ТЕМА 1. CORESPONDENŢA OFICIALĂ

1. ТЕМА 1. CORESPONDENŢA OFICIALĂ

2. 1.1. Importanţă şi clasificare. 1.2. Circulaţia corespondenţei 1.3. Cerințe actuale față de corespondența oficială Company Name

3. 1.1. Importanţă şi clasificare. Corespondenţaoficialăcuprindetotalitateascrisorilorşiactelor care circulăîntrepersoanejuridicesauîntre o persoanăfizicăşi o persoanăjuridică, înscopulstabiliriiunorrelaţiiîntreele. Acteleemise de o autoritate (persoanăjuridică) suntconsiderate acte oficiale. Noţiunea de corespondenţăinclude forma scrisăpe care o iaurelaţiiledintredouăsau mai multepersoane (de obiceisub forma unorscrisori). După cum scrisorile se adreseazăunorpersoanejuridicesaufizice, acesteaalcătuiescobiectulcorespondenţeioficialesauprivate. Company Name

4. Este un element de bază pentru stabilirea relaţiilor între unităţile economice, între persoanele fizice şi persoane juridice B permiteconstituireaunuiciclu de corespondenţă constituie un element de înregistrăricontabile; A C Importanţaactivităţii de corespondenţăconstăînfaptulcă devine o bogată sursă de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic serveşte ca probăin justiţie D E Importanţa corespondenţei Company Name

5. Corespondenţaoficială se poateclasificadupă mai multecriterii:  Company Name

6. corespondenţa juridică B corespondenţadiplomatică corespondenţaadministrativă A C I. dupădomeniul de activitate corespondenţa comercială corespondenţaprotocolară D E Clasificarea corespondenței Company Name

7. corespondenţa juridică (contestaţia, întâmpinarea, notificarea, plângerea, cererea de chemare în judecata etc.); • corespondenţa administrativă (referatul, rapoartul, darea de seamă, procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziţia); • corespondenţa protocolară (invitaţii, scrisori de felicitare, felicitări, corespondenţa tehnica a departamentelor de protocol etc.); • corespondenţa comercială (cererea de ofertă, oferta, comanda, reclamaţia economică, avizul de însoţire a mărfii, scrisoarea de garanţie etc.); • corespondenţa diplomatică (nota diplomatică, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatică, nota verbala etc.). Company Name

8. II.dupăscopulei: • corespondenţa de solicitare (cerereaeconomică, juridică etc.); • corespondenţa de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.); • corespondenţa de constatare (procesul verbal etc.); • corespondenţa de decizie, îndrumare, control (ordinul, decizia); • corespondenţa de reclamaţie (reclamaţiaeconomică, juridică); • corespondenţaînsoţitoare de acte. Company Name

9. III. dupăcriteriulaccesibilităţii: corespondenţasecretă (transmisăprinmijloace de securitateorganizate, folosităînsistemulinstituţionalizat (Birou Documente Secrete – BDS); corespondenţadeschisă (transmisăpe cale obişnuităşi care poateluatoateformelemateriale ale corespondenţei – scrisoarea, faxul, e-mail, telefax etc.). Company Name

10. 1 2 3 corespondenţaclasică - scrisoarea; Corespon-denţa telegrafică - telegrama, telexul; corespondenţa electronică - e-mail-ul. IV. dupăcriteriulsuportului Company Name

11. V. dupămodul de întocmire documente tipizateîntocmite pe formulare tip în mare parte tiparit; documente netipizatesunt documente întocmite în mod liber, ținînd seama de regulile de redactare. Company Name

12. Documentele tipizate Formulare cu regim special – documente supuse unui anumit regim, indicat de legislația în vigoare, de tipă-rire, completare, transmitere, păstrare și arhivare. Formularele cu regim special se primesc în bază de serie și număr pentru care se cere justificare. Exemplarele greșit completate se anulează cu mențiunea «anulat» și se păstrează pentru justificare Formulare fără regim special sunt documente în care se pot face rectificări pentru care se semnează și se menționează corectat de mine, ele nu se păstrează pentru justificare. Company Name

13. VI. dupănaturaşidestinaţiaexemplarelor: • originalul (primulexemplar care se trimitedestinatarului); • copia simplă (de arhivăsau de dosar) se scrieodatăcuoriginalul. Cuvîntul “copie“ se scrie cu cerneală și se semnează pe versoul copiei. • duplicatuloriginaluluipierdut se elibereazănumaidupăpublicareapierderiioriginaluluiînMonitorulOficial. Duplicatul este eliberattot de unitatea care a eliberatşioriginalul. Peactulnoueliberat se menţioneazăDUPLICAT și are putereaoriginalului; • copia după original se copiază exact textul de pe original, se scrie copie, locul ștampilei (L.Ș.) și se semnează. Company Name

14. 1.2. Circulaţia corespondenţei Circulaţiei corespondenţei, atât în interiorul unei instituţii, cât şi în afara ei, i se acordă o atenţie deosebită, tocmai datorită importanţei pe care o reprezintă scrisorile pentru orice instituţie. Scrisoarea poate circula astfel: • în plic închis, sigilat şi transmis prin poştă sau curier; • transmisă prin intermediul curierului sau predată-preluată personal. Nu este sigilată în plic (se exclud din această categoriile scrisorile cu regim special de confidenţialitate); • scrisoarea depusă la serviciul de registratură sau secretariat al destinatarului şi primirea unui bon cu numărul de înregistrare. Se utilizează frecvent în modul de lucru al autorităţilor publice cu cetăţenii; • transmisă prin intermediul unei alte persoane ca mesager. Company Name

15. Corespondenţa primită Sistemul de înregistrare a corespondenţei, organizareacirculaţieicorespondenţeiîntr-o unitate este impusă de necesitateacunoaşteriiînorice moment a loculuiunde se găsescdocumentele, a persoanelor care le deţin, precumşi a modului de rezolvare a lor. Corespondenţapătrundeîntr-o instituţieprinRegistraturăsauîncazulfirmelormiciprinsecretariat.  La Registratură au locurmătoareleoperaţii: Company Name

16. verificareacorespondenţeiprimitepentru a se vedeadacăscrisorile au fost bine îndrumatepenumeleşiadresaunităţii respective; • deschidereaplicurilor (plicurilepe care scrie ,,personal, ,,confidenţial nu se deschid; plicurile nu se aruncă, ci se prindîmpreunăcuscrisoareaînurmătoarelesituaţii: • dacăscrisoarea nu conţineadresaexpeditorului, dar aceastafigureazăpeplic; • dacăadresaexpeditorului de peplic nu este identicăcuceadinscrisoare; • dacătimpulscursîntre data sosiriişi data expedierii este prea mare, pentru a se putea constata dacă vina este a poşteisau a expeditorului, etc. Company Name

17. În scopul păstrării unei evidențe clare a corespondenței care intră în unitate, precum și a celei emise, secretariatul înregistrează fiecare document într-un registru de corespondență care are formatul următor: Company Name

18. (Denumirea instituției) REGISTRUL DE EVIDENȚĂ A DOCUMENTELOR INTRĂRI Company Name

19. (Denumirea instituției) REGISTRUL DE EVIDENȚĂ A DOCUMENTELOR IEȘIRI Company Name

20. 1.3. Cerințe actuale față de corespondența oficială Corespondenţa se supune la rândul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris rămâne. Dintre acestea amintim: • Promptitudinea răspunsurilor implică operativitate în rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenţei. Orice scrisoare trebuie să primească un răspuns. Company Name

21. Elaborareacorespondenţei la costuriavantajoase. Costurileuneiscrisorisuntadeseasubestimate. Dacăalegemscrisoarea, pentrureducereacosturilor, trebuiesăţinemseama de următoareleaspecte: - propoziţiiscurteşiclare; -folosireamodelelor de scrisori, modulelor de texte (şabloanelor), astfel de accesărifiindmultuşurate de calculator; - redactareacorectăşicompletă a scrisorilorpentru a evitaastfelneînţelegerileşi implicit revenirile. Company Name

22. Stabilireaobiectivuluieste important săstabilim de la începutobiectivulscrisorii, ceeacedorim, deoareceînfuncţie de aceastavomabordadiferitdestinatarul; • Adecvarea la nivelulierarhicpresupunediferenţiereaşilimitareacorespondenţeipepaliereierarhice. Genuri ale corespondenţei care suntatribuiteexclusivniveluluiierarhicsuperiorsunt: ordinul, decizia, normative şiregulamente, circulare etc. Corespondenţa de la nivelulierarhicinferior la unulsuperior – cuprindeurmătoarelegenuri de corespondenţă: raportul, darea de seamă, referatul etc., Company Name

23. Eficienţăşicredibilitate. • Corectitudineaşiaspectulplăcut: • Efectulpsihologic • Atitudineaşiexprimareapozitivă Company Name

24. Mulțumesc pentru atenție! www.themegallery.com