Sisältö

1. 010761001 Projektinhallintahttp://www.it.lut.fi/kurssit/04-05/010761001/Luento 4 ja 5Kalle Ikkeläkalle.ikkela@lut.fi

2. Sisältö • Projektin suunnittelu • Projektin ositus • Aikataulutus • Resurssointi ja kustannussuunnittelu • Raportointi • Projektisuunnitelma

3. Projektin suunnittelu, miksi? • ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” • Jokainen tietää omat vastuunsa projektissa • Jokainen tuntee projektin tavoitteet • Tiedetään, kuinka projektia seurataan ja etenemisestä raportoidaan • Pystytään vertaamaan edistymistä suunnitelmiin ja sitä kautta arvioimaan projektin lopetusajankohta ja lopullinen hinta

4. Huonosti suunnitellussa projektissa… • Tehtävät ovat jatkuvasti myöhässä • On jatkuva kiire ja ylityötarve • Joudutaan toimittamaan asioita asiakkaalle keskeneräisinä • Tarvittavia resursseja ei ole käytössä oikeaan aikaan • Aikatauluja joudutaan muuttamaan tiheästi • Törmätään ongelmiin, jotka olisi voinut ennakoida ja ehkäistä

5. Projektintavoitteidenasettaminen Projektin organisointi Projektin osittaminen Aika- suunnittelu Resurssi- suunnittelu Kustannus- suunnittelu Ohjaus- järjestelmän suunnittelu Projektisuunnittelun vaiheet Projektisuunnitelma

6. Tavoitteiden asettaminen • Projektin reunaehtojen asettaminen • Selvitetään projektille tärkeät asiat asiakkaalta esim. erillisen kyselyn avulla • Tavoitteet toimivat projektin ohjausvälineenä (esim. ongelmien esiintyessä karsitaanko ominaisuuksia vai lisätäänkö aikaa ja rahaa)

7. Projektin organisointi • Projektiorganisaation muodostaminen, esim. projektipäällikkö, ohjausryhmä, muut henkilöt • Yleisten käytännön asioiden selvittäminen

8. Sisältö • Projektin suunnittelu • Projektin ositus • Aikataulutus • Resurssointi ja kustannussuunnittelu • Raportointi • Projektisuunnitelma

9. Projektin osittaminen • Projektin ositus eli WBS (Work Breakdown Structure) • Tavoitteet: • Ryhdistää ja selkeyttää projektia • Jaetaan projekti vastuukokonaisuuksiin • Jaetaan aikataulut osa-aikatauluihin • Puitteet kustannusohjaukselle • Työlle hierarkinen jäsentely ja koodaus • Integroida ajallinen ja taloudellinen suunnittelu ja ohjaus • Luoda projektin keskeinen informaatioväline

10. Kaksitasoinen ositus • Aktiviteetti • Suurehko kokonaisuus, voidaan jakaa aliaktiviteetteihin • Voi kestää jopa koko projektin (esim. projektinhallinta) • Tärkeitä tietoja ovat alkuajankohta, loppuajankohta, resurssit, työmäärä ja lopputuotteet • Tehtävä • Yleensä yhden henkilön suorittama kokonaisuus • Kesto tyypillisesti muutamia päiviä, max. 2 viikkoa: • Luotettavat arviot • Poikkeamat havaitaan nopeasti ja voidaan reagoida niihin • Tosin liian pienet tehtävät lisäävät byrokratian määrää

11. Ositus, esimerkki 1 Määrittely Suunnittelu Toteutus Testaus Vaihe Vaatimus- määrittely Projektin- hallinta Aktiviteetti Vaatimusten keruu Vaatimusten priorisointi Vaatimusten analysointi Tehtävä

12. Ositus, esimerkki 2 Esitysohjelmisto Tietokanta Määrittelyn tarkennus Kohdetietokannan rakenteen suunnittelu Projektinhallinta Järjestelmätehtävät Kartta Lisätietokannan Projektisuunnitelman Versionhallinta ja Määrittelyn rakenteen suunnittelu laadinta arkistointi tarkennus Kohdetietokantaolion Johtoryhmän palaverit Käyttöohjeen laadinta Karttojen luonti suunnittelu ja Raportointi Hankinnat Symbolien luonti pakkauskuvauksen Projektin Loppuraportin Koulutus Karttaosuuden laadinta laadinta Käyttöönottotuki suunnittelu ja Tietokannan Asennus pakkauskuvauksen suorituskykytestit Hyväksymiskoe laadinta Ohjelmointi Ohjelmointi Moduulitestaus Moduulitestaus Testaus Liityntä X-järjestelmään Käyttöliittymä Testisuunnitelman laadinta Protokollan tarkennus Määrittelyn tarkennus Testiympäristön Liityntäosuuden suunnittelu ja Käyttöliittymäproton luonti kokoaminen pakkauskuvauksen laadinta Käyttöliittymäproton arviointi Testitapausten laadinta Ohjelmointi Ikkunoiden viimeistely Järjestelmätestaus Moduulitestaus Koekäyttötestaus Sovellus Tekninen suunnittelu Määrittelyn tarkennus Arkkitehtuurikaavion laadinta Sovellusosuuden suunnittelu Vaatimusten laadinta Koodaus arkkitehtuuriosille Moduulitestaus Tekninen määrittely Projektisuunnitelman tarkennus

13. Ositus Microsoft Projectilla

14. Osituksen huomioita 1/2 • Kaikkia tehtäviä ei pysty suunnittelemaan etukäteen; ennakoimattomat ongelmat ovat tavallisia • Varaa aikaa odottamattomille tehtäville • Älä resurssoi ihmisiä 100-prosenttisesti vaan varaa aikaa organisaation yleisiin tehtäviin, poissaoloihin jne. • Varaa aikaa myös katselmointeihin ja muihin tarkastuspisteisiin, viranomaisten lupiin, laitteistojen hankkimiseen ja asentamiseen jne.

15. Osituksen huomioita 2/2 • Tarkenna tehtäviä projektin edetessä (yleisaikataulu, 90 päivän aikataulu, viikkoaikataulu) • Pyri edistämään yrityksen sisäisen tehtävälistan luomista. Tämä helpottaa projektin suunnittelua huomattavasti.

16. Sisältö • Projektin suunnittelu • Projektin ositus • Aikataulutus • Resurssointi ja kustannussuunnittelu • Raportointi • Projektisuunnitelma

17. Projektin aikaohjaus • Huomioitavia asioita • Myöhästymissakot, esim 0,5% viikossa, max 10% projektin kauppahinnasta • Sidotun pääoman korko, esim. investoiduille laitteille, työlle, tilat, koneet jne. • Tuotto projektin tuloksista • Menetetty tuotto • Markkinaetu • Maine luotettavana toimittajana

18. Yleisiä ongelmia aikataulusuunnittelussa • Tehtävät kuukausien ja jopa vuosien pituisia • Riippuvuudet tehtävien väliltä puuttuvat • Pelivaroja ei tunneta • Resursseja ei ole merkitty aikatauluun • Aikatauluja ei ylläpidetä vaan toimitaan vanhentuneen aikataulun perusteella • Aikataulun luettavuus on heikko • Aikataulusta puuttuu tehtäviä • Henkilöstön asenne aikasuunnitteluun on heikko: ”ei ne aikataulut kuitenkaan pidä paikkaansa”

19. Työajan jakautuminen (esim.)

20. Projektiryhmän jäsenen työaika

21. Projektipäällikön työaika

22. Aikataululaadinnan tehtävät • Laadi tehtäväluettelo • Arvioi tehtävien työmäärät ja kestot ja sijoita ne työkaluun paikalleen • Selvitä tehtävien suoritusjärjestys ja riippuvuudet • Allokoi resurssit tehtäville • Viimeistele aikataulu valitsemallasi työkalulla • Tarkastele ja analysoi tulosta • Hyväksytä aikataulu ja sitoudu sen noudattamiseen ja ylläpitämiseen

23. Työmäärien arviointi • Aikataulutuksen kulmakivi • Arvioinnilla tarkoitetaan tehtävän koon, kustannusten, resurssien ja keston määrittämistä • Arviointia tarkennetaan koko projektin ajan • Alussa arviointi tehdään niin hyvin kuin se on sen hetkisen tietämyksen perusteella mahdollista

24. Työmääräarvioiden ongelmia • Projektin vaatimukset muuttuvat • Projektin tavoite ja sisältö on heikosti määritelty • Projektin organisaatio, määräykset, lait tai tilajärjestelyt muuttuvat • Arvioiden tekijät ovat kokemattomia • Arviointi on tehty liian suurina kokonaisuuksina • Käytössä ei ole historiatietoa • Henkilöstö vaihtuu • Johto sanelee työmääräarviot • Projektin johtaminen ei ole jämäkkää

25. Yleissääntöjä • Jos arvioit jonkun tehtävän alakanttiin, arvioi seuraava yläkanttiin • Pelivaran voi sisällyttää tehtäviin tai laittaa erikseen aikatauluun näkyviin. Asiakas ei kuitenkaan välttämättä hyväksy erikseen näkyviä pelivaroja – toisaalta, työhön kuluu aina vähintään se aika, joka sille on varattu • Eri ihmisten tuottavuus vaihtelee jopa 10-20 -kertaisesti: historiatieto arvioiden pitävyydestä henkilöittäin helpottaa arviointia

26. Tehtävän kesto • kesto = työmäärä / resurssimäärä • esim: • tehtävän työmäärä 10 työpäivää • 1 resurssi käyttää ajastaan 65% ajastaan • tehtävän kesto on 10 / 0,65 = 15,38 työpäivää • jos pyöristät 15 päiväksi, pyöristä seuraava ylöspäin • jos pyöristät 16 päiväksi, pyöristä seuraava alaspäin

27. Toimintoverkko teht. 1 teht. 4 teht. 7 teht. 2 teht. 5 teht. 3 teht. 6 aika

28. E 2 F 6 B 7 H 3 C 3 I 9 J 4 A 3 D 5 K 4 Toimintaverkon laskenta • tehtävän vapaa pelivara • kokonaispelivara • kriittinen polku

29. E 4 F 3 B 9 H 3 C 8 I 9 J 4 A 4 D 9 K 2 Toimintaverkon laskenta • tehtävän vapaa pelivara • kokonaispelivara • kriittinen polku

30. Arviointimenetelmiä • RAHI ja MUTU • Tehtävien arviointi • Ryhmässä • 2-N ihmisen ”sokkotyönä” • Vaihejaon hyödyntäminen (esim. 20% suunnitteluvaiheelle) • Nyrkkisäännöt (esim. dokumentointi 3 sivua / päivä) • Matemaattiset mallit, joissa otetaan huomioon kokemus ja tehtävien vaikeus

31. Menetelmiä projektin koon arviointiin • Koodirivien lukumäärä (LOC, SLOC, KLOC) • Kolmen arvon malli • Toimintopisteanalyysi (FPA) • Cocomo (Constructive cost model) • Historiatieto on tärkeää! • Saako projektin aina se, joka arvioi eniten pieleen?

32. Koodirivien lukumäärä • Arvoissa vaihteluita eri ohjelmointikielten välillä • Arvo riippuu myös ohjelmoijasta --> yrityksen sisäiset ohjeet auttavat arvioinnissa • Ohjelmistojen loogisten lausekkeiden laskeminen läheistä sukua • Dokumentointisivujen lukumäärääkin voidaan käyttää mittarina

33. Toimintopisteanalyysi • Albrecht 1979 kehityksestä lähtöisin • Nykyisin noin 35 murretta • IFPUG 4.0 laajimmin levinnyt, etenkin USA:ssa, Experience 3.0 eniten käytetty Suomessa, Mark II Englannissa • Menetelmää kehittäviä organisaatioita, mm. UKSMA (www.uksma.co.uk) ja FISMA (http://www.sttf.fi/html/fisma.html)

34. Toimintopisteanalyysi • Tarkastelee ohjelman tietojenkäsittelyn laajuutta ja teknistä monimutkaisuutta • Tässä esimerkissä käsitellään IFPUG-menetelmää: • Tietojenkäsittelyn laajuus UFP • Tekninen kompleksisuus TCF • Toimintopisteet FP=UFP*TCF • Toimintopisteet muutetaan tilastollisen tiedon mukaan tietyillä kertoimilla työmääriksi • Lisäksi tehdään projektin tilanneanalyysi • Auttaa myös sovelluksen toiminnallisuuden ja kompleksisuuden läpikäynnissä

36. Kolmen arvion malli • Maximum likelihood -estimaati • p+4a+o / 6 , missä p= pessimistinen arvio, • a=todennäköinen arvio, • o=optimistinen arvio • Esim. jos projektin työmääräksi arvioidaan optimistisesti 10 viikkoa, todennäköisenä pidetään 12 viikkoa ja pessimistinen arvio on 20 viikkoa, saadaan projektin kestoksi 13 viikkoa

37. Cocomo • Barry Boehmin laajoihin tutkimuksiin ohjelmistotyön tuottavuutten vaikuttavista tekijöistä perustuva menetelmät • osoitteesta http://sunset.usc.edu/research/COCOMOII löytyy kaikenlaista materiaalia kyseisestä mallista • KLOC (KLinesOfCode)-> COCOMO->työpanos MM (htkk) ja kalenteriaika T(kk) • Cocomon kertoimet kansainvälisesti kerättyä tilastotietoa kattaen koko projektin vaatimusmäärittelystä testaukseen, kehittyneemmässä versiossa (Intermediate, Detailed) voidaan painottaa erilaisilla vaikeusasteilla

38. Basic Cocomo • Helppo tehtävä MM=2.4*KLOC1.05 • Tdev=2.5*MM0.38 • Normaali tehtävä • MM=3.0*KLOC1.12 • Tdev=2.5*MM0.35 • Vaikea tehtävä • MM=3.6*KLOC1.20 • Tdev=2.5*MM0.32 • Esimerkkiohjelmisto, jossa tuotetaan palvelu matkapuhelinverkkoon, • 35 000 riviä koodia : • jos luokitellaan normaaliksi, KLOC=35-> MM=160 htkk, T=15 kk • jos luokitellaan vaikeaksi, KLOC=35 ->MM=257htkk, T= 15 kk • *) Mallissa työmäärä kasvaa ohjelmiston koon funktiona, mutta tuottavuus ei juurikaan laske projektin koon kasvaessa

39. Intermediate Cocomo • Projektin vaativuutta arvioidaan basic mallin karkean vaikeusastejaottelun lisäksi tuotetta, henkilöstöä, kehitysympäristöä ja projektia kuvaavien kustannuskertoimien avulla. Kukin näistä tekijöistä arvioidaan 6-arvoisella asteikolla: hyvin alhainen, alhainen, normaali, korkea, hyvin korkea ja erittäin korkea • Normaali homma • nMM=3.0*KLOC1.12 • Tdev=2.5*MM0.35 • Vaikea homma • nMM=3.6*KLOC1.20 • Tdev=2.5*MM0.32 • Esimerkkiohjelmisto: Seuraavat tekijät otetaan huomioon: • tuotteen monimutkaisuus korkea 1.17, sovellusalueen tuntemus alhainen 1.13, -> tällöin normaalin homman MM=1.13*1.17*160=211 htkk, T=16kk • ja vaikean homman MM=1.13*1.17*257=339 htkk, T=16 kk

40. Cocomo-mallin arviointia • Käytännössä on todettu tuottavan työmääräarviot noin 20% tarkkuudella • Mallia on erityisesti hyvä käyttää projektien jälkiarviointiin vertaamalla mallin ennustamaa tulosta projektin toteumaan • On olemassa vielä Detailed Cocomo, jossa käytetään erilaisia kustannuskertoimia ohjelmiston eri osissa • Mallin toteuttavia ohjelmistoja on kaupallisesti saatavissa, arvioiden perustana yrityskohtaisesti kalibroidut (historiatieto) tietokannat

41. Yhteenveto työmäärien arviointimenetelmistä • Yksinkertaisimmat menetelmät perustuvat arvaukseen, joko projektin tekijöiden, asiantuntijoiden tai esimerkiksi kilpailijan antamaan tarjoukseen • Kehittyneemmät menetelmät perustuvat historiatietojen hyväksikäyttöön • Kannattaa käyttää useampia menetelmiä paremman lopputuloksen saamiseksi • Arvioista ei tulisi tehdä kovin tiukkoja, sillä arviot ovat helposti liian optimistisia

42. Työmäärä- tiedot Työmäärä- arviointi Arviointi- menetelmät Toteutuneiden työmäärien raportointi TIETO- PANKKI Vertailu arvioihin Arviointi- menetelmien kehittäminen Vahvistus arvioille Poikkeamia Poikkeamien syiden analysointi EI ON Työmääräarvioiden kehittyminen

43. Ganttin kaavio aikataulujen havainnollistajana

44. Projektin keston lyhentäminen • Selvitä kriittiset tehtäväketjut • Tarkista kriittisen polun tehtävien loogiset riippuvuudet • Etsi tehtävät, joita voisi lyhentää • Tarkastele resurssivarauksia ja mahdollisia muutoksia • Voiko joitain tehtäviä lyhentää ilman lisäkustannuksia? (työtehokkuus) • Kriittisten tehtävien resurssointi

45. Aikataulun seuranta ja ylläpito • Edistymistietojen keruu tehtävittäin • Mitkä tehtävät ovat valmiina • Mitä on aloitettu (esim. aloitettu, keskellä, melkein valmis) • Mitä ei vielä ole aloitettu • Aikataulun päivitys • Poikkeamien tunnistaminen • Päätöksen teko ja tarvittavat korjaustoimenpiteet

46. Sisältö • Projektin suunnittelu • Projektin ositus • Aikataulutus • Resurssointi ja kustannussuunnittelu • Raportointi • Projektisuunnitelma

47. Projektin resurssisuunnittelu Koneet ja laitteet (materiaalit) Henkilöt (omat ja ulkopuoliset) Ohjelmistot ja patentit Raha

48. Projektin kustannussuunnittelu • Henkilökustannukset • Alihankintakustannukset • Laitteistot ja ohjelmistot • Koulutukset • Matkakustannukset • Muut kustannukset

49. Kustannusten seuranta • Seuranta viikottaista • Tuntiraportointi suuressa roolissa

50. Perinteinen kumulatiivinen kustannusseuranta Lisäksi on arvioitava, onko kaikki ko. ajalle suunnitellut tehtävät tehty, jotta tiedetään, ollaanko budjetissa vai ei.