Konsep Tadbir Urus Korporat (Corporate Governance )

1. Konsep Tadbir Urus Korporat(Corporate Governance ) Bhg V, Akta Syarikat 1965 MGM4321:Dr. Zahira Mohd. Ishan

2. Pengenalan • Tadbir Urus Korporat (Corporate Governance) • Jentera Pentadbiran • Mesyuarat

3. Tadbir Urus Korporat • Berhubung cara sesebuah sykt ditadbir dan dikawal. • Menggambarkan cara pengaturan dalaman sykt yg diselaraskan dgn faktor luaran sprt kehendak perundangan / tekanan ekonomi, memperuntukkan: • Peranan membuat keputusan utk dibahagikan kpd ahli, lembaga pengarah & pengurusan eksekutif; • Keputusan2 utk diperoleh & dilaksanakan; • Perlaksanaan kuasa oleh pembuat keputusan utk dipantau & dikaji semula, • Insentif2 pembuat keputusan jika bertindak atas kepentingan syarikat & disincentives jika bertindak dgn cara yg memudaratkan sykt.

4. Eg: sykt yg tersenarai dlm Bursa M’sia dikehendaki mendedahkan segala maklumat ttg kawalan pengurusan sykt dlm laporan tahunan sykt. Ini termasuk; • Ahli lembaga pengarah sykt termasuk pengerusi & pengarah eksekutif/ bukan eksekutif sykt; • Cara perlantikan pengarah baru sykt, kriteria utk jadi ahli lembaga pengarah • Pemantauan ttg pengurniaan gaji pengarah, perlantikan auditor sykt dll

5. Kepentingan Tadbir Urus yang Baik • Kesejahteraan ekonomi syarikat dan masyarakat. • Utk memastikan sykt ditadbir dan dikawal menurut kaedah paling efisien dlm melindungi & menaja kepentingan ahli-ahlinya. • Terutamanya: seiringan dgn kehendak AS mengenai – penyimpanan rekod, pemfailan di SSM, laporan akaun & audit

6. Penyimpanan Rekod [Record Keeping] • Rekod-rekod perakaunan [s.167+s.4(1)] • Minit-minit prosiding [s.156] • Daftar-daftar (termasuk indeks, buku minit/buku akaun) [s.358] eg. s.158(1)- daftar ahli2 sykt s.115(2) – salinan s’cara gadaian s.70(1) – daftar pemegang debentur s.69L – daftar pemegang syer terbesar sykt lain2 – ss. 68A, 134(1), 92(1) & 141(1).

7. Pemfailan dengan ROC • Sykt dikehendaki memfailkan beberapa dokumen sykt di S’jaya Sykt: utk membolehkan org awam membuat siasatan ke atas dokumen sykt tersebut bg mengetahui perjlnan sykt sekiranya mereka berminat melabur dlm sykt tsbt. • Ini termasuk pulangan tahunan – mengandungi maklumat ttg pejabat didaftarkan, pengarah2, ahli2 sykt, hutang2 sykt dll.

8. Laporan Audit • S.166A – laporan kewangan mestilah diaudit mengikut piawaian Akta Laporan Kewangan 1997. • Terpakai kpd sykt berhad & sykt persendirian yg besar modalnya. • Juruaudit sykt mestilah seorg yg berdaftar menurut s.8 AS • S.9 – kelayakan juruaudit • S.174 (1) – t’jwb juruaudit utk melaporkan kpd ahli2 sykt atas akaun yg bakal dibentangkan dlm mesy agung.

9. Pembuatan keputusan & pengurusan syarikat • Komponen sykt yg bertanggungjawab dlm perjalanan hal-ehwal syarikat ~ termasuk Pengarah, Ahli, S/usaha, Juruaudit & pegawai-pegawai lain. • Tiga bidang kuasa utama termasuk dlm pembikinan keputusan & pengurusan sesebuah syarikat: 1) ‘Enterprise decision’: hal berkaitan perjalanan urusan sesebuah syarikat; eg, Apakah jenis perniagaan yg perlu dimasuki, b’mana untuk menambahkan aset syarikat, penambahan/pengurangan pekerja dll.

10. 2) ‘Capital decision’: pengurusan hal kewangan/dana syarikat, eg, b’mana dana sykt boleh ditambah ~ penambahan jualan saham sykt/ utk meminjam wang dll. 3) ‘Constitutional decision’: pengurusan dalaman syarikat/ kawalan pentadbiran syarikat termasuk hubungan antara ahli, & menyentuh hal perlembagaaan sykt.

11. Pembahagian kuasa • Kumpulan penting yg membuat keputusan dlm sykt (organs of the company): 1. Lembaga Pengarah, dan 2. Para ahli dlm mesyuarat agung. • Pembahagian kuasa tertakluk kpd AoA, prinsip-prinsip umum undang-undang syarikat & Akta Syarikat 1965. • Kesan perundangan: Keputusan yg dibuat secara betul (properly made) oleh pihak yang sewajarnya adalah keputusan syarikat.

12. Kuasa Pengurusan Pengarah • Biasanya, disebut dlm AoA. • Susunan A Jadual ke4, Perkara 73-76 memperincikan kuasa pengarah dlm sesebuah sykt. • Namun, kuasa pengarah dlm Perkara 73 adalah tertakluk kpd: kesemua perkara kecuali yg secara jelas telah dinyatakan dlm Aoa/ Akta Syarikat sebagai kuasa pemegang saham/ahli utk diputuskan dlm mesyuarat sykt.eg: kuasa utk mengubah, menambah apa-apa terma dlm perlembagaan sykt, menyingkir pengarah dll memerlukan keputusan mesyuarat drp ahli sykt.

13. Ahli tidak boleh mengatasi keputusan Lembaga Pengarah • Automatic Self-Cleansing Filter Syndicate Co Ltd v Cunninghame [1906] ~ AoA memberikan para pengarah kuasa umum pentadbiran sykt namun tertakluk kpd resolusi khas oleh ahli. Seorg pemegang saham mengatur penjualan aset & akujanji sykt kpd sykt lain & buat mesyuarat utk dptkan persetujuan pemegang saham lain. Resolusi biasa diperolehi. Para pengarah tak setuju krn tidak percaya jualan itu utk kepentingan sykt. Mahkamah: bersetuju dgn para pengarah bhw keputusan spengurusan sykt dlm perkara tersebut, berdasarkan AoA, adalah dlm bidang kuasa pengarah. Para ahli tidak boleh secara resolusi biasa melampaui kuasa pengarah.

14. John Shaw & Sons (Salford) Ltd v Shaw 1935] 2 KB 113 : Majoriti lembaga pengarah memutuskan utk menyaman beberapa pengarah utk mendptkan semula hutang syarikat. Namun, mesyuarat ahli yg didorong oleh pengarah terbabit memutuskan sebaliknya. Mah: kuasa membuat tuntutan undang-undang terletak pada kuasa umum Lembaga dlm pengurusan sprt tertera dlm AoA & ahli tidak boleh melampaui kuasa itu.

15. Howard Smith Ltd v Ampol Petroleum Ltd: Majlis Privy: “ directors, within their management powers, may take decisions against the wishes of the majority of s’holders, & … the majority of s’holders cannot control them in the exercise of these powers while they remain in office.”

16. Pilihan yg boleh dibuat oleh para ahli yg tidak bersetuju dgn keputusan lembaga pengarah: “…If powers of management are vested in the dirs, they & they alone can exercise these powers. The only way in which the general body of the s’holders can control the exercise of the powers vested by the AoA is by altering their AoA, or if opportunity arises under the AoA, by refusing to re-elect the dirs of whose action they disapprove. They cannot t’selves usurp the powers which by the AoA are vested in the dirs any more than the dirs can usurp the powers vested by the AoA in the general body of s’holders.” (per Greer LJ in John Shaw at 134).

17. Pilihan untuk ahli: • S.128(1): sykt awam: ahli boleh memecat pengarah sebelum tamat tempoh jawatannya melalui resolusi biasa dgn (s.128(2)) notis khas diberikan sebelum mesyuarat. Sesalinan notis itu diberikan kpd pegarah berkenaan. Pengarah itu ada hak utk didengari semasa mesyuarat tersebut. • Ahli boleh mengubah AoA bagi menghadkan kuasa pengarah bertindak tanpa mendptkan dahulu persetujuan para ahli [resolusi khas ubah AoA:s.31] Eg, ahli boleh bersetuju meminda AoA supaya pemegang saham boleh memberi kebenaran utk jenis transaksi tertentu. Hanya utk tindakan akan dtg bukan retrospektif.

18. Peranan Pegawai-pegawai Syarikat • Terdiri drp: • Pengarah2 sykt – tak kurang dari 2 org (Lembaga Pengarah) • Setiausaha • Pegawai2 sykt. • Lembaga: bertindak secara bersama utk kepentingan sykt. • Terbahagi kpd pengarah eksekutif- dilantik sebagai pegawai tetap & Pengarab bukan eksekutif (sambilan)

19. Fungsi Pengarah • Bergantung kpd jenis sykt ~ Bagi sykt kecil, pengarah ada kuasa mutlak dlm pengurusan perniagaan. ~ Bagi sykt gergasi, pengarah biasanya hanya menjlnkan kerja-kerja penyeliaan/pemantauan bagi kerja-kerja yg dijlnkan oleh org bawahannya.

20. Setiausaha Sykt • SU sykt: s.139(1): setiap sykt yg ditubuhkan dibawah AS mesti mempunyai seorang/lebih SU sykt. • SU pertama mesti dicatat dlm MoA/AoA. • SU seterusnya dilantik oleh para pengarah. • Terma, upah & syarat jawatan ditentukan oleh pengarah. Dinyatakan dlm AoA (lih. Perkara 95 Susunan A) • Jawatan SU tak boleh dibiarkan kosong lebih satu bulan pada sesuatu masa (kemuka notis kpd pengarah, @ jika tiada, kpd Pendaftar. Efektif 1 bulan dr tarikh notis itu.) • Liabiliti bagi apa-apa perbuatan @ peninggalan yg dilakukan sebelum jawatan dikosongkan masih ada.

21. Kelayakan Setiausaha Sykt • Ciri-ciri: individu sebenar, cukup umur, bermastautin di Malaysia (s.139(1)) • S. 139A: SU mesti seorang ahli badan profesional /mana-mana badan lain yg diiktiraf; & berlesen yang diberi Pendaftar (permohonan lesen dlm borang & cara yg ditentukan Pendaftar). • S.139B: Pemberian /pembaharuan lesen (tempoh 3 tahun) bergantung kpd kelakuan, kelayakan & pengalaman pemohon, & selepas menimbangkan kepentingan awam.

22. SU Hilang Kelayakan • S.139C: • Bankrap yg belum dilepaskan • Disabitkan kesalahan dlm/luar M’sia [di bwh s. 130(1): berkaitan penganjuran pembentukan/ pengurusan sykt; fraud/tak jujur; & dibwh s.132(kewajipan berlaku jujur & berkerajinan munasabah),132A(Bursa Saham:penggunaan tak betul utk mendptkan maklumat sulit utk kepentingan sendiri/org lain) /303 (tidak jujur dlm hal akaun-akaun sempurna tidak disimpan] • Terhenti menjadi seorang ahli badan yg diiktiraf • Terhenti sebagai pemegang lesen sah.

23. Peranan SU Sykt • Memastikan sykt mematuhi semua peruntukan AS: keep necessary registers, sends out notices, organizes meetings, takes down minutes & files whatever forms required by Registrar. • Melaksanakan tugas-tugas yg diarahkan oleh pengarah ~ tiada tanggungjawab menentukan polisi korporat ttp hanya melaksanakannya. 3. Peranan skrg, biasanya di sykt besar, gabungan tugas sebagai penasihat korporat (co’s chief in-house lawyer) atau ada t’jawab substantial utk program compliance sykt

24. Hubungan kontrak dgn sykt; merupakan pekerja sykt • Panorama Dvlpments (Guildford) Ltd v Fidelis Furnishing Fabrics Ltd: ada kuasa utk mengikat sykt kpd kontrak yg dibuat dlm skop tugas administratifnya; kuasa zahir. • Mohamad b Othman v Abdul Shattar b Abdul Rahim [1987]: biasanya, SU sykt tiada kuasa utk buat keputusan komersil bagi pihak sykt.

25. Pegawai2 Lain • Peranan: bertindak atas arahan yg diberikan oleh para pengarah berdasarkan peranan yg dipersetujui dlm kontrak pekerjaan yg ditawarkan kpd pegawai sykt ~ pengurusan harian oleh pengurusan eksekutif sykt.

26. Jenis-jenis Mesyuarat • Mesy statutori- s.142: diadakan sekali shj dlm tempoh hayat sykt tersebut (dlm tempoh 3 bulan pertama & tak kurang 1 bulan slps tarikh perniagaan sykt dimulakan). • Mesy Agung Tahunan (AGM)- s.143: diadakan sekali dlm setahun. • Mesy Agung Luarbiasa (EGM)- Per.43 Susunan A “Kesemua mesy agung selain drp mesy agung tahunan hendaklah dinamakan mesy agung luar biasa”. • Mesy kelas. • Mesy Lembaga Pengarah.

27. Tujuan Mesyuarat • Mendapat penyelesaian masalah • Memberi maklumat kpd ahli ttg pencapaian & perjalanan sykt • Mendapatkan kelulusan atas sebarang usul yg dicadangkan

28. Tujuan AGM • Memenuhi kehendak s. 143(1) • Membentangkan akaun untung rugi sykt yg tlh diaudit – s.169(1) • Melantik juruaudit sykt- s.172(2) • Per. 46, Susunan A- * mempertimbangkan akaun2 teraudit, laporan pengarah sykt & juruaudit * melantik & menetapkan pembayaran juruaudit * melantik semula pengarah bg menggantikan pengarah bersara * mengisytiharkan dividen yg dicadangkan oleh pengarah

29. Terma-terma terlibat dlm mesyuarat • Korum: jumlah minimum yg perlu hadir utk mengadakan/mengesahkan mesyuarat [eg Per 47, Susunan A] • Proksi: wakil/ejen utk menghadiri/ mengundi dlm mesy bg menggantikan ahli • Usul: cadangan yg dibuat utk dibincangkan • Resolusi: Usul yg diterima/diluluskan dlm mesyuarat • Minit: rekod bertulis mengenai resolusi & urusan lain yg dibincangkan dlm mesyuarat.