Konkurrensutsättning av verksamhet

1. Konkurrensutsättning av verksamhet Stadskontoret, Upphandling

2. Olika utgångspunkter • Kvalitén – vad erbjuder kommunen • Mäta o följa upp viktigt • Mångfald – olika inriktningar • Brukaren kan erbjudas möjlighet att välja • Personalen • Fler arbetsgivare, olika inriktning - fler möjligheter • Osund konkurrens - utmanarrätt • Skattemedel som används - kostnaden

3. LOU Köparens behov Marknadens utbud

4. Begrepp • EU-direktiv • Lagen om offentlig upphandling • B-tjänst • Tröskelvärden • Förfrågningsunderlag • Kravspecifikation • Anbud

5. Grundprinciper • Affärsmässighet • Likabehandling • Proportionalitet • Transparens • Ömsesidigt erkännande - icke diskriminering

6. Vård och omsorgstjänster • B-tjänst • Fem stora privata aktörer finns • Regeringens ambitioner presenteras i höstförändringar i LOU kap 6 är aviserade • Vård med omsorg – betänkande 1 juni 2007 • Fritt val inom äldre- och handikappomsorgen • KKV avser att följa vad som sker inom området

7. Översiktlig processbeskrivning • Beslut om förstudie • Kommunikationsplan • Beslut med anledning av förstudien • Upphandlingen påbörjas – FFU, annons, utvärdering • Avtalstecknande • Implementering • Drift och uppföljning

8. Förstudie • Syftet valfrihet, kvalitetsutveckling, kostnadseffektivitet • Intressenter brukare, anhöriga, personal, fackliga organisationer, anbudsgivare • Marknaden konkurrens, tänkbara anbudsgivare • Personalen avknoppning, egen regi • Egna och andras erfarenheter • Kommunikationsplan

9. Formella steg i en upphandling • Beslut om upphandling - Upphandlingsuppdrag • Utarbeta förfrågningsunderlag. Saksida - kommersiell sida • Annonsering - anbudstid • Öppna anbud - skriv protokoll • Kvalificering av leverantörerna • Anbudsprövning • Tilldelningsbeslut - meddela anbudsgivarna • Överprövningstid • Avtal • Rapport - dokumentation allt av betydelse - diarieföra • Utvärdera under avtalstiden

10. Möjligheter att ställa krav Leverantörsprövning Utvärderingskriterier Avtalsvillkor

11. Att respektera • Behandla alla leverantörer lika • Var observant på ev jäv (presumtiva anbudsgivare) • Sekretess dels fram till FFU:n publiceras dels under utvärderingsfasen • Utvärdering och tilldelningsbeslut är inte tyckande – anbuden jämförs med FFU • Tilldelningsbeslut är inte politiskt, går inte att votera om

12. Rättsprocessen • Överprövning • 10 dagar efter tilldelningsbeslut • Förfördelad leverantör – kan komma att lida skada • Länsrätt, kammarrätt och regeringsrätt • Ok, rätta, göra om • Skadestånd • Inom 1 år efter avtalstecknande • Leverantör som kan visa att de lidit skada • Tingsrätt, hovrätt och HD

13. Framgångsfaktorer • Kommunikation med berörda • Noggrann förstudie • Liten arbetsgrupp (sekretessaspekter bl a) • Väl förankrat förfrågningsunderlag (lagt kort ligger) • Tydliggjord och förankrad upphandlingsprocess

14. Riktlinjer - utgångspunkter • Befrämja konkurrens – förhindra monopol • Möjliggöra för interna o externa anbudsgivare • Personal som vill driva verksamheten i kooperativ alt privat företagsform– uppmuntras • Kvalité viktig • Uppföljning, rapportering, information

15. Verktyg till riktlinjerna • Tillämpningsanvisningar • Avknoppning • Egen regianbud • Arbetsrättslig lagstiftning - verksamhetsövergång • Arbetsrättsliga regler – samverkan • ex rätt till tjänstledighet

16. Kvalité • Hur vill vi utveckla verksamheten – vilken inriktning (förstudie) • Vilka krav skall ställas? • Hur skall vi utvärdera dem? • Hur skall vi följa upp dem? • Finns nyckeltal för verksamheten?

17. Ex på val att göra • Egen regianbud? • Leverantörskrav, ex erfarenheter, nya företag • Hur stora leverantörer vill vi ha? • Hur många anbud vill vi ha? • Variationsrikt utbud? Jmf olika pedagogiker inom barnomsorg

18. Vilka alternativ till egen regi finns? • Intraprenad – egen resultatenhet, överenskommelse • Avknoppning – efter en upphandling • Entreprenad • Kundval • Check/peng-system

19. Avknoppning • Upphandling – ingen garanti att man vinner • Utbildningsbehov • i företagande • i upphandlingsregler • Stöd initialt

20. Förfrågningsunderlag • Missiv Bakgrund, omfattning • Kravspecifikation Tydligt och neutralt Rätt kravnivå Skall - bör Funktioner • Administrativa villkor Kvalificeringskrav Utvärderingskriterier Sista anbudsdag • Avtalsförslag Kommersiella villkor

21. Förfrågningsunderlag forts • Får inte riktas mot en viss leverantör • Får inte hänvisa till ett visst märke, fabrikat eller ursprung om det går att beskriva föremålet på annat sätt. • Endast krav som är relevanta för utvärderingen av anbud bör tas med i kravspecifikationen • Alla krav skall vara tydliga

22. Prövning och utvärdering 1 Anbudsgivare 2 Anbud 3 Anbudsutvärdering K O N T R O L L Utvärdering: Lägsta pris eller Ekonomiskt mest fördelaktiga Uppfylls kraven på JA Leverantör Uppfylls krav på JA Vara/Tjänst Anbud/ Ansökan

23. Leverantörs-prövning Krav på anbudsgivaren som företag, t ex: Teknisk förmåga • Resurser • Personal • Kvalitetsrutiner • Leverantörskraven sätter en miniminivå som måste klaras för att anbudet skall gå vidare till fortsatt prövning. Lagenliga förutsättningar • Registreringar • Betalning av skatt Ekonomisk ställning • Nyckeltal • Fullgörandegaranti • Årsomsättning

24. Utvärderings-kriterier • Krav på det som skall upphandlas: • Skall- och bör-krav

25. Avtalsvillkor T ex garantier, sekretess

26. Krav på kraven • Krav skall vara enkla, tydliga och förutsedda • Krav skall vara välförankrade, meningsfulla och utvärderingsbara Detta gäller krav både på leverantören och på det som skall upphandlas!

27. För få eller för många krav? För få För många Oprecist, riskerar att få fel vara tjänst eller produkt För ”många” anbud Skapar förvirring hos leverantörer För få anbud, hindrar konkurrens Riktat mot en leverantör Kostnadsdrivande Komplex utvärdering

28. Krav vi inte kan ställa på leverantören • Regionala krav • Social hänsyn • Miljöhänsyn • Specifika märken, personer etc

29. Kvalitetssäkring av FFU Process för att säkerställa att rätt krav ställs samt minska risken för framtid överprövningar. • Exempel på kvalitetskriterier: • Kan kravet uppfyllas till 100%? • Vad är skälet till att vi ställer kravet? • Finns det risker med att ställa kravet? • Är kravet tydligt formulerat? • Finns det möjlighet att missförstå/misstolka kravet?

30. Kvalitetssäkring av FFU forts • Är svaret utvärderingsbart? • Går det att betyg- eller poängsätta? • Är svaret verifierbart? Kan det kontrolleras? • Kommer vi få jämförbara svar? • Finns det närliggande krav i FFU? I så fall varför? • Fyller kravet någon funktion?

31. Kvalitetssäkring av FFU Om kravet inte uppfyller kvalitetskriterierna skall kravet tas bort eller skrivas om!

32. När anbud kommer in 1. Kvalificering av leverantören 2. Prövning av anbud • skall-krav • utvärderingskriterier (bör-krav) 3. Utvärderingsrapport & tilldelningsbeslut 4. Avtal efter att överprövningstiden gått ut

33. Leverantörsprövning Avser leverantörens lämplighet: • finansiell och ekonomisk ställning • teknisk förmåga och kapacitet Får uteslutas om: • dömd för brott avseende yrkesutövningen • allvarligt fel i yrkesutövningen • inte fullgjort åligganden avseende skatter och sociala avgifter

34. Prövning av anbud • En upphandlande enhet skall anta antingen: • det anbud som är det ekonomisk mest fördelaktiga, eller • det anbud som har lägst anbudspris

35. Ekonomiskt mest fördelaktigt • Hänsyn skall tas till samtliga omständigheter • t ex pris, leveranstid, driftkostnader, kvalitet, service m m • Kriterierna skall definieras • Kriterierna skall rangordnas (bör-kraven) • Viktning, t ex erfarenhet 70% - pris 30% • Nya utvärderingsmodeller börjar komma • Vad får kvalitén kosta? - mervärdeskostnad

36. Ej avtalstrogna Avtalskil Flera leverantörer samma avtal Leverantörernas intresse avtar att lämna bra anbud i fortsättningen Förfördelade leverantörer kan försöka med underprissättning Leverantörerna måste rangordnas Missbruk

37. Klagomål från leverantörer • Bristfälliga underlag - tidsbrist, dålig planering • Fel upphandlingsform - missbedömning av upphandlingens värde • Oklara krav - utvärderingskriterier • Kort anbudstid • Deras kompetens tas inte tillvara - teknisk lösning istället för funktion beskrivs i kravspecifikationen • Orimliga krav, t ex alltför specifika - kostar mycket

38. Varför klagar leverantören? • Erhålla affären • Markera för framtiden • Förklara/försvara sig hemma • Förhindra konkurrents framgång • Kompensera anbudskostnader • Erhålla vinsten • Rättvisepatos • Hämnas upplevda ”orättvisor”

39. Hur kan man förebygga klagomål? • Förklara processen • Följa regelverket • Vara affärsmässig • Visa kompetens • Visa öppenhet • Agera trovärdigt

40. Möjligheter • Konkurrensneutralitet • Grogrund för nya och växande företag • Kvalitetsperspektiv • Inriktning och utveckling av verksamheten • Information