Escrituração Contábil Digital - ECD

1. Escrituração Contábil Digital - ECD Belo Horizonte, 11 de julho de 2012

2. Sumário da apresentação • Livros constantes da ECD • ECD - Legislação Básica • Escrituração Contábil Digital – ECD – O que é • Quem deve apresentar a ECD • Prazos para Apresentação da ECD • Quantidade e limites dos arquivos da ECD • Assinatura dos Livros Digitais Contábeis • Formas de Escrituração do SPED Contábil

3. Sumário da apresentação • A autenticação e substituição da ECD • Leiaute da Escrituração Contábil • Funcionalidades do SPED Contábil • Termos de Abertura e Encerramento da ECD • Demonstrações Contábeis na ECD • Dispensa de obrigações acessórias com a ECD • Multa por atraso na entrega da ECD

4. Escrituração Contábil Digital – ECD – O que é • O SPED Contábil é a substituição da escrituração contábil em papel pela Escrituração Contábil Digital – ECD. • Essa substituição ocorre para todos os efeitos legais. • A validade jurídica é assegurada pela assinatura digital.

5. Livros constantes da ECD • Os livros transmitidos digitalmente correspondem ao livro Diário e seus auxiliares, se existentes, e ao livro razão e os auxiliares, quando houver. • Os Balancetes Diários são utilizados principalmente por instituições financeiras. • No estágio atual do SPED Contábil, ainda depende de normatização a captação das fichas de lançamentos.

6. ECD - Legislação Básica • Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 – Ato instituidor do Sistema Público de Escrituração Digital - SPED. • Departamento Nacional do Registro de Comércio - Instrução Normativa Nº 107, de 23 de maio de 2008 – Dispõe sobre a autenticação de instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais.

7. ECD - Legislação Básica • Conselho Federal de Contabilidade • Resolução N° 1.299/10 – Aprova o Comunicado Técnico CT 04 que define as formalidades da escrituração contábil em forma digital para fins de atendimento ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). • Resolução N° 1.020/05 – Aprova a NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.

8. ECD - Legislação Básica • Receita Federal • Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007 (com as alterações da IN RFB 825/08 e da IN RFB 926/09). Institui a Escrituração Contábil Digital (para fins fiscais e previdenciários). Seu anexo contém uma boa referência para entender a estrutura do arquivo da escrituração contábil, seu leiaute, o Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Digital – LECD.

9. ECD - Legislação Básica • Receita Federal • Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009 – Altera os arts. 2º, 3º, 5º , 6º e 7º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007. Seu anexo mostra as alterações no leiaute do arquivo. Deve ser lido junto com o anexo da IN RFB nº 787/2007. • Instrução Normativa RFB nº 1.139, de 28 de março de 2011 – Altera a Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, que institui a Escrituração Contábil Digital, no que diz respeito ao SPED Contábil.

10. ECD - Legislação Básica • Receita Federal • Ato Declaratório Executivo Cofis nº 36, de 18 de dezembro de 2007 – Dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital. O Anexo I traz as regras de validação associando-as com registros e campos do leiaute da ECD – LECD. É a referência fundamental para entender a estrutura do arquivo da escrituração contábil e as regras de validação pertinentes aos registros (incluindo sua existência) e campos. O Anexo II traz as tabelas de código utilizadas no sistema, incluindo o Plano Referencial.

11. ECD - Legislação Básica • Receita Federal • Ato Declaratório Executivo Cofis nº 20, de 28/05/2009 – Dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital. Alterado pelo Ato Declaratório Executivo Cofis nº 29, de 9 de junho de 2010. Seus dois anexos alteram os anexos do ADE COFIS nº 36, de 18 de dezembro de 2007. • Ato Declaratório Executivo Cofis nº 29, de 09 de junho de 2010 – Altera o anexo II do Ato Declaratório Cofis nº 20, de 28 de maio de 2009.

12. Quem deve apresentar a ECD • O art. 3º da IN RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, com a redação dada pela IN RFB nº 926, de 11 de março de 2009, dispõe que são obrigadas a adotar a ECD, nos termos do art. 2º do Decreto nº 6.022, de 2007: • “I - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real;

13. Quem deve apresentar a ECD • II - em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. • A partir de 2009, e até o presente momento, estão obrigadas a entregar o SPED Contábil todas as sociedades empresárias tributadas pelo Lucro Real.

14. Quem deve apresentar a ECD • As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas da entrega. • Qualquer empresa pode apresentar a ECD facultativamente. • No entanto, para efetuar a entrega da ECD é preciso ter registro na junta comercial e possuir um NIRE. Há previsão para que futuramente seja possível entregar a ECD sem fornecer um NIRE e, portanto, sem autenticação pela Junta Comercial.

15. Quem deve apresentar a ECD • O Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, que institui o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, utiliza, na definição do sistema, o termo “...dos empresários e das sociedades empresárias...”. Os usuários do SPED são, portanto, empresários e sociedades empresárias. O termo não é tão abrangente como “pessoa jurídica”. Sociedades cooperativas, por exemplo, não são englobadas. A ampliação do escopo do SPED Contábil passa pela modificação do termo “sociedades empresárias” no Decreto.

16. Prazos para Apresentação da ECD • O art. 5º da IN RFB nº 787, de 19 de novembro de 2007, com modificações subsequentes, institui os prazos de entrega da ECD para a RFB. • A regra básica relativa ao prazo é a entrega dos dados referentes a determinado ano-calendário até junho do ano subsequente. Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a entrega dos dados relativos ao período desde o início do ano calendário até a data do evento deve ser realizada até o último dia útil do mês subsequente ao evento.

17. Prazos para Apresentação da ECD • No entanto, o art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007 e suas modificações criaram muitas exceções. Os prazos de entrega são sumarizados para as situações normais e especiais em uma tabela, constante na pergunta 7 do FAQ (perguntas frequentes) da ECD no sítio do SPED (<http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm>).

18. Quantidade e limites dos arquivos da ECD • Um arquivo da ECD é sempre um livro. Um arquivo não pode conter mais de um livro. A ECD pode ser entregue em apenas um arquivo relativo ao ano-calendário. No entanto, há várias exceções. • Uma delas é relativa à escrituração resumida e os livros auxiliares. Nesse caso, a escrituração pode conter muitos livros: o principal ou resumido, e uma quantidade indefinida de livros auxiliares.

19. Quantidade e limites dos arquivos da ECD • Os períodos da escrituração do livro principal (Diário ou Livro de Balancetes Diários e Balanços) e os auxiliares (Diário Auxiliar e/ou Razão Auxiliar) devem coincidir. • Há ainda regras relativas ao tamanho e período dos livros. Como regra geral, o livro é mensal, mas pode conter mais de um mês, desde que o tamanho não ultrapasse 1 GB. Assim a escrituração anual pode conter 12 livros ou arquivos, um referente a cada mês.

20. Quantidade e limites dos arquivos da ECD • Todos os meses da escrituração devem estar contidos em um mesmo ano-calendário. Um mês não pode ser partido, isto é, não pode haver frações de mês, exceto nos casos das situações especiais de cisão, fusão, incorporação ou extinção ou de início de atividade no decorrer do ano-calendário. • Se a escrituração contém mais de um mês, não pode haver descontinuidades (isto é, em uma escrituração de janeiro a junho, não informar o mês de março).

21. Quantidade e limites dos arquivos da ECD • Nos casos das situações especiais de cisão, fusão ou incorporação, podem ser geradas duas escriturações, uma desde o primeiro dia do ano-calendário (ou data posterior, se o contribuinte iniciou atividades no ano-calendário) até a data do evento e outra para o período remanescente (data imediatamente posterior ao evento até o fim do ano-calendário).

22. Exemplo Situação Especial • Um contribuinte iniciou atividades em 01/03 no ano 2010. Ocorreu um evento de cisão em 30/06/2010 e o contribuinte prosseguiu as atividades. Duas escriturações devem ser entregues. A primeira abrangendo o período de 01/03 até 30/06/2010, a data do evento. A segunda abrangendo o período de 01/07/2010 até o final do ano-calendário, 31/12/2010. • A primeira escrituração deve ser entregue até o último dia útil do mês subsequente, 30/07/2010. A segunda escrituração deve ser entregue até 30/06/2011.

23. Assinatura dos Livros Digitais Contábeis • O processo de assinatura eletrônica garante a validade jurídica da escrituração contábil. Também possibilita a verificação de autenticidade (quem assinou o documento é quem alega ser) e a integridade (o PVA só permite a assinatura em um momento em que há certeza de que certas regras de integridades físicas e lógicas são atendidas). • O certificado para a assinatura digital deve ter sido emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, instituída pela MP 2200-2 .

24. Assinatura dos Livros Digitais Contábeis • Duas pessoas, no mínimo, devem assinar a escrituração contábil: a pessoa que, conforme os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para tal ato, e um contabilista. • Não há limites para o número de representantes legais registrados na junta e contabilistas assinantes da escrituração. • Devem ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF de segurança mínima A3 . Certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podem ser utilizados.

25. Assinatura dos Livros Digitais Contábeis • A ECD pode ser assinada por procuração, mas ela deve ser arquivada na Junta Comercial, já que o SPED Contábil não efetua qualquer conferência da assinatura ou dos procuradores. Esta verificação é feita somente pela Junta Comercial. • Desse modo, a procuração eletrônica da Receita Federal do Brasil não pode ser utilizada. • Consta na IN DNRC nº 107/2008 a Tabela de Qualificação dos Assinantes da ECD.

26. Formas de Escrituração do SPED Contábil • No SPED Contábil, existem as seguintes formas de escrituração: • G - Diário Geral; • R - Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); • A - Diário Auxiliar; • Z - Razão Auxiliar; e • B - Livro de Balancetes Diários e Balanços.

27. Formas de Escrituração do SPED Contábil • A escrituração G, Diário Geral, não pode conviver com nenhuma outra no mesmo período, pois: • As escriturações principais (G, R ou B) não podem coexistir. • Adicionalmente, a escrituração G não possui livros auxiliares (A ou Z), não podendo, portanto, conviver com esses tipos de escrituração.

28. Formas de Escrituração do SPED Contábil • A escrituração resumida R traz contas que são detalhadas nos livros auxiliares A ou Z. Algumas dessas contas típicas são Fornecedores e Clientes. • Seguindo a regra geral, a escrituração R, como escrituração principal, não pode conviver com outra escrituração principal (G ou B), mas deve ser necessariamente acompanhada de escriturações auxiliares, A ou Z.

29. Formas de Escrituração do SPED Contábil • O livro auxiliar Z é utilizado quando o leiaute do livro A não se mostrar adequado para a apresentação das informações. • É basicamente um tipo de tabela em que o usuário define as colunas e seus conteúdos. A escrituração Z é, então, um livro contábil auxiliar com o leiaute definido pelo titular da escrituração. • Ela pode coexistir com a escrituração auxiliar A, com a escrituração resumida R e com o Livro de Balancetes Diários e Balanços, B.

30. Formas de Escrituração do SPED Contábil • A escrituração B encontra seu embasamento legal no art. 1.185 do Código Civil: • "Art. 1.185. O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele."

31. Formas de Escrituração do SPED Contábil • Como sua utilização foi regulamentada somente pelo Banco Central, o livro B é utilizado basicamente pelas instituições financeiras, embora possa ser utilizado por outras instituições. • Não há nada na legislação que obste a utilização da escrituração B juntamente com as A e Z.

32. Regras de coexistência das escriturações • Em resumo, no que toca à utilização concomitante em uma escrituração contábil, o livro G deve ser único. O livro R deve conviver com os livros A ou Z (um ou mais deles). O livro B pode coexistir com os auxiliares A ou Z ou pode ser único. Livros A e Z são auxiliares de escriturações R (obrigatoriamente) ou B (facultativamente). Livros principais – G, R e B – não podem coexistir.

33. Funcionalidades do SPED Contábil

34. Funcionalidades do SPED Contábil • O empresário ou sociedade empresário gera um arquivo texto contendo as informações do livro digital, nos moldes do leiaute estabelecido por ato legal do sistema SPED, a partir das informações em seus bancos de dados. • O PVA da ECD valida este arquivo, assegurando que condições mínimas de integridade e consistência sejam atingidas. • Em seguida, a escrituração é assinada.

35. Funcionalidades do SPED Contábil • Nesse momento, torna-se disponível a função de gerenciar o requerimento. Poder ser preparado e assinado o Requerimento de Autenticação ou o Requerimento de Substituição de Livro Digital. • Esses requerimentos são transmitidos ao SPED juntos com a escrituração. • Algumas funcionalidades do sistema Sped Contábil são acessadas por meio do PVA da ECD, outras no sítio SPED.

36. Funcionalidades do SPED Contábil • Por exemplo, “Consultar Situação”é uma função disponível no PVA da EVC. Escolhe-se uma escrituração dentro do programa e é verificada sua situação no repositório nacional. • Uma função criada recentemente no sítio SPED é“Consulta Situação de Escrituração Contábil”. O usuário informa o hash da escrituração ou aponta um documento que identifique a escrituração contábil (como Arquivo de recibo, Termo de Autenticação, Termo de Notificação, ou Arquivo de Dados Agregados), e o sítio informa a situação da escrituração contábil.

37. Funcionalidades do SPED Contábil • A funcionalidade de download das escriturações é provida por outro aplicativo, o ReceitanetBX, disponível gratuitamente no sítio do SPED. Por meio de um certificado digital, que assina digitalmente o pedido de baixa da escrituração, o responsável legal ou procurador da sociedade empresária pode baixar a ECD, o FCONT ou Dados Agregados.

38. Funcionalidades do SPED Contábil • Se por algum motivo a sociedade empresária “perdeu” o livro digital, ele pode ser baixado no ReceitanetBX e validado (importado) no PVA da ECD. • Há um passo-a-passo que explica como baixar uma escrituração contábil e importá-la no Programa Validador e Assinador da ECD nas Perguntas Frequentes (FAQ) do SPED Contábil – ver pergunta 33 em < http://www1.receita.fazenda.gov.br/faq/sped-contabil.htm>.

39. Funcionalidades do SPED Contábil • Basicamente, o repositório nacional do SPED recebe as escriturações contábeis e as mantêm armazenadas. • O repositório comunica-se com o PVA, o ReceitanetBX e o sítio SPED para fornecer os termos e as situações da escrituração, e permitir que ela seja baixada. • O repositório também interage com a Junta Comercial (parte de baixo da figura) para enviar o resumo da escrituração e receber termos de Autenticação e Exigência.

40. Papel da Junta Comercial • A Junta Comercial recebe o resumo da escrituração, confere o pagamento da taxa de autenticação e verifica as exigências formais da escrituração, analisando o livro digital e o requerimento emitido pelo usuário. • A junta pode exigir correções (por meio de um Termo de Exigência) ou autenticar a escrituração (emitindo um Termo de Autenticação). • Esses termos e a situação da escrituração são fornecidos pela junta comercial ao repositório nacional, que faz a interface com o usuário.

41. A autenticação e substituição da ECD • O envio da escrituração contábil para o repositório do SPED é efetuado pelo PVA – Programa Validador e Assinador junto com um Requerimento de Autenticação. • No Requerimento de Autenticação há dados como a identificação do contribuinte e da escrituração, o número da Guia de Recolhimento (exigido pela maioria das Juntas Comerciais) e a assinatura do requerente. • Recepcionada no repositório do SPED Contábil, a escrituração segue um ciclo de vida, a seguir ilustrado.

43. A autenticação e substituição da ECD • Após a recepção no repositório, a escrituração aguarda processamento. • Após a confirmação do pagamento, a Junta Comercial passa a escrituração para em análise. • Há casos de “recepção parcial”, quando há livros auxiliares e resumido, e apenas alguns deles foram recebidos. • Estando uma escrituração em análise, a Junta Comercial pode autenticá-la ou indeferi-la.

44. A autenticação e substituição da ECD • A substituição de uma escrituração pode ocorrer porque a Junta Comercial fez exigências de modificação ou por iniciativa do usuário, desde que a escrituração NÃO esteja em um dos seguintes estados: “Em análise” (pela Junta Comercial), “Autenticado” ou “Substituído”. • Se a escrituração estiver em análise e o usuário quiser substituí-la, há a possibilidade de se requerer à Junta que coloque a escrituração em exigência. Se a escrituração estiver autenticada ou substituída, não é possível substituí-la atualmente.

45. A autenticação e substituição da ECD • De acordo com o Ofício Circular no 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento Nacional de Registro de Comércio – DNRC recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: a identificação do livro, seu número, período a que a escrituração refere e a devida justificação. O sistema gera o termo com todas essas informações a partir dos dados fornecidos pela Junta Comercial.

46. A autenticação e substituição da ECD • Os livros G, R e B são equivalentes – todos são livros principais. Assim, a substituição entre tais tipos é livre. Por exemplo, um livro R pode substituir um livro G, e vice-versa. No entanto, ao substituir um livro R por um G, deve-se ter em mente que os livros auxiliares são automaticamente substituídos. • Uma questão que sempre surge é: como se pode alterar a escrituração depois que ela foi autenticada?

47. A autenticação e substituição da ECD • Após a autenticação do livro, as retificações de lançamentos feitos com erro estão disciplinadas no art. 5º da IN DNRC 107/08 (existem normas do CFC no mesmo sentido): • “Art. 5º A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada."

48. A autenticação e substituição da ECD • A pergunta 15 do FAQ do Sped Contábil que contém um passo a passo para a retificação de livros digitais. • Nos casos de retificação, o termo a ser emitido pelo usuário e transmitido junto com a escrituração é o Termo de Substituição. • Uma questão que causa confusão é a opção de “Substituição de Livro Autenticado”, por motivos de extravio, deterioração ou destruição, existente no Termo de Autenticação. Esse é um caso de exceção.

49. A autenticação e substituição da ECD • A opção de substituição existente no Termo de Autenticação serve para o caso de uma escrituração que foi entregue originariamente em papel e sofreu extravio, deterioração ou destruição (nos moldes do art. 26 da Instrução Normativa DNRC 107/08 ). • A escrituração é recomposta na forma digital e enviada para o repositório SPED.

50. A autenticação e substituição da ECD • Se a escrituração foi enviada originariamente em forma digital, a sociedade empresária deve obter cópia do arquivo digital junto à administração do SPED Contábil, enquanto existir uma via da escrituração mantida pelo sistema. • O download da escrituração pode ser facilmente realizado utilizando-se o programa ReceitanetBX.