Zmodyfikowana metoda Earned Value

1. Zmodyfikowana metoda Earned Value • EAC nie będzie już funkcją tylko dwóch argumentów (ACWP i BCWP), lecz funkcją czterech argumentów: • ACWP • BCWP • kosztu zaangażowanego w danej chwili • kosztu wynikającego z decyzji w danej chwili • Konieczna bardzo dobra organizacja przepływu informacji między uczestnikami projektu!

2. Ryzyko • obok EAC należy notować również (wycenione w jednostkach pieniężnych) ryzyko – czyli niepotwierdzone ryzyko poniesienia dodatkowych kosztów, według stanu wiedzy na daną chwilę • wszelkie zmaterializowane ryzyko, czyli potwierdzone zwiększenie kosztów (nawet jeśli będzie ono miało miejsce dopiero w przyszłości), należy włączać do EAC

3. Punktkontrolny BAC Rezerwa Kosztzaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 0 100 50 0 0 100 0 0 Ilustracja zastosowania zmodyfikowanej metody Earned Value • Rozpatrujemy jedno z zadań projektu budowlanego. Polega ono na dostarczeniu okablowania na budowę. • Budżet początkowy wynosi 100 $, a rezerwa 50 $. • Przyjmujemy, że koszt naliczony to wartość dostarczonych kabli, a koszt zaangażowany to wartość złożonych zamówień.

4. Realizacja zadania (krok 1) • Złożenie pierwszego zamówienia o wartości 90 $, odpowiadającemu 80% planowanej długości kabli.

5. Tabela kontroli budżetu Punktkontrolny BAC Rezerwa Kosztzaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 0 100 50 0 0 100 0 0 1 100 50 90 0 112,5 0 -12,5

6. Realizacja zadania (krok 2) • Pojawia się przypuszczenie, że potrzebna będzie długość kabli większa o 20% i że wystąpią dodatkowe koszty w wysokości 2$. Dostarczono 30% planowanej długości kabli (wartość faktury – 33,75$).

7. Tabela kontroli budżetu Punktkontrolny BAC Rezerwa Kosztzaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 0 100 50 0 0 100 0 0 1 100 50 90 0 112,5 0 -12,5 2 100 50 90 33,75 112,5 24,5 -12,5

8. Realizacja zadania (krok 3) • Złożenie kolejnego zamówienia o wartości 15 $, odpowiadającemu 10% planowanej długości kabli.

9. Tabela kontroli budżetu Punktkontrolny BAC Rezerwa Kosztzaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 0 100 50 0 0 100 0 0 1 100 50 90 0 112,5 0 -12,5 2 100 50 90 33,75 112,5 24,5 -12,5 3 100 50 105 33,75 120 26 -20

10. Realizacja zadania (krok4) • Przypuszczenie co do większej długości potrzebnych kabli zostaje potwierdzone. Do tej pory zrealizowano 60% złożonych zamówień (wartość faktur – 63$). Ocenia się, że nadal istnieje (niepotwierdzone) ryzyko dodatkowych kosztów (2$).

11. Tabela kontroli budżetu Punktkontrolny BAC Rezerwa Kosztzaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 0 100 50 0 0 100 0 0 1 100 50 90 0 112,5 0 -12,5 2 100 50 90 33,75 112,5 24,5 -12,5 3 100 50 105 33,75 120 26 -20 4 100 50 105 63 144 2 -44

12. Realizacja zadania (krok 5) • Kierownik projektu akceptuje modyfikację budżetu – powiększenie go o 20$ z rezerwy

13. Tabela kontroli budżetu Punktkontrolny BAC Rezerwa Kosztzaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 0 100 50 0 0 100 0 0 1 100 50 90 0 112,5 0 -12,5 2 100 50 90 33,75 112,5 24,5 -12,5 3 100 50 105 33,75 120 26 -20 4 100 50 105 63 144 2 -44 5 120 30 105 63 144 2 -24

14. Realizacja zadania (krok 6) • Złożenie ostatniego zamówienia o wartości 31 $. Do tej pory zrealizowano 80% złożonych zamówień (wartość faktur – 109 $). Ryzyko kosztów w wysokości 2$ nadal istnieje (niepotwierdzone).

15. Tabela kontroli budżetu Punktkontrolny BAC Rezerwa Kosztzaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 0 100 50 0 0 100 0 0 1 100 50 90 0 112,5 0 -12,5 2 100 50 90 33,75 112,5 24,5 -12,5 3 100 50 105 33,75 120 26 -20 4 100 50 105 63 144 2 -44 5 120 30 105 63 144 2 -24 6 120 30 136 109 136 2 -16

16. Realizacja zadania (krok 7) • Klient przyznaje, że powiększenie wymaganej długości kabli było jego winą. Zgadza się na dopłatę 22 $, którą to kwotą kierownik projektu postanawia zasilić rezerwę.

17. Tabela kontroli budżetu Punktkontrolny BAC Rezerwa Kosztzaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 0 100 50 0 0 100 0 0 1 100 50 90 0 112,5 0 -12,5 2 100 50 90 33,75 112,5 24,5 -12,5 3 100 50 105 33,75 120 26 -20 4 100 50 105 63 144 2 -44 5 120 30 105 63 144 2 -24 6 120 30 136 109 136 2 -16 7 120 52 136 109 136 2 -16

18. Realizacja zadania (krok 8) • Dostawa reszty kabli.

19. Tabela kontroli budżetu Punktkontrolny BAC Rezerwa Kosztzaangaż. ACWP EAC Ryzyko (niepotw.) VAC 0 100 50 0 0 100 0 0 1 100 50 90 0 112,5 0 -12,5 2 100 50 90 33,75 112,5 24,5 -12,5 3 100 50 105 33,75 120 26 -20 4 100 50 105 63 144 2 -44 5 120 30 105 63 144 2 -24 6 120 30 136 109 136 2 -16 7 120 52 136 109 136 2 -16 8 120 52 136 136 136 0 -16

20. EAC – szacowanie przy wykorzystaniu WSZYSTKICH informacji • Nie tylko koszty, jakie wystąpiły do tej pory, lecz również koszty utajone: • ceny zakupu wymienione w rozmowie, znalezione w katalogu • koszty związane ze zmianami zakresu • koszty wynikające z mniejszej produktywności • koszty wynikające ze zmian w przydziale i stawkach zasobów

21. Jakie cechy są potrzebne do TAKIEJ kontroli kosztów • Trzeba: • bywać wszędzie • rozmawiać z ludźmi • znać i rozumieć dokumenty • krytycznie weryfikować otrzymywane informacje

22. Autentyczne przykłady • Zauważenie braków pewnych pozycji w zamówieniu, które i tak by się pojawiły później (transport, ubezpieczenie) • Negatywna weryfikacja obliczeń członków zespołu projektowego, który zaproponował „korzystne” zmiany: make zamiast buy.

23. Warto stosować choćby wybrane elementy, filozofię metody Dzięki temu będziemy widzieć wcześniej i więcej, będziemy mogli zawczasu zareagować