FORMAÇÃO DE LÍDERES, SECRETÁRIOS E ORIENTADORES GEPS! BEM VINDOS!!!

1. FORMAÇÃO DE LÍDERES, SECRETÁRIOS E ORIENTADORES GEPS! BEM VINDOS!!!

2. Conhecer as atribuições específicas dos líderes, secretários e orientadores tais como, coordenação de reuniões, condução dos processos de reflexão e liderança do grupo. Objetivo do curso

3. Produzir e difundir conhecimentos que promovam a melhoria da qualidade de vida e formar cidadãos competentes, com postura crítica, ética e humanista, preparados para atuarem como agentes transformadores. Missão

4. 1- Comunicação: - Possibilitar espaço do levantamento de idéias, discussão de assuntos, almejando crescimento pessoal, setorial e institucional. 2- Serviços: - Melhorar o atendimento e procedimentos com eficiência e eficácia; - Facilitar processos/procedimentos para uma melhor prestação de serviços; - Buscar a melhoria na prestação de serviço. 3- Comportamento / Desenvolvimento: - Avaliar o trabalho individual e coletivo; - Buscar melhor capacitação do grupo; - Alcançar uma formação de equipe engajando os outros colaboradores; Objetivos dos GEPS

5. Compreender que o aluno é o centro do interesse da UPF; - Promover crescimento pessoal/profissional que reflita diretamente na prestação de serviços; - Motivar funcionário, fazer com que ele sinta-se parte da instituição; - Comprometer-se com o crescimento/ desempenho da instituição, partindo do “eu” para o “todo”; - Identificar capacidades/competências em cada pessoa. Objetivos dos GEPS

6. - Motivação dos funcionários propagando a liberdade de expressão em todos os níveis; - Trabalhar relacionamento interno (cooperação entre colegas); - Trabalhar comprometimento dos funcionários com os objetivos da UPF; - Perceber a importância do elo entre os setores da instituição; - Integração entre setores/unidades/funcionários e professores. Objetivos dos GEPS

7. O gestor assume o papel de orientador do grupo para: Dar apoio ao grupo. Promover os recursos necessários, sempre que o grupo necessite desta ajuda. Estimular o grupo na busca de alternativas para a melhoria do trabalho. Promover a abertura ao grupo. Participar em grau de igualdade com o grupo. É de fundamental importância que o orientador acompanhe todas as reuniões para que tenha pleno conhecimento da evolução do pensamento do grupo na busca de soluções. ORIENTADOR

8. Características: iniciativa, comprometimento, pontualidade, credibilidade, honestidade, cooperação. São responsabilidades: - coordenar as reuniões; - representar o grupo junto à C.C.G.E.P.S quando necessário; - motivar e estimular os participantes a contribuir com sugestões para a solução dos problemas/dificuldades do cotidiano, apresentadas na reunião. L í d e r

9. É o responsável pelo preenchimento da ata ao final da reunião; É responsável também pelo preenchimento do formulário de projeto (quando este se fizer necessário); Seu papel é de apoio e auxílio ao líder, sendo inclusive, seu substituto quando este se ausentar; Assim como líder, o secretário é eleito pelo grupo. SECRETÁRIO

10. As reuniões devem ocorrer semanalmente, com data, local e horário (início e término) previamente determinados. Devem ser feitas dentro do horário de expediente e durar, no máximo, 30 (trinta) minutos, contando com a participação de todos os membros do grupo. Sugestão: encaminhar e-mail com pauta da reunião aos participantes. A reunião

11. É o instrumento de registro de cada reunião. Constituirá o histórico do grupo. A cada reunião, uma cópia da ata deverá ser encaminhada para o e-mail: geps@upf.br . Ata

12. É o instrumento através do qual o GEPS planejará suas ações que fogem ao cotidiano. Elaborado o projeto pelo GEPS, deverá ser encaminhado à CCGEPS para análise e autorização. Como dependerá de autorização da CCGEPS, assumirá caráter oficial. O projeto

13. COMISSÃO COORDENADORA DOS GRUPOS DE EXCELÊNCIA NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS 1 membro do Desenvolvimento RH; 1 membro da DIRHU; 3 membros dos GEPS (eleitos pelos líderes GEPS); 1 orientador; 1 membro indicado pela Reitoria. A CCGEPS

14. Objetivo: avaliar e coordenar os trabalhos realizados pelos GEPS, oferecendo-lhes apoio e propondo novos objetivos. A CCGEPS também é responsável pelo recebimento, observação, catalogação e resposta dos projetos encaminhados pelos GEPS. A CCGEPS realizará reuniões mensais para avaliar o andamento dos trabalhos e propor adaptações. A CCGEPS

15. DICAS PARA CONDUÇÃO DE REUNIÃO!

16. A abertura da reunião é o cartão de visita da reunião, ou seja, ela deve ser positiva, alegre e motivadora. É importante combinar de imediato o horário início e término da reunião (e posteriormente respeitar o combinado). Abertura da reunião

17. Comece na hora marcada. Iniciar com um “quebra-gelo”, dá um efeito muito bom. Acerte ou reforce o horário. O início

18. Esteja bem antes na sala; Receba as pessoas que vão chegando para ir se entrosando com o clima e com o ambiente; Entre em cena bem disposto, de forma decidida; Respire fundo e descontraia a face; Dicas para quebrar a tensão inicial:

19. Esteja preparado no conteúdo muito mais do que realmente é necessário; Olhe para todos os membros do grupo com simpatia, se possível sorrindo; Saiba claramente onde você quer chegar; Evite falar e olhar, somente para um membro do grupo. Dicas para quebrar a tensão inicial:

20. Olhe as pessoas nos olhos; Evite ficar olhando para o chão ou para o teto; Ao responder à pergunta de alguém, dirija o olhar a todo o grupo evitando fixá-lo na pessoa que fez a pergunta; Evite olhar fixo por mais de 5 segundos para mesma pessoa. Olhar

21. Evite interromper colocações ou perguntas achando que já entendeu o que a pessoa “quer dizer ou perguntar”. Espere que ela conclua e só então comece a responder; Tenha clareza para você mesmo que perguntas irão ocorrer. Não “gele” toda vez que alguém levantar a mão; Evite sair da arena, ou ficar lendo algo enquanto as pessoas discutem o assunto. Perguntas

22. Encerre a discussão estabelecendo ligações entre as contribuições dadas, do que já foi comentado, concluindo de forma participativa; Fique atento à comunicação não-verbal dos presentes; Chame as pessoas pelo nome; Saiba ser esportivo, aceite alguma brincadeira; Perguntas

23. Evite falar: “Certamente ninguém tem pergunta alguma, pois o assunto é muito fácil”; Evite usar a expressão “Vocês terão que...”; Desenvolva uma idéia, um conceito por vez; Evite iniciar alguma resposta com “Não”; Perguntas

24. Reforce detalhes importantes. Fale de novo, mais pausado e com mais energia; Demonstre convicção naquilo que fala; Considere o volume e a velocidade da voz; Mantenha o ritmo. Não deixe o “pneu furar”; Utilize um quebra-gelo quando isso começa a ocorrer; Lembre-se que o grupo sempre pode ajudar com o seu conhecimento, sua experiência e criatividade. Perguntas

25. As mãos são a válvula de escape do nervosismo. Evite ficar “amassando” o pincel atômico que você segura; As mãos no bolso quando na arena, passa falta de auto-confiança e displicência; Braços cruzados significa fechando a guarda; Mãos

26. Mãos para trás mostra postura de pai crítico ou de superior; Cuidado com manias dispersivas: fica o tempo todo coçando a barriga, piscar excessivamente... Mãos

27. Evite usar exemplos que envolvam questões morais / valores; Valorize as colocações que vierem mas não fique agradecendo ou supervalorizando uma pergunta ou observação em especial; Cuidado com as acusações e generalizações: “nenhum gestor faz isso”, “todo mundo é radical”; Desenvolvimento

28. Procure se incluir no grupo, troque o uso do “eu”, “vocês” por “nós”; Evite termos professorais: “vim aqui ensinar vocês que...”, “vou passar a vocês conhecimento sobre...”; Evite arrastar os pés. Além de demonstrar cansaço, irrita as pessoas auditivas; Desenvolvimento

29. Teste antecipadamente o projetor, os pincéis, o vídeo, a tevê...; Elogie, com sinceridade, os participantes, sempre que puder; Sempre que tiver material, entregue com páginas numeradas, fica mais prático para conduzir o trabalho; Desenvolvimento

30. Desenvolva a habilidade de ouvir; Tenha empatia; Ao ouvir, faça contato visual, sorria, concorde com a cabeça, faça perguntas abertas, repita palavras-chave, verifique o que foi dito, resuma e envolva as pessoas; Desenvolva uma gesticulação moderada e natural. Desenvolvimento

31. Fazer retrospecto das definições alcançadas pelo grupo. Isso facilita os próximos encaminhamentos extra-reunião; Facilita também para que o secretário realize o preenchimento da ata. Término

32. Ata de Reuniões • Nome do G.E.P.S: ______________________ Mês :_________________ • Líder: ________________________________ Membros: _____________ • Secretário:_____________________________ • Orientador(a):___________________________ Assinaturas: Líder: Orientador: Secretário:

33. Geps: Líder: 1. Saudação 2. Leitura da ata da reunião anterior 3. Retomada das pendências da reunião anterior Pendências Responsável 4. Encaminhamentos, se necessário (delegação de tarefas) Providências Responsável 5. Assuntos novos – explanação e brainstorming 6. Definições: 7. Encaminhamentos, se necessário (delegação de tarefas) Providências Responsável 8. Conclusões da reunião 9. Encerramento. Roteiro de reuniões

34. G.E.P.S : Líder: Nome do projeto: Data: 1. Situação a ser analisada: 2. Levantamento de idéias: 3. Encaminhamento que o G.E.P.S considera viável (idéia selecionada): 4. Necessidades para pôr em prática: 5. Parecer do orientador do G.E.P.S: Data: 6. Parecer da Coordenação dos G.E.P.S Data: Projeto G.E.P.S