Zarządzanie projektami

1. Zarządzanie projektami Wykład 2

2. Fazy zarządzania projektem

3. Działania występujące w projekcie • Działania operacyjne • Działania wspierające • Działania kierownicze

4. Działania operacyjne • Przekształcają wielkość wejściową (potrzebę) na wielkość wyjściową, będącą rezultatem realizacji projektu • Działania operacyjne są działaniami wykonywanymi bezpośrednio na przedmiocie projektu

5. Działania wspierające • Polegają na tworzeniu odpowiednich warunków do sprawnego wykonania zadań związanych z projektem, zarówno na rzecz działań operacyjnych, jak i kierowniczych • Przykładami takich działań są: obsługa prawna, księgowa czy kadrowa

6. Działania kierownicze • Polegają na pełnej koordynacji działań operacyjnych i wspierających, aby realizacja projektu zapewniała maksymalną korzyść dla zaangażowanych stron

7. Fazy zarządzania projektem • Faza koncepcyjna • Faza planowania • Faza realizacji • Faza zakończenia

8. 1. Faza koncepcyjna • powstaje idea realizacji projektu • jest ona oceniania z uwzględnieniem innych możliwych, alternatywnych projektów i przekazana do dalszego postępowania • powołanie kierownika projektu • określenie danych wejściowych do fazy drugiej, czyli planowania • dokonuje się także analizy wykonalności projektu

9. 2. Faza planowana • stworzenie szczegółowego planu realizacji projektu • powołanie zespołu projektowego • formalna akceptacja i zatwierdzenie planu przez tego, kto projekt finansuje

10. Planowanie jest ważne ponieważ: • Planowanie ogranicza niepewność – planowanie zmusza do rozważenia możliwych wariantów i konsekwencji ich zastosowania oraz potencjalnych działań korekcyjnych • Planowanie pomaga w zrozumieniu projektu • Planowanie podnosi wydajność – ponieważ łatwiej jest zorganizować pracę

11. 3. Faza realizacji • powierzenie poszczególnych zadań członkom zespołu projektowego i delegowanie uprawnień • każdy członek zespołu powinien wiedzieć, czego się od niego oczekuje oraz jak i do kiedy ma wykonać swoje zadania

12. 4. Faza zamknięcia • formalna procedura przeprowadzana po dostarczeniu rezultatów projektu klientowi • czasami dochodzi do zakończenia gdy stwierdzono konieczność rezygnacji z projektu • zamykając projekt trzeba podsumować, jakie zdarzenia zaszły podczas jego realizacji i przygotować informacje na potrzeby planowania i wykonywania przyszłych projektów

13. Etapy planowania projektu • definiowanie czynności • ustalenie relacji następstwa między czynnościami • oszacowanie czasu trwania czynności • budowa harmonogramu • sterowanie harmonogramem

14. Definiowanie czynności • identyfikowanie i opisanie specyficznych prac, które trzeba wykonać, aby wytworzyć produkty zdefiniowane w WBS • efektem definiowania czynności jest lista zawierająca wszystkie czynności, które zostaną wykonane w ramach projektu

15. Ustalenie relacji między czynnościami • ustalenie relacji następstwa i poprzedzania pomiędzy czynnościami • na tej podstawie będzie potem budowany harmonogram • ustalenie kolejności może być wykonywane ręcznie lub za pomocą systemów komputerowych wspomagających planowanie projektów

16. Określenie czasów trwania czynności • przy określeniu czasu należy uwzględnić nie tylko opis danej pracy, ale również wykorzystywane zasoby • czas wykonania może zależeć również od kwalifikacji i doświadczenia ludzi, a nie tylko od ich liczby • oszacowanie czasu trwania czynności wymaga nierzadko uwzględnienia czasu oczekiwania • rezultatem oszacowania czasu trwania czynności jest przypisanie każdej z nich planowanego czasu wykonania

17. Planowanie terminów • określenie terminów rozpoczęcia i zakończenia czynności projektu • dla poszczególnych czynności określane są także zapasy czasu – wskazują one, o ile można wydłużyć czas trwania czynności, względnie opóźnić moment jej rozpoczęcia, aby nie spowodowało to wydłużenia czasu realizacji całego projektu

18. Czynności krytyczne • Czynności, których całkowity zapas czasu równy jest zeru, określane są mianem czynności krytycznych; wydłużenie czasu trwania którejkolwiek z nich powoduje wydłużenie o taką samą wartość czasu trwania projektu; czynności krytyczne następują po sobie i tworzą tzw. ścieżkę krytyczną łączącą pierwszą czynność projektu z czynnością ostatnią • Po ustaleniu czynności krytycznych i drogi krytycznej, należy zaplanować przedsięwzięcia korygujące i plany alternatywne, uruchamiane w przypadku przekroczenia terminów czynności krytycznych

19. Przedsięwzięcia korygujące • zaangażowanie dodatkowych osób • praca w godzinach nadliczbowych i ewentualnie w weekendy • nadanie krytycznym zadaniom szczególnych priorytetów • wprowadzenie czynności równoległych

20. Czynniki sukcesu zarządzania projektami • Wsparcie projektu ze strony zarządzających organizacją • Zaangażowanie użytkowników • Doświadczony menedżer projektu • Precyzyjne zdefiniowanie celów projektu • Minimalizowanie zakresu projektu • Korzystanie ze standardowej infrastruktury

21. Nieprzeciążanie projektu ponadstandardowymi wymaganiami • Zastosowanie formalnej metodologii • Tworzenie wiarygodnych prognoz • Wiedza i umiejętności pracowników

22. Dziękuję za uwagę