Seminarschulung zum Thema Zeitmanagement

1. Gemeinschaftsprojekt Mittelstufe Klasse a302 Seminarschulung zum Thema Zeitmanagement

2. „Jeden Morgen wacht in Afrika eine Gazelle auf. Sie weiß, sie muss schneller laufen als der schnellste Löwe, um nicht gefressen zu werden. Einleitung Jeden Morgen wacht ein Löwe auf. Er weiß, er muss schneller sein als die langsamste Gazelle, oder er würde verhungern. Es ist egal, ob man ein Löwe oder eine Gazelle ist: Wenn die Sonne aufgeht, musst du rennen.“

3. Was erwartet Sie in - Was ist Zeitmanagement? • Was kann Zeitmanagement bei mir verbessern? • Was hält mich von einer effektiven Arbeit ab? • Wie organisiere ich mich selbst besser? • Wie lerne ich „nein“ zu sagen? • Entspannungsübungen gegen Stress diesem Seminar?

4. 1 Was istZeitmanagement? Definition

5. Was ist Zeitmanagement? Zeitmanagement bedeutet systematisches Planender eigenen Zeit um mehrzeitfür Vorhaben zu schaffen die einem wichtig sind Aufgabedes Zeitmanagementsist es, die zu erledigenden Aufgaben, Termine und Verpflichtungen innerhalbdes zur Verfügungstehenden Zeitraumes zu bewältigen ohnein Stress und Zeitnot zu verfallen

6. Was nützt mir Zeitmanagement? Zeitmanagement hilft mir zu Lernenmeine Zeitbesser zu planen und zu wissenwo ich im Alltag Prioritätensetzen muss Aussderdemhilft Zeitmanagementmir dabei, Zeitfresserzu erkennen, gezielt zu eliminierenund meine Energiebilanzzu verbessern

7. Was sind die Folgen von schlechtem Zeitmanagement? • Ohne Zeitmanagement werden Aufgaben gerne aufgeschoben. • Falsches Zeitgefühl kann zu Zeitdruck führen. • Den Anfang zu machen fällt vielen Menschen schwer. • Ohne Planung, leichte Ablenkung! • Anhäufungvon zu erledigender Arbeit

8. Was sind die Folgen von schlechtem Zeitmanagement? • Setzen falscher Ziele • Verlust des Überblicks • langfristig körperlicheund psychischeProbleme (wie z.B. Schlafstörungenoder mangelndes Selbstbewusstsein) • Überstundennötig • schlechtes Gewissen und Überforderung

9. Wie entsteht eigentlich Zeitdruck? • Erscheint die zur Verfügung stehende Zeit als zu kurz, entsteht oft das Gefühl, keine Kontrolle mehr über die Situation zu haben und es enstehtZeitdruck. • Arbeiten unter Zeitdruck gehört zu den Stresssituationen, die wesentlich zur Entstehung von arbeitsbedingtem Stress beitragen.

10. Fragen zum Überlegen: • Wie ist Ihr Verhältnis zur Zeit? • Wie viel Zeit verschwenden Sie sinnlos? • Welches sind Ihre „Zeitfresser“? • Erstellen Sie eine Liste! • Zeitfresser ?? Minuten ZeitManche Menschen scheinen immer Zeit zu haben,andere leiden dauernd unter Stress

11. Das Gefühl für Zeit ist subjektiv • Maßgebend ist die persönliche Einstellung zur Zeit • Jede für eine Tätigkeit eingeplante Stunde kann viel oder wenig sein • „Haben wir das Gefühl, keine Zeit zu haben, so werden wir bestimmt nie genügend Zeit haben .“ ZeitWenn man die verschiedenen Antworten vergleicht,stellen wir fest:

12. 1 Welcher Stresstyp sind Sie? Zeitmanagement

13. Welcher Stresstyp sind Sie? Wie reagieren Sie körperlich auf Stress? Mir schlägt Stress auf den Magen. Manchmal kann ich aus Stress kaum etwas essen, oder ich bekomme Bauchschmerzen. Ich fühle mich gefordert und mein Puls steigt an. Mir geht es so elend, dass ich morgens kaum aus dem Bett komme und unter Kopfschmerzen leide.

14. Welcher Stresstyp sind Sie? Was entspricht Ihrer Einstellung am ehesten? „Das ist zu viel, das schaffe ich nicht. Das lasse ich lieber.“ „Ich sollte schneller arbeiten!“ „Ich habe das Gefühl von meiner Arbeit erdrückt zu werden! Ich komme nicht mehr hinterher!“

15. Welcher Stresstyp sind Sie? Der Schreibtisch läuft über vor unerledigten Aufgaben, eine Präsentation muss noch für den nächsten Tag fertiggestellt werden und es wird kurzfristig ein Meeting angekündigt, welches Sie organisieren sollen. Was tuen Sie? Das schaffe ich nicht, also gebe ich mir nur halbherzig Mühe um mein Gewissen zu beruhigen, es wenigstens versucht zu haben. Ich stürze mich sofort in die Arbeit und erledige alle Aufgaben bis spät in Nacht. Ich sitze vor einem Berg voll Arbeit und habe keine Ahnung wo ich überhaupt anfangen soll…

16. Welcher Stresstyp sind Sie? Ihre Freundinnen und Freunde beklagen sich, dass Sie überhaupt keine Zeit mehr haben. Was tuen Sie? Ich habe keine Lust auf Diskussionen und flüchte mich in Ausreden. Ich reagiere wütend. Sehen meine Freunde denn nicht wie viel ich zu tun habe? Ich habe das Gefühl es niemanden Recht machen zu können.

17. Welcher Stresstyp sind Sie? Was trifft am ehesten auf Sie zu? Es ist mir zu aufwendig etwas gegen Stress zu unternehmen. Ich habe einfach keine Zeit für einen Stressausgleich. Das bringt mir ohnehin nichts, weil die Arbeit dadurch nicht weniger wird.

18. Auswertungwelcher Stresstyp sind Sie? • Wenn Sie die meisten Fragen mit b) beantwortet haben, sind Sie ein Kämpfertyp. • Wenn Sie die meisten Fragen mit a) beantwortet haben, sind Sie eher der Fluchttyp. • Wenn Sie die meisten Fragen mit c) beantwortet haben, dann sind Sie ein PassiverStresstyp.

19. Kämpfertyp: Sie gehen den Stress aktiv und kämpferisch an. Dabei stecken Sie sich selbst aber auch sehr hohe Ziele und lassen des Öfteren Ihre persönlichen Bedürfnisse und sozialen Kontakte zu kurz kommen. Achten Sie darauf Pausen einzulegen, sich Tage fest einzuplanen an denen Sie sich mit Ihren Freunden treffen oder einfach nur etwas für sich tuen und legen Sie sich einen Stressausgleich zu (z.B. Ausdauersport oder Joggen) Fluchttyp: Sie neigen dazu vor Stresssituationen und schwierigen Aufgaben zu fliehen und unterschätzen sich dabei oft selbst. Aus Unsicherheit versuchen Sie meist gar nicht erst nervenaufreibende Aufgaben zu bewältigen, sondern bekommen Angst bei Ansicht des immer größer werdenden Stapels an Dingen die Sie zu erledigen haben. Ausdauersport, Selbstmotivation und Autogenes Training können Ihnen zu mehr Selbstvertrauen verhelfen. Passiver Typ: Sie sind schwer zu motivieren. Je mehr Aufgaben Sie zu erledigen haben, desto eher widmen Sie sich anderen Dingen. Sie sollten sich Ihre Aufgaben in kleine Einheiten einteilen und sich ein Tagesziel setzen. Aber nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor, denn sonst verlierst du schnell wieder die Motivation. Die drei Stresstypen

20. 2 Was hält Sievon Ihrer Arbeit ab? Zeitdiebe ermitteln

23. Übungsind Sie vom allgegenwärtigen Tempowahn und Zeitdruck infiziert? • Ich stehe meistens unter Anspannung und Zeitdruck. • Ja – Nein • Normalerweise mache ich mehrere Sachen gleichzeitig. • Ja – Nein • Häufig falle ich anderen ins Wort und beende deren Sätze. • Ja – Nein • Ich fahre meistens mit hohem Tempo und wechsle immer wieder die Fahrspur. • Ja – Nein • Ich tendiere dazu mein Essen hinunter zu schlingen • Ja – Nein • Ich habe oft das Gefühl, wegen dem hohem Zeitdruck das alles nicht mehr zu schaffen. • Ja – Nein • Ohne Armbanduhr fühle ich mich hilflos und nervös. • Ja – Nein • Ich habe viel zu wenig Zeit für soziale Kontakte. • Ja – Nein

24. Übungbin ich vom allgegenwärtigen Tempowahn und Zeitdruck infiziert? • Wenn Sie mehr als viermal mit “Ja” geantwortet haben, tendieren auch Sie dazu, Opfer des allgemeinen Tempowahns und Zeitdrucks zu werden.

25. 3 Stressdurch hohe Belastungen undZeitmangel Wie entsteht Stress?

26. Ursachen für Stress Leistung • Der heutige Leistungs- und daraus resultierende Zeitdruck führt zu einer steigenden Stressbelastung. • Stress über einen längeren Zeitraum führt nicht nur zu einer psychischen Belastung, sondern hat auch negative körperliche Folgen. • Viele Menschen fühlen sich ausgebrannt und geraten dadurch aus der Balance.

27. Parkinsons Gesetz • Die Zeit, die wir brauchen um eine Aufgabe zu erledigen, variiert entsprechendder Zeit, die uns zur Verfügung steht. Wir neigen dazu, alle zur Verfügung stehende Zeit aufzubrauchen. Es gilt deshalb immer, zuerst zu entscheiden: Wie viel Zeit wollenoder können wir in eine Aufgabe investieren? Perfektion am falschenOrt kostet nur unnötige Zeit.

28. Was kann Zeitmanagementbei mir verbessern?

29. Das ParetoPrinzip • Ein italienischer Nationalökonom fand heraus, dass sich im 19. Jahrhundert 80% des Besitzes in der Hand von 20% der Bevölkerung befanden. • Das Prinzip lässt sich auch in andere Lebensbereiche übertragen: • 20% der Fußballspieler einer Mannschaft • erzielen 80% der Tore. • 20% der Schüler einer Klasse leisten 80% der mündlichen Beiträge einer Stunde.

30. Das ParetoPrinzip • Das Pareto Prinzip kann auch auf das Zeitmanagement übertragen werden: • 20% der richtig eingesetzten Zeit bringt bereits 80% des Ergebnisses.

31. ALPEN Die lpen Methode ufgaben notieren änge schätzen ufferzeiten einplanen ntscheidungen treffen achkontrolle

32. Mit Zeitmanagement zu mehr Lebensqualität Ein effektives Zeitmanagement ist nicht nur förderlich für den beruflichen Erfolg, es trägt auch wesentlich zu einem ausgeglichenen Leben bei. … Aber wie lernt man, die zur Verfügung stehende Zeit optimal zu nutzen ?

33. Ursachen für Stress

34. Prioritätensetzen Die enorme Informationsflut macht es immer schwieriger unwichtige Informationen von wichtigen zu trennen. Immer mehr wird Zeit zu einer der wertvollsten Ressourcen mit der wir sorgsam umgehen sollten

35. KALTES BUFFET Liebe Seminarteilnehmer, für Ihr leibliches Wohl ist natürlich bestens gesorgt.

36. Übung • Zeit: 10 Minuten • Material: 6 Münzen pro Team • Aufgabe: 6 Münzen in zwei Reihen mit je 4 Münzen legen • Die Teilnehmer bilden Gruppen. Jede Gruppe bekommt 6 Münzen. Die Gruppen haben 10Minuten für die Lösung des Problems. Übung Münzen

37. Übung Übung Münzen Lösung: Man legt zwei Dreierreihen über Eck. Die (gemeinsame) Ecke besteht aus zwei aufeinander liegenden Münzen.

38. Das 1 Mal 1 des Zeitmanagements

39. So ordnen Sie • Tipp 1: Analysieren Sie Ihren Umgang mit der Zeit - Wie gehen Sie persönlich mit Stresssituationen um? • Tipp 2: Aufgaben visualisieren – Erstellen Sie beispielsweise eine Mindmap mit Hilfe von Bildern • Tipp 3: Erstellen Sie eine Post-It-To-Do-List – Erfassen Sie alles auf einen Blick & ordnen Sie Ihre Aufgaben mithilfe von kleinen Zetteln, die Sie je nach Situation auch umstrukturieren können – Werden Sie Ihr starres Denken los ! • Tipp 4: Beschriften Sie mit Symbolen - greifen Sie zu bunten Farben und beschriften mit Symbolen, um die Reihenfolge und Priorität der Aufgaben sichtbar zu machen. Auch das regt Ihr visuelles Denken,- und Ihre Kreativität an, ohne an Wirkung zu verlieren. • Tipp 5: Gönnen Sie sich ziellose, entspannte Momente - Eine zu straffe Aufgabenplanung kann einem das Gefühl geben, eingesperrt zu sein, keinen Freiraum mehr zu haben. Um das zu vermeiden planen Sie rechtzeitig entspannte Momente ein, in denen Sie abschalten & neue Energie für weitere Aufgaben tanken können.

40. So arbeiten Sie 1. regelmäßig entspannen = Gedanken ordnen 2.Wichtiges von Unwichtigem trennen 3.eine Arbeit nach der anderen 4.nicht unterbrechen lassen; wichtige Arbeiten bis zu Ende führen (oder zumindest Teil-Aufgaben) 5.Wichtiges von Dringendem unterscheiden; auch Platz reservieren für Wichtiges! 6.ablehnen, Unwichtiges zu tun, Mut zum NEIN! 7.Nicht in eine ungeordnete Flut von Arbeiten hineinspringen!

41. Das 1 Mal 1 des Zeitmanagements

42. Erklärung: • Es gilt, unter schwierigen Umständen viele Entscheidungen zu treffen. Die Zeit ist knapp und vor Ihnen steht ein überfüllter Postkorb, in ihm 15 bis 20 Briefe mit mehr oder weniger eiligen Anliegen. Ihre Aufgabe ist es nun, Prioritäten zu setzen. Übung Postkorb

43. Wichtige Punkte zur Übung: • Was ist wirklich wichtig und muss sofort erledigt werden? • Was können Sie delegieren, und was kann warten? • Die Zeit ist vorgegeben, Rückfragen sind nicht gestattet. • Zu Beginn bekommen Sie eine Situationsbeschreibung. • Rechnen Sie auch mit Schikanen: Eine Meldung wird nachgereicht, das Telefon klingelt oder ein wichtiges Meeting kommt dazwischen. • Diese Übung soll etwas über Ihre Entscheidungsfreude, Selbstorganisation und Verantwortungsbewusstsein aussagen. • Ziel ist es, die analytischen Fähigkeiten, die Delegationsbereitschaft, die Fähigkeiten im Umgang mit komplexen Sachverhalten und Ihre emotionale Stärke unter starkem Zeitdruck zu testen. Übung Postkorb

44. Übung Postkorb

45. 2. Aufgaben auswählen • Vorfälle festlegen, die Sie selbst bearbeiten müssen • Termine, die einzuhalten sind, besonders hervorheben • Konsequenzen bedenken, wenn Fristen nicht eingehalten werden • Planungsschema aufstellen (was, wann, wo, von wem, wie lange erledigt wird) Übung Postkorb

46. 3. Delegieren Delegieren Sie Aufgaben, die auch von anderen erledigt werden können. Warum werden gerade diese Aufgaben delegiert? Begründung parat haben. Könnte bei Beobachtern der Eindruck entstehen, dass Sie sich vor Entscheidungen drücken wollen? Effizienz- und Erfolgskontrolle bedenken Übung Postkorb

47. 4. Entscheidungen treffen Alle verfügbaren Informationen berücksichtigenAlternativen abwägenZeitplan und Planungsschema kombinierenKonsequenzen einzelner Entscheidungen bedenken Übung Postkorb

48. Das Leben ist ohne geregelten Ablauf (Zeitmanagement) nur schwer zu organisieren. • Es besteht die Gefahr von Burnout und erheblichen familiären, beruflichen und privaten Problemen. • Zeitmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg! Fazit

49. 4 Entspannungsübungen Entspannungsübungen

50. Wenn du schnell ans Ziel kommen willst, geh langsam!