Konsep Tadbir Urus Syarikat

1. Konsep Tadbir Urus Syarikat Jentera Pentadbiran Syarikat

2. Nadiah Bt Abdul Hamid 132141 • Chin HAi Sya 128696 • Rosita Bt Mohamad 131207 • Muhd Asrul Abd Malik • Mohd Irwansyah Jusli

3. Decision Making & co. Management • Komponen sykt bertanggungjawab dalam perjalanan hal ehwal sykt:- termasuk Pengarah, Ahli, Setiausaha, Juru Audit dan Pegawai-pegawai Lain. • Tiga bidang kuasa utama termasuk dalam pembikinan keputusan dna pengurusan sesebuah sykt:- 1. ‘Enterprise Decision’ – Hal yang berkaitan dengan perjalanan urusan sesebuah syarikat 2. ‘Capital Decision’ – Pengurusan hal kewangan / dana sykt 3. ‘Constitutional Decision’ – Pengurusan dalaman sykt / kawalan pentadbiran sykt termasuk hubungan antara ahli dan menyentuh hal perlembagaan sykt

4. Pembahagian Kuasa • Kumpulan penting yang membuat keputusan dalam syarikat terbahagi kepada 2 iaitu: 1. Lembaga Pengarah, dan 2. Para ahli dalam mesyuarat yang merupakan organisasi penting dalam sesebuah sykt. • Pembahagian kuasa ini tertakluk kepada terma-terma dalam perlembagaan sykt (MoA dan AoA)

5. Director’s Broad Power of Management • Biasanya, kuasa pengarah disebut dalam AoA syarikat • Daftar A, Jadual 4, Perkara 73 – 76 memperincikan kuasa pengarah dalam sesebuah syarikat. • Namun kuasa dalam Perkara 73, adalah tertakluk :- kesemua perkara kecuali yang secara jelas telah dinyatakan dalam AoA/ Akta Syarikat sebagai kuasa Pemegang Saham/ Ahli untuk diputuskan dalam mesyuarat sykt.

6. Ahli Tidak Boleh Melebihi Pengarah (Kuasa) • Kes : Automatic Self-Cleansing Filter Syndicate v Cunninghame • Aoa : memberikan pengarah-pengarah kuasa pentadbiran sepenuhnya, namun tertakluk kepada resolusi/ ketetapan khas yang dibuah oleh ahli syarikat. • Ahli : mengatur penjualan aset sykt lalu buat mesyuarat untuk dapatkan persetujuan ahli lain. • Mahkamah : bersetuju dengan pengarah-pengarah bahawa keputusan pengurusan sykt dalam perkara tersebut adalah dibawah bidang kuasa pengarah dan ahli lain tidak boleh mengambil apa-apa tindakan yang melampaui kuasa pengarah seperti dalam AoA.

7. What Options Are Available To Members Who Disagree With Decision Of The Board? • Howard Smith Ltd v Ampol Petroleum Ltd – Privy council: “directors within their management powers, may take decisions against the wishes of the majority shareholders, and the majority cannot control them in the exercise of these powers while they remain in office. • Alternatifnya, Ahli sykt boleh menggunakan kuasa mereka untuk menyingkirkan pengarah daripada jawatan mengikut ketetapan dalam s.128 (2). • Selain itu, Pengubah AoA sykt bagi peruntukan ketat bagi memantau penggunaan kuasa pengurusan sykt oleh pengarah yang memerlukan persetujuan ahli.

8. Peranan Pegawai Dalam Syarikat • Pegawai sykt terdiri daripada:- 1. Pengarah-Pengarah Sykt tak kurang dari 2 orang(Lembaga Pengarah) 2. Setiausaha 3. Pengwai-pegawai Syarikat • Lembaga Pengarah – bertindak secara bersama untuk kepentingan sykt. • Terbahagi kepada Pengarah Eksekutif – dilantik sebagai pegawai tetap dan pengarah bukan eksekutif (pegawai/ pengarah sambilan)

9. Peranan Pengarah • Bergantung kepada jenis sykt, dalam sykt yang kecil, pengarah mempunyai kuasa mutlak dalam pengurusan perniagaan sykt. • Manakala, bg sykt gergasi, pengarah biasanya hanya menjalankan kerja-kerja supervisori/ pemantauan bagi kerja yang dilakukan oleh anak buahnya.

10. Co. Secretary & Other Officer • Setiausaha sykt- s 139(1) : setiap sykt yang ditubuhkan dibawah Akta Syarikat mesti mempunyai seorang / lebih setiausaha sykt. • Peranan: 1. Menasihati lembaga pengarah 2. Melaksanakan tugas-tugas yang diarahkan oleh pengarah 3. memastikan sykt mematuhi semua peruntukan Akta Syarikat 1965

11. Kelayakan Setiausaha Syarikat • Siapa? S139(1) – individu sebenar, cukup umur, bermastautin di Malaysia • Kelayakan: s139A (ahli badan profesional), 139B (mempunyai lesen yang tidak tamat tempoh untuk bertindak sebagai setiausaha), 139C (faktor hilang kelayakan) • Peranan pegawai2 sykt yang lain; bertindak atas arahan yang diberikan oleh pengarah berdasarkan peranan yang dipersetujui dalam kontrak pekerjaan yang ditawarkan kepada pegawai sykt

12. Kawalan Pengurusan Syarikat • Menyentuh bagaimana sesebuah sykt ditadbir • Ia menekankan konsep berikut; 1. Peranan membuat keputusan dalam sykt dibahagikan kepda 3 jentera utama sykt- ahli, lembaga pengarah dan eksekutif 2. Supaya keputusan yang diperolehi dapat dilaksanakan sewajarnya 3. Pemantauan kuasa yang diberikan kepada golongan (1) dan dikemaskini

13. Eg; Sykt yang tersenarai dalam Bursa Malaysia dikehendaki mendedahkan segala maklumat tentang kawalan pengurusan syarikat dalam laporan tahunan sykt. Ini termasuk: 1. Ahli Lembaga Pengarah sykt termasuk pengerusi & pengarah eksekutif/ bukan eksekutif sykt 2. Cara Pelantikan pengarah baru sykt, kriteria untuk menjadi ahli lembaga pengarah 3. pantauan tentang pengurniaan gaji pengarah, pelantikan auditor sykt

14. Main Important in Implementing Good Corporate Governance • To ensure that companies are directed and controlled in a manner that most efficiently protects and promotes the interest of its participants. • Esp- in maintaining and keeping the following according to the CA 1965 • Record Keeping - ROC filings - Accounting reports & audit

15. Record Keeping • Rekod-rekod perakaunan – s167 + s4 (1) • Minit-minit prosiding – s156 • Daftar-Daftar (termasuk indeks, buku mint/ buku akaun) – s158 eg : s158(1) – daftar ahli2 sykt, s115(2) – salinan cara gadaian, s70 (1) - daftar pemegang debentur s69L – daftar pemegang syer terbesar sykt.

16. ROC filings:- • Sykt dikehendaki memfailkan beberapa dokumen sykt di suruhanjaya sykt – yang akan membolehkan orang awam membuat siasatan ke atas dokumen sykt tersebut bagi mengetahui perjalanan sykt sekiranya mereka berminat untuk melabur dalam sykt tersebut. • Ini termasuk pulangan tahunan ( annual return) – mengandungi maklumat tentang pejabat didaftarkan, pengarah2, ahli2 sykt, hutang2 sykt dll

17. Auditing Reports • s166A - laporan kewangan mestilah diaudit mengikut piawaian Akta Laporan Kewangan 1997. • Terpakai kepda syarikat berhad dan syarikat persendirian yang besar kapitalnya. • Auditor/juruaudit sykt mestilah seorang yang berdaftar mengikut peruntukan Akta Syarikat 1965 – s8 • S9 – kelayakan auditor • S174 (1) – tanggungjawab auditor untuk melaporkan kepda ahli2 sykt atsa akaun yang bakal dibentangkan dalam mesyuarat agung • S174 (4) – kerjasama antara sykt & auditor • S174 (9) – kemungkiran s 174(4)

18. MESYUARAT Definisi: Perhimpunan orang-orang ►Lebih daripada seorang ►Hadir secara fizikal dlm keadaan serentak.

19. Jenis-jenis Mesyuarat • Terdapat tiga jenis mesyuarat: • Mesyuarat Berkanun • Mesyuarat Agung Tahunan • Mesyuarat Agung Luar Biasa

20. Mesyuarat Berkanun • [s.142(1) Akta Sykt, 1965].Syarikat awam-Sykt berhad & mempunyai modal syer. • Hanya sekali-pada permulaan hayat sesebuah sykt

21. Bilakah Ahli-ahli Mesyuarat Dipanggil? • Satu tempoh tidak kurang daripada satu bulan tetapi tidak melebihi tiga bulan slps tarikh bermulanya perniagaan.

22. Pihak-pihak yang layak memanggil mesyuarat • Pengarah Sykt. • Kegagalan berbuat demikian-merupakan satu kesalahan terhadap akta & akan dikenakan penalti ( RM5000. s.142(2)Akta Sykt. 1965)

23. Syarat-syarat sebelum memanggil Mesyuarat. • [S.142(2)A. sykt 1965]7 hari sebelum sykt. memanggil mesyuarat-pengarah mesti menyerahkan laporan berkanun kpd ahli mesyuarat yg lain dan sesalinan kpd Pendaftar Sykt. • [S.142(3)A.Sykt 1965]-Di perakui oleh dua org pengarah.

24. Laporan mesti mengandungi perkara-perkara yg di peruntukan di dlm s.142(3)(a)-(e) Akta Sykt 1965. • [S.218(1)(b) Akta Sykt 1965]Mahkamah mengeluarkan perintah menggulung sykt-sekiranya gagal mengadakan mesyuarat berkanun @ menyerahkan laporan berkanun.

25. Mesyuarat Agung Tahunan(AGM) Seksyen 143(1)AS 1965 Diadakan sekali setiap tahun- atr 1Jan hingga 31Dis Tidak melebihi 15 bulan slps mesyuarat agung yang terakhir Pencualian-S.143(1)AS 1965, AGM dlm tempoh 18bln dr tarikh penubuhan,tdk perlu mngadakan AGM pd thn tersebut dan tahun berikutnya

26. Sambungan.. • Pihak bertanggungjawab- Pengarah Syarikat • Mahkamah- (s. 143 (4)(b) Akta Syarikat 1965) • Tujuan utama- membolehkan ahli sykt mengesahkan atau membantah tindakan lembaga pd thn tersbt. • Perlantikan juruaudit, perlantikan semula pengarah, persetujuan am untuk pengisuan syer, persaraan dan perlantikan pengarah, pengistiharan dividen dan akaun syarikat.(tataurusan persatuan 46, Senarai A, Jadual keempat, AS 1965)

27. Jika ingkar: a) Syarikat dan tiap-tiap pegawai syarikat adalah melakukan kesalahan -Penalti:RM5 ribu b) Mahkamah- mengarahkan mesyuarat agung diadakan(s.143(4) AS 1965)

28. Mesyuarat Agung Luar Biasa Jadual Keempat Susunan Daftar A, art 43 : Apa – apa mesyuarat selain daripada mesyuarat agung tahunan ialah mesyuarat agung luar biasa tataurusan persatuan 44, Senarai A Jadual keempat memberi kuasa kpd pngarh sykt utk memanggil 1 mesyuarat agung luar biasa jika perlu

29. Pihak Lain Yang Layak Memanggil Mesyuarat • Dua atau lebih orang ahli yang memegang tidak kurang drpd 1/10 modal syer yang dikeluarkan; atau • Jika syarikat itu tidak mempunyai modal syer, maka tidak kurang drpd 5% drpd bilangan ahli – ahli syarikat; atau • Mahkamah juga mempunyai kuasa untuk mengeluarkan perintah memanggil mesyuarat jika ada alasan yang menunjukkan tidak praktikal untuk memanggil mesyuarat mengikut peruntukan artikel

30. Rekuisisi • Rekuisisi : notis bertulis tentang tujuan mesyuarat agung luar biasa dan ditandatangani oleh perekuisisi • Setelah penerimaan rekuisisi pengarah mesti memanggil mesyuarat dlm masa 21 hari. • Jika gagal, 3 bulan selepas rekuisisi dihantar ahli boleh memanggil mesyuarat

31. Mesyuarat Kelas • Mesyuarat untuk kelas – kelas pemegang syer yang berbeza. • Membincangkan hak dan keistimewaan kelas • Contoh : Mesy. pemegang syer utama Mesy. pemegang syer biasa

32. Notis Mesyuarat • S.148(1) Akta Sykt 1965-stp ahli berhak menghadiri, bersuara dan mengundi. • S.145(2)Akta Sykt, 1965-Notis akan diberikan kpd stp ahli sekurang-sekurangnya 14 hari sblm mesyuarat.Tetapi artikel persatuan diber tempoh yang lebih lama dari seksyen ini. • S.152(1) Akta Sykt. 1965- mesyuarat dipanggil utk meluluskan resolusi-notis diberi sekurang-sekurangnya 21 hari sblm mesyuarat diadakan.

33. Sambungan… • S.145(3)(a) Akta Sykt, 1965-Bagi Mesyuarat Agung-notis dipanggil yg lebih singkat jika terdapat persetujuan semua ahli yg berhak utk hadir dan mengundi dlm mesyuarat. • S.145(3)(a) & Akta Sykt 1965-Bagi Mesyuarat-mesyuarat lain, mesyuarat boleh dipanggil dgn notis yg lebih singkat-terdapat persetujuan majoriti yg memegangtidak kurang 95% nilai nominal syer. Tapi jika sykt. Tidak mempunyai modal syer,persetujuan kurang 95% jmlh-mengundi

34. Notis Khas Untuk resolusi • Wajib memberi notis khas • S.128 Akta Sykt.1965-menyingkir seorang pengarah @melantik pengarah utk menggantikan pengarah yg disingkirkan. • S.172(4) Akta Sykt.1965-menyingkir juruaudit. • Notis khas hendak diserahkan kpd sykt.S.153 Akta Sykt 1965-Hendaklah diberi tidak kurang drpd 28 hari sblm mesyuarat.

35. Kesan Notis jika tidak diberi • Jika tidak Diberi notis- prime facie tidak sah • S. 355 Akta Sykt.1965 – kekurangan/ kecacatan notis tidak akan membuatkan mana-mana prosiding menjadi tidak sah melainkan mahkamah berpendapat sebaliknya.

36. Korum • S.147(1)(a) AS 1965, 2 org ahli sykt yg hadir secara peribadi adalah mencukupi untuk mewujudkan sesuatu kuorum. • boleh diwakili - proxy • Kes Re Salvage Engineers- mahkamah mengetepikan ketetapan yang telah diluluskan atas alasan bahawa mesyuarat tdk dijlnkan dgn betul dan benar.