Auditoría Interna

1. Auditoría Interna Corporación Autónoma Regional del Atlántico Julio 2014 ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

2. Contenido • Términos y definiciones • Principios de la auditoría • Atributos de un auditor • Tipos de auditoría • Etapas de la auditoría interna • Planeación • Ejecución ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

3. 1. Términos y definiciones… Auditoría • Examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado • Puede ser una organización, sistema, proceso, proyecto o producto. • Numeral 8.2.2 de las Normas: • ISO 9001:2008 • NTCGP 1000:2009 • Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

4. 1. Términos y definiciones… Auditor y Auditado Equipo auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos Auditor: persona con la competenciapara llevar a cabo una auditoría Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades Auditado: Organización que es auditada. Cliente de auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

5. 1. Términos y definiciones… Expertos técnicos • Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor No actúa como un auditor en el equipo auditor. Hallazgo de auditoría • Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría . Conformidad No conformidad Oportunidad de mejora ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

6. 2. Principios de auditoría Hacen de la auditoría una herramienta eficaz y fiable, proporcionando información para mejorar el desempeño. Son un requisito PRINCIPIOS APLICABLES A LA AUDITORÍA Los auditores son independientes de la actividad que es auditada libres de sesgo y conflicto de intereses Confianza ESTOS PRINCIPIOS SON PARTE DE LAS COMPETENCIAS QUE DEBE TENER EL AUDITOR Integridad Obligación de informar con veracidad y exactitud La evidencia de la auditoría es verificable Confidencialidad PRINCIPIOS APLICABLES AL AUDITOR Discreción aplicación de diligencia y juicio los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados sólo en la evidencia de la auditoría ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

7. 2. Principios de auditoría Atributos de un auditor a) ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto b) de mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos c) diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas d) observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades e) perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones f) versátil, es decir, se adapta fácilmente a diferentes situaciones g) tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos h) decidido, es decir, alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamiento lógicos i) seguro de sí mismo, es decir, actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros. ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

8. 3. Tipos de auditoría Los entes del gobierno pueden inspeccionar operaciones para examinar si está cumpliendo con las normas establecidas ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

9. 4. Etapas de la Auditoría Interna PLANEACIÓN 1era Etapa PLAN DE AUDITORÍA PROGRAMA DE AUDITORÍA ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

10. 4. Etapas de la Auditoría Interna 1era Etapa PLANEACIÓN PROGRAMA DE AUDITORÍA Conjunto de una o más auditorías planificadaspara un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Determinar si el sistema de gestión de la calidad es: conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas aplicables y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización, y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz Conjunto de una o más auditorías planificadaspara un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 1 Establecer los objetivos de la auditoría a) prioridades de la dirección, b) propósitos comerciales, c) requisitos del sistema de gestión, d) requisitos legales, reglamentarios y contractuales, e) necesidad de evaluar a los proveedores, f) requisitos del cliente, g) necesidades de otras partes interesadas, y h) riesgos para la organización. , ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

11. 4. Etapas de la Auditoría Interna 1era Etapa PLANEACIÓN PROGRAMA DE AUDITORÍA Puede variar y estará influenciada por el tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización que se audite 2 Establecer la amplitud del programa auditoría el alcance, el objetivo la frecuencia de las auditorías el número, la importancia, la complejidad, la similitud y la ubicación de las actividades que se auditen; las normas, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales, y otros criterios de auditoría; la necesidad de acreditación o de certificación /registro; las conclusiones de las auditorías previas o los resultados de una revisión de un programa de auditoría previo; las inquietudes de las partes interesadas; y los cambios significativos en la organización o en sus operaciones. , ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

12. 4. Etapas de la Auditoría Interna 1era Etapa PLANEACIÓN PROGRAMA DE AUDITORÍA Responsabilidades del programa auditoría 3 Se asigna a una o más personas con conocimientos generales de los principios de la auditoría, de la competencia de los auditores y de la aplicación de técnicas de auditoría a) establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditoría, b) establecer las responsabilidades y los procedimientos, y asegurarse de que se proporcionan recursos, c) asegurarse de la implementación del programa de auditoría, d) asegurarse de que se mantienen los registros pertinentes del programa de auditoría, y e) realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría. , ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

13. 4. Etapas de la Auditoría Interna 1era Etapa PLANEACIÓN PROGRAMA DE AUDITORÍA Recursos del programa auditoría 4 a) los recursos financieros necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades de la auditoría, b) las técnicas de auditoría, c) los procesos para alcanzar y mantener la competencia de los auditores, y para mejorar su desempeño, d) la disponibilidad de auditores y expertos técnicos que tengan la competencia apropiada para los objetivos particulares del programa de auditoría, e) la amplitud del programa de auditoría, y f) el tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades de la auditoría. , ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

14. 4. Etapas de la Auditoría Interna 1era Etapa PLANEACIÓN PROGRAMA DE AUDITORÍA Implementación del programa auditoría a) Comunicación del programa a las partes pertinentes; b) Elaboración del calendario de las auditorías c) Proceso para la evaluación de los auditores y su continuo desarrollo profesional d) Selección de los equipos auditores; e) Provisión de los recursos necesarios para los equipos auditores; f) Realización de las auditorías de acuerdo con el programa de auditoría; g) Asegurar el control de los registros de las actividades de la auditoría; h) Revisar y aprobar de los informes de la auditoría, y asegurarse de su distribución al cliente de la auditoría y a otras partes especificadas; 5 , ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

15. 4. Etapas de la Auditoría Interna 1era Etapa PLANEACIÓN PLAN DE AUDITORÍA Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Debe proporcionar la base para el acuerdo entre el cliente de la auditoría, el equipo auditor y el auditado, respecto a la realización de la auditoría a) los objetivos de la auditoría; b) los criterios de auditoría y los documentos de referencia; c) el alcance de la auditoría, incluyendo la identificación de las unidades de la organización y unidades funcionales y los procesos que van a auditarse; d) las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditoría in situ; e) la hora y la duración estimadas de las actividades de la auditoría in situ, incluyendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor; f) las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los acompañantes; g) la asignación de los recursos necesarios a las áreas críticas de la auditoría. ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

16. 4. Etapas de la Auditoría Interna EJECUCIÓN DEL EJERCICIO 2da. Etapa Reunión de apertura Verificación de la información Conclusiones de la auditoría Reunión de cierre Generación del informe final de auditoría y distribución del mismo Comunicación de hallazgos Generación de hallazgos ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

17. 4. Etapas de la Auditoría Interna 2da Etapa EJECUCIÓN REUNIÓN DE APERTURA El propósito de una reunión de apertura es: a) confirmar el plan de auditoría, b) proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría, c) confirmar los canales de comunicación, y d) proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas. , ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

18. 4. Etapas de la Auditoría Interna 2da Etapa EJECUCIÓN VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN FUENTES DE INFORMACIÓN • Los métodos para recopilar esta información incluyen: • Entrevistas • Observación de actividades • Revisión de documentos. , Se construye la evidencia de la auditoría ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

19. 4. Etapas de la Auditoría Interna 2da Etapa EJECUCIÓN VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN EVALUACIÓN CRITERIOS DE LA AUDITORÍA EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA vs HALLAZGOS DE AUDITORÍA , ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

20. 4. Etapas de la Auditoría Interna 2da Etapa EJECUCIÓN VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN HALLAZGOS DE AUDITORÍA • Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan deberían registrarse. • Éstas deberían revisarse con el auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditoría es exacta y que las no conformidades se han comprendido. Cualquier opinión divergente relativa a las evidencias y/o los hallazgos de la auditoría debe resolverse inmediatamente, en el evento que no sea posible deben registrarse los puntos en los que no haya acuerdo. Conformidad No conformidad Oportunidad de mejora ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

21. 4. Etapas de la Auditoría Interna 2da Etapa EJECUCIÓN CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA Concluir en que medida el sistema de gestión de la calidad es: conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de las normas aplicables y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización, y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para: • Revisar los hallazgos de la auditoría • Acordar las conclusiones de la auditoría • Preparar recomendaciones ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

22. 4. Etapas de la Auditoría Interna 2da Etapa EJECUCIÓN REUNIÓN DE CIERRE Se realiza para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado. Si es necesario, acuerdan el intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD

23. 4. Etapas de la Auditoría Interna 2da Etapa EJECUCIÓN INFORME DE AUDITORÍA El informe de la auditoría debe proporcionar un registro completo de la auditoría, preciso, conciso y claro Los objetivos de la auditoría El alcance de la auditoría La identificación del cliente de la auditoría La identificación del equipo auditor y sus miembros Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría Los criterios de auditoría Los hallazgos de la auditoría Las conclusiones de la auditoría. INFORME DE AUDITORÍA Características del informe • Emitirse en el período de tiempo acordado • Estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los procedimientos • El informe de la auditoría es propiedad del cliente de la auditoría. Los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe deberían respetar y mantener la debida confidencialidad sobre el informe. ING. ADOLFO FRÍAS – ESP. GERENCIA DE LA CALIDAD