Mötesteknik

1. Mötesteknik Allmänna och privata möten

2. Allmänna möten • Öppna för alla och inbjudan till mötet har annonserats öppet till allmänheten. • Det kan vara fråga om en demonstration eller ett stort konstituerande möte. • För allmänna möten behöver man inte tillstånd av myndigheterna, däremot bör man informera myndigheterna om att ett sådant möte kommer att hållas.

3. Privata möten • Till dem får deltagarna kallelse. • Privata möten övervakas inte av myndigheterna. • I en förening ordnas det många olika möten, styrelsemöten, medlemsmöten, föreningsmöten och övriga möten. • En del möten är öppna för alla medlemmar. Sådana är föreningsmöten, extra föreningsmöten och medlemsmöten. På styrelsemöten deltar endast styrelsemedlemmarna.

4. Privata möten • Lagen använder ordet ”föreningsmöte”. • Föreningsmöte kallas ofta i föreningarna med andra namn. Man kallar det årsmöte, vår- och höstmöte eller något annat.Det allra första mötet som hålls i en förening, när föreningen grundas, är det konstituerande mötet. • I stadgarna står under vilka möten medlemmarna kan utöva sin beslutanderätt. Beslutsfattande görs på föreningsmöten, förbunds- eller representantmöten, fullmäktigmöten och extra föreningsmöten.På föreningsmötet får styrelsen i uppdrag att ansvara för föreningens verksamhet. Under tiden mellan föreningsmötena fattar styrelsen besluten i föreningen. • Det är alltid någon orsak till att ett möte hålls, mötet är en del av ett större sammanhang. Man kan på ett extra föreningsmöte göra beslut om att köpa en föreningslokal eller göra något annat viktigt.

5. Rösträtt • Att en medlem har rätt att närvara, betyder inte att medlemmen alltid har rösträtt. Begränsning av rösträtten kan bero på olika omständigheter. Det kan t. ex gälla jäv i ett visst ärende. • Sluten och öppen votering

6. Huvudroller under mötet Ordförandes uppgifter kring mötet: • Förbereder mötet • Skriver en möteskallelse • Skriver en föredragningslista • Leder mötet • Ser till att ett protokoll blir skrivet och justerat och att alla beslut finns nedtecknade

7. Huvudroller under mötet Sekreteraren • Hjälper ordförande med praktiska ärenden före mötet, kopierar möteshandlingarna och postar dem, reserverar möteslokalen och ordnar med eventuella måltider, skriver protokoll under mötet sköter informationen och dokumentationen efter mötet.

8. Huvudroller under mötet • Protokolljusterare och rösträknare väljs i början av mötet. Oftast väljs två personer och de väljs både till protokolljusterare och rösträknare. Deras uppgift är att justera protokollet. Under mötet fungerar de som rösträknare vid val.

9. Kallelse Av möteskallelsen skall det framgå följande: • Möteskallelse • Föreningens namn • Vilket slags möte • Platsen var mötet hålls, datum och vilket klockslag • Vilka ärenden som kommer att behandlas • Underskrift, ort och datum

10. Föredragningslista Av föredragningslistan skall det framgå följande: • Föredragningslista, är en förteckning över de ärenden som ska behandlas på ett möte. Ett namn som ibland används synonymt är dagordning, men denna innehåller egentligen annat än rena ärenden, t.ex. kaffepaus och föredrag. • Ledamöterna i en styrelse bör alltid få föredragningslistan/ dagordningen tillsammans med kallelsen till mötet. Det är inte trevligt att komma till ett möte och vara oförberedd på dagens ärenden. • Föredragningslistan bör, som alla andra dokument, innehålla ett dokumentnamn -- FÖREDRAGNINGSLISTA -- och tidpunkt för möte. Vidare naturligtvis de ärenden som skall behandlas.

11. Protokoll • Under mötet skrivs ett protokoll av sekreteraren. • Justeras och undertecknas av berörda parter. • Arkiveras.