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CONTROL DE GESTIÓN (1)

CONTROL DE GESTIÓN (1). DESARROLLO DE LOS NEGOCIOS DISEÑO ORGANIZACIONAL. UNIVERSIDAD ARTURO PRAT Departamento de Auditoría y Sistemas de Información Iquique - Chile. ¿Cómo funciona hoy la Empresa?. PERIODO. MERCADOS. TURBULENCIA. ADMINISTRACION. RENTABILIDAD MARCACA POR. AREA CLAVE.

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  1. CONTROL DE GESTIÓN (1) • DESARROLLO DE LOS NEGOCIOS • DISEÑO ORGANIZACIONAL UNIVERSIDAD ARTURO PRAT Departamento de Auditoría y Sistemas de Información Iquique - Chile

  2. ¿Cómo funciona hoy la Empresa?

  3. PERIODO MERCADOS TURBULENCIA ADMINISTRACION RENTABILIDAD MARCACA POR AREA CLAVE 1900-1960 CRECIENTES CONTROLABLE TRADICIONAL EFICIENCIA PRODUCCION PLANEAMIENTO ESTRATEGICO /MARKETING PARTICIPACION EN EL MERCADO MARKETING 1960-1977 ESTANCADOS ALTA VENTAJAS COMPETITIVAS DINAMICAS TODAS 1977 EN ADELANTE CRECIENTES Y DECRECIENTES ESTRATEGIA Y COMPETENCIA MUY ALTA • Crecimiento continuo de mercados => Mercados Estancados. • Crecimiento Competencia => Reducción de Mercados. • Inestabilidad.

  4. El Entorno de negocios hoy • Aceleración del cambio permanente en el mundo de negocios. • Globalización. (alta presión competitiva) • Información disponible masivamente, clientes más exigentes. • Necesidad de productos personalizados. • Reducción de márgenes de utilidad. • Desregulación, desprotección de mercados. • Cambios de los medios de distribución de los productos.

  5. LA METAMORFOSIS DE LA ADMINISTRACIÓN LA PERSONA COMO RECURSO DOMINIO PERSONAL VISIONES COMPARTIDAS ORGANIZACION RIGIDA AUTORITARIA/ BUROCRATICA VISION DE LA CUPULA PENSAMIENTO LINEAL /SECUENCIAL DETERMINISTA ORGANIZACION FLEXIBLE/ INTELIGENTE PENSAMIENTO SISTEMICO O INTEGRADOR RECONOCIMIENTO DE LOS MODELOS MENTALES OBJETIVIDAD FORMALISMO APRENDIZAJE EN EQUIPO INDIVIDUALISMO

  6. • Decisiones estratégicas • Resultados a largo plazo • Impacto institucional • Decisiones tácticas • Resultados a mediano Plazo • Impacto en Area o función • Decisiones de control • Resultados a corto plazo • Impacto control operacional • Decisiones de operación • Resultados inmediatos • Impacto en proceso de Trans. Modelo de Anthony

  7. Sistema de Información CGC MIG CGC CGC CGC MIO CGC Centro Gerencial de Control MIG Modulo de Información Gerencial MIO Modulo de Información Operacional CGC MIG MIO Modelo de Blumenthal

  8. Anthony - Blumenthal NIVELES DE DECISION Y EMPLEO DE INFORMACION BASES DE DATOS Y PROCESO DE INFORMACION Información para la toma de decisiones estratégico, medición de desempeño de la empresa, información del medio socio económico Información con alto nivel de agregación, concentración de información Decisiones estratégicas Información para el análisis de la operación, supervisión y control táctico. Soporte a toma de decisiones a mediano plazo Información periódica, concentrada, estadísticas, proyecciones, etc. Análisis y planeación táctica Información diaria sumarizada, información sobre excepciones, análisis comparativos Información para el control de operaciones y para soporte de decisiones a corto e inmediato plazo. Supervisión directa Planeación operacional y control Información diaria detallada, registros individuales, información en línea Información a nivel operativo necesaria para soportar la operación cotidiana de la empresa y registro de operaciones Proceso Diario de transacciones D A T O S O P E R A T I V O S

  9. Niveles Conceptuales de la Organización CLIENTES NIVEL ESTRATEGICO Misión, Objetivos, Estrategia PRODUCTOS Y SERVICIOS FUNCIONES Actividades, Procesos, Sistemas de Información y Comunicación ESTRUCTURA NIVEL ORGANIZATIVO RECURSOS HUMANOS Recursos Económicos, Recursos Materiales, Recursos de Conocimiento NIVEL DE RECURSOS

  10. MODELO CONCEPTUAL DE LA ORGANIZACION • Modelo responde 5 preguntas: • QUÉ, CÓMO, CON QUÉ, QUIÉNES, Y CUANDO. • NIVEL ESTRATEGICO: • El QUÉ. • Permite situar a la Organización (Posicionamiento) • El posicionamiento depende de dos variables MISION Y ESTRUCTURA • VARIABLES: • FINALIDAD • MISION • POLITICA • OBJETIVOS CUANTO, CUANDO, CON QUÉ • ESTRATEGIAS • PROGRAMA • PREVISIONES • CLIENTES • SERVICIOS • MARCO LEGAL

  11. MODELO CONCEPTUAL DE LA ORGANIZACION • Modelo responde 5 preguntas: • QUÉ, CÓMO, CON QUÉ, QUIÉNES, Y CUANDO. • NIVEL ORGANIZATIVO: • El CÓMO. • Cómo la misión se concreta en la estructura • VARIABLES: • FUNCIONES • ACTIVIDADES • PROCESOS • ESTRUCTURA • CULTURAL

  12. MODELO CONCEPTUAL DE LA ORGANIZACION • Modelo responde 5 preguntas: • QUÉ, CÓMO, CON QUÉ, QUIÉNES, Y CUANDO. • NIVEL DE RECURSOS: • El CON QUÉ, QUIÉNES • Nv.Estratégico ALMA, Nv.Organizativo MENTE y Nv. De RECURSOS CUERPO • VARIABLES: • RECURSOS HUMANOS • RECURSOS MATERIALES • RECURSOS FINANCIEROS • RECUROS DE CONOCIMIENTO

  13. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Rol de la Estructura Organizacional. • COORDINAR. • MOTIVAR. • La estructura configura la forma como las personas se comportan o cómo actuarán en el escenario organizacional.

  14. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Luego de formular la estrategia, se debe diseñar una estructura organizacional que soporte la implementación de la misma.

  15. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • FORMACION DE BLOQUESORGANIZATIVOS. VERTICAL • DIFERENCIACION • INTEGRACION HORIZONTAL

  16. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación, Integración, Costos Burocráticos (1).... • Costos Burocráticos: “ Implementación, coordinación, motivación de las actividades, operar un sistema de estructura..”

  17. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación, Integración, Costos Burocráticos (2).... • Costos Burocráticos: • Cuanto más compleja sea la estructura, mayores serán los costos burocráticos. • Mayor diferenciación, mayor integración, mayor tiempo administrativo. • Rentabilidad.

  18. Buen Diseño Organizacional Ahorros en los Costos de la Estructura Organizacional Capacidad de creación de VALOR Cómo incrementa la Rentabilidad el Diseño Organizacional ...??? Ventaja, bajo costo. Ventaja en Diferenciación INCREMENTO EN LA UTILIDAD

  19. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Vertical ... • Propósito, especificar las relaciones de reporte que vinculan a las personas. • Especificar la cantidad apropiada de niveles jerárquicos y el correcto control para implementar la Estrategia. • ESTRUCTURA PLANA • ESTRUCTURA ALTA

  20. Estructura ALTA 1 2 1 3 2 4 3 5 Estructura PLANA 6 7

  21. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Vertical ... • Problemas de Jerarquías ALTAS: • Coordinación y Monitoreo. • Cadena de mando Mínima. • Distorsión de la Información. • Motivación. • Gran Cantidad de Gerencias Medias. COSTOS BUROCRATICOS

  22. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Vertical ... Centralización o Descentralización????? Cuándo la autoridad se considera centralizada??? Cuándo la autoridad se considera descentralizada???

  23. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Vertical ... • Descentralización promueve..... • Reducción de sobrecarga de la información. • Gerentes con más tiempo para decisiones estratégicas. • Reduce los costos burocráticos. • Promueve la Flexibilidad organizacional. • Aumenta la motivación y Responsabilidad. • Permite desarrollar una Ventaja Estratégica en los negocios.

  24. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Vertical ... Si la Descentralización es tan efectiva, Por qué no todas las organizaciones se descentralizan o evitan estructuras altas o verticales ??????....

  25. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Vertical ... • La Centralización Tiene sus ventajas.... • Facilita la coordinación. • Permite que las decisiones se ajusten a los grandes objetivos institucionales. Por qué???.

  26. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Propósito, es la división y agrupación de las tareas para el logro de los objetivos de negocio. • PRINCIPIO: “ La Estructura Organizacional sigue a la Estrategia de Crecimiento de una Organización, o en otras palabras el rango y variedad de tareas que escoge seguir” . Alfred D.Chandler

  27. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Criterios de Departamentalización... • Homogeneidad de las tareas(AFINIDAD) • Categorías de tareas(Operativas o Asesoras). • Producto. (Criterio si existe especialización). • Territorio.(Criterio si existen zonas geográficas) • Cliente.(Criterio si existen ) • Equipo de tareas. ( Equipos múltiples o matriciales) Conjunto de labores a un equipo que posee los conocimeintos y capacidades necesarias.

  28. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Estructura, Simple o Funcional: • Normalmente la utiliza una organización pequeña, que genera pocos productos relacionados para un segmento específico del mercado. • Normalmente es el empresario y dueño quien asume la mayor parte de las tareas administrativas.

  29. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Estructura, Simple o Funcional (2): • No existe mucha disposición a la formalidad. • Diferenciación Horizontal es BAJA. • Se definen las tareas por especialización.

  30. GERENTE GENERAL GERENTE DE PRODUCCION GERENTE DE MARKETING GERENTE DE FINANZAS INGENIERIA PROCESOS CONTROL CALIDAD INVESTIG. DE MERCADOS VENTAS CONTABI. CREDITO COMPRAS Estructura Organizativa por Funciones

  31. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Estructura, Simple o Funcional (3): Ventajas: • Fomenta la Especialización. • Mejor control y monitoreo de las acciones. • Reduce los costos burocráticos. • Incrementa la flexibilidad operacional. • Permite un uso eficiente de los recursos. • Lealtad a las metas del grupo más que a las de la organización..

  32. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Estructura, Simple o Funcional (4): Problemas: • Comunicación. • Medición. • Estratégicos.

  33. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Estructura por Territorio: • Más probable en organizaciones en organizaciones dispersas físicamente. • Las regiones geográficas se convierten en la base de agrupación de las actividades organizacionales.

  34. GERENTE GENERAL GERENTE DE ZONA NORTE GERENTE DE ZONA CENTRO GERENTE DE ZONA SUR SUC 1RA. REGION SUC.2DA. REGION SUC.3RA. REGION ISUC.4Y5 REGION SUC. SANTIAGO SUC6 7 REGION SUC 8 REGION SUC.9 REGION Estructura Organizativa por Territorio

  35. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Estructura por Territorio: Ventajas y Problemas: • Responde a las Necesidades Locales. • Reduce Costos. • Mayor y mejor Control. • Poca efectividad en caso de Integración y Diversificación.

  36. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Estructura por Productos: • Las actvidades de producción y ventas de un producto, se encuentran con las líneas de productos o proyectos a fin de reducir los costos burocráticos e incrementar la capacidad de monitoreo y control.

  37. GERENTE GENERAL GERENTE DE CHEVROLET GERENTE DE VOLVO GERENTE DE PONTIAC CAMIONETA MODELO CUATRO PUERTAS MODELO DOS PUERTAS IMODELO CUATRO PUERTAS MODELO DOS PUERTAS MODELO DOS PUERTAS MODELO CUATRO PUERTAS MODELO DEPORTIVO Estructura Organizativa por Producto

  38. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Estructura por Producto: Ventajas y Problemas (1): • Identificación con un solo producto (solidaridad). • Facilita la administración (Centros de responsabilidad). • Amplio campo de actividades de los administradores (funciones).

  39. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Estructura por Producto: Ventajas y Problemas (2): • Problemas de orden de competencias. • Problemas de duplicación de capacidades. • Se adapta mejor a grandes empresas con muchos productos.

  40. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Estructura, Matricial: • Origen USA (Necesidad doble flujo de autoridad). • Suele deberse a: • Presión de liderazgo, tanto en las funciones y el producto, terriotorio, proyect... • Necesidad de compartir recursos (Administración Eficiente.)

  41. GERENTE GENERAL GERENTE DE PRODUCTO GERENTE FUNCIONAL ADMINISTRACION PRODUCCION VENTAS I + D PRODUCTO 1 PRODUCTO 2 PRODUCTO 3 Estructura Organizativa Matricial

  42. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Estructura Matricial: Ventajas y Problemas: • Diferenciación Horizontal ... • Costosa, compleja, largo período de adaptación. • Ruptura principio de unidad de mando. • Lucha de poderes. • Flexibilidad. • Cooperación. • Reduce conflictos. • Genera moticación.

  43. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Estructura, Múltiple: • Permite el crecimiento con manejo adecuado del control organizacional. • Cada línea de producto o unidad de negocio establece su propia unidad o división autosuficiente. • Existe mayor diferenciación vertical.

  44. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Diferenciación Horizontal ... • Estructura, Múltiple (2): • Cada división tiene un complejo y completo conjunto de servicios. • Costos burocráticos MUY ALTOS. • Responsabilidades Estratégicas.

  45. GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL DIRECTORIO GERENTE GENERAL GERENTE DE PRODUCCION GERENTE DE CHEVROLET GERENTE DE MARKETING GERENTE DE VOLVO GERENTE DE PONTIAC GERENTE DE FINANZAS Gerencia General GERENTE DE PRODUCTO GERENTE FUNCIONAL INGENIERIA CAMIONETA MODELO CUATRO PUERTAS PROCESOS MODELO DOS PUERTAS CONTROL CALIDAD INVESTIG. DE MERCADOS IMODELO CUATRO PUERTAS MODELO DOS PUERTAS VENTAS CONTABI. MODELO DOS PUERTAS MODELO CUATRO PUERTAS CREDITO MODELO DEPORTIVO COMPRAS Ge1 Ge1 Ge1 ADMINISTRACION PRODUCCION VENTAS I + D PRODUCTO 1 PRODUCTO 2 PRODUCTO 3 Estructura Organizativa Múltiple

  46. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Estructura Múltiple: Ventajas y Problemas: • Diferenciación Horizontal ... • Mejor y Mayor control Financiero. • Mejor y Mayor control Estratégico. • Permite un Mayor y Mejor Crecimiento. • Promueve la Eficiencia Interna. • Conflictos de relación Autoridad Corporatriva divisional. • Distorción de la Información.

  47. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Estructura Múltiple: Ventajas y Problemas (2): • Diferenciación Horizontal ... • Competencia de Recursos. • Transferencia de Precios. • Concentración en el Corto Plazo en I+D. • Altos Costos Burocráticos.

  48. Secuencia Estrategia / Estructura SIMPLE FUNCIONAL INTEGRACION VERTICAL DIVERSIFICACION NO RELACIONADA DIVERSIFICACION RELACIONADA CRECIMIENTO HOLDING FUNCIONAL CENTRALIZADA ADQUISICION DE NEGOCIOS NO RELACIONADOS DIVERSIFICACION RELACIONADA MULTIDIVISIONAL EXPANSION TERRITORIAL HOLGIN GLOBAL FUNCIONAL GLOBAL CRECIMIENTO DIVERSIFICACION RELACIONADA MULTINACIONAL GLOBAL

  49. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Integración ... • La primera decisión que se toma respecto al diseño organizacional es la Diferenciación; la segunda corresponde al nivel de Integración. • La integración se refiere al grado en que la organización busca coordinar sus actividades que generan valor.

  50. DISEÑO ORGANIZACIONAL... • Integración (2) ... • Existen elevados costos burocráticos asociados a la coordinación de las actividades generadoras de VALOR. • Es necesario entonces sólo integrar las actividades necesarias que la estrategia requiere para una implementación más efectiva.

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