Zeitmanagement

1. Zeitmanagement Seminar: Techniken wissenschaftlichen Arbeitens Dozentin: Christiane Eichenberg SS 2005 Referenten: Karo Kitze Elitsa Uzunova

2. Gliederung: • Einführung • Funktionen des Zeitmanagement - Regelkreis • Zielsetzung • Planung • Entscheidung • Realisation und Organisation • Kontrolle • Information und Kommunikation • Transfer • Goldene Zeitgewinn-Tipps

3. Einführung „Nothing is easier than being busy and nothing more difficult than being effective…“ (R. Alec Mackenzie)

4. 1. Einführung „Zeitmanagement ist die konsequente und zielorientierte Anwendung bewährter Arbeitstechniken in der täglichen Praxis, um sich selbst und die eigenen Lebensbereiche so zu führen und zu organisieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und optimal genutzt wird.“

5. Selbstanalyse als dreistufiges Verfahren: Zeitinventur Tätigkeiten Zeit“wert“analyse Zeitnutzungsanalyse Messung desStörungen ZeitverbrauchsUnterbrechungen Zeitverlustanalyse Fehlerquellenfür ZeitverlusteChecklisten Zeitfresseranalyse Ursachenunnötigen Zeitverbrauchs Zeitmanagement Techniken Einführung

6. Funktionen des Zeitmanagement - Regelkreis Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation 2 4 Entscheidung 3

7. Funktionen des Zeitmanagement - Regelkreis • Zielsetzung Analyse und Formulierung der persönlichen Ziele • Planung Erstellung von Plänen und Handlungsalternativen für die eigenen Tätigkeiten • Entscheidung Treffen der Entscheidung über die durchzuführenden Aufgaben • Realisation und Organisation Tagesgestaltung und Organisation der persönlichen Arbeitsabläufe zur Realisierung der anstehenden Aufgaben • Kontrolle Kontrolle seiner selbst und der erzielten Ergebnisse • Information und Kommunikation Kommunikation als Austausch von Information

8. (a) Zielsetzung Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation 2 4 Entscheidung 3

9. 2.(a) Zielsetzung Ziele setzen heißt: • Bedürfnisse, Interessen, Wünsche und Aufgaben in klare Absichten zu fassen und in präzisen Formulierungen auszudrücken sowie • unsere Handlungen auf diese Ziele und ihre Erfüllung hin auszurichten.

10. 2.(a) Zielsetzung Voraussetzung der Planung – und auch des Erfolges – ist, genau zu wissen, • was man • bis wann • in welchem Ausmaß erreicht haben will.

11. 2.(a) Zielsetzung Zielanalyse Ziel-Mittel-Analyse Situationsanalyse Was will ich? Was kann ich? Wunschziele Stärken und Schwächen Zielformulierung Zielplanung ausbauen abbauen Handlungsziele

12. 2.(a) Zielsetzung Tipps zur Zielformulierung: • Konkreten Termin oder Zeitpunkt festlegen! • Die angestrebten Ergebnisse formulieren! • Realistische Ziele setzen! • Nicht zu viel auf einmal vornehmen! • Konkrete, kurzfristige Teil-Ziele formulieren, um Erfolgserlebnisse zu haben! Ein kleiner Schritt, der SOFORT in Angriff genommen wird, bringt oft mehr als umfangreiche Planungsüberlegungen in der Zukunft!

13. 2.(a) Zielsetzung Das denken in Zielen bewirkt, dass das Einzelne auf das große Ganze ausgerichtet wird. Man weiß wohin man will und welchen Endzustand es zu erreichen gilt.

14. (b) Planung Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation 2 4 Entscheidung 3

15. 2.(b) Planung Zeitplanung bedeutet: • Die zur Verfügung stehende Zeit für die ertrag- und erfolgreichsten Tätigkeiten einsetzen (Maximalkriterium) bzw. • die angestrebten und fixierten Ziele mit einem möglichst geringen Zeitaufwand erreichen (Minimalkriterium).

16. 2.(b) Planung Irgendwann hat der Planungsprozess sein Optimum erreicht. Weitere Planungszeiten werden ineffektiv! Optimum Unter- Über- planung planung Zeitplanung Zeitgewinn

17. 2.(b) Planung Faustregeln: • Für die zu planende Zeit ist etwa ein Anteil von max. 1% für Planungszeit anzusetzen. Für einen Tagesplan etwa 5-10 Minuten Planungszeit • Zeitplanung sollte immer schriftlich geschehen.

18. 2.(b) Planung Grundregel der Zeitplanung: 60:40 Regel Arbeitszeiten geplant unerwartet spontan 60% 20% 20% Es macht keinen Sinn, mehr als 60% der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit zu verplanen!

19. 2.(b) Planung Tagespläne mit der Alpen-Methode: • Aufgaben zusammenstellen • Länge der Tätigkeiten schätzen • Pufferzeiten für unvorhergesehenes reservieren, Prioritäten setzen • Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen • Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen

20. (c) Entscheidung Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation 2 4 Entscheidung 3

21. 2. (c) Entscheidung • Prioritäten setzen nach dem Eisenhower-Prinzip B-Aufgaben: wichtig aber nicht dringend A-Aufgaben: wichtig u. dringend Wichtig C-Aufgaben: nicht wichtig aber dringend nicht Wichtig Unwichtige Aufgaben nicht Dringend Dringend

22. 2. (c) Entscheidung • Auflisten der Aufgaben, unterteilen • Kriterien für A-Aufgaben: Bedeutung für Hauptziele? Synergieeffekte? größter Nutzen? Schaden bei Nichterfüllung? • Zeitverteilung A: 65% B: 20% C: 15%

23. 2. (c) Entscheidung • Einteilen von Aufgaben: • Gliederung für Diplomarbeit • Fotos sortieren • Fernsehen • Joggen • Praktikumsplatz suchen • Knöllchen bezahlen • für das Vordiplom lernen • Hund ausführen

24. 2. (c) Entscheidung • Unterteilung nach Rollen: Student Mitarbeiter Vereinsmitglied Freund Familienmitglied

25. (d) Realisation u. Organisation Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation 2 4 Entscheidung 3

26. 2. (d) Realisation u. Organisation Sinvolle Gestaltung des Arbeitstages Mit pos. Stimmung in den Tag Gutes Frühstück Arbeitsbeginn zu konstanter Zeit A-Aufgaben am Anfang Keine ungeplanten C-Aufgaben einfügen

27. 2. (d) Realisation u. Organisation Alle 60 min. 5-10 min. Pause Persönliche Leistungskurve beachten Termin mit sich selbst Zeitplan überprüfen Ergebniskontrolle Höhepunkte würdigen Zeitplan für den nächsten Tag

28. 2. (d) Realisation u. Organisation Persönliche Leistungskurve Leistung Tagesverlauf

29. (e) Kontrolle Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation2 4 Entscheidung 3

30. 2. (e) Kontrolle • Vergleich von Soll u. Ist • In Bezug auf große Ziele u. Tag große Ziele: - Arbeite ich konkret an der Umsetzung? Tagesverbesserung: -Zeitmanagement

31. 2.(f) Information und Kommunikation Kontrolle Zielsetzung 5 1 Information und Kommunikation Realisation 6 Planung und Organisation2 4 Entscheidung 3

32. 2.(f) Information und Kommunikation • Information und Kommunikation sind die Schlüsselfunktionen jedes Führungs- und (Zeit-) Managementprozesses, von Beziehungen, von sozialen Systemen, vom menschlichen Dasein überhaupt.

33. 2.(f) Information und Kommunikation • Das Optimieren folgender Prozesse kann einen sehr großen Zeitgewinn mit sich bringen: • Lesen • Besprechungen • Zweier-Gespräche (Besuchermanagement) • Telefonieren • Korrespondenz

34. 2.(f) Information und Kommunikation • Vorteile der Checklisten: • Routinevorgänge müssen nicht immer wieder neu durchdacht werden. • Unübersichtige Arbeitsabläufe werden durch Auflistung übersichtlich gemacht. • Checklisten bilden eine Grundstruktur, die immer wieder umgestaltet und verbessert werden kann. • Checklisten entlasten unseren Denkapparat!

35. 2.(f) Information und Kommunikation • 5 Stufen zur Erstellung einer Checkliste: • Arbeit oder Tätigkeit auswählen • Gesamtablauf in Arbeitsetappen und Arbeitsphasen zerlegen • Logische Reihenfolge zusammenstellen • Gruppenbildung vornehmen • Vorläufige Checkliste überarbeiten

36. 2.(f) Information und Kommunikation • Rationelles Lesenheisst zunächst: Zielorientiert auswählen und entscheiden, ob und wie viel gelesen werden soll (Prioritätensetzung) • Neben derLesemethode lässt sich auch dieLesegeschwindigkeit (WpM)durch ein spezielles Training verbessern. • Durch die Hervorhebung(Markieren)und dieAnfertigung von Textauszügen(Exzerpieren)stellt man eine bessere Verarbeitung des Lesestoffes und eine Erleichterung der Lesewiederholung sicher.

37. 2.(f) Information und Kommunikation • Regeln zur Verbesserung der Lesemethode: • Wegweiser in Form von Wörtern: • Einleitungssignale: besonders, daher, deshalb, folglich, somit, vorausgesetzt, weil, denn, etc. • Verstärkungssignale: auch, außerdem, daneben, ebenso, ferner, überdies, zusätzlich, etc. • Änderungssignale: aber, abgesehen davon, anderseits, doch, entweder – oder, im Gegenteil, jedoch, obwohl, trotzdem, etc.

38. 2.(f) Information und Kommunikation • Regeln zur Verbesserung der Lesemethode: • Spezifischer Aufbau von Texten: • Nachrichtentexte • Kommentare und Stellungnahmen • Fachartikel Folgen Sie mehr dem gedanklichen Inhalt (Ideenfluss des Textes) , aber nicht so sehr den Worten!!!

39. 2.(f) Information und Kommunikation • „Störfaktoren“ für schnelleres Lesen: • Umwelteinflüsse • Wort-für Wort-lesen • Inneres Mitsprechen • Zurückspringen auf vorhergehende Textstellen (Regressionen) • Oberflächliches Lesen

40. 2.(f) Information und Kommunikation • Die Slalomtechnik:

41. 2.(f) Information und Kommunikation • Die SQ 3R-Methode: S = Survey = Überblick gewinnen Q = Question = Fragen stellen R = Read = Lesen R = Recite = Rekapitulieren R = Review = Wiederholen

42. 2.(g) Transfer • Hier geht es um die Umsetzung der geplanten Zeitmanagementmaßnahmen in die Praxis. • Dabei ist zu beachten: • Was will man in Angriff nehmen? • Wer wird von der Maßnahme betroffen sein? • Welcher Starttermin soll gelten? • Gibt es Erledigungsfrist?

43. 2.(g) Transfer • Wichtige Hinweise zum Transfer: • Fangen Sie mit einem Problem an, das für Sie wirklich wichtig und dringend ist! • Leiten Sie nur realisierbare Schritte ein: Gut ist besser als perfekt! • Beginnen Sie nicht mit Maßnahmen, die gefühlsmäßig für Sie Widerstand erzeugen! • Beginnen Sie jede neue Aktivität so intensiv wie möglich! Es kommt am Ende nicht darauf an, was Sie angefangen haben, sondern darauf, was Sie erfolgreich durchgeführt haben!

44. 3. Goldene Zeitgewinn-Tipps • Arbeitsblöcke für größere oder gleichwertige Aufgaben bilden • Zeitlimits bei Besprechungen und eigenen Terminen setzen • Prioritäten als Grundprinzip allen Arbeiten zugrunde legen • Möglichst nur das wirklich Wesentliche tun (Pareto-Prinzip)

45. 3. Goldene Zeitgewinn-Tipps • Größere Aufgaben in kleine Teile portionieren (Salami-Taktik) • Schwerpunktaufgaben sehr früh erledigen (Erfolgserlebnis) • Leistungshochs und –tiefs gezielt in Planungen einbeziehen