RAKE – III tapaaminen

1. RAKE – III tapaaminen Projektimuotoisen tutkimustoiminnan hallinnoinnin kehittäminen III seminaari

2. Sisältö • Tavoitteet • Aikataulu • Työryhmät • Nykytilanne • Mitä seuraavaksi

3. Tavoitteet • tukea ja kehittää erityisesti ulkopuolisen rahoituksen projektien hallinnan laatua ja käytäntöjä • mahdollistaa työajan tarkka ja totuudenmukainen hinnoittelu sekä kohdentaminen projekteille • parantaa kokonaiskustannuskertoimen laskentaa, hallittavuutta ja vertailukelpoisuutta • tuottaa rahoittajien edellyttämiä kokonaiskustannuksia ja työajan käyttöä koskevaa raportointia • vähentää projektien hallintaan käytettyä henkilötyöpanosta yliopisto-organisaation kaikilla tasoilla • tehostaa kustannusten aiheuttamisperusteen mukaista kohdentamista • kehittää ja tehostaa yliopistojen sisäistä tutkimusprojektien raportointia

4. Aikataulu II vaihe: Tutkimushallinnon prosessit • Järjestelmätuen selvittämistä jatketaan teknisten järjestelmien käyttöönottoprojektien edetessä. Raportointi yhteisesti projektin ensimmäisessä vaiheessa suoritetuista tehtävistä. Raportointi sisältää tutkittujen prosessien esittelyn, yhtenäistämisen mallit ja sillä saavutetut asiat, järjestelmien sovittamisen mahdollisuudet, sekä suunnitelman ”pilotti”-roolista suhteessa muihin yliopistoihin. Kokonaiskustannusten budjetoinnin mahdollistaminen yliopistoissa • Kustannuslaskennan tehostaminen jatkuu ja siihen liittyy oleellisena osana työajan kohdentamisen parhaiden käytäntöjen kartoittaminen ja taltiointi. Työajan kohdentaminen • Tietojärjestelmien käyttöönoton kokemusten vertailu ja parhaiden käytänteiden taltiointi. Järjestelmän yhtenäisyyksien parantaminen • Järjestelmien budjetointimallien yhtenäistäminen ja muiden mahdollisten yhteneväisyyksien ja erojen selvittäminen. Yhteistyömahdollisuuksien määrittäminen koulutuksen, käyttöohjeistuksen, projektihallinnan ohjeistuksen, järjestelmäliityntöjen / siirrettävien tietojen, käytettävien tietueiden ja raportoinnin toteuttamisen osalta. Tiedottaminen • Hankkeelle laaditaan tarkempi tiedotussuunnitelma etenemisen ja tulosten julkaisemisen osalta

5. Työryhmät II-vaiheessa • Prosessi-työryhmä • Tavoitteena mallintaa eri yliopistojen prosessit järjestelmien osalta ja kuvata ne yhteismitallisesti • Lisäksi osallistua YDW-projektin määrittelyiden kommentointiin tutkimushallinnon osalta • Kokonaiskustannusmalli-työryhmä • Tavoitteena selvittää kokonaiskustannusmallin käyttöönottoon liittyviä ongelmia ja ratkoa niitä • Työajan kohdentamistyöryhmä • Tavoitteena selvittää järjestelmätukea prosesseille ja saada esimerkkimalleja projektinhallintajärjestelmien käyttöönotosta

6. Nykytilanne - Prosessityöryhmä • Prosessityöryhmä • Työvälineeksi valittu MS Visio • Prosesseja mallinnettu yhteisellä notaatiolla ja stensiileillä  vertailtavat prosessit valittu: • Kuvattu järjestelmähankinnan prosessit yliopistoittain sanallisesti • Kuvattu prosessit kahdella tavalla: • Projektinhallintajärjestelmä tutkimusprosessin osana (projektipäällikön näkökulma) • Projektinhallintajärjestelmän tietovirrat  Nämä myös julkaistu rake-nettisivuilla • Tavoitetilan kuvaamista käsitelty yhdessä, ei ole saatu tehtyä yhteismitallista esitystä johtuen yliopistojen eroista. Nykyiset prosessit kuvattuna tosin aika lähellä toisiaan. • Prosessityöryhmä kokoontunut syksyn aikana 3 kertaa. Lisäksi osallistuttu YDW-projektin määrittelyihin

7. Nykytilanne - kokonaiskustannusmallityöryhmä • Kokonaiskustannusmallityöryhmä: TKK, TaY, TTY + muita tilivirastoja mm. HY ja OY (II-vaiheessa kaksi tapaamista) • Valmistelua malliin siirtymiseksi on tehty kaikissa kolmessa korkeakoulussa • Yhteiset toimenpiteet malliin siirtymisessä • Johdon päätökset työajan kohdentamisesta ovat olemassa • Työaikojen kirjausohjeistus • HSK-kertoimen sisältövertailuja => esim. yhtenäinen määrittely kertoimeen liittyvään loman määrään ja sen merkintätapaan järjestelmiin • Hahmoteltu yhtenäisiä laskentaperusteita yleiskustannuskertoimelle • Pisimmällä on TKK, jossa kokonaiskustannusmalli on saatu jo toteutukseen (TEKES 15.1.08)

8. Nykytilanne - kokonaiskustannusmallityöryhmä • Kartoitetaan yhteisten koulutusten mahdollisuudet, sekä ohjeistuksen yhtenäistämistä kokonaiskustannusmalliin liittyen (käsittely tänään ryhmässä C) • Hahmoteltu toimivinta toteutustapaa palkkakustannusten kohdentamiselle työajan perusteella. (TKK:n myllytysmalli) • Paljon on kuitenkin vielä tehtävänä, joten Yhteistyötä ja tietojen vaihtoa on kokonaiskustannusmallityöryhmän osalta tiivistettävä alkaneen vuoden kuluessa, jotka liittyvät: * Kokonaiskustannuskerroimen laskentamalliin * Palkkakustannusten kohdentamiseen työajan perusteella (ryhmä A käsittelee)

9. Nykytilanne – Työajan kohdentaminen • RAKE yliopistoissa työajan kohdentaminen on ollut tärkeä aihe syksyllä 2007.Ulkopuolisen rahoituksen hankkeissa erityisen tärkeää, teknillisille yliopistoille aikataulun asettaa Tekes. Yliopistot valmistautuvat vuoteen 2009. • Ohjeistuksissa noudatettu VM Controllerin asettamia reunaehtoja(kirjaukset kuukausittain/lukuvuosittain/ päiväkohtaisesti riippuen henkilöstöryhmästä. Eri yliopistoissa hieman eri tulkintoja.) • JUKOn kanta 1600-tunnin opetushenkilöstön virkaehtosopimuksen mukaisesti työaikaa ei voida velvoittaa kirjattavan järjestelmään kuukausittain. Neuvotteluja yhä käynnissä. • Iso kysymys nyt: työaikatiedon hyödyntäminen järjestelmästä, miten työaika jaetaan palkkakustannuksiksi, mikä on yliopiston käyttöaste, miten määritellään kokonaiskustannusmalliin tarvittavat kertoimet

10. Työajan kohdentaminen (TTY) • Kohdentaminen aloitettu 1.11.2007 - kirjausraja 38h 15min per normaali työviikko • Käyttöaste marras-joulukuussa 75% • 1600-tunnin kohdentamisvelvollisuudesta ja ohjeistuksesta neuvoteltiin marraskuussa 2007 ja ohjeistusta muutettiin mahdollistamalla lukukausittainen kirjaus vuonna 2008. Kokonaiskustannusmalli tulee muuttamaan asiaa 2009 alusta. • Tammikuussa ”kampanja” aktiivisen kohdentamisen puolesta, esimiesten kautta, uudet laitosyhteyshenkilöt • Työajan kohdentaminen osaksi uusien työntekijöiden perehdyttämisinfoa tammikuusta 2008 alkaen. • Hyväksymismenettely ja sen ohjeistaminen kesken, odottanut rakenneuudistusta. Tarvitaan muutoksia järjestelmään. • Raporttien kehittäminen käyttäjäystävällisemmiksi

11. Järjestelmähankinnan tilanne (TTY) • Työajan kohdentamiseen liittyvä tuki / seuranta -integrointi SolePRO/SoleTM kehitystä tapahtunut, käyttöön tammik. • Työaikatiedon hyödyntäminen kustannuslaskennassa - käyttöasteraportointi, tulosalueluokitukset, yhteenvetoraportit (csv) • Hankebudjetointi järjestelmässä - ollut pilotissa touko-syyskuussa 07 - versio todettu hankalakäyttöiseksi -uusi versio kehitysvaiheessa yhteistyössä TAYn kanssa, toteutus pilottikäytössä keväällä 08 - toteumien tuominen AdeEkosta testattu ja toimii. Otetaan käyttöön yhtä aikaa budjetoinnin rinnalle. • Resursointi ja dokumenttienhallinta budjetoinnin jälkeen, vaatii tarkkaa määrittelyä.Pilotissa syksyllä 2008.

12. Työajan kohdentaminen (TAY) • Käyttöönotto 1.11.2007 – • Rehtorin päätös 18.12.2007: Opetushenkilöstö - 1600 kokonaistyöaikaa tekevät: * Täydentävä rahoitus kuukausittain * Muu työaika vähintään puolivuosittain * Voidaan käyttää apuna työsuunnitelmia (työsuunnitelmat tehdään järjestelmässä) Tutkijat * Kohdistaa kuukausittain Muu henkilöstö * Kohdistaa kuukausittain • Työajan koulutus yksiköittäin alkaa helmikuussa

13. Järjestelmähankinnan tilanne (TAY) • http://www.uta.fi/hallintokeskus/talous/SolePRO/ • Paljon muutoksia alkuperäiseen ohjelmaan (työaika) => helppokäyttöisyyden ja ymmärrettävyyden parantaminen => aikataulun venyminen • Varsinaisen projektihallintajärjestelmän määritelmä kesken • Työaika- ja projektinhallintaosion sekä tutkimustoiminnan tietokannan integrointi haasteena • Tällä hetkellä selkeästi tärkein yksittäinen järjestelmän määritys koskee budjetointia ja resursointia. Tämän toteutuksessa järjestelmään tehdään tiivistä yhteistyötä TTY:n kanssa. • Parannettu työaikojen hyväksymismenettely järjestelmään tammikuussa

14. Työajan kohdentaminen (TKK) • Uusi rehtorin päätös 30.11.2007: Kaikki kirjaavat 7,25h / päivä • Rehtori muistuttanut marraskuun alussa vahvasti kirjaamisen tärkeydestä. • Kirjausaste: Joulukuu (nyt): 92% • TKK on ottanut kokonaiskustannusmallin käyttöön vuoden 2008 alusta Tekes-projekteissa

15. Järjestelmähankinnan tilanne (TKK) • http://etkk.tkk.fi/fi/halli/aikataulu/ • Haasteita matkan varrella • TKK:n 1.1.2008 voimaan tullut organisaatiomuutos • Kokonaiskustannusmallin käyttöönotto  palkkojen kohdentaminen projektien kuluiksi automaattisesti • Resursointi

16. Mitä seuraavaksi ? • Kokonaiskustannusmalli • Laskentaperusteiden läpikäynti loppuun • Laskentamallien vertailua • Koulutusyhteistyö • Kokonaiskustannusmalli • Työajan kohdentaminen • Raportoinnin yhtenäistäminen • Raportointitarpeiden koonti • Raporttien läpikäynti

17. Mitä seuraavaksi ? • Työajan kohdentaminen • Parhaiden käytänteiden keruu • Yhteinen/yhteisten osien ohjeistus? • Tiedotus • Tulosten tiedottaminen muille yliopistoille

18. Työryhmät vaiheessa III • Kokonaiskustannusmallityöryhmä jatkaa työtään • Työajan kohdentamistyöryhmä jatkaa työtään • Järjestelmätyöryhmälle uusia tehtäviä • Raportointi • Koulutukset • Määrittelydokumentaation jakaminen soveltuvin osin • Tiedottaminen aloitettava kun saadaan julkaistavaa materiaalia

19. Aikataulu III vaihe (täydennetään seminaarin jälkeen): • Kokonaiskustannusten budjetoinnin mahdollistaminen yliopistoissa • Työajan kohdentaminen • Koulutusyhteistyö • Raportointi • Tiedotus

20. Seuraava seminaari 14.6.2008 TKK:lla Tervetuloa!