Risikovurderinger i planleggingen. Beredskapsplaner

1. Risikovurderinger i planleggingen. Beredskapsplaner Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16. og 17.11.2010 Asbjørn Ausland Oslo kommune

2. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 ROS – analyse Risikoplanlegging Beredskapsplaner Kvalitetssikringssystemer ”Belte og bukseseler”

3. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 • Hva kan gå galt? • Hvordan forhindre at det går galt • Hvordan opptre hvis det går galt • Hvorfor er dette viktig? • Bevissthet i forhold til ansvar • Tillit til norsk valgordning

4. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Sentral bemanning • Hva skjer hvis den valgansvarlige blir borte? • Overlappende kompetanse – Det må være en stedfortreder som på et hvert tidspunkt kan overta oppdraget • Dokumentasjon – Det må foreligge en dokumentasjon/beskrivelse av oppdraget • Gjelder også andre sentrale medarbeidere

5. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Bemanning forts • Utilstrekkelig antall stemmemottakere • Reservebemanning • Låne av nabobydelen evt. på Rådhuset • Bruke vikarbyrå • Utilstrekkelig antall valgfunksjonærer til valglokalene • Reservebemanning • Utilstrekkelig antall stemmestyremedlemmer • Reservebemanning • Fullmakt til å oppnevne nye • Kontakt med partiene • Oppnevne noen annen for å • tilfredsstille minimumskravet

6. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Bemanning forts • Uegnet bemanning i valglokalet • Klare fullmakter for å ”avskjedige” • Tilgang til reserver • Strøket av listene • Stemmestyrene • Valgt av valgstyre • Fullmakt til å foreta endringer/supplering av stemmestyrene • Tilgang til reserver • Melde til partiene

7. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 I lokalet • Vanskelige velgere • Henvises til den ansvarlige i lokalet (stemmestedsansvarlig/stemmestyrets leder) • Imøtekommenhet – velgere skal få avgitt sin stemme • Truende personer • Den ansvarlige tilkalles • Sentral myndighet kontaktes • Gjeldende rutiner følges • Politiet varsles

8. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Krets og manntall • Stemmekretsinndeling • Endringer i stemmekretsinndelingen må meldes innen 31.03 i valgåret • Velgere kan havne i feil krets - stikkprøvekontroller • Manntall • Svært lite feil • Velgere blir dobbeltregistrert

9. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Listeforslag/stemmesedler • Behandling av listeforslag • Saksbehandlingsregler og frister • Klagebehandling • Produksjon av stemmesedler • Tidsfaktoren fra godkjenning til produksjon • Endringer som følge av klagebehandling • Kvalitetssikring – korrekturlesing • Trykkeberedskap

10. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Manntallssystem • Elektronisk avmerking i manntallet – systemet faller ut • Off-line løsning – dokumenterte rutiner / øvelse • Manuell registrering – dokumenterte rutiner / øvelse • Elektronisk avmerking i manntallet – feilregistrering, brukerfeil • Tilstrekkelig tid til testing av systemet • Gjennomføre opplæring, trening i bruk av systemet • Rutiner for håndtering av forhåndsstemmegivning sentralt

11. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Manntallssystem forts. • Manntallsbøker til valgdagen – leveransen uteblir • Flytransport med reservert biltransport • Produsere ett manntallseksemplar med registrerte forhåndsstemmegivninger til og med torsdag før valgdagen • Overføres som PDF-fil • Bruke tidligere utkast, krysse inn avgitte forhåndsstemmer manuelt - rutiner

12. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Stemmegivning – uventede situasjoner • Det kan oppstå situasjoner ifm stemmegivningen som kan være gjenstand for klage • God opplæring, god dokumentasjon av oppgaven • Direkte kontakt med Rådhuset for avklaringer – stående beredskap • Valgdagen • Sentralt apparat i beredskap i Rådhuset • To stk på lokalet må disponere mobiltelefon • Programmert gruppe SMS

13. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Forhåndsstemmegivning • Brann i et forhåndsstemmelokale • Ansvarlig er kjent med brannrutiner og rømningsvei • Ansvarlig sørger for evakuering av lokalet • Urner tas ut av lokalet og oppbevares forsvarlig utendørs • Sentral myndighet kontaktes • Strømbrudd i et forhåndsstemmelokale • Manuelle rutiner for registrering av mottatte stemmer • Skaffe om mulig alternativ belysning • Vurdere flytting til annet egnet lokale

14. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Forhåndsstemmegivning forts. • Tap av forhåndsstemmer – sabotasje, hærverk, brann • Rutiner for oppbevaring – innelåst (ikke 100% brannsikring eller tyverisikring), begrenset tilgang • Taushetsbelegge oppbevaringsmetode • Oftere avlevering til Rådhuset (den sikreste oppbevaring)

15. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Forhåndsstemmegivning forts. • Ulykke under transport av forhåndsstemmer • To personer i bilen ved transport • Sentral myndighet kontaktes som vurderer videre transport fra ulykkesstedet • Tilrettelegge for ny stemmegivning dersom stemmene er ødelagt

16. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Valglokalene valgdagen • Valglokalene er ikke ferdig rigget – utstyr mangler • Alle lokalene kontrolleres i løpet av helgen • Feil rettes – manglende materiell/utstyr skaffes • Valglokalet er skadet av brann eller lignende • Reservert fire reservelokaler i ulike deler av byen • Transportberedskap til reservelokalene

17. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Valglokalene valgdagen forts. • Brann eller annen evakueringsgrunn • Ansvarlig (inspektør) skal på forhånd ha gjort seg kjent med rømningsveier • Inspektør sørger for evakuering – brannvesen varsles • Manntall, fremmede stemmer, urner og aluminiumskasser tas ut av lokalet – forsvarlig oppbevaring • Sentral myndighet kontaktes – reservelokaler klargjøres • ”Bussing” iverksettes

18. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Valglokalene valgdagen forts. • Strømbrudd • Vaktmester kontaktes, Rådhuset kontaktes • Alternativ løsning for lys vurderes • Reservelokale gjøres klart

19. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Valglokalene valgdagen forts. • Aksjoner mot partiers stemmesedler – endring i sortering av stemmesedler • Kontinuerlig kontroll i avlukker – kontinuerlig kontroll over beholdning • Det legges ut få stemmer om gangen • Tilgang til reservelager • Mangel på stemmesedler, konvolutter, materiell og rekvisita • Materiellberedskap i fire biler og på sentrallager

20. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Valglokalene valgdagen forts. • Feilaktig kasting av gyldige stemmesedler • Gyldige stemmesedler kan havne i søpla – kan sitte fast i urner eller oppbevaringskasser • Krav om ryddighet i forbindelse med åpning/tømming av urner • Søppelsekker skal tas vare på i to dager etter valget • Feilaktig utfylling av stemmestyrets møtebok • Opplæring, trening • Møteboka skal godkjennes før ansvarlige permitteres

21. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Valglokalene valgdagen forts. • Tap av stemmesedler under transport • Stemmeseddeleskene skal være forseglet • Transporteres inn av stemmestyreleder og inspektør • Det benyttes taxi • Ved ulykke underveis, kontaktes Rådhuset som vurderer hvordan stemmesedlene skal transporteres • Ved tap – foreløpig resultat er det eneste vi har

22. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Telling og valgoppgjør • Manuell opptelling – rot og unøyaktigheter • God organisering – fastsatte rutiner for gjennomføring • Opplæring og trening • Elektronisk opptelling – svikt i utstyr mv • Grundig testing av utstyr, tilstrekkelig reserveutstyr • Nødstrøm • Krav om tilgang på kompetanse

23. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Telling og valgoppgjør forts. • Telling og valgoppgjør – systemsvikt • Krav om tilstedeværelse av teknologisk kompetanse – • leverandørkompetanse • Grundig testing av • løsningen – 100% test Kommunestyrevalget 1995 Kristelig folkeparti 1. Prestegård, Gunnar 2. Prestegård, Gunnar 3. Tornås, Ann Kathrine 4. Tornås, Ann Kathrine 5. Syversen, Hans Olav 6. Syversen, Hans Olav 7. Lie, Klara 8. Lie, Jens Jørgen 9. …………. • Andre eksempler • Feil beregningsmodell • Registrering av personstemmer

24. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Informasjon – presse/media • Uheldig omtale, unyansert, uriktig • Opparbeide gode relasjoner på forhånd • Formidle faktakunnskap • Være proaktiv – fange opp mulige ”saker” så tidlig som mulig

25. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 Nasjonal sikkerhetsmyndighet https://www.nsm.stat.no/Documents/Veiledninger/ROS_2004_veiledning.pdf

26. Nasjonal valgkonferanse - Gardermoen 16.11.2010 • Til slutt • Alt kan ikke planlegges, men • Mye kan tenkes gjennom på forhånd • Hold hodet kaldt og • Be om ekstra tid! • Ikke stress!