VISION GENERAL DE LOS ARCHIVOS MANUALES Y ELECTRONICO

1. VISION GENERAL DE LOS ARCHIVOS MANUALES Y ELECTRONICO CAPITULO 3

2. CONSIDERACIONES PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE ARCHIVO • Sistema de clasificaciónporutilizar • Incorporación del sistemaelectrónico o manual o combinación de ambos • Programas de aplicacionesnecesarios en lasoperaciones del negocio • Bases de datosnecesariasparadarapoyo al sistema • Equipoporcomprar o rentar • Materiales • Plan de retención y medidas de protecciónporestablecerqueestén de acuerdo con: - El valor de los documentos - Los requisitoslegales - Requimientos de privacidad • Ubicación de los archicosmanuales y electrónicosquecorresponda al: - Tamaño y escrituraorganizacional - Contenido de naturaleza general, particular o confidencial de los documentos • Formulariosque se utilizaránpararecopilar y procesar la información de naturalezarepetitiva.

3. SISTEMA PARA LA CLASIFICACION DE DOCUMENTOS • Sistemaalfabéticopor los nombres de los corresponsales • Sistemaalfabéticoporasunto • Sistemaalfabéticoporzonasgeográficas • Sistemanumérico

4. CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS SISTEMAS ELECTRONICO Y MANUAL • Hoy día en las instituciones grandes y en las pequeñas todavía coexisten el sistema de archivo manual y el sistema electrónico, ya que algunos procesos se llevan a cabo en forma manual y otros electrónicamente. Además, en la oficinas con archivos electrónicos hay algunos documentos que se deben conservar en papel por cuestiones legales o para garantizar la conservación de documentos de valor histórico.

5. IDENTIFICACION DE EXPEDIENTES

6. Sistema de archivo electrónico y manual

8. Sistema de archivos electrónicos El sistema de archivo electrónicos tiene múltiples ventajas que se pueden resumir en las siguientes: • Facilita el flujo de trabajo en la oficina y el manejo de la información. • Los empleados pueden ser mas productivos y efectivos al realizar su trabajo. • Se facilita la localización de la información si se archiva sistemáticamente. • Hay una reducción en los costos de manejo de archivos y de espacio. • Los documentos se pueden ver, imprimir y enviar por fax o por correo electrónico. • Se pueden hacer anotaciones en el documento directamente desde la computadora. • Se facilita la preparación de informes con los datos que se tienen en el sistema. • Se reduce el consumo de papel, lo que provee para la conservación de los recursos naturales.

9. Componentes de un sistema de archivo electrónico

10. Programas de aplicaciones mas utilizado • Procesamiento de palabras Es una herramienta de mucha utilidad para crear documentos de naturaleza marratiza, como cartas, memorandos, informes y literatura de productos o servicios. Tambien se utiliza para crear tablas. • Administración de bases de datos Se utilizan para almacenar datos organizados por filas y columnas. Facilitan la clasificación y obtención de datos de un gran numero de record y hacen mas fácil su organización de diferentes formas de tablas y en informes. • Hojas de calculo electrónicas Se utilizan para llevar a cabo tareas financiera como presupuestos, inventarios, nominas y análisis de ventas; para preparar estadísticas y diseñar diferentes tipos de graficas. Esta herramienta facilita hacer cálculos e interpretar los datos numéricos. Esta plantilla se organiza por filas y columnas. • Presentaciones y aplicaciones graficas Son de mucha utilidad para preparar material visual de forma atractiva y en color para proyectarlo en una plantilla o monitor en presentaciones orales y en el diseño de publicaciones. • Organizador personal Generalmente incluye calendario de citas, libretas de direcciones y telefonos, calculadora, libreta para tomar notas y recordatorios. Se utiliza para guardar datos para organizar la agenda, los compromisos y las actividades de un individuo.

11. Sistema de archivo manual El sistema de archivo manual se complementa en gran manera con herramientas del sistema de archivo electrónico. Se caracteriza por conservar la mayor parte de los documentos en forma tangible, colocados en carpetas debidamente identificadas que se archivan en gabinetes. También se archivan en forma manual los medios de almacenaje electrónicos externos como los discos compactos y los dispositivos de memoria flash. Los componentes básicos de un sistema de archivo manual son: • Las guías para dividir la gaveta en secciones • Las carpetas para colocar los documentos clasificados por expedientes • Los gabinetes de archivo para guardar los expedientes • Las bases de datos que sirven de índice al sistema • Los procedimientos sistemáticos que se deben seguir en todas las fases del ciclo de vida de los documentos.

12. Factores y características de un sistema eficaz Un sistema eficaz de administración de documentos es aquel que puede proveer la información necesaria a la persona indicada en el momento preciso y al menor costo posible. Hay varios factores que, combinados, contribuyen a lograr una tasa optima de exactitud; entre ellos están los siguientes: • Personal necesario, bien motivado y con la preparación adecuada. • Procedimientos paracitos y factibles para el archivo, acceso, préstamo, transferencia, conservación y disposición de los documentos. • Medidas de control adecuadas para asegurar el logro de las metas del sistema y la protección de la información. • Espacio disponibles usados adecuadamente.