dengan proses bisnis • Dokumen dan laporan yang digunakan.

29. Contoh Pengambaran proses bisnis3.2 Uraian Proses Bisnis 3.2.1 Proses Pengelolaan dan Transaksi Barang Umum 3.2.1.1 Proses Penyiapan Penjualan/Pengeluaran Barang Umum ke Pasien dan Peminjaman Barang Umum 1.Apotek. Kasir Apotek menerima permintaan pembelian baik berdasarkan resep maupun non resep dari pasien. Jika dengan resep, Kasir Apotek menyerahkan resep kepada AA Apotek. Jika tanpa resep, Kasir Apotek memberitahukan barang yang diminta pasien kepada AA Apotek.

30. 3.2.1.2 Proses Permintaan Barang Umum 1. Unit (Ruangan Rawat Inap/UGD/VK/OK/Poliklinik/Laboratorium). Bagian Depo Farmasi menerima Daftar Permintaan Pembelian (Signed) dari Perawat Unit yang membutuhkan barang, lalu mengecek ketersediaan barang yang diminta melalui Kartu Stok Depo.

31. 3.2.1.3Proses Permintaan Pembelian Barang Umum (Gudang) Bagian Gudang mengecek ketersediaan barang setiap hari melalui Kartu Stock Logistik. Jika suatu barang dalam keadaan fast moving dan hampir habis, Bagian Gudang akan melakukan permintaan pembelian barang kepada Bagian Logistik/Pembelian dengan mengisi Buku Permintaan Defecta. Buku Permintaan Defecta tersebut kemudian diberikan ke Bagian Logistik/Pembelian. ………………… dst

32. 3.3 Rich Picture/Activity Diagram 3.3.1 Rich Picture Proses Pengelolaan dan Transaksi Barang Umum 3.3.1.1Rich Picture Proses Penyiapan Penjualan/Pengeluaran Barang Umum ke Pasien dan Peminjaman Barang Umum 1.Apotek.

33. Gambar 3.2 Rich Picture Proses Penyiapan Penjualan Barang Umum ke Pasien dan Peminjaman Barang Umum (Apotek)

34. 2. Depo Farmasi. Gambar 3.3 Rich Picture Proses Penyiapan Pengeluaran Barang Umum ke Pasien dan Peminjaman Barang Umum (Depo Farmasi)

35. 3.3.1.2 Rich Picture Proses Permintaan Barang Umum 1. Unit (Ruangan Rawat Inap/UGD/VK/OK/Poliklinik/Laboratorium). Gambar 3.4 Rich Picture Proses Permintaan Barang Umum (Unit)

36. 3. Depo Farmasi. Gambar 3.6 Rich Picture Proses Permintaan Barang Umum (Depo Farmasi)

37. 3.4 Fungsi-Fungsi Terkait dalam Proses Bisnis Fungsi-fungsi terkait yang berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan inventory dan transaksi obat adalah sebagai berikut : 1. Unit : a. Fungsi Gudang Unit (oleh Perawat Unit). Tugas fungsi ini adalah melakukan permintaan barang yang dibutuhkan di unit ke depo farmasi.

38. 3.5 Dokumen dan Laporan yang Digunakan 3.5.1 Dokumen yang Digunakan 1. Apotek : a.Daftar Permintaan Pembelian. Dokumen yang digunakan apotek untuk meminta barang ke depo farmasi. Dokumen ini terdiri dari 2 rangkap dan data-data yang terdapat di dalamnya adalah Nama Ruang yang meminta, No. Urut, Nama Barang, Sisa Barang, Jumlah Barang yang diminta, Keterangan, dan Pengesahan dari yang meminta.

39. 3.5.2 Laporan yang Diperlukan 1.Apotek : a.Buku Permintaan Apotek ke Depo Farmasi. Buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang diminta oleh apotek ke depo farmasi. Adapun data-data yang dicatat adalah Tanggal Permintaan, Nama Barang, Satuan, dan Jumlah.

40. ANALISIS HASIL TEMUAN SURVEY Penyajian Analisis Hasil Temuan Survey mengikuti format finding : • Temuan • Kriteria • Sebab • Akibat • Rekomendasi

41. Format Finding • Temuan Merupakan fakta dari hasil analisis yang dilakukan dimana fakta ini merupakan masalah bagi perusahaan baik untuk jangka pendek ataupun jangka panjang. • Kriteria Merupakan standar baku dari temuan yang dijabarkan diatas, dimana kriteria ini biasanya mengacu ke referensi buku yang digunakan.

42. Sebab Merupakan penjabaran kondisi di perusahaan yang menyebabkan timbulnya temuan yang ada. • Akibat Merupakan akibat yang timbul dalam perusahaan bila temuan yang ada tidak segera ditindaklanjuti. • Rekomendasi Rekomendasi diberikan sesuai dengan kriteria yang diberikan serta disesuaikan dengan kondisi perusahaan.

43. 3.7 ANALISIS HASIL TEMUAN SURVEY 1. Terjadinya kehabisan stok (out of stock) dan kelebihan stok (over stock). Kriteria :Persediaan selalu tersedia dalam jumlah yang tepat. Sebab :Tidak dilakukannya perhitungan EOQ dan ROP padasetiap persediaan. Akibat :Terkadang kebutuhan pasien terhadap persediaan tidak dapat terpenuhi. Rekomendasi:Perlu dilakukan perhitungan EOQ dan ROP oleh Bagian Perencanaan, sehingga dapat mencapai ketepatan tingkat pemenuhan jumlah obat dengan waktu yang tepat.

44. Tidak dibuatnya dokumen permintaan pembelian pada saat melakukan permintaan pembelian persediaan. Kriteria :Dibuatnya Daftar Permintaan Pembelian 2 rangkap oleh Bagian Gudang. Sebab :Permintaan pembelian hanya ditulis dalam Buku Permintaan Defecta (untuk obat narkotika dan psikotropika, permintaan pembelian hanya dilakukan melalui telepon). Dokumen DPP ada, tetapi gunanya untuk melakukan permintaan barang antar bagian persediaan. Akibat :Tidak adanya dokumen tersendiri sebagai bukti dilakukannya permintaan pembelian. Rekomendasi :Dibuatnya Daftar Permintaan Pembelian 2 rangkap oleh Bagian Gudang. Rangkap 1 diarsip oleh Bagian Logistik/Pembelian, sedangkan rangkap 2 diarsip oleh Bagian Gudang. Daftar Permintaan Pembelian tersebut harus diotorisasi terlebih dahulu oleh Ka. Bag. Gudang sebelum diserahkan ke Bagian Pembelian.

45. Penerimaan barang dari supplier dapat dilakukan oleh beberapa bagian, terutama dilakukan oleh Bagian Logistik/Pembelian. Kriteria :Penerimaan dilakukan oleh Bagian Penerimaan. Sebab :Tidak pasti dan belum tepatnya bagian yang bertugas menerima barang dari supplier. Akibat :Ketidakjelasan pembagian tugas dalam halpenerimaan barang dari supplier. Rekomendasi :Bagian Penerimaan ditetapkan sebagai bagian yang menangani penerimaan barang dari supplier. Dengan begitu, SP (Surat Pesanan) harusnya dibuat 4 rangkap oleh Bagian Logistik/Pembelian. SP rangkap 1 diberikan pada PBF, rangkap 2 diarsip oleh Bagian Gudang yang diterima dari Bagian Penerimaan setelah SP dinyatakan sesuai dengan barang yang diterima, rangkap 3 diarsip oleh Bagian Keuangan, dan rangkap 4 diarsip oleh Bagian Logistik/Pembelian.

46. Tidak dibuatnya Surat Penerimaan Barang oleh Bagian Gudang, Depo Farmasi, dan Apotek.. Kriteria :Dibuatnya Surat Penerimaan Barang 2 rangkap oleh Bagian Depo Farmasi dan Apotek, sedangkan untuk penerimaan barang dari supplier Surat Penerimaan Barang dibuat sebanyak 3 rangkap. Sebab :Penerimaan barang tidak dicatat dalam dokumen tersendiri, melainkan hanya dilakukan dengan memberikan tanda check list pada dokumen permintaan barangnya. Akibat :Tidak adanya bukti penerimaan yang terpisah. Rekomendasi :Dibuat Surat Penerimaan Barang 2 rangkap oleh Bagian Depo Farmasi dan Apotek. Rangkap 1 untuk bagian yang mendistribusikan barang dan rangkap 2 diarsip oleh bagian yang menerima barang. Kecuali untuk penerimaan barang dari supplier, Surat Penerimaan Barang dibuat 3 rangkap oleh Bagian Gudang. Rangkap 1 untuk Bagian Keuangan, rangkap 2 untuk Bagian Pembelian dan rangkap 3 diarsip oleh Gudang.

47. Tidak dibuatnya Surat Pendistribusian Barang oleh Bagian Gudang dan Depo Farmasi. Kriteria:Dibuatnya Surat Pendistribusian Barang 2 rangkap oleh Bagian Gudang dan Depo Farmasi. Sebab :Jumlah barang yang didistribusikan hanya dicatat pada dokumen permintaan barang. Akibat :Tidak adanya bukti pendistribusian barang yang terpisah. Rekomendasi:Dibuat Surat Pendistribusian Barang 2 rangkap oleh Bagian Gudang dan Depo Farmasi. Rangkap 1 untuk bagian yang menerima barang dan rangkap 2 diarsip oleh bagian yang mendistribusikan barang.

48. 3.8 Analisis Kebutuhan Informasi Dari analisis yang dilakukan pada Proses Pengelolaan dan Transaksi Barang Umum, maka dibutuhkan informasi : • Informasi Analisis ABC dan Analisis Indeks Kritis ABC (oleh perencanaan). • Informasi perhitungan EOQ dan ROP (oleh perencanaan). • Informasi permintaan pembelian (oleh gudang). • Informasi penerimaan barang (oleh gudang, depo farmasi, dan apotek). • Informasi pendistribusian barang (oleh gudang dan depo farmasi).

49. 3.8 Analisis Kebutuhan Informasi (cont.) Dari analisis yang dilakukan pada Proses Pengontrolan Barang Umum, maka dibutuhkan informasi : • Informasi penghapusan (oleh gudang, depo farmasi, dan apotek). • Informasi Kartu Stok (oleh gudang, depo farmasi, dan apotek).