Sdružení obcí Střední Moravy Zasedání správního výboru Téma prezentace: Informatika

1. Sdružení obcí Střední Moravy Zasedání správního výboru Téma prezentace: Informatika Ing. Karel Macek Městský úřad Zábřeh 01/29 29.4.2005

2. Obsah Model řízení MěÚ Nástroje podpůrného systému Data v podpůrném systému Postup MěÚ Zábřeh Praktická ukázka Informatika a MěÚ Informatika a PO města Informatika a Mikroregion Poučení z chyb Závěr 02/29 29.4.2005

3. Model řízení MěÚ Zábřeh Projektové řízení nebere ohled na cyklus volebních období prochází napříč celým úřadem Projektové úkoly časový harmonogram ekonomika PÚ Robusní podpůrný systém Funkce plánovací vyhodnocovací kontrolní Základní systémy MS Exchange – poštovní a plánovací systém MS SQL Server Enterprise – data ukládaná v databázích 03/29 29.4.2005

4. Nástroje podpůrného systému Aplikace pro ekonomické řízení: SPD kontinuální dokument historie – reálný stav – výhled - prognóza Rozpočet rozpočtové kapitoly rozpočtové položky (projektové úkoly, investiční náklady, provozní náklady, platy, dotace) Výhled – sumarizační nástroj založený na analytických kontingenčních tabulkách 04/29 29.4.2005

5. Nástroje podpůrného systému Aplikace pro personální řízení: Personální výběrová řízení testy Personalistika bezkontaktní čipové karty souhrnné informace (osobní data, vzdělávání, …) Docházka plánování docházky - vedoucí webová docházka – informativní (průchody, salda) Outlook plánovací kalendář sdílení kontaktů 05/29 29.4.2005

6. Nástroje podpůrného systému Aplikace pro sledování výkonu: Spisová a archivní služba sledování oběhu dokumentů vyhodnocování úzkých míst OptimAccess nastavování parametrů činností a přístupů záznam prováděných činností Benchmarking metoda srovnávání výkonu mezi organizacemi podklady pro systémové či organizační změny 06/29 29.4.2005

7. Nástroje podpůrného systému Aplikace grafické: GIS geografický informační systém provázání popisných a grafických dat správního obvodu DTMM digitální technická mapa města detailní popis města a městských částí Analytické zpracování studií a analýz pro rozhodování 07/29 29.4.2005

8. Nástroje podpůrného systému Aplikace administrativní: MS Office Word Excel PowerPoint Publikační systém dokumenty pro RM a ZM (příprava, zápisy, usnesení, kontrola, archiv) vnitřní sdílení informací (granty, dotace, apod.) Ostatní helpdesk evidence smluv …… 08/29 29.4.2005

9. Data v podpůrném systému Organizace využívá data: k řízení vlastní organizace ke sdílení informací uvnitř vlastní organizace k poskytování služeb klientům občané podnikatelská sféra nadřízené i podřízené organizace ve státní správě i samosprávě Organizace potřebuje data: správná správná data směrovat správným směrem 09/29 29.4.2005

10. Data v podpůrném systému Běžný způsob práce s daty: data existují, ale nejsou dostupná (papír, excel, …) data existují, ale jsou rozdrobena v různých používaných systémech duplicity dat nekonzistence dat v datech neexistuje dostatečná historie dotazy nad daty zatěžují provozní systémy, pokud jsou vůbec možné analýza dat je většinou nedostatečná nebo nemožná 10/29 29.4.2005

11. Data v podpůrném systému Cílový stav práce s daty: Ucelený přístup k práci s daty organizace má rozhodující vliv na správnost strategických rozhodnutí a přináší schopnost efektivně využívat data nashromážděná v organizaci k tvorbě informací a znalostí. Získaná aktiva sdílená báze znalostí jedna verze informační pravdy trvalá paměť organizace správná data správným uživatelům zmírnění zátěže produkčních systémů zefektivnění práce uživatelů 11/29 29.4.2005

12. Postup MěÚ Zábřeh Iniciace projektů: Rok 2002 vznik ORP nárůst vykonávaných činností nárůst počtu zaměstnanců Analýza stávajícího stavu zmapování zdrojů (technických i lidských) existence mnoha různých vzájemně nespolupracujících a nekomunikujících aplikací, problematická komunikace s nadřízenými orgány Vyhodnocení a stanovení kritických bodů propojení budov MěÚ – datová a hlasová komunikace výměna kancelářského systému vytvoření PÚ H/2 – Komplexní informační systém Návrh postupu systémového řešení 12/29 29.4.2005

13. Postup MěÚ Zábřeh Postup systémového řešení: Příprava VŘ na dodavatelskou firmu IS: školení vedoucích zaměstnanců MěÚ – ECDL výuka angličtiny na pracovišti Vlastní průběh výběru IS: oslovení 11 firem poptávkou – zmapování trhu (07/03) tříkolové vnitřní připomínkovací řízení (08–09/03) zaslání podmínek VŘ 6 firmám (09/03) informativní schůzka se zástupci oslovených firem (10/03) odevzdání nabídek bez cen (10/03) 13/29 29.4.2005

14. Postup MěÚ Zábřeh Postup systémového řešení: Vlastní průběh výběru IS: prezentace firem – ekonomika (10/03) prezentace firem – GIS (10/03) konfrontační prezentace všech firem (10/03) odevzdání cenové nabídky (10/03) zrušení VŘ – překročení finančního limitu (10/03) vypsání nového VŘ (11/03) odevzdání nabídek (12/03) rozsah nabídek od 2,9 do 8,5 miliónů Kč vyhodnocení VŘ – výběr dodavatele (01/04), cena dodávky cca 4,5 mil. Kč, platby/rok cca 650.000 Kč podpis smluv, zahájení projektu (02/04) 14/29 29.4.2005

15. Postup MěÚ Zábřeh Postup systémového řešení: Požadavky IS x technické vybavení MěÚ roztříštěná HW platforma (věk, typy) ukončení systémové podpory OS Windows NT nutnost nových SW produktů (OS serverů, SQL, Exchange, OS pracovních stanic) legalizace počtu licencí VŘ na dodavatele SW produktů fy. Microsoft rozložení plateb na období 36 měsíců VŘ na dodavatele jednotné HW platformy 15/29 29.4.2005

16. Postup MěÚ Zábřeh Postup systémového řešení: VŘ na dodavatele jednotné HW platformy shromažďování informací a kontaktů (12/03) návrh a schéma řešení platformy (01/04) upřesnění specifikací serverů a PC s dodavatelem IS (02-03/04) schválení návrhu na vypsání VŘ RM (04/04) zaslání podmínek VŘ 8 firmám (04/04) informativní schůzka s uchazeči (04/04) vyhodnocení VŘ – výběr dodavatele (05/04) podpis smluv, zahájení projektu (06/04) 16/29 29.4.2005

17. Postup MěÚ Zábřeh HW platforma: Složení: 13 serverů + UPS ve dvou rackových skříních 8 switchů (6 síť, 2 zálohování) 24 PC + LCD monitory (vedoucí odborů, oddělení) 106 PC + CRT monitory (referenti) 1x grafické pracoviště 6 notebooků (vedení města, informatika, rozvoj) 4 notebooky (radní) 3 notebooky (cestovní) 35 tiskáren (2x barva, 3x duplex, 30x kancelářské) operační systém PC – Windows XP Professional zálohovací software 17/29 29.4.2005

18. Postup MěÚ Zábřeh HW platforma: pořízení formou nájmu (36 – 48 měsíční cyklus obměny) plné servisní zabezpečení ze strany pronajímatele úspora jednoho pracovního místa konfigurace odsouhlasená dodavatelem IS (eliminace výmluv na problematický HW) odprodej stávajícího vybavení protihodnotou převod zánovního hardwaru na organizace města doba instalace – 4 dny (vyložení, rozmístění, úklid nahrazovaného HW, zapojení, instalace OS, instalace aplikací) - akce KULOVÝ BLESK cena nájmu za rok cca 2,25 až 3 mil. Kč (včetně DPH) 18/29 29.4.2005

19. Praktická ukázka Příklady využití nástrojů IS (Ing. arch. Petr Fabián – starosta) 19/29 29.4.2005

20. Informatika a MěÚ Pojetí: vedoucí informatiky se přímo nepodílí na správě a údržbě systémů – není údržbářem, ale vedoucím odboru informatika je servisní služba pro celý MěÚ úroveň poskytované služby závisí na úrovni vybavení, stavu systémů a zařazení v organizaci kvalita informací závisí na úrovni poskytované služby rozhodování vedení města závisí na kvalitě informací – zvážení co největšího počtu dostupných zdrojů míra transparentnosti rozhodování přímo závisí na možnosti rychlého dohledání použitých informačních zdrojů 20/29 29.4.2005

21. Informatika a MěÚ Hardware: platforma reprografická zařízení x multifunkční tisková centra (registrovaný tisk) komunikační zařízení (připojení k internetu, datové a hlasové propoje, telefonní ústředny, GSM brány) projekční technika (MěÚ, Kino) digitální fotoaparáty hardwarová zabezpečovací zařízení (tokeny) čtečky čárových kódů, terminály zálohovací média (systém zálohování GFS, ukládání v bance) klimatizace elektrocentrála 21/29 29.4.2005

22. Informatika a MěÚ Software: operační systémy serverů a pracovních stanic antivirové a antispamové aplikace kancelářské aplikace právní informační systém uživatelské aplikace (desítky druhů) informačního systému ostatních dodavatelů správcovské aplikace vzdálená distribuce a správa softwaru šifrování dat přenosných zařízení geografický informační systém (intranet, internet) publikační systém (17 informačních serverů) rezervační systém 22/29 29.4.2005

23. Informatika a MěÚ Rizika: Stupeň významnosti střední a vysoký: neexistence havarijního plánu vnitřní napadení – nevědomý útok vedení města – nesprávné nastavení priorit (stagnace – budoucí vyšší náklady na dosažení aktuálního stavu) správci systému – podcenění problému nesystémová rozhodnutí nadřízených orgánů (KÚ, Ministerstva) vnitřní napadení – vědomý útok vedení města – nesystémové zásahy do pracovních postupů zaměstnanci – neznalost, lenost, odmítání změn, generování důvodů proč něco nejde 23/29 29.4.2005

24. Informatika a MěÚ Vnitřní dokumenty a směrnice: Strategie informační strategie – nedílná součást celkové strategie města Bezpečnostní politika hodnocení rizik – katalog hrozeb - protiopatření definice a určení odpovědnosti (vedoucí pracovníci) provozní směrnice a postupy – bezpečnostní rada (doplňování a aktualizace provozní dokumentace) zákon č. 101, 240, 365/2000 Sb. – trestně právní odpovědnost Organizační řád pravidla užívání prostředků zapůjčených úřadem pro výkon práce Kodex zaměstnance 24/29 29.4.2005

25. Informatika a PO města Stávající stav připojení k internetu správa firewalů, mailboxů, poštovního klienta popis hardwaru, softwaru a infrastruktury Cílový stav sladit technologický stav PO a MěÚ HW vybavení lokální (PC, monitory, tiskárny, skenery, dig. fotoap.) centrální (exchange, zálohované datové úložiště) SW vybavení lokální (OS, antivir, MS Office, OA, ASPI) centrální (ekonomický, docházkový systém) servisní zajištění 25/29 29.4.2005

26. Informatika a Mikroregion Stávající stav popis hardwaru, softwaru a infrastruktury všech obcí projekt řešení Mikroregionu Zábřežsko poskytnutí E-podatelny, mail-serveru Cílový stav – realizace projektu vybudování infrastruktury připojení k internetu kruhová topologie, kapacita 1Mb/s, pásmo 3,5 GHz HW vybavení lokální (PC, monitory, tiskárny, skenery, dig. fotoap.) centrální (zálohované datové úložiště web aplikací) SW vybavení lokální (OS, antivir, MS Office, OA, ASPI) centrální (GIS, publikační systém) servisní zajištění 26/29 29.4.2005

27. Poučení z chyb bývá tou nejlepší zkušeností Chyby při řešení projektů: při návrhu se nepočítá s budoucími potřebami. podceňuje se čas nutný pro návrh řešení. vybírají se data z lehce dostupných zdrojů místo ze správných. chybně se odhadují přínosy dat špatné kvality. nerozlišuje se mezi jednorázovým a průběžným plněním daty. používají se nevhodné a neadekvátní technologie. 27/29 29.4.2005

28. Motto Úspěch jakéhokoliv projektu závisí především na správných rozhodnutích, která mohou příslušní lidé učinit jen na základě informací a znalostí, které mají k dispozici. 28/29 29.4.2005

29. Závěr Děkuji Vám za Vaši pozornost. Diskuze, otázky? Kontakt: Ing. Karel Macek macek@muzabreh.cz GSM: 731 109 406 29/29 29.4.2005