Organisatiecultuur

Organisatiecultuur Een handleiding

Leeswijzer toolbox – Doelstelling toolbox • Het is de bedoeling dat deze toolbox handvaten aanreikt aan en inspiratie is voor iedereen binnen de Vlaamse overheid die binnen zijn of haar organisatie aan organisatiecultuur werkt/wil werken. • Het is de bedoeling van deze toolbox om een methode aan te reiken om op een gefundeerde manier een strategie uit te werken, al dan niet met een actieplan, om de gewenste cultuur in de organisatie te doen leven. • De inhoud van de toolbox is gebaseerd op: • Projectervaring van AgO • Wetenschappelijke literatuur en modellen • Feedback van mensen in de VO die met het thema bezig zijn Ago Powerpoint

Leeswijzer toolbox – Hoe deze toolbox hanteren • De toolbox moet bruikbaar zijn voor iedereen, elke organisatie heeft echter andere noden en een andere cultuur. Dit wil dan ook zeggen dat hetgeen in de toolbox staat, moet worden aangepast op maat van de organisatie. • Terminologie/methode aanpassen • Rekening houden met de cultuur van de organisatie • Rekening houden met de maturiteit van de organisatie • Rekening houden met de specifieke doelstellingen van het project • Tijdens het traject zelf kan je al werken aan een nieuwe organisatiecultuur. Hou ook daarmee rekening bij het opstellen van het projectplan. • Cultuur staat niet los van de rest van de organisatie. Het management moet zich bewust zijn dat om een bepaalde cultuur te doen leven in de organisatie, andere, fundamentele veranderingen nodig kunnen zijn. Ago Powerpoint

Inhoud • Organisatiecultuur? – Een inleiding • Werken aan organisatiecultuur 0. Opstart • Visie op cultuur bepalen • Analyse organisatie • Indicatoren • Actieplan • Opvolging Ago Powerpoint

I. Organisatiecultuur? I. Organisatiecultuur? Ago Powerpoint

Definiëring organisatiecultuur Organisatiecultuur is de gemeenschappelijke verzameling van normen, waarden en gedragsuitingen die gedeeld worden door de leden van de organisatie; de ‘sociale lijm’ die de leden aan elkaar en aan de organisatie bindt. Ago Powerpoint

Definiëring organisatiecultuur CULTUUR IS MEER • Maar cultuur is meer dan enkel het voorzien van gedeelde opinies over het uiteindelijke doel van het te stellen gedrag • Cultuur is ook het geheel van instrumenten om praktische problemen in de organisatie aan te pakken Ago Powerpoint

IAVA: organisatie-beheersing IAVA plaats organisatiecultuur in het midden van hun model. Het staat niet los van de andere aspecten van organisatiebeheersing Ago Powerpoint

Tempelmodel – Innovatieve Arbeidsorganisatie Ago Powerpoint

Alle pijlers zijn belangrijk en staan niet los van elkaar. Ago Powerpoint

Link met strategie, leiderschap en de vroegere waardengebonden competenties Strategie In de strategie wordt vastgelegd hoe een organisatie haar missie, visie en waarden wil realiseren. Leiderschap Leiderschap is de kunst om een groep van individuen te beïnvloeden om een bepaald doel te bereiken. Organisatiecultuur Organisatiecultuur is de gemeenschappelijke verzameling van normen, waarden en gedragsuitingen die gedeeld worden door de leden van de organisatie; de ‘sociale lijm’ die de leden aan elkaar en aan de organisatie bindt. Competenties Competenties zijn vaardigheden en capaciteiten beschreven als gedragsindicatoren, die observeerbaar, meetbaar en leerbaar zijn, en kritisch voor succesvolle individuele en organisatieprestaties Ago Powerpoint

Link met strategie, leiderschap en de vroegere waardengebonden competenties 4 Leiderschapsrollen Leidinggevenden nemen het voortouw om de waarden VO 2020 waar te maken. Om hen daarbij te helpen zijn 4 rollen omschreven: Leider, Manager, Ondernemer, Coach. Naargelang de soort leidinggevende, de context en de uitdagingen worden deze rollen ingezet. 4 Waarden De VO is open en wendbaar en anticipeert daadkrachtig op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werkt ze aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Competenties Competenties hebben een ondersteunende rol om het voorgaande te kunnen waarmaken. Ago Powerpoint

Link met strategie, leiderschap en de vroegere waardengebonden competenties 4 Waarden Competenties Talenten IAO 4 leiderschapsrollen 4 Waarden Ago Powerpoint

Vernieuwd competentiewoordenboek 4 Waarden Klant-gerichtheid Samen-werken Waardegebonden competenties Klant-gericht Samen-werken Voortd. verbeteren Betrouw-baarheid Innoveren Verantwoor-delijkheid nemen Ontwikkel-gerichtheid Ago Powerpoint

Aandachtspunten Dat wil dus zeggen dat… • Geen magie • Cultuur komt niet plots te voorschijn • Walk the talk • Cultuur gaat pas leven door het gedrag dat in de organisatie wordt gesteld • De organisatie dat is cultuur • Organisatiecultuur krijgt vorm doorheen gans de organisatie, iedereen moet mee in bad Ago Powerpoint

II. Werken aan organisatiecultuur I. Organisatiecultuur? Ago Powerpoint

II. Werken aan organisatiecultuur Ago Powerpoint

0. Opstart Verschillende manieren om aan cultuur te werken Ago Powerpoint

0. Opstart Brugmodel – opzetten participatief proces De uitgebreide presentatie: Ago Powerpoint

0. Opstart Brugmodel: handig model bij de opstart van een project en bij de opvolging. • Waarover gaat het en waarover gaat het niet? Wat zijn de doelstellingen van het project? • Wie zijn de stakeholders? Op welke manier betrekken we deze het best bij het project voor een maximaal draagvlak? • Zijn er risico’s? Hoe gaan we daarmee om? • … Op deze basis een gefundeerd projectplan maken met twee invalshoeken: • De te behalen doelstellingen en de wenselijke outputs en outcomes • Eigenaarschap binnen de organisatie van de gewenste cultuur (verandermanagement) Ago Powerpoint

0. Opstart Projectstructuur • Denk goed na over een projectstructuur met duidelijke rollen; • Stuurgroep (meestal de directie) • Projectleider • Projectgroep (denk goed na over de samenstelling, wie betrek je? Zorg je voor een afspiegeling van de organisatie? Betrek je specifieke sleutelfiguren? Zijn er kritische, constructieve mensen die een interessante rol zouden kunnen hebben? Maak deze project ook niet te groot, het moet werkbaar zijn) • Werkgroepen • Tip: betrek een lid van de directie in de projectgroep, zo kan je het beste voeling houden met de directie en heb je een ambassadeur in de directie. Ago Powerpoint

0. Opstart Cultuurverandering = veranderingsmanagement • Zorg voor een ‘Case for Change’ • Beschrijf een motiverende/dwingende reden voor verandering • Zijn er goede en nodige doelstellingen? • Is er voor betrokkenen een reden om mee te doen? • Nood aan een positief en aantrekkelijk verhaal • Management = sponsor van het traject • Management moet als één man achter de doelstelling van het traject staan. • Zelfde verhaal vertellen. Ago Powerpoint

0. Opstart Cultuur zit overal in de organisatie dus een cultuurverandering kan enkel slagen als: • Als ze doorheen heel de organisatie gaat. • Als ze door iedereen (dit wil zeggen alle lagen van de organisatie) wordt gedragen • Belang van betrokkenheid in het traject • Nood aan regelmatige en voldoende communicatie naar degenen die impact zullen ervaren. Ago Powerpoint

1. Visie op cultuur bepalen Gezien de nieuwe waarden van de VO wordt er volop gewerkt om van dit deel van de toolbox weer een mooi geheel te maken. We hebben hier alvast opgelijst wat voor u mogelijks interessant zou kunnen zijn. Ago Powerpoint

1. Visie op cultuur bepalen Wat? • Om de strategie en doelstellingen te bereiken, is de gepaste organisatiecultuur nodig. In ket kader van Modern HR Beleid zijn 4 waarden bepaald: Vertrouwen, daadkracht, wendbaarheid en openheid. Het is zaak deze 4 waarden eigen aan de organisatie te maken Resultaat? • Een visietekst met daarin een concretisering en operationalisering van de 4 waarden. Wie? • Management beslist over bottom-up of top-down aanpak en motiveert de keuze Ago Powerpoint

1. Visie op cultuur bepalen – de waarden van de VO Wij gedragen ons deontologisch correct, zijn eerlijk en loyaal aan het algemeen belang. We geven en verdienen vertrouwen. We stimuleren de kwaliteiten in de eigen organisatie en in de maatschappij. We zijn authentiek en doen wat we zeggen. Duidelijkheid en voorbeeldig werkgeverschap maken ons geloofwaardig. Ago Powerpoint

1. Visie op cultuur bepalen – de waarden van de VO We nemen met respect voor alle belanghebbenden weloverwogen beslissingen die we kordaat en gezwind uitvoeren. We grijpen opportuniteiten en ondernemen gedurfde, adequate acties om innovatieve oplossingen te bieden. We nemen daarbij verantwoorde risico’s en leren uit fouten. Ago Powerpoint

1. Visie op cultuur bepalen – de waarden van de VO We hebben oog voor wat er leeft in de samenleving. We werken samen met alle betrokken actoren binnen en buiten de overheid en stellen onze gegevens, informatie, kennis en vaardigheden ten dienste van de maatschappij. We zeggen wat we doen. Ago Powerpoint

1. Visie op cultuur bepalen – de waarden van de VO We reageren alert op de ontwikkelingen in de samenleving. We definiëren onze dienstverlening proactief naargelang de noden, wensen en verwachtingen van de klanten en belanghebbenden. We zetten onze talenten flexibel in. Ago Powerpoint

Output uit werksessie “aan de slag met de nieuwe waarden” – HR Netwerk 29/11/2013 Ago Powerpoint

1. Visie op organisatiecultuur bepalen Ga er vanuit dat het tijdschrift verschijnt in november 2016 Coverstory als hulpmiddel om de waarden/visietekst te formuleren 2016: in de ‘13’ handelt het centrale artikel over het 10-jarig bestaan van uw organisatie. Wat zal er op de cover staan? Welke randverhalen komen In het themanummer? (een drietal) Maak een krachtige titel Bedenk een passend en krachtig beeld Ago Powerpoint 10-9-2014 32 Ago Powerpoint

1. Visie op organisatiecultuur bepalen Toetsen van de visie: Is de visie: Ambitieus: Maakt keuzen, gaat over meer dan nu Motiverend:Geeft energie, is inspirerend Onderscheidend:Vertolkt de eigenheid Relevant:Voor alle stakeholders Echt: Authentiek & geloofwaardig Ago Powerpoint

1. Visie op organisatiecultuur bepalen Openstaande vraag: Hierbij ook de externe stakeholders betrekken? Geen sluitend antwoord: • Afhankelijk van organisatie tot organisatie. Het kan zijn dat een organisatie zeer extern gericht is, waarbij de externe stakeholders een duidelijke invloed ondervinden van de organisatiecultuur. In dergelijke organisaties kan het opportuun zijn hen te betrekken. Voor andere organisaties is het misschien minder interessant (kosten/baten-gewijs) • Bekijk hiervoor ook eens de toolbox Belanghebbendenmanagement Ago Powerpoint

1. Visie op organisatiecultuur bepalen Aandachtspunten: • Visie op cultuur dient in lijn te liggen met gemaakte strategische keuzes (missie, visie, doelstellingen,…) • Wie bepaalt de visie? Het management of samen met de organisatie? Keuze door het management! • Het schrijven van de visie is een proces. Een visie is niet geschreven op een namiddag. Ago Powerpoint

1. Visie op organisatiecultuur bepalen Aandachtspunten: • De visie heeft consequenties. Toekomstige daden zullen afgezet worden t.o.v. de beschreven visie, het mag niet vrijblijvend zijn. • Draag zorg voor de communicatie van de visie. Bij voorkeur gebeurt de communicatie door het management samen met het engagement om deze visie te realiseren. Ago Powerpoint

2. Analyse organisatie Wat? • Nu er bepaald is hoe de organisatiecultuur er in de toekomst moet uitzien, is het van belang om te weten waar de organisatie vandaag staat • De as is-analyse is echter geen doel op zich. Denk op voorhand goed na welke concrete resultaten je wil behalen en wat je met die resultaten wil doen Resultaat? • Een zicht op de huidige organisatiecultuur en een kloofanalyse waarop men zich kan baseren om een actieplan op te maken Wie? • Afhankelijk van de gekozen methodiek, maar het is aan te raden zo veel mogelijk mensen binnen de organisatie hierbij te betrekken Ago Powerpoint

2. Analyse organisatie Cultuur is aanwezig in alle aspecten van de organisatie Zichtbaar maken Ago Powerpoint

2. Analyse organisatie Verschillende mogelijkheden • Documentanalyse • Bevraging • Interactieve benadering • Combinatie van methoden Ago Powerpoint

2.1 Analyse organisatie- Documentanalyse 1. Documentanalyse • Analyse van resultaten bestaande gegevens • Gevoerde bevragingen: Personeelspeiling, BUE, klantentevredenheid • Andere bronnen: klachten, persartikels, Balanced Scorecard,… Ago Powerpoint

2.1 Analyse organisatie Geen onnodige extra bevraging • Geen belasting medewerkers • Geen financiële investering nodig Afhankelijkheid van responsgraad Bureauwerk (wat niet goed is voor het verandermanagement) Niet gemakkelijk • Hoe resultaten interpreteren? • Als door één persoon gebeurt, grote kans op eenduidige/persoonlijke interpretatie. • Komen alle elementen uit de visie naar voor? Ago Powerpoint

2.2 Analyse organisatie 2. Bevraging Via een vragenlijst de huidige organisatiecultuur in kaart brengen Er bestaan heel wat verschillende vragenlijsten • Zie bespreking diverse instrumenten (toolbox) • Er bestaat geen ‘beste instrument’ • Het meest geschikte instrument is afhankelijk van de doelstellingen • Het is belangrijk op voorhand goed na te denken over wat je kan doen met het resultaat Ago Powerpoint

2.2 Analyse organisatie Iedereen is betrokken, brede bevraging Duidelijk visueel resultaat Objectieve basis om gesprekken te starten Misschien de zoveelste bevraging Kosten/baten • Veel geld voor consultancy (is niet altijd goed besteed),… • Vraagt energie • Goed nadenken over zinvolheid van het resultaat: kunnen we er praktisch mee aan de slag? Ago Powerpoint

2.3 Analyse organisatie 3. Interactieve benadering Door middel van workshops, focusgroepen, interviews,… Voorbeelden: zie toolbox Ago Powerpoint

2.3 Analyse van de organisatie De mensen worden betrokken op een directe manier Goed voor verandermanagement Pragmatische aanpak Ook uit werksessies los van het cultuurtraject kan input worden verzameld De analyse gaat minder in de diepte, is minder scherp De analyse is voor interpretatie vatbaar Soms moeilijk om de focus te houden Ago Powerpoint

2.4 Analyse organisatie 4. Combinatie van methoden • Geeft meer zekerheid over het resultaat • Verrijkt de resultaten • Bijvoorbeeld: • Combinatie documentanalyse en interactieve benadering: Documentanalyse als voorbereiding of toets van de interactieve sessie Ago Powerpoint

2.4 Analyse organisatie 5. Kloofanalyse Ago Powerpoint

2.5 Analyse van de organisatie Aandachtspunten Kies de methode die het beste bij het traject past • Is er een grondige analyse van de organisatie echt vereist? • Hoeveel tijd is er? • Is het de bedoeling om heel participatief te werk te gaan of meer top down • … Kies de methode die het beste bij de organisatie past Ago Powerpoint

Organisatiecultuur